Sistema de cantidad fija (Fqs)
¿Qué es un sistema de cantidad fija?
Un sistema de cantidad fija (FQS) es un método de reabastecimiento de inventario en el que se pide una cantidad predeterminada de un artículo cuando su posición de inventario alcanza o cae por debajo de un punto de reorden especificado. Se utiliza en la gestión de inventarios, el almacenamiento, el comercio minorista y la planificación de la cadena de suministro para determinar cuándo reponer existencias y cuánto pedir. La cantidad del pedido permanece fija bajo la política actual, mientras que el tiempo entre pedidos varía según la demanda.
El método también se denomina sistema de cantidad fija de pedido. En su forma estándar de revisión continua, suele representarse como una política (Q, r), donde Q es la cantidad de reabastecimiento y r es el punto de reorden. Aquí, “fija” describe la cantidad pedida, no un calendario de entrega fijo ni una decisión de compra permanentemente inalterable.
Cómo funciona el sistema
Un sistema de cantidad fija separa dos decisiones de inventario: el desencadenante del reabastecimiento y la cantidad de reabastecimiento. El punto de reorden determina cuándo se necesita un pedido. La cantidad fija determina el tamaño de ese pedido.
- Establecer el registro de inventario. Identificar la unidad de mantenimiento de existencias, la ubicación de almacenamiento, las existencias disponibles, los reabastecimientos pendientes y la demanda insatisfecha.
- Fijar el punto de reorden. Estimar la demanda durante el plazo de entrega del reabastecimiento y determinar si se necesita inventario de seguridad.
- Fijar la cantidad del pedido. Seleccionar un lote de reabastecimiento utilizando los costos, la demanda, el almacenamiento y las restricciones pertinentes del proveedor.
- Supervisar la posición de inventario. Actualizar el registro a medida que se produzcan demandas, recepciones, órdenes de compra, cancelaciones y ajustes de inventario.
- Activar el reabastecimiento. Cuando la posición de inventario alcance o caiga por debajo del punto de reorden, emitir el pedido establecido, sujeto a las reglas de aprobación de la organización.
- Recibir y conciliar las existencias. Registrar la cantidad real recibida, investigar las discrepancias y poner las existencias utilizables a disposición del cumplimiento de pedidos.
La revisión continua no requiere necesariamente que una persona supervise las existencias constantemente. El software de inventario puede evaluar la regla de reabastecimiento después de registrar las transacciones. Sin embargo, la eficacia de la regla depende de la exactitud y puntualidad de dichas transacciones.
Posición de inventario frente a inventario disponible
El desencadenante del reabastecimiento normalmente utiliza la posición de inventario, en lugar de solo las existencias físicas. Una expresión básica es:
Posición de inventario = inventario disponible + inventario pedido − pedidos pendientes.
Esta distinción evita ignorar una orden de compra pendiente al decidir si se necesitan más existencias. Un artículo puede tener pocas existencias disponibles físicamente, pero contar ya con suficiente reabastecimiento en camino.
Los sistemas operativos también pueden tener en cuenta asignaciones de clientes, existencias reservadas, retenciones de inspección u otras restricciones de disponibilidad. Estas definiciones deben ser coherentes: la demanda ya deducida mediante un campo no debe deducirse de nuevo mediante otro. Las existencias dañadas o no disponibles no deben tratarse como suministro utilizable sin un ajuste adecuado.
Punto de reorden, inventario de seguridad y cantidad del pedido
| Elemento | Significado | Propósito operativo |
|---|---|---|
| Punto de reorden | El umbral de la posición de inventario que activa el reabastecimiento. | Proporciona tiempo para que lleguen las existencias de reemplazo antes de que la demanda agote el inventario utilizable. |
| Cantidad del pedido | El número predeterminado de unidades pedidas en cada evento de reabastecimiento. | Define el lote de reabastecimiento e influye en la frecuencia de los pedidos y en el inventario promedio. |
| Plazo de entrega | El tiempo transcurrido entre la emisión de un pedido de reabastecimiento y la disponibilidad de las existencias recibidas. | Determina el período de demanda que debe cubrir el punto de reorden. |
| Inventario de seguridad | Inventario mantenido para protegerse frente a la incertidumbre. | Proporciona un margen cuando la demanda o el tiempo de reabastecimiento difieren de las expectativas. |
Una relación utilizada habitualmente es:
Punto de reorden = demanda esperada durante el plazo de entrega del reabastecimiento + inventario de seguridad.
Si la demanda diaria y el plazo de entrega se consideran constantes, la demanda esperada durante el plazo de entrega equivale a la demanda diaria multiplicada por el plazo de entrega en días. Cuando alguno de estos factores varía, la elección del inventario de seguridad requiere supuestos adicionales sobre la incertidumbre y el objetivo de servicio. Un promedio simple, por sí solo, no constituye una evaluación completa del riesgo de agotamiento.
