Kiinteän määrän järjestelmä (Fqs)
Mikä on kiinteän määrän järjestelmä?
Kiinteän määrän järjestelmä (FQS) on varaston täydentämismenetelmä, jossa ennalta määritetty määrä tuotetta tilataan, kun sen varastosaldo saavuttaa määritetyn tilauspisteen tai laskee sen alapuolelle. Sitä käytetään varastonhallinnassa, varastoinnissa, vähittäiskaupassa ja toimitusketjun suunnittelussa määrittämään, milloin varastoa täydennetään ja kuinka paljon tilataan. Tilausmäärä pysyy nykyisen käytännön mukaisesti kiinteänä, kun taas tilausten välinen aika vaihtelee kysynnän mukaan.
Menetelmää kutsutaan myös kiinteän tilausmäärän järjestelmäksi. Sen vakiomuodossa, jossa varastoa tarkastellaan jatkuvasti, sitä kuvataan yleensä (Q, r) -käytännöllä, jossa Q on täydennysmäärä ja r on tilauspiste. Tässä ”kiinteä” kuvaa tilattavaa määrää, ei kiinteää toimitusaikataulua tai pysyvästi muuttumatonta ostopäätöstä.
Miten järjestelmä toimii
Kiinteän määrän järjestelmä erottaa toisistaan kaksi varastoa koskevaa päätöstä: täydennyksen laukaisimen ja täydennysmäärän. Tilauspiste määrittää, milloin tilaus tarvitaan. Kiinteä määrä määrittää tilauksen koon.
- Perusta varastotietue. Tunnista varastoyksikkö, varastointipaikka, käytettävissä oleva varasto, avoimet täydennykset ja täyttämätön kysyntä.
- Aseta tilauspiste. Arvioi kysyntä täydennyksen toimitusajan aikana ja määritä, tarvitaanko varmuusvarastoa.
- Aseta tilausmäärä. Valitse täydennyserä ottaen huomioon asiaankuuluvat kustannukset, kysyntä, varastointi ja toimittajan rajoitteet.
- Seuraa varastoasemaa. Päivitä tietue, kun kysyntää, vastaanottoja, ostotilauksia, peruutuksia ja varastokorjauksia tapahtuu.
- Käynnistä täydennys. Kun varastoasema saavuttaa tilauspisteen tai laskee sen alapuolelle, vapauta määritetty tilaus organisaation hyväksymissääntöjen mukaisesti.
- Vastaanota ja täsmäytä varasto. Kirjaa tosiasiallisesti vastaanotettu määrä, selvitä poikkeamat ja aseta käyttökelpoinen varasto toimitusten käsittelyä varten saataville.
Jatkuva tarkastelu ei välttämättä edellytä, että henkilö seuraa varastoa jatkuvasti. Varastonhallintaohjelmisto voi arvioida täydennyssääntöä kirjattujen tapahtumien jälkeen. Säännön tehokkuus riippuu kuitenkin näiden tapahtumien tarkkuudesta ja oikea-aikaisuudesta.
Varastoasema verrattuna varastossa olevaan määrään
Täydennyksen laukaisimena käytetään yleensä varastoasemaa, ei pelkästään fyysistä varastoa. Perusmuoto on:
Varastoasema = varastossa oleva määrä + tilattu mutta vastaanottamatta oleva määrä − jälkitoimitukset.
Tämä ero estää avoimen ostotilauksen sivuuttamisen päätettäessä, tarvitaanko lisää varastoa. Tuotetta voi olla fyysisesti saatavilla vähän, mutta riittävä täydennys voi olla jo matkalla.
Operatiiviset järjestelmät voivat ottaa huomioon myös asiakasvaraukset, varatun varaston, tarkastuksessa pidätetyn varaston tai muut saatavuusrajoitukset. Näiden määritelmien on oltava yhdenmukaisia: kysyntää, joka on jo vähennetty yhden kentän kautta, ei pidä vähentää uudelleen toisen kentän kautta. Vaurioitunutta tai saatavuudeltaan rajoitettua varastoa ei pidä käsitellä käyttökelpoisena tarjontana ilman asianmukaista korjausta.
