System stałej ilości (Fqs)
Co to jest system stałej ilości?
System stałej ilości (FQS) to metoda uzupełniania zapasów, w której zamawia się z góry określoną ilość danego produktu, gdy jego stan zapasów osiągnie określony punkt ponownego zamówienia lub spadnie poniżej niego. Stosuje się ją w zarządzaniu zapasami, magazynowaniu, handlu detalicznym i planowaniu łańcucha dostaw, aby określić, kiedy uzupełnić zapasy i ile zamówić. Ilość zamówienia pozostaje stała w ramach obowiązującej polityki, natomiast czas między zamówieniami zmienia się w zależności od popytu.
Metoda ta jest również nazywana systemem stałej wielkości zamówienia. W standardowej formie z ciągłym przeglądem jest powszechnie przedstawiana jako polityka (Q, r), gdzie Q oznacza ilość uzupełnienia, a r — punkt ponownego zamówienia. W tym przypadku „stała” opisuje zamawianą ilość, a nie stały harmonogram dostaw ani trwale niezmienną decyzję zakupową.
Jak działa ten system
System stałej ilości rozdziela dwie decyzje dotyczące zapasów: wyzwalacz uzupełnienia oraz ilość uzupełnienia. Punkt ponownego zamówienia określa, kiedy potrzebne jest zamówienie. Stała ilość określa jego wielkość.
- Utwórz ewidencję zapasów. Zidentyfikuj jednostkę magazynową, lokalizację składowania, dostępne zapasy, oczekujące uzupełnienia oraz niezaspokojony popyt.
- Ustal punkt ponownego zamówienia. Oszacuj popyt w czasie realizacji uzupełnienia i określ, czy potrzebny jest zapas bezpieczeństwa.
- Ustal ilość zamówienia. Wybierz partię uzupełnienia z uwzględnieniem odpowiednich kosztów, popytu, warunków przechowywania i ograniczeń dostawcy.
- Monitoruj stan zapasów. Aktualizuj ewidencję w miarę występowania popytu, przyjęć, zamówień zakupu, anulowań i korekt zapasów.
- Uruchom uzupełnienie. Gdy stan zapasów osiągnie punkt ponownego zamówienia lub spadnie poniżej niego, zwolnij określone zamówienie zgodnie z zasadami akceptacji obowiązującymi w organizacji.
- Przyjmij i uzgodnij zapasy. Zarejestruj faktycznie otrzymaną ilość, zbadaj rozbieżności i udostępnij użyteczne zapasy do realizacji zamówień.
Ciągły przegląd nie musi oznaczać, że ktoś stale obserwuje stan zapasów. Oprogramowanie do zarządzania zapasami może oceniać regułę uzupełniania po zarejestrowaniu transakcji. Skuteczność tej reguły zależy jednak od dokładności i terminowości tych transakcji.
Stan zapasów a zapasy fizycznie dostępne
Wyzwalacz uzupełnienia zwykle wykorzystuje stan zapasów, a nie tylko zapasy fizyczne. Podstawowy wzór to:
Stan zapasów = zapasy dostępne + zapasy zamówione − zaległe zamówienia.
To rozróżnienie zapobiega pominięciu niezrealizowanego zamówienia zakupu przy podejmowaniu decyzji, czy potrzebne są dodatkowe zapasy. Produkt może mieć niewielką ilość fizycznie dostępnych zapasów, ale wystarczające uzupełnienie już w drodze.
Systemy operacyjne mogą również uwzględniać przydziały dla klientów, zapasy zarezerwowane, wstrzymane do kontroli lub inne ograniczenia dostępności. Definicje te muszą być spójne: popyt odjęty już w jednym polu nie powinien być odejmowany ponownie w innym. Zapasy uszkodzone lub niedostępne nie powinny być traktowane jako użyteczne źródło dostaw bez odpowiedniej korekty.
