Tiekėjų santykių valdymas (SRM)
Kas yra santykių su tiekėjais valdymas (SRM)?
Santykių su tiekėjais valdymas (SRM) – tai struktūrizuotas požiūris į nuolatinės organizacijos sąveikos su tiekėjais valdymą, siekiant užtikrinti patikimą tiekimą, sutartą veiklos lygį, rizikos valdymą ir tinkamą bendradarbiavimą. Logistikos, elektroninės prekybos ir tarpvalstybinės prekybos srityse tai apima santykius su prekėms ar paslaugoms tiekiančiomis įmonėmis, įskaitant gamintojus, didmenininkus, pakavimo medžiagų tiekėjus, sandėlius ir transporto paslaugų teikėjus. SRM susieja pirkimo sprendimus su vėliau atsirandančiais veiklos rezultatais, tokiais kaip produktų prieinamumas, pristatymo patikimumas ir pasikartojančių problemų sprendimas.
Įprastas terminas yra supplier relationship management, nors taip pat vartojama daugiskaitos forma supplier relationships management. SRM apibūdina valdymo discipliną, o ne vien programinę įrangą. Jos apimtis gali apimti veiklos rezultatų peržiūras, komunikacijos tvarką, tobulinimo planus ir bendrą planavimą. Tiekėjui skiriamas dėmesys turėtų atspindėti santykių svarbą ir riziką, o ne remtis prielaida, kad su kiekvienu tiekėju reikia elgtis vienodai.
Vaidmuo logistikoje ir elektroninėje prekyboje
Santykiai su tiekėjais daro įtaką keliems elektroninės prekybos tiekimo grandinės etapams. Gamintojo gamybos įsipareigojimai lemia, kada atsargos tampa prieinamos. Pakavimo specifikacijos lemia, ar prekės gali būti laikomos ir gabenamos išvengiant išvengiamos žalos. Sutartys su sandėliavimo ir transporto paslaugų teikėjais daro įtaką užsakymų vykdymui ir pristatymui. SRM suteikia sistemą šioms priklausomybėms aptarti su už jas atsakingomis įmonėmis.
Elektroninės prekybos mažmenininkui SRM gali susieti pirkimą, atsargų planavimą, kokybės užtikrinimą, logistiką, finansus ir klientų aptarnavimą. Kiekviena funkcija mato skirtingus įrodymus. Pirkimų komandos mato suderintas sąlygas; sandėlio komandos – trūkumus ir sugadintus pristatymus; finansų komandos – sąskaitų neatitikimus; klientų aptarnavimo komandos – skundus ir grąžinimus. Santykių peržiūra gali sujungti šiuos pastebėjimus, užuot kiekvieną incidentą laikius nesusijusia problema.
Tarpvalstybinėse operacijose santykiai taip pat gali apimti siuntų dokumentų, produktų specifikacijų, kilmės informacijos ir transporto perdavimo koordinavimą. Tačiau pats SRM susitarimas nenustato muitinės atsakomybės, neperkelia teisinių įsipareigojimų ir nepakeičia taikytinos pardavimo sutarties. Šios atsakomybės priklauso nuo sandorio, sutarties sąlygų ir taikytinos teisės.
Pagrindinės veiklos
SRM derina priežiūrą ir bendradarbiavimą. Priežiūra nustato, ar laikomasi įsipareigojimų; bendradarbiavimas padeda spręsti problemas, kurioms reikia tiek pirkėjo, tiek tiekėjo veiksmų. Toliau aprašytos praktinės darbo sritys, o ne privaloma ar visuotinai standartizuota seka.
