Управление на взаимоотношенията с доставчиците (Srm)
Какво представлява управлението на взаимоотношенията с доставчици (SRM)?
Управлението на взаимоотношенията с доставчици (SRM) е структуриран подход за управление на текущите взаимодействия на дадена организация с доставчици с цел осигуряване на надеждни доставки, договорено ниво на изпълнение, управление на риска и подходящо сътрудничество. В логистиката, електронната търговия и трансграничната търговия то обхваща взаимоотношенията с предприятия, които предоставят стоки или услуги, включително производители, търговци на едро, доставчици на опаковки, складове и транспортни оператори. SRM свързва решенията за покупки с последващите оперативни резултати, като наличност на продуктите, надеждност на доставките и разрешаване на повтарящи се проблеми.
Утвърденият термин е управление на взаимоотношенията с доставчици, въпреки че се среща и формулировката в множествено число „управление на взаимоотношенията с доставчици“. SRM описва управленска дисциплина, а не само софтуерно приложение. Обхватът му може да включва прегледи на изпълнението, комуникационни договорености, планове за подобрение и съвместно планиране. Вниманието, отделяно на даден доставчик, трябва да отразява значението и рисковете на взаимоотношенията, вместо да се приема, че всеки доставчик изисква еднакво отношение.
Роля в логистиката и електронната търговия
Взаимоотношенията с доставчиците влияят върху няколко етапа от веригата за доставки в електронната търговия. Производствените ангажименти на производителя влияят върху момента, в който запасите стават налични. Спецификациите на опаковките влияят върху това дали стоките могат да преминат през съхранението и транспорта без предотвратими повреди. Споразуменията за складови и транспортни услуги влияят върху изпълнението на поръчките и доставките. SRM предоставя рамка за обсъждане на тези зависимости с предприятията, отговорни за тях.
За търговец на дребно в електронната търговия SRM може да свързва снабдяването, планирането на запасите, осигуряването на качеството, логистиката, финансите и обслужването на клиентите. Всяка функция разполага с различни доказателства. Екипите по закупуване виждат договорените условия; складовите екипи виждат недостиг и повредени доставки; финансовите екипи виждат несъответствия във фактурите; екипите за обслужване на клиенти виждат оплаквания и връщания. Прегледът на взаимоотношенията може да обедини тези наблюдения, вместо всеки инцидент да се разглежда като несвързан проблем.
При трансгранични операции взаимоотношенията могат да включват и координация относно транспортни документи, спецификации на продуктите, информация за произхода и предаването на пратките между транспортни оператори. Споразумението за SRM обаче само по себе си не определя митническите отговорности, не прехвърля правни задължения и не заменя приложимия договор за продажба. Тези отговорности зависят от сделката, договорните условия и приложимото право.
Основни дейности
SRM съчетава надзор със сътрудничество. Надзорът установява дали ангажиментите се изпълняват; сътрудничеството разглежда проблеми, които изискват действия от купувача и доставчика. Следните дейности описват практически области на работа, а не задължителна или универсално стандартизирана последователност.
| Дейност | Цел | Оперативен пример |
|---|---|---|
| Сегментиране на доставчиците | Определяне на необходимото управленско внимание към дадено взаимоотношение. | По-внимателен преглед на производител, който трудно може да бъде заменен, в сравнение с лесно заменяем източник на стандартни доставки. |
| Управление и комуникация | Определяне на контактите, правата за вземане на решения и каналите за ескалация. | Определяне кой може да одобри промяна в производството или да реагира при неизпълнен ангажимент за изпращане. |
| Преглед на изпълнението | Сравняване на действителните резултати с договорените очаквания. | Преглед на датите на доставка, приетите количества и повтарящите се проблеми с качеството. |
| Оценка на риска | Идентифициране на условия, които могат да прекъснат доставките или да причинят друга съществена вреда. | Проверка на зависимостта от един производствен обект или на нерешени въпроси, свързани с подизпълнители. |
| Коригиращи действия | Отстраняване на причините за повтарящи се неизпълнения. | Договаряне на промени в опаковката след разследване на повтарящи се повреди по време на транспорта. |
| Съвместно подобрение | Координиране на промени, които изискват участие от двете организации. | Съгласуване на информацията за попълване на запасите с производственото планиране. |
Как работи процесът на SRM
1. Определяне на взаимоотношението и неговото значение
Първо купувачът установява какво предоставя доставчикът, кои операции зависят от това и какво би се случило, ако доставките спрат или изпълнението се влоши. Важните съображения включват трудността при замяна, наличните алтернативи, оперативната критичност и излагането на проблеми с качеството или съответствието. Стойността на покупката е важна, но компонент с ниска стойност все пак може да прекъсне продажбата на много по-скъп завършен продукт.
