Systeem met vaste hoeveelheid (Fqs)
Wat is een systeem met vaste bestelhoeveelheid?
Een systeem met vaste bestelhoeveelheid (FQS) is een methode voor voorraadbevoorrading waarbij een vooraf bepaalde hoeveelheid van een artikel wordt besteld wanneer de voorraadpositie het vastgestelde bestelpunt bereikt of daaronder komt. Het wordt gebruikt in voorraadbeheer, magazijnbeheer, retail en supplychainplanning om te bepalen wanneer de voorraad moet worden aangevuld en hoeveel er moet worden besteld. De bestelhoeveelheid blijft binnen het huidige beleid vast, terwijl de tijd tussen bestellingen varieert met de vraag.
Deze methode wordt ook wel een systeem met vaste bestelhoeveelheid genoemd. In de standaardvorm met continue controle wordt deze meestal weergegeven als een (Q, r)-beleid, waarbij Q de bevoorradingshoeveelheid is en r het bestelpunt. Hier beschrijft “vast” de bestelde hoeveelheid, niet een vast leveringsschema of een permanent onveranderlijke inkoopbeslissing.
Hoe het systeem werkt
Een systeem met vaste bestelhoeveelheid scheidt twee voorraadbeslissingen: de bevoorradingstrigger en de bevoorradingshoeveelheid. Het bestelpunt bepaalt wanneer een bestelling nodig is. De vaste hoeveelheid bepaalt de omvang van die bestelling.
- Leg het voorraadrecord vast. Identificeer de voorraadbeheerunit, opslaglocatie, beschikbare voorraad, uitstaande bevoorradingen en onvervulde vraag.
- Stel het bestelpunt vast. Schat de vraag tijdens de bevoorradingsdoorlooptijd en bepaal of veiligheidsvoorraad nodig is.
- Stel de bestelhoeveelheid vast. Selecteer een bevoorradingspartij op basis van relevante kosten, vraag, opslag- en leveranciersbeperkingen.
- Controleer de voorraadpositie. Werk het record bij wanneer vraag, ontvangsten, inkooporders, annuleringen en voorraadcorrecties plaatsvinden.
- Start de bevoorrading. Wanneer de voorraadpositie het bestelpunt bereikt of daaronder komt, wordt de voorgeschreven bestelling vrijgegeven, onder voorbehoud van de goedkeuringsregels van de organisatie.
- Ontvang en verwerk de voorraad. Registreer de werkelijk ontvangen hoeveelheid, onderzoek afwijkingen en maak bruikbare voorraad beschikbaar voor orderafhandeling.
Continue controle vereist niet noodzakelijk dat iemand voortdurend de voorraad in de gaten houdt. Voorraadsoftware kan de bevoorradingsregel evalueren nadat transacties zijn geregistreerd. De effectiviteit van de regel hangt echter af van de nauwkeurigheid en tijdigheid van die transacties.
Voorraadpositie versus voorraad op hand
De bevoorradingstrigger gebruikt normaal gesproken de voorraadpositie in plaats van alleen de fysieke voorraad. Een basisformule is:
Voorraadpositie = voorraad op hand + voorraad in bestelling − nabestellingen.
Dit onderscheid voorkomt dat een uitstaande inkooporder wordt genegeerd bij de beslissing of meer voorraad nodig is. Een artikel kan fysiek weinig beschikbaar zijn, maar al voldoende bevoorrading onderweg hebben.
Operationele systemen kunnen ook rekening houden met klanttoewijzingen, gereserveerde voorraad, inspectieblokkeringen of andere beperkingen op de beschikbaarheid. Deze definities moeten consistent zijn: vraag die al via het ene veld is afgetrokken, mag niet opnieuw via een ander veld worden afgetrokken. Beschadigde of onbeschikbare voorraad mag niet als bruikbare voorraad worden beschouwd zonder een passende correctie.
