Étiquette d’expédition UPS : comment en créer, imprimer et réimprimer une

Pour créer une étiquette d’expédition UPS, saisissez les informations concernant l’expéditeur, le destinataire, le colis et le service dans l’outil d’expédition de UPS ou sur votre plateforme d’expédition, puis effectuez le paiement ou la facturation. Imprimez l’étiquette, vérifiez que son code-barres est lisible et fixez-la solidement au colis. Pour réimprimer une étiquette existante, retournez à l’enregistrement d’expédition d’origine plutôt que d’acheter une nouvelle expédition.

La distinction la plus importante est celle entre imprimer une autre copie de la même étiquette et créer une nouvelle étiquette pour une expédition différente. Une réimpression de remplacement doit conserver le numéro de suivi d’origine. Un colis distinct doit avoir sa propre étiquette de colis valide. Ce guide porte sur les expéditions de colis UPS ; les expéditions de fret et les expéditions spécialisées peuvent suivre des procédures différentes.

Choisir le bon endroit pour obtenir votre étiquette

Vous n’avez pas toujours besoin de créer vous-même une étiquette. Commencez par déterminer qui a organisé l’expédition et où se trouve son enregistrement.

• Vous envoyez votre propre colis : commencez par utiliser l’outil d’expédition UPS, ou le système d’expédition avec lequel vous achetez habituellement vos affranchissements.
• Vous préparez une commande e-commerce : créez et récupérez l’étiquette dans la boutique, le système de gestion des commandes ou la plateforme d’expédition qui gère cette expédition. Vérifiez que le transporteur et le service sélectionnés correspondent à votre plan d’expédition.
• Vous retournez un achat en ligne : consultez d’abord les instructions de retour du vendeur. Vous disposez peut-être déjà d’une étiquette prépayée ou d’un code pour une méthode de retour prise en charge.
• Vous avez seulement besoin d’une autre impression : recherchez le fichier d’étiquette d’origine, le message de confirmation ou l’enregistrement d’expédition avant de commencer une nouvelle expédition.

Une étiquette achetée sur une autre plateforme peut devoir être réimprimée ou annulée via cette plateforme. Ne supposez pas que la connexion à un compte UPS affichera toutes les étiquettes créées ailleurs.

Ce dont vous avez besoin avant de créer une étiquette d’expédition UPS

Emballez l’envoi avant de le mesurer. Des dimensions prises sur un carton vide ou un poids qui exclut le matériau de protection peuvent produire des informations d’expédition inexactes.

• Informations sur l’expéditeur : nom, adresse et coordonnées demandées par l’outil d’expédition.
• Informations sur le destinataire : nom, adresse de livraison complète, code postal et numéro d’appartement, de suite ou d’unité, le cas échéant.
• Adresse de retour : adresse appropriée pour un colis non distribuable. Vérifiez-la au lieu d’accepter une ancienne adresse enregistrée.
• Mesures du colis : poids emballé et dimensions extérieures, en utilisant les unités demandées à l’écran.
• Exigences du service : destination, besoins de livraison et options pertinentes proposées pour cette expédition.
• Informations de facturation : moyen de paiement accepté ou accord de facturation sur un compte autorisé.
• Détails de l’expédition internationale : contenu, valeur et informations ou documents douaniers requis pour l’itinéraire et les marchandises.

Les frais d’expédition ne sont pas déterminés par le format papier de l’étiquette. Ils dépendent des détails de l’expédition et de la facturation, notamment du service, de la destination, des dimensions du colis et des éventuels frais supplémentaires applicables. Consultez le devis réel plutôt que de vous fier à un exemple de prix général.

Comment créer une étiquette d’expédition UPS

1. Ouvrir le processus d’expédition

Commencez dans l’outil d’expédition de UPS ou sur la plateforme où vous souhaitez gérer l’expédition. Connectez-vous si vous voulez utiliser les fonctionnalités de compte et les informations enregistrées disponibles. Suivez les options proposées pour votre emplacement ; les exigences liées au compte et les choix au moment du paiement peuvent varier.

