ระบบปริมาณคงที่ (Fqs)
ระบบปริมาณคงที่คืออะไร?
ระบบปริมาณคงที่ (fixed-quantity system หรือ FQS) คือวิธีเติมสินค้าคงคลังที่กำหนดให้สั่งซื้อสินค้าจำนวนหนึ่งไว้ล่วงหน้า เมื่อสถานะสินค้าคงคลังถึงหรือต่ำกว่าจุดสั่งซื้อซ้ำที่กำหนดไว้ ระบบนี้ใช้ในการจัดการสินค้าคงคลัง คลังสินค้า การค้าปลีก และการวางแผนห่วงโซ่อุปทาน เพื่อกำหนดว่าเมื่อใดควรเติมสินค้าและควรสั่งซื้อจำนวนเท่าใด ปริมาณการสั่งซื้อจะคงที่ภายใต้นโยบายปัจจุบัน ขณะที่ระยะเวลาระหว่างการสั่งซื้อจะแปรผันตามอุปสงค์
วิธีนี้เรียกอีกอย่างว่า ระบบปริมาณการสั่งซื้อคงที่ ในรูปแบบมาตรฐานที่มีการทบทวนอย่างต่อเนื่อง มักเขียนแทนด้วย นโยบาย (Q, r) โดย Q คือปริมาณการเติมสินค้า และ r คือจุดสั่งซื้อซ้ำ คำว่า “คงที่” ในที่นี้หมายถึงปริมาณที่สั่งซื้อ ไม่ใช่ตารางการจัดส่งที่ตายตัวหรือการตัดสินใจจัดซื้อที่ไม่สามารถเปลี่ยนแปลงได้อย่างถาวร
ระบบทำงานอย่างไร
ระบบปริมาณคงที่แยกการตัดสินใจเกี่ยวกับสินค้าคงคลังออกเป็นสองส่วน ได้แก่ ตัวกระตุ้นการเติมสินค้าและปริมาณการเติมสินค้า จุดสั่งซื้อซ้ำกำหนดว่าเมื่อใดจำเป็นต้องสั่งซื้อ ส่วนปริมาณคงที่กำหนดขนาดของคำสั่งซื้อนั้น
- จัดทำบันทึกสินค้าคงคลัง ระบุหน่วยเก็บรักษาสินค้า สถานที่จัดเก็บ สินค้าคงเหลือที่พร้อมใช้ สินค้าที่กำลังเติมเข้ามา และอุปสงค์ที่ยังไม่ได้รับการตอบสนอง
- กำหนดจุดสั่งซื้อซ้ำ ประมาณการอุปสงค์ระหว่างระยะเวลานำส่งเพื่อเติมสินค้า และพิจารณาว่าจำเป็นต้องมีสินค้าคงคลังสำรองหรือไม่
- กำหนดปริมาณการสั่งซื้อ เลือกขนาดล็อตการเติมสินค้าโดยพิจารณาต้นทุน อุปสงค์ พื้นที่จัดเก็บ และข้อจำกัดของซัพพลายเออร์ที่เกี่ยวข้อง
- ติดตามสถานะสินค้าคงคลัง อัปเดตบันทึกเมื่อเกิดอุปสงค์ การรับสินค้า ใบสั่งซื้อ การยกเลิก และการปรับปรุงสินค้าคงคลัง
- กระตุ้นการเติมสินค้า เมื่อสถานะสินค้าคงคลังถึงหรือต่ำกว่าจุดสั่งซื้อซ้ำ ให้ปล่อยคำสั่งซื้อตามที่กำหนด โดยอยู่ภายใต้กฎการอนุมัติขององค์กร
- รับสินค้าและกระทบยอด บันทึกจำนวนที่ได้รับจริง ตรวจสอบความคลาดเคลื่อน และทำให้สินค้าที่ใช้งานได้พร้อมสำหรับการจัดส่งตามคำสั่งซื้อ
การทบทวนอย่างต่อเนื่องไม่ได้หมายความว่าต้องมีบุคคลคอยเฝ้าดูสินค้าอยู่ตลอดเวลา ซอฟต์แวร์สินค้าคงคลังสามารถประเมินกฎการเติมสินค้าหลังจากมีการบันทึกรายการธุรกรรม อย่างไรก็ตาม ประสิทธิผลของกฎขึ้นอยู่กับความถูกต้องและความทันเวลาของรายการธุรกรรมเหล่านั้น