La cantidad del pedido puede basarse en el modelo de cantidad económica de pedido (EOQ). En su forma básica, EOQ equilibra los costos de pedido con los costos de mantenimiento del inventario bajo supuestos simplificados, incluida una demanda estable y un plazo de entrega de reabastecimiento constante. Las decisiones de compra reales también pueden tener que adaptarse a las cantidades por caja, las cantidades mínimas de pedido, la vida útil, la capacidad de almacenamiento y los acuerdos de transporte.
Por lo tanto, EOQ y FQS están relacionados, pero no son idénticos. EOQ es un método para calcular el tamaño de un lote bajo supuestos determinados; FQS es una política de reabastecimiento que utiliza un tamaño de lote predeterminado. Una política de cantidad fija puede operar con una cantidad seleccionada mediante otro método.
Ejemplo ilustrativo de comercio electrónico
Consideremos un minorista en línea hipotético que repone un único accesorio en una ubicación de cumplimiento. Supongamos que la demanda esperada es de 12 unidades al día, el plazo de entrega del reabastecimiento es de 8 días y el minorista ha seleccionado 24 unidades de inventario de seguridad. Estas cifras son ilustrativas, no referencias del sector.
La demanda esperada durante el plazo de entrega es de 96 unidades. Al sumar el inventario de seguridad, se obtiene un punto de reorden de 120 unidades. Supongamos que la cantidad fija de reabastecimiento es de 240 unidades.
| Condición del inventario | Cálculo | Implicación de la política |
|---|---|---|
| 120 unidades disponibles, sin pedidos pendientes ni pedidos atrasados | Posición de inventario = 120 unidades | Se alcanza el umbral de reorden; pedir 240 unidades. |
| 60 unidades disponibles, 240 unidades pedidas y sin pedidos atrasados | Posición de inventario = 300 unidades | El bajo saldo físico por sí solo no activa otro pedido. |
| 130 unidades disponibles, sin pedidos pendientes y 20 unidades atrasadas | Posición de inventario = 110 unidades | La posición de inventario está por debajo del umbral; corresponde reabastecer. |
Realizar un pedido aumenta la posición de inventario porque aumenta el suministro pedido. No aumenta inmediatamente el inventario disponible. Cuando se recibe ese pedido, la cantidad pasa de existencias pedidas a existencias disponibles; la recepción por sí sola no aumenta la posición total de inventario si todos los demás valores permanecen sin cambios.
Si una transacción grande hace que la posición de inventario caiga muy por debajo del punto de reorden, un lote de reabastecimiento puede no volver a situarla por encima del umbral. El procedimiento operativo debe especificar si se deben emitir varios lotes de tamaño fijo o señalar una excepción. Este comportamiento debe definirse explícitamente, en lugar de dejarlo a una configuración accidental del software.
Uso en almacenamiento y comercio electrónico transfronterizo
En las operaciones de comercio electrónico, un FQS puede gestionar el reabastecimiento de un proveedor a un centro de cumplimiento o de un almacén central a una ubicación regional de almacenamiento. Controla la disponibilidad del inventario antes del cumplimiento de los pedidos de los clientes; no determina cómo se empaqueta, rastrea o entrega el paquete de un cliente individual.
En el abastecimiento transfronterizo, el plazo de entrega del reabastecimiento puede incluir la preparación del proveedor, la gestión en origen, el transporte internacional, el despacho de aduanas, la recepción y la inspección. Qué etapas se incluyen en el cálculo depende de cuándo comienza el plazo de reabastecimiento y de cuándo las existencias pasan a estar disponibles para la venta o el cumplimiento. Utilizar únicamente el tiempo de transporte puede omitir partes relevantes del ciclo de reabastecimiento.
Los retrasos aduaneros o los calendarios de transporte inciertos no cambian la definición de FQS. Afectan los supuestos sobre el plazo de entrega y la evaluación de riesgos utilizados para establecer sus parámetros. Del mismo modo, el seguimiento de envíos puede proporcionar información sobre el suministro entrante, pero los eventos de seguimiento no sustituyen unos registros de inventario precisos.
Las devoluciones requieren un tratamiento separado. Un artículo devuelto solo debe aumentar el inventario utilizable cuando el proceso de recepción y disposición aplicable establezca que puede venderse o utilizarse de otro modo. Contabilizar una devolución esperada como existencias disponibles de inmediato puede sobreestimar el suministro.
