UPS-fraktsedel: Så här skapar, skriver ut och skriver ut en på nytt

För att skapa en UPS-fraktsedel anger du avsändarens, mottagarens, paketets och tjänstens uppgifter i UPS fraktverktyg eller på din fraktplattform och slutför sedan betalningen eller faktureringen. Skriv ut etiketten, kontrollera att streckkoden är tydlig och fäst den ordentligt på paketet. Om du vill skriva ut en befintlig etikett igen går du tillbaka till den ursprungliga försändelsen i stället för att köpa en ny försändelse.

Den viktigaste skillnaden är mellan att skriva ut ytterligare en kopia av samma etikett och att skapa en ny etikett för en annan försändelse. En ersättningsutskrift ska behålla det ursprungliga spårningsnumret. Ett separat paket behöver en egen giltig paketetikett. Den här guiden fokuserar på UPS-paketförsändelser; fraktgods och specialförsändelser kan följa andra arbetsflöden.

Välj rätt plats för att hämta etiketten

Du behöver inte alltid skapa en etikett själv. Börja med att identifiera vem som ordnade försändelsen och var dess uppgifter finns.

• Du skickar ditt eget paket: Börja med UPS fraktverktyg eller använd det fraktsystem där du vanligtvis köper porto.
• Du hanterar en e-handelsorder: Skapa och hämta etiketten i butiken, orderhanteringssystemet eller på den fraktplattform som hanterar försändelsen. Kontrollera att den valda transportören och tjänsten stämmer överens med din leveransplan.
• Du returnerar ett onlineköp: Kontrollera först återförsäljarens retur instruktioner. Du kan redan ha en förbetald etikett eller en kod för en stödd returmetod.
• Du behöver bara en ny utskrift: Leta efter den ursprungliga etikettfilen, bekräftelsemeddelandet eller försändelseuppgifterna innan du startar en ny försändelse.

En etikett som köpts via en annan plattform kan behöva skrivas ut igen eller annulleras via den plattformen. Utgå inte från att alla etiketter som skapats någon annanstans visas när du loggar in på ett UPS-konto.

Det du behöver innan du skapar en UPS-fraktsedel

Packa försändelsen innan du mäter den. Mått från en tom kartong eller en vikt som inte inkluderar stötdämpande material kan ge felaktiga fraktuppgifter.

• Avsändaruppgifter: Namn, adress och de kontaktuppgifter som fraktverktyget efterfrågar.
• Mottagaruppgifter: Namn, fullständig leveransadress, postnummer och eventuellt lägenhets-, svit- eller enhetsnummer.
• Returadress: Lämplig adress för ett paket som inte kan levereras. Kontrollera den i stället för att godkänna en gammal sparad adress.
• Paketmått: Den packade vikten och yttermåtten, med de enheter som efterfrågas på skärmen.
• Tjänstekrav: Destination, leveransbehov och eventuella relevanta alternativ för försändelsen.
• Faktureringsuppgifter: En godkänd betalningsmetod eller ett auktoriserat faktureringsarrangemang för ett konto.
• Uppgifter för internationella försändelser: Innehåll, värde och eventuella tulluppgifter eller dokument som krävs för rutten och varorna.

Fraktkostnaderna avgörs inte av etikettens pappersstorlek. De beror på försändelse- och faktureringsuppgifterna, vilket kan omfatta tjänst, destination, paketmått och tillämpliga tilläggsavgifter. Granska det faktiska priset i stället för att förlita dig på ett allmänt prisexempel.

Så skapar du en UPS-fraktsedel

1. Öppna fraktarbetsflödet

Börja i UPS fraktverktyg eller på den plattform där du tänker hantera försändelsen. Logga in om du vill använda tillgängliga kontofunktioner och sparad information. Följ alternativen som visas för din plats; kontokrav och betalningsalternativ kan skilja sig åt.