สถานะสินค้าคงคลังเทียบกับสินค้าคงเหลือจริง
โดยปกติ ตัวกระตุ้นการเติมสินค้าจะใช้ สถานะสินค้าคงคลัง แทนการพิจารณาเฉพาะสินค้าจริง สูตรพื้นฐานคือ:
สถานะสินค้าคงคลัง = สินค้าคงเหลือจริง + สินค้าที่สั่งซื้อแล้ว − คำสั่งซื้อค้างส่ง
ความแตกต่างนี้ช่วยป้องกันไม่ให้ละเลยใบสั่งซื้อที่ยังค้างอยู่เมื่อตัดสินใจว่าจำเป็นต้องมีสินค้าเพิ่มหรือไม่ สินค้ารายการหนึ่งอาจมีสินค้าเหลืออยู่จริงเพียงเล็กน้อย แต่มีสินค้าเติมเข้ามาอย่างเพียงพอแล้ว
ระบบปฏิบัติการอาจพิจารณาการจัดสรรให้ลูกค้า สินค้าที่สำรองไว้ สินค้าที่อยู่ระหว่างการตรวจสอบ หรือข้อจำกัดด้านความพร้อมใช้งานอื่น ๆ ด้วย คำจำกัดความเหล่านี้ต้องสอดคล้องกัน กล่าวคือ อุปสงค์ที่ถูกหักออกผ่านฟิลด์หนึ่งแล้วไม่ควรถูกหักซ้ำผ่านอีกฟิลด์หนึ่ง สินค้าที่เสียหายหรือไม่พร้อมใช้งานไม่ควรถูกนับเป็นอุปทานที่ใช้ได้โดยไม่มีการปรับปรุงที่เหมาะสม
จุดสั่งซื้อซ้ำ สินค้าคงคลังสำรอง และปริมาณการสั่งซื้อ
| องค์ประกอบ | ความหมาย | วัตถุประสงค์ด้านการปฏิบัติงาน |
|---|---|---|
| จุดสั่งซื้อซ้ำ | เกณฑ์สถานะสินค้าคงคลังที่กระตุ้นการเติมสินค้า | ช่วยให้มีเวลาเพียงพอสำหรับสินค้าทดแทนมาถึงก่อนที่อุปสงค์จะใช้สินค้าคงคลังที่พร้อมใช้งานจนหมด |
| ปริมาณการสั่งซื้อ | จำนวนหน่วยที่กำหนดไว้ล่วงหน้าและสั่งซื้อในแต่ละครั้งที่เติมสินค้า | กำหนดขนาดล็อตการเติมสินค้า และมีผลต่อความถี่ในการสั่งซื้อและสินค้าคงคลังเฉลี่ย |
| ระยะเวลานำส่ง | เวลาที่ผ่านไประหว่างการปล่อยคำสั่งซื้อเพื่อเติมสินค้าและการทำให้สินค้าที่ได้รับพร้อมใช้งาน | กำหนดช่วงเวลาของอุปสงค์ที่จุดสั่งซื้อซ้ำต้องครอบคลุม |
| สินค้าคงคลังสำรอง | สินค้าคงคลังที่ถือไว้เพื่อป้องกันความไม่แน่นอน | เป็นกันชนเมื่ออุปสงค์หรือเวลาเติมสินค้าแตกต่างจากที่คาดไว้ |
ความสัมพันธ์ที่ใช้กันทั่วไปคือ:
จุดสั่งซื้อซ้ำ = อุปสงค์ที่คาดไว้ระหว่างระยะเวลานำส่งเพื่อเติมสินค้า + สินค้าคงคลังสำรอง
หากถือว่าอุปสงค์รายวันและระยะเวลานำส่งคงที่ อุปสงค์ที่คาดไว้ระหว่างระยะเวลานำส่งจะเท่ากับอุปสงค์รายวันคูณด้วยระยะเวลานำส่งเป็นจำนวนวัน หากค่าใดค่าหนึ่งแปรผัน การเลือกสินค้าคงคลังสำรองจะต้องอาศัยสมมติฐานเพิ่มเติมเกี่ยวกับความไม่แน่นอนและเป้าหมายระดับการให้บริการ ค่าเฉลี่ยอย่างง่ายเพียงอย่างเดียวไม่ใช่การประเมินความเสี่ยงสินค้าขาดสต็อกที่ครบถ้วน
