Prepravný štítok UPS: Ako ho vytvoriť, vytlačiť a znova vytlačiť

Ak chcete vytvoriť prepravnú etiketu UPS, zadajte údaje o odosielateľovi, príjemcovi, balíku a službe do prepravného nástroja UPS alebo do svojej prepravnej platformy a potom dokončite platbu alebo fakturáciu. Etiketu vytlačte, skontrolujte, či je čiarový kód jasný, a bezpečne ju pripevnite k balíku. Ak chcete znova vytlačiť existujúcu etiketu, vráťte sa k pôvodnému záznamu zásielky namiesto zakúpenia ďalšej zásielky.

Najdôležitejšie je rozlišovať medzi vytlačením ďalšej kópie tej istej etikety a vytvorením novej etikety pre inú zásielku. Náhradná vytlačená etiketa by mala zachovať pôvodné sledovacie číslo. Samostatný balík potrebuje vlastnú platnú etiketu. Táto príručka sa zameriava na balíkové zásielky UPS; nákladné a špecializované zásielky môžu používať odlišné postupy.

Vyberte správne miesto na získanie etikety

Etiketu nemusíte vždy vytvárať sami. Najprv zistite, kto zariadil zásielku a kde sa nachádza jej záznam.

• Odosielate vlastný balík: Začnite v prepravnom nástroji UPS alebo použite prepravný systém, cez ktorý bežne nakupujete poštovné.
• Vybavujete objednávku z elektronického obchodu: Vytvorte a získajte etiketu v obchode, systéme na správu objednávok alebo prepravnej platforme, ktorá túto zásielku spravuje. Overte, či vybraný prepravca a služba zodpovedajú vášmu plánu plnenia objednávok.
• Vraciate online nákup: Najprv si prečítajte pokyny predajcu na vrátenie tovaru. Možno už máte predplatenú etiketu alebo kód pre podporovaný spôsob vrátenia.
• Potrebujete iba ďalšiu vytlačenú kópiu: Pred začatím novej zásielky vyhľadajte pôvodný súbor etikety, potvrdzujúcu správu alebo záznam zásielky.

Etiketu zakúpenú cez inú platformu môže byť potrebné znova vytlačiť alebo zrušiť prostredníctvom tejto platformy. Nepredpokladajte, že po prihlásení do účtu UPS sa zobrazia všetky etikety vytvorené inde.

Čo potrebujete pred vytvorením prepravnej etikety UPS

Zásielku zabaľte ešte pred jej meraním. Rozmery zistené z prázdnej škatule alebo hmotnosť bez výplňového materiálu môžu viesť k nepresným údajom o preprave.

• Údaje o odosielateľovi: Meno, adresa a kontaktné údaje požadované prepravným nástrojom.
• Údaje o príjemcovi: Meno, úplná doručovacia adresa, PSČ a v prípade potreby číslo bytu, apartmánu alebo jednotky.
• Spätná adresa: Vhodná adresa pre nedoručiteľný balík. Skontrolujte ju namiesto prijatia zastaranej uloženej adresy.
• Rozmery balíka: Zabalená hmotnosť a vonkajšie rozmery v jednotkách požadovaných na obrazovke.
• Požiadavky na službu: Cieľová destinácia, potreby doručenia a všetky relevantné možnosti ponúkané pre danú zásielku.
• Fakturačné údaje: Podporovaný spôsob platby alebo autorizované fakturačné nastavenie účtu.
• Údaje o medzinárodnej zásielke: Obsah, hodnota a všetky colné informácie alebo dokumenty požadované pre danú trasu a tovar.

Prepravné poplatky sa neurčujú podľa veľkosti papiera etikety. Závisia od údajov o zásielke a fakturácii, ktoré môžu zahŕňať službu, destináciu, rozmery balíka a príslušné dodatočné poplatky. Skontrolujte skutočnú cenovú ponuku a nespoliehajte sa na všeobecný cenový príklad.

Ako vytvoriť prepravnú etiketu UPS

1. Otvorte prepravný postup

Začnite v prepravnom nástroji UPS alebo na platforme, na ktorej chcete spravovať zásielku. Ak chcete používať dostupné funkcie účtu a uložené informácie, prihláste sa. Postupujte podľa možností zobrazených pre vašu lokalitu; požiadavky na účet a možnosti platby sa môžu líšiť.