Bestelpunt, veiligheidsvoorraad en bestelhoeveelheid
| Element | Betekenis | Operationeel doel |
|---|---|---|
| Bestelpunt | De drempel van de voorraadpositie die bevoorrading activeert. | Biedt tijd om vervangende voorraad te ontvangen voordat de vraag de bruikbare voorraad uitput. |
| Bestelhoeveelheid | Het vooraf bepaalde aantal eenheden dat bij elke bevoorradingsgebeurtenis wordt besteld. | Bepaalt de bevoorradingspartij en beïnvloedt de bestel frequentie en gemiddelde voorraad. |
| Doorlooptijd | De verstreken tijd tussen het vrijgeven van een bevoorradingsorder en het beschikbaar maken van de ontvangen voorraad. | Bepaalt de vraagperiode die het bestelpunt moet dekken. |
| Veiligheidsvoorraad | Voorraad die wordt aangehouden ter bescherming tegen onzekerheid. | Biedt een buffer wanneer vraag of bevoorradingstijd afwijkt van de verwachtingen. |
Een veelgebruikte relatie is:
Bestelpunt = verwachte vraag tijdens de bevoorradingsdoorlooptijd + veiligheidsvoorraad.
Als de dagelijkse vraag en doorlooptijd als constant worden beschouwd, is de verwachte vraag tijdens de doorlooptijd gelijk aan de dagelijkse vraag vermenigvuldigd met het aantal dagen doorlooptijd. Wanneer een van beide varieert, vereist het bepalen van de veiligheidsvoorraad aanvullende aannames over onzekerheid en de servicenorm. Een eenvoudig gemiddelde is op zichzelf geen volledige beoordeling van het risico op voorraadtekorten.
De bestelhoeveelheid kan worden bepaald aan de hand van het model voor de economische bestelhoeveelheid (EOQ). In de basisvorm brengt EOQ bestelkosten en voorraadkosten met elkaar in evenwicht onder vereenvoudigende aannames, waaronder een stabiele vraag en een constante bevoorradingsdoorlooptijd. Werkelijke inkoopbeslissingen moeten mogelijk ook rekening houden met omdooshoeveelheden, minimale bestelhoeveelheden, houdbaarheid, opslagcapaciteit en transportregelingen.
EOQ en FQS zijn daarom verwant, maar niet identiek. EOQ is een methode om een partijgrootte te berekenen onder bepaalde aannames; FQS is een bevoorradingsbeleid dat een vooraf bepaalde partijgrootte gebruikt. Een beleid met vaste bestelhoeveelheid kan werken met een hoeveelheid die via een andere methode is geselecteerd.
Illustratief ecommerce-voorbeeld
Beschouw een hypothetische online retailer die één accessoire aanvult op één fulfilmentlocatie. Ga ervan uit dat de verwachte vraag 12 eenheden per dag bedraagt, de bevoorradingsdoorlooptijd 8 dagen is en de retailer 24 eenheden veiligheidsvoorraad heeft geselecteerd. Deze cijfers zijn illustratief en geen branchenormen.
De verwachte vraag tijdens de doorlooptijd bedraagt 96 eenheden. Na toevoeging van de veiligheidsvoorraad komt het bestelpunt uit op 120 eenheden. Stel dat de vaste bevoorradingshoeveelheid 240 eenheden bedraagt.
| Voorraadconditie | Berekening | Gevolg voor het beleid |
|---|---|---|
| 120 eenheden op hand, geen uitstaande orders, geen nabestellingen | Voorraadpositie = 120 eenheden | De besteldrempel is bereikt; bestel 240 eenheden. |
| 60 eenheden op hand, 240 eenheden in bestelling, geen nabestellingen | Voorraadpositie = 300 eenheden | Alleen het lage fysieke saldo activeert geen nieuwe bestelling. |
| 130 eenheden op hand, geen uitstaande orders, 20 nabestelde eenheden | Voorraadpositie = 110 eenheden | De voorraadpositie ligt onder de drempel; bevoorrading is nodig. |
Het plaatsen van een bestelling verhoogt de voorraadpositie omdat de voorraad in bestelling toeneemt. Het verhoogt niet onmiddellijk de voorraad op hand. Wanneer die bestelling wordt ontvangen, verschuift de hoeveelheid van voorraad in bestelling naar voorraad op hand; de ontvangst zelf verhoogt de totale voorraadpositie niet als alle andere waarden ongewijzigd blijven.