Si vous préparez une commande, vérifiez que vous avez ouvert la bonne commande et le bon lieu de traitement. Cela évite d’associer une étiquette valide au mauvais client ou entrepôt.

2. Saisir et vérifier les deux adresses

Saisissez soigneusement les informations relatives à l’origine et à la destination. Soyez particulièrement attentif aux codes postaux, aux numéros de rue et aux numéros d’unité. Si le système suggère une correction d’adresse, comparez-la avec les informations du destinataire au lieu de l’accepter automatiquement.

Pour les expéditions commerciales, indiquez le nom de l’entreprise ainsi que les informations du destinataire ou du service nécessaires à la livraison. Le nom d’une entreprise ne remplace pas une adresse complète.

3. Décrire précisément le colis

Sélectionnez l’option d’emballage appropriée et saisissez le poids et les dimensions du colis emballé. Ne sélectionnez pas un emballage fourni par le transporteur simplement parce que votre propre boîte lui ressemble. Si vous envoyez plusieurs colis, suivez le processus pour chaque colis et vérifiez que chacun reçoit la bonne étiquette.

4. Sélectionner un service et vérifier les exigences supplémentaires

Choisissez parmi les services proposés pour l’expédition. Comparez les informations de livraison et le prix affichés avec vos besoins, puis examinez les services facultatifs avant de les sélectionner. Ne supposez pas que l’option la moins chère respecte un délai de livraison précis.

Pour une expédition internationale, renseignez correctement les informations douanières demandées. Une étiquette d’expédition n’est pas nécessairement le seul document dont vous avez besoin. Les documents requis dépendent de la destination, du contenu et de l’organisation de l’expédition.

5. Vérifier, payer et enregistrer l’expédition

Avant de finaliser la transaction, vérifiez le destinataire, l’adresse de retour, le service, le nombre de colis, le poids et les dimensions. Examinez les informations de facturation et les éventuels frais supplémentaires affichés.

Après avoir terminé l’expédition, enregistrez l’étiquette à l’aide des options disponibles dans ce processus. Conservez également le numéro de suivi et les informations de confirmation. Si un fichier téléchargeable est proposé, le conserver avec l’enregistrement de la commande peut faciliter une réimpression ultérieure.

La création d’une étiquette ne remet pas le colis à UPS. Organisez séparément un enlèvement ou un dépôt approprié, en suivant les options disponibles pour votre expédition.

Comment imprimer l’étiquette pour qu’elle puisse être scannée

Vous pouvez utiliser une imprimante standard adaptée ou une imprimante d’étiquettes compatible, à condition que le résultat corresponde au format de l’étiquette et reste lisible. Suivez les instructions d’impression fournies par l’outil d’expédition au lieu de forcer toutes les étiquettes dans le même format de papier.

Imprimer sur du papier ordinaire

1. Ouvrez le fichier de l’étiquette ou l’aperçu avant impression et sélectionnez la bonne imprimante.
2. Choisissez le format et l’orientation du papier correspondant au document.
3. Vérifiez dans l’aperçu qu’aucun bord n’est coupé, qu’aucune information ne manque et que le code-barres n’est pas anormalement petit.
4. Imprimez une copie nette et inspectez le code-barres avant de le fixer.
5. Fixez l’étiquette à plat sur le colis sans couvrir ni déformer le code-barres.

Une impression en noir et blanc est généralement suffisante lorsque l’étiquette est nette et complète. Si l’impression est pâle, rayée ou tachée, corrigez le problème de l’imprimante et imprimez une autre copie. Ne redessinez pas un code-barres et n’essayez pas de le réparer avec un stylo.

Imprimer avec une imprimante d’étiquettes thermiques

Un format courant pour les étiquettes de colis est de 4 × 6 pouces, mais utilisez le format réellement fourni par votre système d’expédition. Réglez le format papier de l’imprimante en conséquence et vérifiez son orientation. Si l’étiquette est coupée ou avance incorrectement, vérifiez les paramètres du pilote et calibrez l’imprimante conformément aux instructions de son fabricant.