Ak vybavujete objednávku, overte, či ste otvorili správnu objednávku a miesto plnenia. Zabránite tak priradeniu platnej etikety nesprávnemu zákazníkovi alebo skladu.

2. Zadajte a skontrolujte obe adresy

Údaje o pôvode a destinácii zadávajte pozorne. Osobitnú pozornosť venujte PSČ, číslam ulíc a číslam jednotiek. Ak systém navrhne opravu adresy, porovnajte ju s údajmi príjemcu namiesto automatického prijatia.

Pri firemných zásielkach uveďte názov spoločnosti a všetky údaje o príjemcovi alebo oddelení potrebné na doručenie. Názov spoločnosti nenahrádza úplnú adresu ulice.

3. Presne opíšte balík

Vyberte vhodnú možnosť balenia a zadajte zabalenú hmotnosť a rozmery. Nevyberajte obal poskytnutý prepravcom len preto, že vaša vlastná škatuľa vyzerá podobne. Ak odosielate viac balíkov, postupujte podľa pokynov pre každý balík a overte, či každý balík dostal správnu etiketu.

4. Vyberte službu a skontrolujte ďalšie požiadavky

Vyberte si z ponúkaných služieb pre danú zásielku. Porovnajte zobrazené informácie o doručení a cenu so svojimi potrebami a pred výberom skontrolujte voliteľné služby. Nepredpokladajte, že najlacnejšia možnosť spĺňa konkrétny termín doručenia.

Pri medzinárodnej zásielke presne vyplňte požadované colné informácie. Prepravná etiketa nemusí byť jediným dokumentom, ktorý potrebujete. Požadované dokumenty závisia od destinácie, obsahu a spôsobu odoslania.

5. Skontrolujte, zaplaťte a uložte zásielku

Pred dokončením transakcie skontrolujte príjemcu, spätnú adresu, službu, počet balíkov, hmotnosť a rozmery. Skontrolujte fakturačné údaje a všetky zobrazené dodatočné poplatky.

Po dokončení zásielky etiketu uložte pomocou možností dostupných v danom postupe. Uschovajte aj sledovacie číslo a údaje o potvrdení. Ak je k dispozícii súbor na stiahnutie, jeho uloženie spolu so záznamom objednávky môže uľahčiť neskoršiu opätovnú tlač.

Vytvorenie etikety neznamená odovzdanie balíka spoločnosti UPS. Samostatne zabezpečte vhodné vyzdvihnutie alebo odovzdanie podľa možností dostupných pre vašu zásielku.

Ako vytlačiť etiketu tak, aby ju bolo možné naskenovať

Môžete použiť vhodnú štandardnú tlačiareň alebo kompatibilnú tlačiareň etikiet, ak výstup zodpovedá formátu etikety a zostáva čitateľný. Postupujte podľa pokynov na tlač dodaných prepravným nástrojom a nesnažte sa každú etiketu vynútene prispôsobiť rovnakej veľkosti papiera.

Tlač na obyčajný papier

1. Otvorte súbor etikety alebo náhľad tlače a vyberte správnu tlačiareň.
2. Vyberte veľkosť a orientáciu papiera zodpovedajúcu dokumentu.
3. V náhľade skontrolujte orezané okraje, chýbajúce informácie alebo nezvyčajne malý čiarový kód.
4. Vytlačte jasnú kópiu a pred pripevnením skontrolujte čiarový kód.
5. Etiketu pripevnite naplocho k balíku tak, aby ste čiarový kód nezakryli ani nedeformovali.

Čiernobiela tlač je vo všeobecnosti postačujúca, ak je etiketa jasná a úplná. Ak je výtlačok bledý, pruhovaný alebo rozmazaný, odstráňte problém s tlačiarňou a vytlačte ďalšiu kópiu. Čiarový kód nekreslite nanovo ani sa ho nepokúšajte opraviť perom.

Tlač pomocou termálnej tlačiarne etikiet

Bežný formát etikety na balík je 4 × 6 palcov, použite však formát, ktorý skutočne poskytuje váš prepravný systém. Nastavte veľkosť papiera tlačiarne tak, aby sa zhodovala, a skontrolujte orientáciu. Ak je etiketa odrezaná alebo sa papier podáva nesprávne, skontrolujte nastavenia ovládača a kalibrujte tlačiareň podľa pokynov výrobcu.