| Veikla | Tikslas | Veiklos pavyzdys |
|---|---|---|
| Tiekėjų segmentavimas | Nustatyti, kiek valdymo dėmesio reikia santykiams. | Atidžiau vertinti sunkiai pakeičiamą gamintoją nei lengvai pakeičiamą standartinių prekių tiekėją. |
| Valdymas ir komunikacija | Nustatyti kontaktus, sprendimų teises ir eskalavimo kelius. | Nustatyti, kas gali patvirtinti gamybos pakeitimą arba reaguoti į neįvykdytą išsiuntimo įsipareigojimą. |
| Veiklos rezultatų peržiūra | Palyginti faktinius rezultatus su sutartais lūkesčiais. | Peržiūrėti pristatymo datas, priimtus kiekius ir pasikartojančias kokybės problemas. |
| Rizikos vertinimas | Nustatyti sąlygas, galinčias sutrikdyti tiekimą ar sukelti kitą reikšmingą žalą. | Įvertinti priklausomybę nuo vienos gamybos vietos arba neišspręstas subrangos problemas. |
| Korekciniai veiksmai | Šalinti pasikartojančių nesėkmių priežastis. | Sudaryti susitarimą dėl pakavimo pakeitimų ištyrus pasikartojančią žalą transportuojant. |
| Bendras tobulinimas | Koordinuoti pakeitimus, kuriuose turi dalyvauti abi organizacijos. | Suderinti atsargų papildymo informaciją su gamybos planavimu. |
Kaip veikia SRM procesas
1. Nustatyti santykius ir jų svarbą
Pirmiausia pirkėjas nustato, ką tiekėjas teikia, kokios operacijos nuo to priklauso ir kas nutiktų, jei tiekimas nutrūktų arba veiklos rezultatai pablogėtų. Svarbūs aspektai yra pakeitimo sudėtingumas, galimos alternatyvos, veiklos kritiškumas ir kokybės ar atitikties problemų rizika. Pirkimo vertė yra svarbi, tačiau net ir nedidelės vertės komponentas gali sutrikdyti daug vertingesnio galutinio produkto pardavimą.
2. Nustatyti bendrus lūkesčius
Šalys turi bendrai suprasti produkto ar paslaugos reikalavimus, pristatymo įsipareigojimus, komunikacijos procedūras ir problemų sprendimą. Veiklos lūkesčiai turėtų atitikti sutartį, o ne kurti neformalius įsipareigojimus, kurie jai prieštarauja. Logistikos paslaugų atveju tai gali apimti nustatymą, kuris įvykis laikomas paėmimu, priėmimu sandėlyje, išsiuntimu ar pristatymu.
3. Surinkti tinkamus įrodymus
Veiklos rezultatų aptarimui reikia įrašų, kuriuos galima nuosekliai interpretuoti. Naudingi duomenys gali būti pirkimo užsakymai, patvirtinimai, patikros rezultatai, sandėlio priėmimo dokumentai, siuntos įvykiai, sąskaitos faktūros ir užfiksuoti skundai. Prieš darant išvadas šalys turėtų patikrinti, ar tariamą nesėkmę lėmė tiekėjo veiksmai, netikslios pirkėjo instrukcijos, duomenų problema arba įvykis, nepatenkantis į sutartą tiekėjo atsakomybę.
4. Peržiūrėti rezultatus ir ištirti priežastis
Peržiūros metu reikėtų atskirti pavienius nukrypimus nuo pasikartojančių tendencijų. Jei pristatymai nuolat vėluoja, palyginti su sutartomis datomis, galima nagrinėti gamybos pajėgumus, prognozių pokyčius, rezervavimo tvarką arba neišsamias siuntimo instrukcijas. Atsakomybės priskyrimas neištyrus priežasčių gali palikti pagrindinę problemą neišspręstą.
5. Susitarti dėl veiksmų ir patikrinti jų įvykdymą
Tobulinimo plane turėtų būti nurodyta problema, už veiksmą atsakingas asmuo, reikalingi įrodymai ir sutarta užbaigimo data. Veiksmo užbaigimas reiškia daugiau nei įrašą, kad įvyko susitikimas. Priklausomai nuo problemos, įrodymai gali būti patvirtinta specifikacija, pakeistos veiklos instrukcijos, patikros rezultatai arba vėlesni veiklos rezultatai, rodantys, kad pakeitimas veikia.
6. Iš naujo įvertinti santykius
Tinkami santykiai gali keistis keičiantis produktams, kiekiams, rizikoms ir verslo reikalavimams. Galimi atsakai yra tolesnis bendradarbiavimas, pakeistos kontrolės priemonės, papildomos tiekimo galimybės arba tvarkingas perėjimas. Pasitraukimo plane gali reikėti aptarti neįvykdytus užsakymus, atsargas, įrankius, prieigą prie informacijos ir neišspręstas pretenzijas.
Tiekėjų segmentavimas ir santykių intensyvumas
Segmentavimas padeda paskirstyti ribotus valdymo išteklius. Nėra vieno SRM kategorijų rinkinio, kurį privalėtų naudoti kiekviena organizacija. Įmonė gali atskirti strategiškai svarbius santykius nuo įprastų pirkimo santykių, tačiau kriterijai turėtų būti aiškūs. Aprašomieji pavadinimai, tokie kaip strateginis, kritinis ar sandorinis, yra prasmingi tik tada, kai susiejami su veiklos poreikiais.