ปริมาณการสั่งซื้ออาจกำหนดโดยใช้แบบจำลอง ปริมาณการสั่งซื้อที่ประหยัดที่สุด (economic order quantity หรือ EOQ) ในรูปแบบพื้นฐาน EOQ จะสร้างสมดุลระหว่างต้นทุนการสั่งซื้อกับต้นทุนการถือครองสินค้าคงคลังภายใต้สมมติฐานที่เรียบง่าย รวมถึงอุปสงค์ที่สม่ำเสมอและระยะเวลานำส่งเพื่อเติมสินค้าที่คงที่ การตัดสินใจจัดซื้อจริงอาจต้องรองรับจำนวนต่อกล่อง ปริมาณการสั่งซื้อขั้นต่ำ อายุการเก็บรักษา ความจุในการจัดเก็บ และรูปแบบการขนส่งด้วย
ดังนั้น EOQ และ FQS จึงเกี่ยวข้องกันแต่ไม่เหมือนกัน EOQ เป็นวิธีคำนวณขนาดล็อตภายใต้สมมติฐานที่กำหนด ส่วน FQS คือนโยบายการเติมสินค้าที่ใช้ขนาดล็อตที่กำหนดไว้ล่วงหน้า นโยบายปริมาณคงที่สามารถทำงานร่วมกับปริมาณที่เลือกด้วยวิธีอื่นได้
ตัวอย่างอีคอมเมิร์ซประกอบความเข้าใจ
พิจารณาผู้ค้าปลีกออนไลน์สมมติรายหนึ่งที่เติมสินค้าอุปกรณ์เสริมเพียงรายการเดียว ณ สถานที่จัดส่งแห่งหนึ่ง สมมติว่าอุปสงค์ที่คาดไว้คือ 12 หน่วยต่อวัน ระยะเวลานำส่งเพื่อเติมสินค้าคือ 8 วัน และผู้ค้าปลีกเลือกสินค้าคงคลังสำรองจำนวน 24 หน่วย ตัวเลขเหล่านี้เป็นเพียงตัวอย่าง ไม่ใช่เกณฑ์มาตรฐานของอุตสาหกรรม
อุปสงค์ที่คาดไว้ระหว่างระยะเวลานำส่งคือ 96 หน่วย เมื่อนำสินค้าคงคลังสำรองมารวม จะได้จุดสั่งซื้อซ้ำเท่ากับ 120 หน่วย สมมติว่าปริมาณการเติมสินค้าคงที่คือ 240 หน่วย
| สภาพสินค้าคงคลัง | การคำนวณ | ผลต่อนโยบาย |
|---|---|---|
| มีสินค้าอยู่ 120 หน่วย ไม่มีคำสั่งซื้อค้างอยู่ และไม่มีคำสั่งซื้อค้างส่ง | สถานะสินค้าคงคลัง = 120 หน่วย | ถึงเกณฑ์การสั่งซื้อซ้ำแล้ว สั่งซื้อ 240 หน่วย |
| มีสินค้าอยู่ 60 หน่วย มีสินค้าที่สั่งซื้อแล้ว 240 หน่วย และไม่มีคำสั่งซื้อค้างส่ง | สถานะสินค้าคงคลัง = 300 หน่วย | ยอดสินค้าจริงที่ต่ำเพียงอย่างเดียวไม่ทำให้เกิดคำสั่งซื้ออีกครั้ง |
| มีสินค้าอยู่ 130 หน่วย ไม่มีคำสั่งซื้อค้างอยู่ และมีคำสั่งซื้อค้างส่ง 20 หน่วย | สถานะสินค้าคงคลัง = 110 หน่วย | สถานะสินค้าคงคลังต่ำกว่าเกณฑ์ จึงถึงกำหนดเติมสินค้า |