Un document pleine page ne convient pas automatiquement à l’impression directe sur une petite étiquette thermique. Lorsque cette option est disponible, choisissez un format d’étiquette prêt à imprimer plutôt que de réduire ou recadrer la page à plusieurs reprises.

Fixer l’étiquette

Placez l’étiquette sur une surface plane et visible. Évitez de la plier autour d’un bord, de la placer sur une jointure ou de laisser des plis traverser le code-barres. Retirez ou recouvrez entièrement les anciennes étiquettes d’expédition et les codes-barres de routage sans rapport sur les emballages réutilisés. Conservez intactes les mentions de sécurité ou réglementaires requises.

Utilisez une fixation sûre qui n’obscurcit pas l’étiquette. Les ressources d’assistance à l’expédition de UPS fournissent des conseils sur l’emballage et la préparation des envois dans les situations nécessitant des instructions supplémentaires.

Comment réimprimer une étiquette d’expédition UPS existante

Réimprimez depuis le système qui a créé l’expédition. Commencez par l’enregistrement d’origine, et non par un nouveau formulaire d’expédition.

1. Vérifiez les fichiers et les messages enregistrés. Recherchez l’étiquette téléchargée ou une confirmation d’origine contenant un lien d’accès à l’étiquette.
2. Ouvrez le compte d’expédition ou la plateforme d’origine. Recherchez l’expédition, la commande ou l’enregistrement de l’historique d’expédition concerné.
3. Vérifiez l’expédition. Faites correspondre le destinataire, la date d’expédition, la référence de commande et le numéro de suivi.
4. Utilisez l’option d’impression ou de réimpression disponible. Le libellé et l’emplacement varient selon la plateforme et le processus d’expédition.
5. Inspectez le remplacement. Vérifiez que le numéro de suivi correspond à l’original et retirez la copie endommagée avant de fixer le remplacement.

Ne supposez pas qu’une étiquette reste disponible en ligne indéfiniment. Si vous ne pouvez pas la récupérer, contactez la plateforme qui l’a émise ou UPS, selon le cas, avec les détails de l’expédition. Un résultat de suivi ne remplace pas une étiquette d’expédition complète.

Réimprimer l’étiquette de la même expédition est différent de l’achat d’une deuxième expédition. Toutefois, passer par un nouveau processus de paiement peut créer une autre étiquette et un nouvel enregistrement de facturation. Si cela se produit accidentellement, examinez les options d’annulation ou d’invalidation de l’expédition inutilisée auprès de son émetteur ; ne supposez pas qu’elle disparaîtra automatiquement.

Quand la réimpression n’est pas la bonne solution

• L’adresse de livraison est incorrecte : imprimer une autre copie conserve la même erreur. Avant la remise, utilisez le processus de correction pris en charge par l’émetteur ou créez une expédition corrigée et traitez séparément l’étiquette inutilisée. Après la remise, contactez UPS au sujet des options disponibles.
• Le poids, les dimensions ou le service du colis ont changé : vérifiez si l’expédition d’origine peut être mise à jour. Modifier le texte visible d’une étiquette téléchargée ne met pas à jour l’enregistrement d’expédition.
• Vous avez un autre colis à envoyer : ne réutilisez pas une étiquette déjà attribuée à un autre colis. Chaque colis a besoin de sa propre étiquette valide, y compris dans une expédition composée de plusieurs colis.
• L’étiquette a déjà été invalidée : un fichier enregistré ne prouve pas que l’expédition reste valide. Vérifiez son statut avant de l’utiliser.

La règle pratique est simple : réimprimez en cas de problème d’impression ; corrigez ou remplacez l’expédition en cas de problème lié aux données de l’expédition.

Étiquettes de retour, codes QR et options sans imprimante

Pour un retour chez un vendeur, suivez les instructions de celui-ci avant d’acheter une étiquette UPS. Le retour peut nécessiter une autorisation, une destination précise ou un service particulier. Acheter votre propre étiquette ne respecte pas automatiquement la politique de retour du vendeur et ne garantit pas le remboursement des frais d’affranchissement.