Als een grote transactie de voorraadpositie ver onder het bestelpunt brengt, kan één bevoorradingspartij de voorraadpositie niet boven de drempel herstellen. De operationele procedure moet bepalen of meerdere partijen met vaste omvang worden vrijgegeven of dat een uitzondering wordt gemarkeerd. Dit gedrag moet expliciet zijn en niet worden overgelaten aan een toevallige software-instelling.
Gebruik in magazijnbeheer en grensoverschrijdende ecommerce
In ecommerceactiviteiten kan een FQS de bevoorrading regelen van een leverancier naar een fulfilmentcentrum of van een centraal magazijn naar een regionale opslaglocatie. Het beheert de beschikbaarheid van voorraad vóór de fulfilment van klantorders; het bepaalt niet hoe een individueel klantpakket wordt verpakt, gevolgd of bezorgd.
Bij grensoverschrijdende inkoop kan de bevoorradingsdoorlooptijd bestaan uit voorbereiding door de leverancier, afhandeling van de oorsprong, internationaal transport, douaneverwerking, ontvangst en inspectie. Welke fasen in de berekening horen, hangt af van het moment waarop de bevoorradingsklok begint en wanneer de voorraad beschikbaar komt voor verkoop of fulfilment. Alleen de transporttijd gebruiken kan relevante delen van de bevoorradingscyclus weglaten.
Douanevertragingen of onzekere transportschema's veranderen de definitie van FQS niet. Ze beïnvloeden de aannames over de doorlooptijd en de risicobeoordeling die worden gebruikt om de parameters vast te stellen. Evenzo kan verzendtracking informatie bieden over binnenkomende voorraad, maar trackinggebeurtenissen vervangen geen nauwkeurige voorraadregistratie.
Retouren vereisen een afzonderlijke behandeling. Een geretourneerd artikel mag de bruikbare voorraad pas verhogen wanneer het toepasselijke ontvangst- en verwerkingsproces vaststelt dat het kan worden verkocht of anderszins gebruikt. Een verwachte retourzending als onmiddellijk beschikbare voorraad tellen kan de voorraad overschatten.
Systemen met vaste bestelhoeveelheid en periodieke controle
| Vergelijking | Systeem met vaste bestelhoeveelheid | Systeem met periodieke controle en aanvulling tot doelvoorraad |
|---|---|---|
| Moment van controle | De voorraadpositie wordt in het standaardmodel continu gecontroleerd. | De voorraadpositie wordt op geplande tijdstippen gecontroleerd. |
| Besteltrigger | Een vastgesteld bestelpunt wordt bereikt of overschreden. | Er vindt een geplande controle plaats waarbij een bevoorradingsbehoefte wordt vastgesteld. |
| Bestelhoeveelheid | Een vooraf bepaalde bevoorradingspartij. | Een hoeveelheid die wordt berekend om de voorraadpositie tot een doel niveau te verhogen. |
| Tijd tussen bestellingen | Varieert met de voorraaduitputting. | Bestelmogelijkheden doen zich voor met vaste controle-intervallen. |
| Belangrijkste planningsaandachtspunt | Vraag en onzekerheid tijdens de bevoorradingsdoorlooptijd. | Vraag en onzekerheid tijdens het controle-interval en de bevoorradingsdoorlooptijd. |
Deze vergelijking beschrijft twee standaardbeleidvormen en niet elke mogelijke voorraadindeling. Er bestaan ook hybride beleidsvormen. Een min-maxsysteem activeert bijvoorbeeld meestal op een minimumniveau en bestelt tot een maximumniveau, waardoor de bevoorradingshoeveelheid kan variëren. Een systeem met vaste bestelhoeveelheid mag niet automatisch als een andere naam voor dat beleid worden beschouwd.