การสั่งซื้อจะเพิ่มสถานะสินค้าคงคลัง เพราะอุปทานที่สั่งซื้อแล้วเพิ่มขึ้น แต่จะไม่เพิ่มสินค้าคงเหลือจริงทันที เมื่อได้รับคำสั่งซื้อนั้น ปริมาณสินค้าจะย้ายจากสินค้าที่สั่งซื้อแล้วไปเป็นสินค้าคงเหลือจริง การรับสินค้าเพียงอย่างเดียวจะไม่เพิ่มสถานะสินค้าคงคลังรวม หากค่าอื่นทั้งหมดไม่เปลี่ยนแปลง
หากธุรกรรมขนาดใหญ่ทำให้สถานะสินค้าคงคลังต่ำกว่าจุดสั่งซื้อซ้ำมาก การเติมสินค้าเพียงหนึ่งล็อตอาจไม่ทำให้สถานะกลับมาสูงกว่าเกณฑ์ ขั้นตอนการปฏิบัติงานควรกำหนดว่าจะปล่อยหลายล็อตที่มีขนาดคงที่หรือแจ้งข้อยกเว้น พฤติกรรมนี้ควรถูกกำหนดไว้อย่างชัดเจน ไม่ควรปล่อยให้ขึ้นอยู่กับการตั้งค่าซอฟต์แวร์โดยบังเอิญ
การใช้งานในคลังสินค้าและอีคอมเมิร์ซข้ามพรมแดน
ในการดำเนินงานอีคอมเมิร์ซ FQS สามารถควบคุมการเติมสินค้าจากซัพพลายเออร์ไปยังศูนย์จัดส่ง หรือจากคลังสินค้ากลางไปยังสถานที่จัดเก็บระดับภูมิภาคได้ ระบบนี้ควบคุมความพร้อมของสินค้าคงคลังก่อนถึงขั้นตอนการจัดส่งให้ลูกค้า ไม่ได้กำหนดวิธีการบรรจุ ติดตาม หรือจัดส่งพัสดุของลูกค้าแต่ละราย
สำหรับการจัดหาสินค้าข้ามพรมแดน ระยะเวลานำส่งเพื่อเติมสินค้าอาจรวมถึงการเตรียมสินค้าของซัพพลายเออร์ การดำเนินการที่ต้นทาง การขนส่งระหว่างประเทศ การดำเนินพิธีการศุลกากร การรับสินค้า และการตรวจสอบ ขั้นตอนใดบ้างที่ควรรวมในการคำนวณขึ้นอยู่กับว่าเริ่มนับเวลาเติมสินค้าตั้งแต่เมื่อใด และสินค้าเริ่มพร้อมจำหน่ายหรือพร้อมจัดส่งเมื่อใด การใช้เฉพาะเวลาขนส่งอาจทำให้ละเลยส่วนที่เกี่ยวข้องของวงจรการเติมสินค้า
ความล่าช้าด้านศุลกากรหรือตารางการขนส่งที่ไม่แน่นอนไม่ได้เปลี่ยนคำจำกัดความของ FQS แต่มีผลต่อสมมติฐานด้านระยะเวลานำส่งและการประเมินความเสี่ยงที่ใช้กำหนดพารามิเตอร์ เช่นเดียวกัน การติดตามพัสดุสามารถให้ข้อมูลเกี่ยวกับอุปทานขาเข้าได้ แต่เหตุการณ์การติดตามไม่สามารถทดแทนบันทึกสินค้าคงคลังที่ถูกต้องได้
การคืนสินค้าต้องได้รับการจัดการแยกต่างหาก สินค้าที่คืนควรเพิ่มเข้าไปในสินค้าคงคลังที่พร้อมใช้งานก็ต่อเมื่อกระบวนการรับสินค้าและการจัดสภาพสินค้าที่เกี่ยวข้องยืนยันแล้วว่าสามารถจำหน่ายหรือนำไปใช้งานได้ การนับสินค้าที่คาดว่าจะได้รับคืนเป็นสินค้าที่พร้อมใช้งานทันทีอาจทำให้ประเมินอุปทานสูงเกินจริง
ระบบปริมาณคงที่และระบบทบทวนเป็นระยะ
| การเปรียบเทียบ | ระบบปริมาณคงที่ | ระบบทบทวนเป็นระยะและสั่งซื้อให้ถึงระดับเป้าหมาย |
|---|---|---|