Si vous recevez une étiquette de retour imprimable, imprimez-la et fixez-la comme indiqué. Si vous recevez un code QR ou un autre code mobile, vérifiez les instructions concernant le lieu accepté et la nécessité éventuelle d’apporter l’article emballé. Un code n’est pas automatiquement une étiquette d’expédition imprimable, et tous les points UPS ne prennent pas nécessairement en charge chaque processus fondé sur un code.

Si vous n’avez pas d’imprimante, vérifiez d’abord si l’expédition comprend une option de code mobile prise en charge. Sinon, demandez à un point d’impression ou d’expédition approprié s’il peut imprimer votre étiquette existante et si des frais s’appliquent. Confirmez-le avant de vous déplacer et gardez le fichier de l’étiquette accessible.

Avant de remettre le colis

• Faites correspondre le destinataire et l’étiquette avec le colis physique.
• Vérifiez que le code-barres est lisible et que l’étiquette est solidement fixée.
• Retirez les anciennes étiquettes d’expédition des boîtes réutilisées.
• Joignez et fixez tous les documents internationaux requis comme indiqué.
• Vérifiez que la méthode de dépôt ou d’enlèvement sélectionnée accepte l’expédition.
• Conservez le numéro de suivi et obtenez un reçu de remise lorsque cela est possible.

Un statut de suivi indiquant qu’une étiquette a été créée ne doit pas, à lui seul, être considéré comme la preuve qu’UPS a reçu le colis. Pour le traitement des commandes e-commerce, gérez séparément la création de l’étiquette et la remise au transporteur. Si le suivi n’évolue pas après une remise prévue, vérifiez votre reçu et les enregistrements d’expédition avant de décider de la marche à suivre.

FAQ

Puis-je imprimer une étiquette d’expédition UPS sur du papier ordinaire ?

Oui, à condition que l’étiquette complète soit imprimée clairement et fixée solidement. Utilisez le format d’impression prévu pour le document, inspectez le code-barres et évitez les plis, les coupures ou une fixation qui masque les informations.

La réimpression d’une étiquette crée-t-elle une autre expédition ?

La réimpression de l’étiquette d’origine doit reproduire l’expédition existante, et non en créer une nouvelle. Vérifiez que le numéro de suivi reste identique. Commencer une nouvelle expédition et finaliser le paiement constitue une action différente et peut créer des frais distincts.

Puis-je modifier directement l’adresse sur l’étiquette imprimée ?

Ne vous fiez pas aux modifications manuscrites ou aux changements apportés au fichier de l’étiquette. Ils ne mettent pas à jour de manière fiable les informations électroniques de l’expédition. Utilisez le processus de correction du système d’expédition d’origine ou contactez l’émetteur. Si UPS a déjà le colis, renseignez-vous sur les options disponibles pour cette expédition.

Deux boîtes peuvent-elles utiliser des copies de la même étiquette ?

Non. Chaque colis doit avoir sa propre étiquette valide. Pour une expédition composée de plusieurs colis, suivez les instructions du système d’expédition et associez chaque étiquette générée à la boîte appropriée.

Une étiquette d’expédition UPS expire-t-elle ?

Ne supposez pas que toutes les étiquettes d’expédition sortante, de retour et émises par des tiers ont la même durée de validité. Consultez les instructions de l’émetteur et le statut de l’expédition, en particulier si l’étiquette est ancienne, a été annulée ou ne correspond plus aux détails de l’expédition.

Que dois-je faire si je ne trouve pas l’étiquette après avoir payé ?

Vérifiez vos téléchargements, vos messages de confirmation et l’enregistrement de l’expédition d’origine. Confirmez que la transaction est terminée avant d’acheter une autre étiquette. Si vous ne parvenez toujours pas à la récupérer, contactez la plateforme émettrice ou UPS avec les informations de paiement et d’expédition.

Sources

• UPS : Créer une expédition — processus officiel de saisie d’une expédition ; les options disponibles dépendent de l’emplacement et des détails de l’expédition.
• UPS : Comment expédier un colis — conseils concernant la préparation, l’étiquetage et l’envoi des colis.
• UPS : Assistance à l’expédition — ressources officielles d’assistance pour la préparation des expéditions et les questions connexes.