Punkt ponownego zamówienia, zapas bezpieczeństwa i ilość zamówienia
| Element | Znaczenie | Cel operacyjny |
|---|---|---|
| Punkt ponownego zamówienia | Próg stanu zapasów, który uruchamia uzupełnienie. | Zapewnia czas na dotarcie zapasów zastępczych, zanim popyt wyczerpie użyteczne zapasy. |
| Ilość zamówienia | Z góry określona liczba jednostek zamawianych przy każdym uzupełnieniu. | Określa partię uzupełnienia i wpływa na częstotliwość zamówień oraz średni stan zapasów. |
| Czas realizacji | Czas, który upływa od złożenia zamówienia uzupełniającego do udostępnienia otrzymanych zapasów. | Określa okres popytu, który musi pokrywać punkt ponownego zamówienia. |
| Zapas bezpieczeństwa | Zapasy utrzymywane w celu ochrony przed niepewnością. | Zapewnia bufor, gdy popyt lub czas uzupełnienia różni się od oczekiwań. |
Powszechnie stosowana zależność to:
Punkt ponownego zamówienia = oczekiwany popyt w czasie realizacji uzupełnienia + zapas bezpieczeństwa.
Jeśli dzienny popyt i czas realizacji są traktowane jako stałe, oczekiwany popyt w czasie realizacji jest iloczynem dziennego popytu i czasu realizacji wyrażonego w dniach. Gdy którykolwiek z tych parametrów się zmienia, wybór zapasu bezpieczeństwa wymaga dodatkowych założeń dotyczących niepewności i celu poziomu obsługi. Prosta średnia sama w sobie nie stanowi pełnej oceny ryzyka braku zapasów.
Na ilość zamówienia może wpływać model ekonomicznej wielkości zamówienia (EOQ). W podstawowej formie EOQ równoważy koszty zamawiania z kosztami utrzymywania zapasów przy uproszczonych założeniach, w tym stałym popycie i stałym czasie realizacji uzupełnienia. Rzeczywiste decyzje zakupowe mogą również wymagać uwzględnienia ilości w kartonie, minimalnych ilości zamówienia, okresu przydatności, pojemności magazynowej i organizacji transportu.
EOQ i FQS są zatem powiązane, ale nie są identyczne. EOQ to metoda obliczania wielkości partii przy określonych założeniach; FQS to polityka uzupełniania wykorzystująca z góry określoną wielkość partii. Polityka stałej ilości może działać z ilością wybraną inną metodą.
Przykład zastosowania w handlu internetowym
Rozważmy hipotetycznego sprzedawcę internetowego uzupełniającego jeden akcesorium w jednej lokalizacji realizacji zamówień. Załóżmy, że oczekiwany popyt wynosi 12 sztuk dziennie, czas realizacji uzupełnienia to 8 dni, a sprzedawca wybrał 24 sztuki zapasu bezpieczeństwa. Wartości te mają charakter przykładowy i nie stanowią branżowych punktów odniesienia.
Oczekiwany popyt w czasie realizacji wynosi 96 sztuk. Po dodaniu zapasu bezpieczeństwa punkt ponownego zamówienia wynosi 120 sztuk. Załóżmy, że stała ilość uzupełnienia wynosi 240 sztuk.
| Stan zapasów | Obliczenie | Konsekwencja polityki |
|---|---|---|
| 120 sztuk dostępnych, brak oczekujących zamówień, brak zaległych zamówień | Stan zapasów = 120 sztuk | Osiągnięto próg ponownego zamówienia; zamów 240 sztuk. |
| 60 sztuk dostępnych, 240 sztuk zamówionych, brak zaległych zamówień | Stan zapasów = 300 sztuk | Samo niskie saldo fizycznych zapasów nie uruchamia kolejnego zamówienia. |
| 130 sztuk dostępnych, brak oczekujących zamówień, 20 sztuk zaległych zamówień | Stan zapasów = 110 sztuk | Stan zapasów jest poniżej progu; należy uzupełnić zapasy. |
Złożenie zamówienia zwiększa stan zapasów, ponieważ zwiększa się ilość zapasów zamówionych. Nie zwiększa ono natychmiast ilości zapasów dostępnych. Po otrzymaniu zamówienia ilość zostaje przeniesiona z zapasów zamówionych do zapasów dostępnych; samo przyjęcie nie zwiększa całkowitego stanu zapasów, jeśli wszystkie pozostałe wartości pozostają bez zmian.