Sistemas de cantidad fija y de revisión periódica
| Comparación | Sistema de cantidad fija | Sistema de revisión periódica hasta el nivel objetivo |
|---|---|---|
| Momento de revisión | La posición de inventario se supervisa continuamente en el modelo estándar. | La posición de inventario se revisa a intervalos programados. |
| Activador del pedido | Se alcanza o se supera un punto de reorden especificado. | Se realiza una revisión programada y se identifica una necesidad de reabastecimiento. |
| Cantidad del pedido | Un lote de reabastecimiento predeterminado. | Una cantidad calculada para elevar la posición de inventario hasta un nivel objetivo. |
| Tiempo entre pedidos | Varía según el agotamiento del inventario. | Las oportunidades de pedido se producen en intervalos de revisión fijos. |
| Principal preocupación de planificación | La demanda y la incertidumbre durante el plazo de entrega del reabastecimiento. | La demanda y la incertidumbre durante el intervalo de revisión y el plazo de entrega del reabastecimiento. |
Esta comparación describe dos formas de política estándar, no todas las posibles configuraciones de inventario. También existen políticas híbridas. Un sistema mín.-máx., por ejemplo, normalmente se activa en un nivel mínimo y pide hasta un nivel máximo, por lo que su cantidad de reabastecimiento puede variar. Un sistema de cantidad fija no debe considerarse automáticamente otro nombre para esa política.
Límites operativos y comprobaciones de revisión
Un FQS proporciona una regla clara de reabastecimiento, pero no garantiza que se eviten los desabastecimientos o el exceso de inventario. Los cambios en la demanda, los registros inexactos, las entregas tardías y unos parámetros inadecuados pueden perjudicar sus resultados.
- Comprobar la base de la demanda. Confirmar que las previsiones y el consumo histórico utilizan las mismas unidades y períodos que la política de inventario. Los períodos de desabastecimiento pueden ocultar una demanda que no pudo satisfacerse.
- Comprobar el suministro utilizable. Conciliar las existencias físicas, las órdenes de compra abiertas, las reservas y los pedidos atrasados. Eliminar los pedidos cancelados y distinguir las existencias no disponibles de las que pueden venderse.
- Comprobar los límites del plazo de entrega. Medir desde el evento real de pedido hasta el momento en que las existencias recibidas pasan a estar utilizables, en lugar de basarse en una estimación de entrega no relacionada.
- Comprobar las restricciones de cantidad. Confirmar que el lote fijo es compatible con los mínimos del proveedor, los tamaños de los paquetes, la capacidad de almacenamiento y la vida útil del producto.
- Comprobar la gestión de excepciones. Definir las respuestas a entregas parciales, grandes aumentos de la demanda, escasez del proveedor y posiciones de inventario que permanezcan por debajo del umbral después de un pedido.
- Revisar los parámetros cuando cambien las condiciones. Una cantidad fija es una configuración de política, no una obligación de conservar indefinidamente el mismo tamaño de lote.
Estas comprobaciones son especialmente importantes cuando el mismo producto se almacena en varias ubicaciones. Cada ubicación puede tener una demanda, un plazo de entrega y un suministro pendiente diferentes. Por lo tanto, el total de existencias de toda la empresa puede no ser adecuado como desencadenante del reabastecimiento de un almacén individual.
Preguntas frecuentes
¿Un sistema de cantidad fija realiza pedidos según un calendario fijo?
No. La cantidad está predeterminada, pero el pedido se activa según la posición de inventario. Una demanda más rápida puede acortar el intervalo entre pedidos; una demanda más lenta puede alargarlo.
¿Es un sistema de cantidad fija lo mismo que EOQ?
No. EOQ calcula un lote de reabastecimiento bajo supuestos definidos de costos y demanda. Un sistema de cantidad fija es la política que pide un lote predeterminado cuando se alcanza un umbral de reorden.
¿Por qué utilizar la posición de inventario en lugar de las existencias disponibles?
La posición de inventario incluye los reabastecimientos pendientes y la demanda insatisfecha. Utilizar únicamente las existencias físicas puede pasar por alto el suministro ya pedido o las obligaciones que aún no se han cumplido.
¿Se puede cambiar la cantidad fija del pedido?
Sí. La cantidad permanece fija bajo la política actual, pero puede revisarse cuando cambien la demanda, los costos, las restricciones del proveedor, los límites de almacenamiento u otras condiciones relevantes.
Fuentes
- North Carolina State University, Supply Chain Resource Cooperative: Inventory Management Review Notes — Apoya los conceptos de control de inventario, los modelos de reabastecimiento, los puntos de reorden y la relación entre la cantidad del pedido y los costos de inventario.
- MIT OpenCourseWare: Supply Chain Planning, Lecture Notes — Referencia académica sobre planificación de inventarios, modelos de inventario deterministas y probabilísticos y supuestos de las políticas de reabastecimiento.