Tilauspiste, varmuusvarasto ja tilausmäärä
| Elementti | Merkitys | Operatiivinen tarkoitus |
|---|---|---|
| Tilauspiste | Varastoaseman kynnysarvo, joka käynnistää täydennyksen. | Antaa korvaavalle varastolle aikaa saapua ennen kuin kysyntä kuluttaa käyttökelpoisen varaston loppuun. |
| Tilausmäärä | Ennalta määritetty yksikkömäärä, joka tilataan jokaisen täydennystapahtuman yhteydessä. | Määrittää täydennyserän ja vaikuttaa tilaustiheyteen sekä keskimääräiseen varastoon. |
| Toimitusaika | Täydennystilauksen vapauttamisen ja vastaanotetun varaston käytettäväksi saamisen välinen kulunut aika. | Määrittää kysyntäjakson, joka tilauspisteen on katettava. |
| Varmuusvarasto | Epävarmuudelta suojaamiseksi pidettävä varasto. | Tarjoaa puskurin, kun kysyntä tai täydennyksen toimitusaika poikkeaa odotuksista. |
Yleisesti käytetty yhteys on:
Tilauspiste = odotettu kysyntä täydennyksen toimitusaikana + varmuusvarasto.
Jos päivittäistä kysyntää ja toimitusaikaa käsitellään vakioina, toimitusajan odotettu kysyntä saadaan kertomalla päivittäinen kysyntä päivien lukumäärällä. Jos jompikumpi vaihtelee, varmuusvaraston valinta edellyttää lisäoletuksia epävarmuudesta ja palvelutavoitteesta. Pelkkä yksinkertainen keskiarvo ei yksinään ole täydellinen arvio loppuunmyynnin riskistä.
Tilausmäärä voidaan määrittää taloudellisen tilausmäärän (EOQ) mallin avulla. Perusmuodossaan EOQ tasapainottaa tilauskustannukset ja varaston ylläpitokustannukset yksinkertaistetuilla oletuksilla, kuten tasaisella kysynnällä ja vakiomuotoisella täydennyksen toimitusajalla. Todellisissa ostopäätöksissä on ehkä otettava huomioon myös pakkausmäärät, vähimmäistilausmäärät, säilyvyysaika, varastointikapasiteetti ja kuljetusjärjestelyt.
EOQ ja FQS liittyvät siis toisiinsa, mutta eivät ole sama asia. EOQ on menetelmä eräkoon laskemiseen tietyillä oletuksilla; FQS on täydennyskäytäntö, jossa käytetään ennalta määritettyä eräkokoa. Kiinteän määrän käytännössä voidaan käyttää jonkin muun menetelmän avulla valittua määrää.
Esimerkki verkkokaupasta
Tarkastellaan hypoteettista verkkokauppiasta, joka täydentää yhden lisävarusteen varastoa yhdessä toimituspisteessä. Oletetaan, että odotettu kysyntä on 12 yksikköä päivässä, täydennyksen toimitusaika on 8 päivää ja jälleenmyyjä on valinnut varmuusvarastoksi 24 yksikköä. Nämä luvut ovat esimerkkejä eivätkä toimialan vertailuarvoja.
Toimitusajan odotettu kysyntä on 96 yksikköä. Kun varmuusvarasto lisätään, tilauspisteeksi saadaan 120 yksikköä. Oletetaan, että kiinteä täydennysmäärä on 240 yksikköä.
| Varastotilanne | Laskelma | Käytännön vaikutus |
|---|---|---|
| 120 yksikköä varastossa, ei avoimia tilauksia eikä jälkitoimituksia | Varastoasema = 120 yksikköä | Tilauskynnys saavutetaan; tilaa 240 yksikköä. |
| 60 yksikköä varastossa, 240 yksikköä tilattu mutta vastaanottamatta, ei jälkitoimituksia | Varastoasema = 300 yksikköä | Pelkkä pieni fyysinen saldo ei käynnistä uutta tilausta. |
| 130 yksikköä varastossa, ei avoimia tilauksia, 20 yksikköä jälkitoimituksessa | Varastoasema = 110 yksikköä | Varastoasema on kynnyksen alapuolella; täydennys tarvitaan. |
Tilauksen tekeminen kasvattaa varastoasemaa, koska tilattu mutta vastaanottamatta oleva tarjonta kasvaa. Se ei kasvata varastossa olevaa määrää välittömästi. Kun tilaus vastaanotetaan, määrä siirtyy tilatusta mutta vastaanottamatta olevasta varastosta varastossa olevaan varastoon; vastaanotto yksin ei kasvata varastoasemaa, jos kaikki muut arvot pysyvät muuttumattomina.