Operationele beperkingen en controlepunten
Een FQS biedt een duidelijke bevoorradingsregel, maar garandeert niet dat voorraadtekorten of overtollige voorraad worden voorkomen. Veranderingen in de vraag, onnauwkeurige registraties, late leveringen en ongeschikte beleidsinstellingen kunnen de resultaten ondermijnen.
- Controleer de basis van de vraag. Bevestig dat prognoses en historisch verbruik dezelfde eenheden en perioden gebruiken als het voorraadbeleid. Perioden met voorraadtekorten kunnen vraag verhullen die niet kon worden vervuld.
- Controleer de bruikbare voorraad. Stem fysieke voorraad, openstaande inkooporders, reserveringen en nabestellingen op elkaar af. Verwijder geannuleerde orders en maak onderscheid tussen onbeschikbare en verkoopbare voorraad.
- Controleer de grenzen van de doorlooptijd. Meet vanaf de werkelijke bestelgebeurtenis tot het punt waarop ontvangen voorraad bruikbaar wordt, in plaats van te vertrouwen op een niet-gerelateerde leveringsschatting.
- Controleer de hoeveelheidsbeperkingen. Bevestig dat de vaste partij compatibel is met leveranciersminima, verpakkingsgroottes, opslagcapaciteit en de houdbaarheid van het product.
- Controleer de afhandeling van uitzonderingen. Definieer reacties op gedeeltelijke leveringen, grote vraagsprongen, tekorten bij leveranciers en voorraadposities die na één bestelling onder de drempel blijven.
- Herzie parameters wanneer omstandigheden veranderen. Een vaste hoeveelheid is een beleidsinstelling, geen verplichting om dezelfde partijgrootte onbeperkt te behouden.
Deze controles zijn vooral belangrijk wanneer hetzelfde product op meerdere locaties wordt opgeslagen. Elke locatie kan een andere vraag, doorlooptijd en uitstaande voorraad hebben. Een totaalvoorraad voor het hele bedrijf kan daarom ongeschikt zijn als trigger voor de bevoorrading van een individueel magazijn.
Veelgestelde vragen
Bestelt een systeem met vaste bestelhoeveelheid volgens een vast schema?
Nee. De hoeveelheid is vooraf bepaald, maar de bestelling wordt geactiveerd door de voorraadpositie. Een snellere vraag kan het interval tussen bestellingen verkorten; een tragere vraag kan het verlengen.
Is een systeem met vaste bestelhoeveelheid hetzelfde als EOQ?
Nee. EOQ berekent een bevoorradingspartij op basis van vastgestelde aannames over kosten en vraag. Een systeem met vaste bestelhoeveelheid is het beleid waarbij een vooraf bepaalde partij wordt besteld wanneer een besteldrempel wordt bereikt.
Waarom wordt de voorraadpositie gebruikt in plaats van de voorraad op hand?
De voorraadpositie omvat uitstaande bevoorradingen en onvervulde vraag. Alleen fysieke voorraad gebruiken kan voorraad die al is besteld of verplichtingen die nog niet zijn vervuld over het hoofd zien.
Kan de vaste bestelhoeveelheid worden gewijzigd?
Ja. De hoeveelheid blijft binnen het huidige beleid vast, maar kan worden aangepast wanneer vraag, kosten, leveranciersbeperkingen, opslaglimieten of andere relevante omstandigheden veranderen.
Bronnen
- North Carolina State University, Supply Chain Resource Cooperative: Inventory Management Review Notes — Ondersteunt concepten over voorraadbeheer, bevoorradingsmodellen, bestelpunten en de relatie tussen bestelhoeveelheid en voorraadkosten.
- MIT OpenCourseWare: Supply Chain Planning, Lecture Notes — Academische referentie voor voorraadplanning, deterministische en probabilistische voorraadmodellen en aannames voor bevoorradingsbeleid.