Jeśli duża transakcja obniży stan zapasów znacznie poniżej punktu ponownego zamówienia, jedna partia uzupełnienia może nie przywrócić go powyżej tego progu. Procedura operacyjna powinna określać, czy należy zwolnić kilka partii o stałej wielkości, czy oznaczyć wyjątek. Zachowanie to powinno być jawnie określone, a nie pozostawione przypadkowemu ustawieniu oprogramowania.
Zastosowanie w magazynowaniu i handlu internetowym transgranicznym
W operacjach e-commerce FQS może regulować uzupełnianie zapasów od dostawcy do centrum realizacji zamówień lub z magazynu centralnego do regionalnej lokalizacji składowania. Kontroluje dostępność zapasów na wcześniejszym etapie realizacji zamówienia klienta; nie określa, jak paczka pojedynczego klienta jest pakowana, śledzona ani dostarczana.
W przypadku zaopatrzenia transgranicznego czas realizacji uzupełnienia może obejmować przygotowanie przez dostawcę, obsługę w kraju pochodzenia, transport międzynarodowy, odprawę celną, przyjęcie i kontrolę. To, które etapy należy uwzględnić w obliczeniach, zależy od momentu rozpoczęcia pomiaru czasu uzupełnienia oraz od tego, kiedy zapasy stają się dostępne do sprzedaży lub realizacji zamówień. Uwzględnienie wyłącznie czasu transportu może pomijać istotne części cyklu uzupełnienia.
Opóźnienia celne ani niepewne harmonogramy transportu nie zmieniają definicji FQS. Wpływają one na założenia dotyczące czasu realizacji i ocenę ryzyka wykorzystywane do ustalania parametrów. Podobnie śledzenie przesyłek może dostarczać informacji o dostawach przychodzących, ale zdarzenia śledzenia nie zastępują dokładnych ewidencji zapasów.
Zwroty wymagają odrębnego traktowania. Zwrócony produkt powinien zwiększyć ilość użytecznych zapasów dopiero wtedy, gdy odpowiednia procedura przyjęcia i oceny stanu potwierdzi, że może zostać sprzedany lub wykorzystany w inny sposób. Uznanie oczekiwanego zwrotu za natychmiast dostępny zapas może zawyżyć podaż.
Systemy stałej ilości i okresowego przeglądu
| Porównanie | System stałej ilości | System okresowego przeglądu z uzupełnieniem do poziomu docelowego |
|---|---|---|
| Czas przeglądu | W standardowym modelu stan zapasów jest monitorowany w sposób ciągły. | Stan zapasów jest sprawdzany w zaplanowanych odstępach. |
| Wyzwalacz zamówienia | Osiągnięcie lub przekroczenie określonego punktu ponownego zamówienia. | Przeprowadzenie zaplanowanego przeglądu i stwierdzenie potrzeby uzupełnienia. |
| Ilość zamówienia | Z góry określona partia uzupełnienia. | Ilość obliczana w celu podniesienia stanu zapasów do poziomu docelowego. |
| Czas między zamówieniami | Zależy od zużywania zapasów. | Możliwości składania zamówień występują w stałych odstępach przeglądu. |
| Kluczowa kwestia planowania | Popyt i niepewność w czasie realizacji uzupełnienia. | Popyt i niepewność w okresie przeglądu oraz w czasie realizacji uzupełnienia. |
To porównanie przedstawia dwie standardowe formy polityki, a nie wszystkie możliwe układy zarządzania zapasami. Istnieją również polityki hybrydowe. System min–max na przykład zwykle uruchamia zamówienie przy poziomie minimalnym i zamawia do poziomu maksymalnego, dlatego ilość uzupełnienia może się zmieniać. Systemu stałej ilości nie należy automatycznie traktować jako innej nazwy tej polityki.