Jos suuri tapahtuma laskee varastoaseman huomattavasti tilauspisteen alapuolelle, yksi täydennyserä ei ehkä nosta sitä kynnyksen yläpuolelle. Toimintamenettelyssä tulisi määrittää, vapautetaanko useita kiinteän kokoisia eriä vai merkitäänkö tilanne poikkeukseksi. Tämän toiminnan tulisi olla selkeästi määriteltyä eikä sattumanvaraisen ohjelmistoasetuksen varassa.
Käyttö varastoinnissa ja kansainvälisessä verkkokaupassa
Verkkokaupan toiminnassa FQS voi ohjata täydennystä toimittajalta toimituskeskukseen tai keskusvarastosta alueelliseen varastointipaikkaan. Se hallitsee varaston saatavuutta asiakastilausten käsittelyn ylävirrassa; se ei määritä yksittäisen asiakaslähetyksen pakkaamista, seurantaa tai toimitusta.
Kansainvälisessä hankinnassa täydennyksen toimitusaikaan voivat sisältyä toimittajan valmistelu, lähtömaan käsittely, kansainvälinen kuljetus, tullikäsittely, vastaanotto ja tarkastus. Se, mitkä vaiheet laskelmaan kuuluvat, riippuu siitä, milloin täydennyksen kello käynnistyy ja milloin varasto tulee myyntiä tai toimitusten käsittelyä varten saataville. Pelkän kuljetusajan käyttäminen voi jättää täydennyssyklin olennaisia osia huomioimatta.
Tulliviivästykset tai epävarmat kuljetusaikataulut eivät muuta FQS:n määritelmää. Ne vaikuttavat sen parametrien määrittämisessä käytettäviin toimitusaikaoletuksiin ja riskinarviointiin. Samoin lähetysten seuranta voi antaa tietoa saapuvasta tarjonnasta, mutta seurantatapahtumat eivät korvaa tarkkoja varastotietoja.
Palautukset edellyttävät erillistä käsittelyä. Palautetun tuotteen tulisi kasvattaa käyttökelpoista varastoa vasta, kun sovellettava vastaanotto- ja käsittelyprosessi osoittaa, että tuote voidaan myydä tai käyttää muulla tavoin. Odotetun palautuksen laskeminen välittömästi saatavilla olevaksi varastoksi voi antaa tarjonnasta liian suuren arvion.
Kiinteän määrän ja jaksottaisen tarkastelun järjestelmät
| Vertailu | Kiinteän määrän järjestelmä | Jaksottaisen tarkastelun tavoitetasojärjestelmä |
|---|---|---|
| Tarkastelun ajoitus | Varastoasemaa seurataan jatkuvasti vakiomallissa. | Varastoasema tarkastetaan ennalta määrätyin väliajoin. |
| Tilauksen laukaisin | Määritetty tilauspiste saavutetaan tai alitetaan. | Ajoitettu tarkastelu suoritetaan ja siinä havaitaan täydennystarve. |
| Tilausmäärä | Ennalta määritetty täydennyserä. | Määrä, joka lasketaan varastoaseman nostamiseksi tavoitetasolle. |
| Tilausten välinen aika | Vaihtelee varaston vähenemisen mukaan. | Tilaisuus tilata syntyy kiintein tarkasteluvälein. |
| Keskeinen suunnitteluhuoli | Kysyntä ja epävarmuus täydennyksen toimitusaikana. | Kysyntä ja epävarmuus tarkasteluvälin ja täydennyksen toimitusajan aikana. |
Tämä vertailu kuvaa kahta vakiomuotoista käytäntöä, ei kaikkia mahdollisia varastojärjestelyjä. Myös hybridikäytäntöjä on olemassa. Esimerkiksi min–max-järjestelmä käynnistyy yleensä vähimmäistasolla ja tilaa enimmäistasolle asti, joten sen täydennysmäärä voi vaihdella. Kiinteän määrän järjestelmää ei pidä automaattisesti pitää tämän käytännön toisena nimenä.