Celostránkový dokument nie je automaticky vhodný na priamu tlač na malú termálnu etiketu. Ak je to možné, vyberte formát etikety pripravený na tlač namiesto opakovaného zmenšovania alebo orezávania strany.

Pripevnenie etikety

Etiketu umiestnite na rovný a viditeľný povrch. Neohýbajte ju cez okraj, neumiestňujte ju cez spoj a nenechávajte na čiarovom kóde záhyby. Zo znovu použitého obalu odstráňte staré prepravné etikety a nesúvisiace smerovacie čiarové kódy alebo ich úplne zakryte. Povinné bezpečnostné alebo regulačné označenia ponechajte neporušené.

Použite bezpečné upevnenie, ktoré nezakryje etiketu. Zdroje podpory prepravy UPS poskytujú pokyny na balenie a prípravu zásielok v situáciách vyžadujúcich ďalšie pokyny.

Ako znova vytlačiť existujúcu prepravnú etiketu UPS

Znova ju vytlačte zo systému, ktorý vytvoril zásielku. Začnite pôvodným záznamom, nie novým prepravným formulárom.

1. Skontrolujte uložené súbory a správy. Vyhľadajte stiahnutú etiketu alebo pôvodné potvrdenie obsahujúce odkaz na prístup k etikete.
2. Otvorte pôvodný prepravný účet alebo platformu. Nájdite príslušnú zásielku, objednávku alebo záznam v histórii prepravy.
3. Overte zásielku. Porovnajte príjemcu, dátum odoslania, referenciu objednávky a sledovacie číslo.
4. Použite dostupnú možnosť tlače alebo opätovnej tlače. Názov a umiestnenie sa líšia podľa platformy a pracovného postupu zásielky.
5. Skontrolujte náhradnú etiketu. Overte, či sa sledovacie číslo zhoduje s pôvodným, a pred pripevnením náhradnej etikety odstráňte poškodenú kópiu.

Nepredpokladajte, že etiketa zostane online dostupná neobmedzene dlho. Ak ju nemôžete získať, kontaktujte platformu, ktorá ju vydala, alebo spoločnosť UPS podľa potreby a uveďte údaje o zásielke. Samotný výsledok sledovania nenahrádza úplnú prepravnú etiketu.

Opätovná tlač etikety tej istej zásielky sa líši od zakúpenia druhej zásielky. Kliknutie na nový nákupný proces však môže vytvoriť ďalšiu etiketu a samostatný fakturačný záznam. Ak sa to stane omylom, overte u vydavateľa možnosti zrušenia alebo stornovania nepoužitej zásielky; nepredpokladajte, že automaticky zmizne.

Kedy opätovná tlač nie je správnym riešením

• Doručovacia adresa je nesprávna: Vytlačením ďalšej kópie zachováte tú istú chybu. Pred odovzdaním použite podporovaný postup vydavateľa na opravu alebo vytvorte opravenú zásielku a nepoužitú etiketu riešte samostatne. Po odovzdaní kontaktujte UPS ohľadom dostupných možností.
• Zmenila sa hmotnosť, rozmer alebo služba balíka: Overte, či je možné pôvodnú zásielku aktualizovať. Úprava viditeľného textu v stiahnutej etikete neaktualizuje záznam zásielky.
• Máte na odoslanie ďalší balík: Nepoužívajte etiketu už priradenú k inému balíku. Každý balík potrebuje vlastnú platnú etiketu, a to aj v rámci viaczásielkovej zásielky.
• Etiketa už bola stornovaná: Uložený súbor nie je dôkazom, že zásielka zostáva platná. Pred použitím potvrďte jej stav.

Praktické pravidlo je jednoduché: pri probléme s tlačou etiketu znova vytlačte; pri probléme s údajmi zásielky ju opravte alebo nahraďte.

Spätné etikety, QR kódy a možnosti bez tlačiarne

Pri vrátení tovaru predajcovi sa pred zakúpením etikety UPS riaďte pokynmi predajcu. Vrátenie môže vyžadovať autorizáciu, konkrétnu destináciu alebo určitú službu. Zakúpenie vlastnej etikety automaticky nespĺňa podmienky pravidiel predajcu na vrátenie ani nezaručuje preplatenie poštovného.