| ช่วงเวลาการทบทวน | สถานะสินค้าคงคลังได้รับการติดตามอย่างต่อเนื่องในรูปแบบมาตรฐาน | สถานะสินค้าคงคลังได้รับการทบทวนตามช่วงเวลาที่กำหนด |
| ตัวกระตุ้นการสั่งซื้อ | จุดสั่งซื้อซ้ำที่กำหนดไว้ถูกถึงหรือถูกข้าม | มีการทบทวนตามกำหนดและพบว่าจำเป็นต้องเติมสินค้า |
| ปริมาณการสั่งซื้อ | ล็อตการเติมสินค้าที่กำหนดไว้ล่วงหน้า | ปริมาณที่คำนวณเพื่อเพิ่มสถานะสินค้าคงคลังให้ถึงระดับเป้าหมาย |
| เวลาระหว่างการสั่งซื้อ | แปรผันตามการลดลงของสินค้าคงคลัง | โอกาสในการสั่งซื้อเกิดขึ้นตามช่วงเวลาการทบทวนที่คงที่ |
| ประเด็นสำคัญในการวางแผน | อุปสงค์และความไม่แน่นอนระหว่างระยะเวลานำส่งเพื่อเติมสินค้า | อุปสงค์และความไม่แน่นอนตลอดช่วงเวลาทบทวนและระยะเวลานำส่งเพื่อเติมสินค้า |
การเปรียบเทียบนี้อธิบายรูปแบบนโยบายมาตรฐานสองประเภท ไม่ใช่การจัดการสินค้าคงคลังที่เป็นไปได้ทั้งหมด นอกจากนี้ยังมีนโยบายแบบผสม เช่น ระบบขั้นต่ำ–ขั้นสูง ซึ่งโดยทั่วไปจะกระตุ้นการเติมสินค้าเมื่อถึงระดับขั้นต่ำและสั่งซื้อจนถึงระดับสูงสุด ทำให้ปริมาณการเติมสินค้าแปรผันได้ ดังนั้นไม่ควรถือว่าระบบปริมาณคงที่เป็นชื่อเรียกอีกชื่อหนึ่งของนโยบายดังกล่าวโดยอัตโนมัติ
ข้อจำกัดด้านการปฏิบัติงานและการตรวจสอบ
FQS มีกฎการเติมสินค้าที่ชัดเจน แต่ไม่ได้รับประกันว่าจะหลีกเลี่ยงสินค้าขาดสต็อกหรือสินค้าคงคลังส่วนเกินได้ การเปลี่ยนแปลงของอุปสงค์ บันทึกที่ไม่ถูกต้อง การจัดส่งล่าช้า และการตั้งค่านโยบายที่ไม่เหมาะสมอาจทำให้ผลลัพธ์ด้อยลง
- ตรวจสอบพื้นฐานของอุปสงค์ ยืนยันว่าการพยากรณ์และการใช้สินค้าในอดีตใช้หน่วยและช่วงเวลาเดียวกับนโยบายสินค้าคงคลัง ช่วงเวลาที่สินค้าขาดสต็อกอาจทำให้อุปสงค์ที่ไม่สามารถตอบสนองได้ถูกซ่อนอยู่
- ตรวจสอบอุปทานที่ใช้ได้ กระทบยอดสินค้าจริง ใบสั่งซื้อที่เปิดอยู่ สินค้าที่สำรองไว้ และคำสั่งซื้อค้างส่ง ยกเลิกคำสั่งซื้อที่ถูกยกเลิกแล้ว และแยกสินค้าที่ไม่พร้อมใช้งานออกจากสินค้าที่จำหน่ายได้
- ตรวจสอบขอบเขตของระยะเวลานำส่ง วัดตั้งแต่เหตุการณ์การสั่งซื้อจริงจนถึงจุดที่สินค้าที่ได้รับพร้อมใช้งาน แทนการอาศัยเวลาจัดส่งโดยประมาณที่ไม่เกี่ยวข้อง
- ตรวจสอบข้อจำกัดด้านปริมาณ ยืนยันว่าล็อตคงที่สอดคล้องกับปริมาณขั้นต่ำของซัพพลายเออร์ ขนาดบรรจุ ความจุในการจัดเก็บ และอายุการเก็บรักษาของสินค้า