Naudingi vertinimo klausimai: ar yra alternatyvų, kiek užtruktų naujo tiekėjo kvalifikavimas, ar tiekėjas turi esminių įrankių ar žinių ir ar sutrikimas užkirstų kelią užsakymų įvykdymui. Santykių stiprumo nereikėtų spręsti vien pagal išlaidas. Taip pat artimi darbiniai santykiai neturėtų panaikinti dokumentuotų įsipareigojimų ir nepriklausomų patikrų poreikio.
Veiklos rodikliai ir jų ribos
SRM gali naudoti tiekėjo vertinimo kortelę, tačiau rodikliai turi būti aiškiai apibrėžti, o duomenys – patikimi. Vertinimo kortelė yra pagrindas diskusijai, o ne išsamus veiklos rezultatų paaiškinimas.
| Rodiklis | Ką jis gali parodyti | Apibrėžimo ar interpretavimo klausimas |
|---|---|---|
| Pristatymas laiku | Ar pristatymai atitinka sutartą terminą. | Nurodyti sutartą datą, pristatymo laikotarpį ir matavimo įvykį. |
| Užsakymo komplektiškumas | Ar pristatomi reikiami kiekiai ir prekės. | Paaiškinti, kaip vertinami daliniai pristatymai ir patvirtinti pakaitalai. |
| Kokybės priėmimas | Ar gautos prekės atitinka nustatytus priėmimo reikalavimus. | Nurodyti patikros pagrindą ir atskirti atrankos rezultatus nuo visos siuntos patikros. |
| Pristatymo termino pastovumas | Kiek nuspėjamas atsargų papildymo laikas. | Naudoti nuoseklius pradžios ir pabaigos taškus bei atsižvelgti į patvirtintus užsakymo pakeitimus. |
| Korekcinių veiksmų veiksmingumas | Ar sutarti pakeitimai išsprendžia nustatytą problemą. | Administracinio uždarymo nelaikyti patvirtintu pagerėjimu. |
| Dokumentų tikslumas | Ar reikiama informacija yra išsami ir nuosekli. | Nustatyti, kurie dokumentai ir kurios šalies atsakomybės vertinamos. |
Rezultatai turėtų būti interpretuojami atsižvelgiant į sutartą tiekėjo atsakomybės sritį. Gamintojas neturėtų būti automatiškai laikomas atsakingu už pristatymo vėlavimą, įvykusį po transporto perdavimo, kuris nepatenka į jo atsakomybę. Ir atvirkščiai, vežėjo vėlavimas neturėtų užgožti ankstesnio tiekėjo negebėjimo laiku paruošti prekių. Atskirti etapai padeda diskusiją padaryti naudingesnę.
Tarpvalstybinės elektroninės prekybos pavyzdys
Pavyzdžiui, internetinis mažmenininkas gali pirkti namų apyvokos prekes iš užsienio gamintojo ir naudotis atskiro krovinių vežėjo paslaugomis, kad nugabentų jas į užsakymų vykdymo sandėlį. Mažmenininkas pastebi pasikartojančius trūkumus priimant prekes sandėlyje ir nenuoseklią informaciją apie produktus siuntimo dokumentuose.
Taikydami SRM mažmenininkas ir gamintojas galėtų palyginti pakavimo įrašus su gautais kiekiais, patvirtinti ženklinimo ir pakavimo reikalavimus bei paskirti atsakomybę už dokumentų duomenų patikrą prieš išsiunčiant prekes. Krovinių vežėjas prireikus galėtų pateikti perdavimo įrašus. Šie veiksmai padeda atskirti pakavimo klaidas, dokumentų klaidas ir transportavimo metu atsiradusius nuostolius, o ne manyti, kad jų priežastis yra ta pati.
Jei klientai taip pat praneštų apie sugadintas prekes, šalys galėtų nagrinėti pakavimo specifikacijas kartu su tvarkymo įrodymais. Šis pavyzdys iliustruoja koordinuotą tyrimą; jis nenustato, kad vien tiekėjų bendradarbiavimas užkirs kelią žalai ar pašalins muitinės vėlavimus.