Ak dostanete vytlačiteľnú etiketu na vrátenie, vytlačte ju a pripevnite podľa pokynov. Ak dostanete QR kód alebo iný mobilný kód, skontrolujte pokyny pre podporované miesto a overte, či musíte priniesť tovar zabalený. Kód nie je automaticky vytlačiteľnou prepravnou etiketou a nie každé miesto UPS musí podporovať každý pracovný postup založený na kóde.

Ak nemáte tlačiareň, najprv skontrolujte, či zásielka obsahuje podporovanú možnosť mobilného kódu. V opačnom prípade sa opýtajte vhodného tlačového alebo prepravného miesta, či môže vytlačiť vašu existujúcu etiketu a či sa účtuje poplatok. Overte si to pred cestou a súbor etikety majte dostupný.

Pred odovzdaním balíka

• Porovnajte príjemcu a etiketu s fyzickým balíkom.
• Skontrolujte, či je čiarový kód jasný a etiketa bezpečne pripevnená.
• Zo znovu použitých škatúľ odstráňte neaktuálne prepravné etikety.
• Priložte a pripevnite všetky požadované medzinárodné dokumenty podľa pokynov.
• Overte, či vybraný spôsob odovzdania alebo vyzdvihnutia prijíma danú zásielku.
• Uschovajte sledovacie číslo a podľa možnosti získajte potvrdenie o odovzdaní.

Stav sledovania označujúci vytvorenie etikety by sa sám osebe nemal považovať za dôkaz, že UPS balík prijala. Pri plnení objednávok v elektronickom obchode majte vytvorenie etikety a odovzdanie prepravcovi ako dva samostatné prevádzkové kroky. Ak sledovanie po očakávanom odovzdaní nepokračuje, pred rozhodnutím o ďalšom postupe skontrolujte potvrdenie a záznamy zásielky.

Často kladené otázky

Môžem vytlačiť prepravnú etiketu UPS na bežný papier?

Áno, ak sa celá etiketa vytlačí jasne a je bezpečne pripevnená. Použite určený formát tlače dokumentu, skontrolujte čiarový kód a vyhnite sa záhybom, orezaniu alebo pripevneniu, ktoré zakrýva informácie.

Vytvorí opätovná tlač etikety ďalšiu zásielku?

Opätovná tlač pôvodnej etikety by mala reprodukovať existujúcu zásielku, nie vytvoriť novú. Skontrolujte, či sledovacie číslo zostalo rovnaké. Začatie novej zásielky a dokončenie nákupu je iná činnosť a môže vytvoriť samostatný poplatok.

Môžem zmeniť adresu priamo na vytlačenej etikete?

Nespoliehajte sa na ručné zmeny ani úpravy súboru etikety. Spoľahlivo neaktualizujú elektronické údaje o zásielke. Použite postup opravy v pôvodnom prepravnom systéme alebo kontaktujte vydavateľa. Ak UPS už balík má, informujte sa o možnostiach dostupných pre túto zásielku.

Môžu dve škatule používať kópie tej istej etikety?

Nie. Každý balík potrebuje vlastnú platnú etiketu. Pri viaczásielkovej zásielke postupujte podľa pokynov prepravného systému a priraďte každú vygenerovanú etiketu k príslušnej škatuli.

Vyprší platnosť prepravnej etikety UPS?

Nepredpokladajte, že každá odosielateľská etiketa, spätná etiketa a etiketa vydaná treťou stranou má rovnakú dobu platnosti. Skontrolujte pokyny vydavateľa a stav zásielky, najmä ak je etiketa stará, bola zrušená alebo už nezodpovedá údajom o zásielke.

Čo mám urobiť, ak po zaplatení nemôžem nájsť etiketu?

Skontrolujte stiahnuté súbory, potvrdzujúce správy a pôvodný záznam zásielky. Pred zakúpením ďalšej etikety overte, či bola transakcia dokončená. Ak ju stále nemôžete získať, kontaktujte vydávajúcu platformu alebo UPS a uveďte platobné údaje a údaje o zásielke.

Zdroje

• UPS: Vytvorenie zásielky — oficiálny pracovný postup zadania zásielky; dostupné možnosti závisia od lokality a údajov o zásielke.
• UPS: Ako odoslať balík — pokyny na prípravu, označenie a odoslanie balíka.
• UPS: Podpora prepravy — oficiálne zdroje podpory pre prípravu zásielok a súvisiace otázky o preprave.