- ตรวจสอบการจัดการข้อยกเว้น กำหนดการตอบสนองต่อการจัดส่งบางส่วน อุปสงค์ที่เพิ่มขึ้นอย่างมาก สินค้าขาดแคลนจากซัพพลายเออร์ และสถานะสินค้าคงคลังที่ยังต่ำกว่าเกณฑ์หลังจากสั่งซื้อไปแล้วหนึ่งครั้ง
- ทบทวนพารามิเตอร์เมื่อเงื่อนไขเปลี่ยนแปลง ปริมาณคงที่เป็นการตั้งค่านโยบาย ไม่ใช่ข้อกำหนดให้ต้องคงขนาดล็อตเดิมตลอดไป
การตรวจสอบเหล่านี้สำคัญเป็นพิเศษเมื่อมีการจัดเก็บสินค้าชนิดเดียวกันไว้ในหลายสถานที่ แต่ละสถานที่อาจมีอุปสงค์ ระยะเวลานำส่ง และอุปทานที่ค้างอยู่แตกต่างกัน ดังนั้นยอดสินค้าคงคลังรวมทั้งบริษัทอาจไม่เหมาะที่จะใช้เป็นตัวกระตุ้นการเติมสินค้าสำหรับคลังสินค้าแต่ละแห่ง
คำถามที่พบบ่อย
ระบบปริมาณคงที่สั่งซื้อตามกำหนดเวลาคงที่หรือไม่?
ไม่ใช่ ปริมาณการสั่งซื้อถูกกำหนดไว้ล่วงหน้า แต่คำสั่งซื้อจะถูกกระตุ้นโดยสถานะสินค้าคงคลัง อุปสงค์ที่เร็วขึ้นอาจทำให้ช่วงเวลาระหว่างการสั่งซื้อสั้นลง ส่วนอุปสงค์ที่ช้าลงอาจทำให้ช่วงเวลาดังกล่าวยาวขึ้น
ระบบปริมาณคงที่เหมือนกับ EOQ หรือไม่?
ไม่ใช่ EOQ คำนวณล็อตการเติมสินค้าภายใต้สมมติฐานด้านต้นทุนและอุปสงค์ที่กำหนด ส่วนระบบปริมาณคงที่คือนโยบายที่สั่งซื้อล็อตที่กำหนดไว้ล่วงหน้าเมื่อถึงเกณฑ์การสั่งซื้อซ้ำ
เหตุใดจึงใช้สถานะสินค้าคงคลังแทนสินค้าคงเหลือจริง?
สถานะสินค้าคงคลังรวมสินค้าที่กำลังเติมเข้ามาและอุปสงค์ที่ยังไม่ได้รับการตอบสนอง การใช้เฉพาะสินค้าจริงอาจทำให้มองข้ามสินค้าที่สั่งซื้อไปแล้วหรือภาระผูกพันที่ยังไม่ได้รับการดำเนินการ
สามารถเปลี่ยนปริมาณการสั่งซื้อคงที่ได้หรือไม่?
ได้ ปริมาณจะคงที่ภายใต้นโยบายปัจจุบัน แต่สามารถปรับเปลี่ยนได้เมื่ออุปสงค์ ต้นทุน ข้อจำกัดของซัพพลายเออร์ ข้อจำกัดด้านพื้นที่จัดเก็บ หรือเงื่อนไขอื่นที่เกี่ยวข้องเปลี่ยนแปลง
แหล่งข้อมูล
- North Carolina State University, Supply Chain Resource Cooperative: Inventory Management Review Notes — สนับสนุนแนวคิดด้านการควบคุมสินค้าคงคลัง รูปแบบการเติมสินค้า จุดสั่งซื้อซ้ำ และความสัมพันธ์ระหว่างปริมาณการสั่งซื้อกับต้นทุนสินค้าคงคลัง
- MIT OpenCourseWare: Supply Chain Planning, Lecture Notes — แหล่งอ้างอิงทางวิชาการสำหรับการวางแผนสินค้าคงคลัง แบบจำลองสินค้าคงคลังเชิงกำหนดและเชิงความน่าจะเป็น และสมมติฐานของนโยบายการเติมสินค้า