Susiję terminai ir ribos
| Terminas | Pagrindinis dėmesys | Santykis su SRM |
|---|---|---|
| Pirkimas | Prekių ir paslaugų įsigijimas, įskaitant tiekėjų paiešką ir pirkimo veiklą. | SRM iš dalies sutampa su pirkimu, tačiau daugiau dėmesio skiria nuolatiniams santykiams su tiekėjais. |
| Tiekėjų valdymas | Plati tiekėjų priežiūra, įskaitant įrašus, kvalifikaciją, atitiktį ir veiklos rezultatus. | Vartojimas sutampa su SRM; kai kurios organizacijos šiuos terminus vartoja kaip sinonimus. |
| Tiekėjų veiklos rezultatų valdymas | Tiekėjų rezultatų matavimas ir gerinimas pagal lūkesčius. | Tai svarbi SRM dalis, tačiau SRM taip pat apima valdymą ir bendradarbiavimą. |
| Sutarčių valdymas | Sutartinių teisių, įsipareigojimų, pakeitimų ir teisių gynimo priemonių administravimas. | SRM turi atitikti sutartis, tačiau neapsiriboja sutartiniu administravimu. |
| Tiekimo grandinės valdymas | Tiekimo, gamybos, atsargų, logistikos ir susijusių srautų koordinavimas. | SRM apima santykius su tiekėjais šioje platesnėje srityje. |
Dažni nesusipratimai
- SRM yra tik derybos dėl kainos. Komercinės sąlygos yra svarbios, tačiau santykių valdymas taip pat apima patikimumą, kokybę, riziką ir tobulinimą.
- SRM reikia specializuotos programinės įrangos. Programinė įranga gali padėti valdyti įrašus, darbo eigas ir ataskaitas, tačiau ji nepakeičia atsakingų žmonių, sutartų procesų ar patikimų įrodymų.
- Kiekvienas tiekėjas turėtų tapti strateginiu partneriu. Santykių intensyvumas turėtų atspindėti verslo poreikius; įprastiems sandoriams gali pakakti paprastesnių kontrolės priemonių.
- Geri santykiai pakeičia išsamų patikrinimą. Bendradarbiavimas nepanaikina poreikio vertinti rizikas ir tirti problemas. Atsakingo verslo išsamus patikrinimas taip pat apima ne tik pristatymo ir sąnaudų rezultatus, bet ir galimą neigiamą poveikį.
Klausimai ir atsakymai
Ką SRM reiškia elektroninėje prekyboje?
Tai nuolatinių santykių su tiekėjais, kurių prekės ar paslaugos padeda užtikrinti produktų prieinamumą, užsakymų vykdymą ir kitus verslo reikalavimus, valdymas. Tai gali apimti gamintojus, didmenininkus, pakavimo medžiagų tiekėjus ir logistikos paslaugų teikėjus.
Ar SRM yra tas pats, kas pirkimas?
Ne. Pirkimas apima prekių ir paslaugų įsigijimą. SRM daugiausia dėmesio skiria santykių su tiekėjais valdymui laikui bėgant, nors atsakomybės ir terminai gali sutapti.
Ar logistikos paslaugų teikėjas gali būti įtrauktas į SRM?
Taip. Kai įmonė perka transportavimo, sandėliavimo ar užsakymų vykdymo paslaugas, paslaugų teikėjas yra paslaugų tiekėjas. SRM gali apimti jo sutartus veiklos rezultatus, komunikaciją, rizikas ir tobulinimo veiksmus.
Kaip vertinami santykių su tiekėjais rezultatai?
Įmonės gali derinti aiškiai apibrėžtus veiklos rodiklius su neišspręstų problemų, rizikų ir tobulinimo veiksmų peržiūra. Nė vienas rodiklis nenustato bendros santykių su tiekėju kokybės.
Šaltiniai
- Chartered Institute of Procurement & Supply: Supplier Relationship Management — profesinis SRM, bendradarbiavimo su tiekėjais ir santykių valdymo kontekstas.
- American Society for Quality: Supplier Quality — tiekėjų vertinimas, kokybės reikalavimai, veiklos rezultatų stebėjimas ir tiekėjų tobulinimas.
- OECD Due Diligence Guidance for Responsible Business Conduct — rizika grindžiamas išsamus patikrinimas, susijęs su neigiamu poveikiu veikloje, tiekimo grandinėse ir verslo santykiuose.