Om du hanterar en order ska du kontrollera att rätt order och leveransplats har öppnats. Detta förhindrar att en giltig etikett kopplas till fel kund eller lager.

2. Ange och kontrollera båda adresserna

Ange ursprungs- och destinationsuppgifterna noggrant. Var särskilt uppmärksam på postnummer, gatunummer och enhetsnummer. Om systemet föreslår en adresskorrigering ska du jämföra den med mottagarens uppgifter i stället för att godkänna den automatiskt.

För företagsförsändelser ska du ange företagsnamn samt de mottagar- eller avdelningsuppgifter som behövs för leveransen. Ett företagsnamn ersätter inte en fullständig gatuadress.

3. Beskriv paketet korrekt

Välj rätt förpackningsalternativ och ange den packade vikten och måtten. Välj inte transportörens förpackning bara för att din egen kartong ser likadan ut. Om du skickar flera paket ska du följa arbetsflödet för varje paket och kontrollera att varje paket får rätt etikett.

4. Välj en tjänst och granska eventuella ytterligare krav

Välj bland de tjänster som erbjuds för försändelsen. Jämför den visade leveransinformationen och priset med dina behov och granska eventuella tillval innan du väljer dem. Utgå inte från att det billigaste alternativet uppfyller en viss leveranstid.

För en internationell försändelse ska du fylla i de efterfrågade tulluppgifterna korrekt. En fraktsedel är inte nödvändigtvis det enda dokumentet du behöver. Vilka dokument som krävs beror på destinationen, innehållet och försändelsearrangemanget.

5. Granska, betala och spara försändelsen

Innan du slutför transaktionen ska du kontrollera mottagare, returadress, tjänst, antal paket, vikt och mått. Granska faktureringsuppgifterna och eventuella tilläggsavgifter som visas.

När försändelsen har slutförts ska du spara etiketten med de alternativ som finns i arbetsflödet. Spara även spårningsnumret och bekräftelseuppgifterna. Om en nedladdningsbar fil erbjuds kan det underlätta senare utskrift att lagra den tillsammans med orderuppgifterna.

Att skapa en etikett innebär inte att paketet lämnas över till UPS. Ordna separat med lämplig upphämtning eller inlämning enligt de alternativ som finns för din försändelse.

Så skriver du ut etiketten så att den kan skannas

Du kan använda en vanlig skrivare eller en kompatibel etikettskrivare, förutsatt att utskriften överensstämmer med etikettformatet och förblir läsbar. Följ utskriftsanvisningarna från fraktverktyget i stället för att tvinga alla etiketter till samma pappersstorlek.

Utskrift på vanligt papper

1. Öppna etikettfilen eller förhandsgranskningen och välj rätt skrivare.
2. Välj den pappersstorlek och orientering som stämmer med dokumentet.
3. Kontrollera förhandsgranskningen efter avklippta kanter, saknad information eller en ovanligt liten streckkod.
4. Skriv ut en tydlig kopia och kontrollera streckkoden innan du fäster den.
5. Fäst etiketten plant på paketet utan att täcka eller förvränga streckkoden.

Svartvit utskrift är vanligtvis tillräcklig när etiketten är tydlig och komplett. Om utskriften är blek, randig eller suddig ska du åtgärda skrivarproblemet och skriva ut en ny kopia. Rita inte om en streckkod och försök inte reparera den med en penna.

Utskrift med en termisk etikettskrivare

Ett vanligt format för paketetiketter är 4 × 6 tum, men använd det format som faktiskt tillhandahålls av ditt fraktsystem. Ställ in skrivarens pappersstorlek så att den stämmer och kontrollera orienteringen. Om etiketten skärs av eller matas fel ska du granska drivrutinsinställningarna och kalibrera skrivaren enligt tillverkarens anvisningar.

Ett dokument i helsidformat är inte automatiskt lämpligt för direktutskrift på en liten termisk etikett. Välj om möjligt ett skrivarfärdigt etikettformat i stället för att upprepade gånger förminska eller beskära sidan.