Operatiiviset rajoitukset ja tarkistukset
FQS tarjoaa selkeän täydennyssäännön, mutta se ei takaa, että loppuunmyynnit tai ylimääräinen varasto vältetään. Kysynnän muutokset, epätarkat tietueet, myöhästyneet toimitukset ja sopimattomat käytäntöasetukset voivat heikentää tuloksia.
- Tarkista kysyntäperuste. Varmista, että ennusteissa ja historiallisessa kulutuksessa käytetään samoja yksiköitä ja ajanjaksoja kuin varastokäytännössä. Loppuunmyyntijaksot voivat peittää kysynnän, jota ei voitu täyttää.
- Tarkista käyttökelpoinen tarjonta. Täsmäytä fyysinen varasto, avoimet ostotilaukset, varaukset ja jälkitoimitukset. Poista peruutetut tilaukset ja erota saatavuudeltaan rajoitettu varasto myyntikelpoisesta varastosta.
- Tarkista toimitusajan rajat. Mittaa todellisesta tilaustapahtumasta siihen hetkeen, jolloin vastaanotettu varasto tulee käyttökelpoiseksi, äläkä luota asiaan liittymättömään toimitusaika-arvioon.
- Tarkista määrärajoitteet. Varmista, että kiinteä erä sopii toimittajan vähimmäismääriin, pakkauskokoihin, varastointikapasiteettiin ja tuotteen säilyvyysaikaan.
- Tarkista poikkeamien käsittely. Määritä toimintatavat osatoimituksille, suurille kysyntäpiikeille, toimittajapuutteille ja tilanteille, joissa varastoasema jää yhden tilauksen jälkeen edelleen kynnyksen alapuolelle.
- Tarkista parametrit olosuhteiden muuttuessa. Kiinteä määrä on käytäntöasetus, ei vaatimus säilyttää sama eräkoko loputtomasti.
Nämä tarkistukset ovat erityisen tärkeitä, kun samaa tuotetta varastoidaan useissa paikoissa. Kullakin paikalla voi olla erilainen kysyntä, toimitusaika ja avoin tarjonta. Yrityksen kokonaisvarastomäärä ei siksi välttämättä sovellu yksittäisen varaston täydennyksen laukaisimeksi.
UKK
Hankkiiko kiinteän määrän järjestelmä varastoa kiinteän aikataulun mukaan?
Ei. Määrä on ennalta määritetty, mutta tilauksen käynnistää varastoasema. Nopeampi kysyntä voi lyhentää tilausten välistä aikaa, kun taas hitaampi kysyntä voi pidentää sitä.
Onko kiinteän määrän järjestelmä sama kuin EOQ?
Ei. EOQ laskee täydennyserän määriteltyjen kustannus- ja kysyntäoletusten perusteella. Kiinteän määrän järjestelmä on käytäntö, jossa ennalta määritetty erä tilataan, kun tilauskynnys saavutetaan.
Miksi käyttää varastoasemaa varastossa olevan määrän sijaan?
Varastoasema sisältää avoimet täydennykset ja täyttämättömän kysynnän. Pelkän fyysisen varaston käyttäminen voi jättää huomiotta jo tilatun tarjonnan tai vielä täyttämättä olevat velvoitteet.
Voiko kiinteää tilausmäärää muuttaa?
Kyllä. Määrä pysyy nykyisen käytännön mukaisesti kiinteänä, mutta sitä voidaan muuttaa, kun kysyntä, kustannukset, toimittajan rajoitteet, varastointirajat tai muut asiaankuuluvat olosuhteet muuttuvat.
Lähteet
- North Carolina State University, Supply Chain Resource Cooperative: Inventory Management Review Notes — Tukee varastonhallinnan käsitteitä, täydennysmalleja, tilauspisteitä sekä tilausmäärän ja varastokustannusten välistä suhdetta.
- MIT OpenCourseWare: Supply Chain Planning, Lecture Notes — Akateeminen lähde varaston suunnitteluun, deterministisiin ja probabilistisiin varastomalleihin sekä täydennyskäytäntöjen oletuksiin.