Ograniczenia operacyjne i kontrole przeglądowe
FQS zapewnia jasną regułę uzupełniania, ale nie gwarantuje uniknięcia braków ani nadmiernych zapasów. Zmiany popytu, niedokładne ewidencje, opóźnione dostawy i nieodpowiednie ustawienia polityki mogą pogorszyć wyniki.
- Sprawdź podstawę popytu. Potwierdź, że prognozy i historyczne zużycie wykorzystują te same jednostki i okresy co polityka zapasów. Okresy braku zapasów mogą ukrywać popyt, którego nie można było zaspokoić.
- Sprawdź użyteczną podaż. Uzgodnij zapasy fizyczne, otwarte zamówienia zakupu, rezerwacje i zaległe zamówienia. Usuń anulowane zamówienia i odróżnij zapasy niedostępne od przeznaczonych do sprzedaży.
- Sprawdź granice czasu realizacji. Mierz czas od faktycznego złożenia zamówienia do momentu, w którym otrzymane zapasy stają się użyteczne, zamiast opierać się na niezwiązanym z tym szacunku czasu dostawy.
- Sprawdź ograniczenia ilościowe. Potwierdź, że stała partia jest zgodna z minimami dostawcy, rozmiarami opakowań, pojemnością magazynową i okresem przydatności produktu.
- Sprawdź obsługę wyjątków. Określ reakcje na częściowe dostawy, nagłe duże wzrosty popytu, braki u dostawcy oraz sytuacje, w których stan zapasów pozostaje poniżej progu po jednym zamówieniu.
- Przeglądaj parametry po zmianie warunków. Stała ilość jest ustawieniem polityki, a nie wymogiem utrzymywania tej samej wielkości partii bezterminowo.
Kontrole te są szczególnie ważne, gdy ten sam produkt jest składowany w kilku lokalizacjach. Każda lokalizacja może mieć inny popyt, czas realizacji i ilość oczekujących dostaw. Łączny stan zapasów całej firmy może zatem nie być odpowiednim wyzwalaczem uzupełnienia dla pojedynczego magazynu.
FAQ
Czy system stałej ilości składa zamówienia według stałego harmonogramu?
Nie. Ilość jest z góry określona, ale zamówienie jest uruchamiane przez stan zapasów. Szybszy popyt może skrócić odstęp między zamówieniami, a wolniejszy popyt może go wydłużyć.
Czy system stałej ilości jest tym samym co EOQ?
Nie. EOQ oblicza partię uzupełnienia przy określonych założeniach dotyczących kosztów i popytu. System stałej ilości to polityka, w ramach której po osiągnięciu progu ponownego zamówienia zamawia się z góry określoną partię.
Dlaczego używać stanu zapasów zamiast zapasów dostępnych?
Stan zapasów obejmuje oczekujące uzupełnienia i niezaspokojony popyt. Wykorzystanie wyłącznie zapasów fizycznych może pomijać dostawy już zamówione lub zobowiązania, które nie zostały jeszcze zrealizowane.
Czy stałą ilość zamówienia można zmienić?
Tak. Ilość pozostaje stała w ramach obowiązującej polityki, ale można ją zmienić, gdy zmienią się popyt, koszty, ograniczenia dostawcy, limity magazynowe lub inne istotne warunki.
Źródła
- North Carolina State University, Supply Chain Resource Cooperative: Inventory Management Review Notes — Źródło dotyczące koncepcji kontroli zapasów, modeli uzupełniania, punktów ponownego zamówienia oraz zależności między ilością zamówienia a kosztami zapasów.
- MIT OpenCourseWare: Supply Chain Planning, Lecture Notes — Źródło akademickie dotyczące planowania zapasów, deterministycznych i probabilistycznych modeli zapasów oraz założeń polityk uzupełniania.