Fästa etiketten

Placera etiketten på en plan och synlig yta. Undvik att vika den runt en kant, placera den över en skarv eller låta veck gå genom streckkoden. Ta bort eller täck helt över gamla fraktetiketter och orelaterade sorteringsstreckkoder på återanvända förpackningar. Låt obligatoriska säkerhets- eller myndighetsmärkningar vara intakta.

Använd en säker fästmetod som inte döljer etiketten. UPS resurser för fraktsupport innehåller vägledning om paketering och förberedelse av försändelser i situationer som kräver ytterligare instruktioner.

Så skriver du ut en befintlig UPS-fraktsedel igen

Skriv ut igen från det system som skapade försändelsen. Börja med den ursprungliga posten, inte ett nytt fraktformulär.

1. Kontrollera sparade filer och meddelanden. Leta efter den nedladdade etiketten eller en ursprunglig bekräftelse med en länk för åtkomst till etiketten.
2. Öppna det ursprungliga fraktkontot eller den ursprungliga plattformen. Leta upp den relevanta försändelsen, ordern eller posten i frakthistoriken.
3. Verifiera försändelsen. Matcha mottagare, försändelsedatum, orderreferens och spårningsnummer.
4. Använd det tillgängliga utskrifts- eller ominutskriftsalternativet. Benämning och placering varierar beroende på plattform och fraktarbetsflöde.
5. Kontrollera ersättningsutskriften. Bekräfta att spårningsnumret stämmer med originalet och ta bort den skadade kopian innan du fäster ersättningen.

Utgå inte från att en etikett finns tillgänglig online för alltid. Om du inte kan hämta den ska du kontakta plattformen som utfärdade den eller UPS, beroende på situation, och ange försändelseuppgifterna. Ett spårningsresultat ersätter inte en komplett fraktsedel.

Att skriva ut etiketten för samma försändelse igen skiljer sig från att köpa en andra försändelse. Om du däremot går igenom en ny betalning kan det skapa ytterligare en etikett och en separat faktureringspost. Om detta sker av misstag ska du granska alternativen för annullering eller makulering av den oanvända försändelsen med utfärdaren; utgå inte från att den försvinner automatiskt.

När ominutskrift inte är rätt lösning

• Leveransadressen är fel: En ny utskrift bevarar samma fel. Före överlämning ska du använda utfärdarens stödda korrigeringsprocess eller skapa en korrigerad försändelse och hantera den oanvända etiketten separat. Efter överlämning ska du kontakta UPS om tillgängliga alternativ.
• Paketets vikt, mått eller tjänst har ändrats: Kontrollera om den ursprungliga försändelsen kan uppdateras. Att redigera den synliga texten i en nedladdad etikett uppdaterar inte försändelseposten.
• Du har ett annat paket att skicka: Återanvänd inte en etikett som redan tilldelats ett annat paket. Varje paket behöver en egen giltig etikett, även inom en försändelse med flera paket.
• Etiketten har redan makulerats: En sparad fil är inte ett bevis på att försändelsen fortfarande är giltig. Kontrollera statusen innan du använder den.

Den praktiska regeln är enkel: skriv ut igen vid ett utskriftsproblem; korrigera eller ersätt försändelsen vid ett problem med försändelseuppgifterna.

Returetiketter, QR-koder och alternativ utan skrivare

Vid en retur till en återförsäljare ska du följa återförsäljarens instruktioner innan du köper en UPS-etikett. Returen kan kräva godkännande, en specifik destination eller en viss tjänst. Att köpa en egen etikett uppfyller inte automatiskt återförsäljarens returpolicy och innebär inte automatiskt att portot kan återbetalas.

Om du får en utskrivbar returetikett ska du skriva ut och fästa den enligt anvisningarna. Om du får en QR-kod eller annan mobilkod ska du kontrollera instruktionerna för den stödda platsen och om du behöver ta med varan paketerad. En kod är inte automatiskt en utskrivbar fraktsedel, och alla UPS-platser stöder inte nödvändigtvis alla kodbaserade arbetsflöden.

Om du saknar skrivare ska du först kontrollera om försändelsen innehåller ett stödd alternativ med mobilkod. Annars kan du fråga en lämplig utskrifts- eller fraktplats om de kan skriva ut din befintliga etikett och om en avgift tillkommer. Bekräfta detta innan du åker och se till att etikettfilen är tillgänglig.

Innan du lämnar över paketet

• Matcha mottagaren och etiketten med det fysiska paketet.
• Kontrollera att streckkoden är tydlig och att etiketten sitter ordentligt.
• Ta bort gamla fraktetiketter från återanvända kartonger.
• Inkludera och fäst alla nödvändiga internationella dokument enligt anvisningarna.
• Kontrollera att den valda inlämnings- eller upphämtningsmetoden accepterar försändelsen.
• Spara spårningsnumret och be om ett kvitto på överlämningen när det är möjligt.

En spårningsstatus som visar att en etikett har skapats ska inte i sig betraktas som bevis på att UPS har tagit emot paketet. Vid e-handelsleveranser ska du hantera skapandet av etiketten och överlämningen till transportören som separata arbetssteg. Om spårningen inte går vidare efter en förväntad överlämning ska du kontrollera kvittot och försändelseuppgifterna innan du beslutar vad du ska göra.

Vanliga frågor

Kan jag skriva ut en UPS-fraktsedel på vanligt papper?

Ja, förutsatt att hela etiketten skrivs ut tydligt och fästs ordentligt. Använd dokumentets avsedda utskriftsformat, kontrollera streckkoden och undvik veck, beskärning eller fastsättning som döljer information.

Skapar en ominutskrift av en etikett en ny försändelse?

En ominutskrift av den ursprungliga etiketten ska återskapa den befintliga försändelsen, inte skapa en ny. Kontrollera att spårningsnumret är detsamma. Att starta en ny försändelse och slutföra betalningen är en annan åtgärd och kan skapa en separat kostnad.

Kan jag ändra adressen direkt på den utskrivna etiketten?

Förlita dig inte på handskrivna ändringar eller redigeringar av etikettfilen. De uppdaterar inte den elektroniska försändelseinformationen på ett tillförlitligt sätt. Använd den ursprungliga fraktsystemets korrigeringsprocess eller kontakta utfärdaren. Om UPS redan har paketet ska du fråga vilka alternativ som finns för försändelsen.

Kan två kartonger använda kopior av samma etikett?

Nej. Varje paket behöver en egen giltig etikett. För en försändelse med flera paket ska du följa fraktsystemets instruktioner och matcha varje skapad etikett med rätt kartong.

Går en UPS-fraktsedel ut?

Utgå inte från att alla utgående etiketter, returetiketter och etiketter utfärdade av tredje part har samma giltighetstid. Kontrollera utfärdarens instruktioner och försändelsens status, särskilt om etiketten är gammal, har annullerats eller inte längre stämmer med försändelseuppgifterna.

Vad ska jag göra om jag inte hittar etiketten efter betalningen?

Kontrollera dina nedladdningar, bekräftelsemeddelanden och den ursprungliga försändelsen. Bekräfta att transaktionen slutfördes innan du köper en ny etikett. Om du fortfarande inte kan hämta den ska du kontakta den utfärdande plattformen eller UPS och ange betalnings- och försändelseuppgifterna.

Källor

• UPS: Skapa en försändelse — officiellt arbetsflöde för att ange en försändelse; tillgängliga alternativ beror på plats och försändelseuppgifter.
• UPS: Så skickar du ett paket — vägledning om paketförberedelse, etikettering och försändelser.
• UPS: Fraktsupport — officiella supportresurser för förberedelse av försändelser och relaterade fraktfrågor.