2. Установяване на общи очаквания
Страните трябва да имат общо разбиране за изискванията към продукта или услугата, ангажиментите за доставка, процедурите за комуникация и обработката на проблеми. Оперативните очаквания трябва да съответстват на договора, вместо да създават неформални ангажименти, които му противоречат. При логистични услуги това може да включва определяне на събитието, което се счита за вземане, получаване в склад, изпращане или доставка.
3. Събиране на използваеми доказателства
Обсъжданията на изпълнението изискват записи, които могат да бъдат тълкувани последователно. Полезните източници могат да включват поръчки за покупка, потвърждения, резултати от инспекции, складови разписки, събития по пратките, фактури и документирани оплаквания. Преди да направят заключения, страните трябва да проверят дали очевидното неизпълнение отразява действията на доставчика, неточни инструкции на купувача, проблем с данните или събитие извън договорените отговорности на доставчика.
4. Преглед на резултатите и разследване на причините
Прегледът трябва да разграничава изолираните изключения от повтарящите се модели. Ако доставките многократно не спазват договорените дати, обсъждането може да разгледа производствения капацитет, промените в прогнозите, договореностите за резервиране или непълните инструкции за изпращане. Определянето на отговорност без разследване на причините може да остави основния проблем нерешен.
5. Договаряне на действия и проверка на изпълнението
Планът за подобрение трябва да посочи проблема, отговорника за действието, необходимите доказателства и договорената дата за приключване. Приключването на дадено действие означава повече от записване на проведена среща. В зависимост от проблема доказателствата могат да включват одобрена спецификация, преработени оперативни инструкции, резултати от инспекция или последващи резултати, показващи, че промяната е проработила.
6. Повторна оценка на взаимоотношението
Подходящите взаимоотношения могат да се променят с промяната на продуктите, обемите, рисковете и бизнес изискванията. Възможните реакции включват продължаващо сътрудничество, преработени контроли, допълнителни възможности за снабдяване или организиран преход. Планът за излизане може да трябва да обхване отворените поръчки, запасите, инструментите, достъпа до информация и нерешените претенции.
Сегментиране на доставчиците и интензитет на взаимоотношенията
Сегментирането помага за разпределяне на ограничените управленски ресурси. Не съществува единен набор от категории за SRM, който всяка организация трябва да използва. Даден бизнес може да разграничава стратегически важните взаимоотношения от рутинните взаимоотношения при закупуване, но критериите трябва да са ясни. Описателни етикети като стратегически, критичен или транзакционен имат значение само когато са свързани с оперативните потребности.
Полезните въпроси за оценка включват наличието на алтернативи, времето за квалифициране на замяна, това дали доставчикът притежава съществени инструменти или знания и дали прекъсването би възпрепятствало изпълнението. Силата на взаимоотношението не трябва да се извежда единствено от разходите. Също така близкото работно взаимоотношение не трябва да премахва необходимостта от документирани ангажименти и независими проверки.
Показатели за изпълнение и техните ограничения
SRM може да използва карта с показатели за доставчика, но показателите трябва да имат ясни дефиниции и надеждни входни данни. Картата с показатели е доказателство за обсъждане, а не пълно обяснение на изпълнението.
| Показател | Какво може да покаже | Проблем с дефиницията или тълкуването |
|---|---|---|
| Доставка навреме | Дали доставките спазват договореното изискване за срок. | Посочете договорената дата, времевия прозорец за доставка и събитието за измерване. |
| Пълнота на поръчката | Дали пристигат необходимите количества и артикули. | Уточнете третирането на частичните доставки и одобрените замени. |
| Приемане на качеството | Дали получените стоки отговарят на определените изисквания за приемане. | Посочете основата на инспекцията и разграничете констатациите от извадката от пълната инспекция. |
| Последователност на сроковете за изпълнение | Колко предвидимо е времето за попълване на запасите. | Използвайте последователни начални и крайни точки и вземайте предвид одобрените промени в поръчките. |
| Ефективност на коригиращите действия | Дали договорените промени разрешават идентифицирания проблем. | Не приравнявайте административното приключване с потвърдено подобрение. |
| Точност на документацията | Дали необходимата информация е пълна и последователна. | Посочете кои документи и отговорностите на коя страна се оценяват. |
Резултатите трябва да се тълкуват в рамките на договорения обхват на доставчика. Производителят не трябва автоматично да бъде държан отговорен за закъснение на доставката, настъпило след предаване на пратката на транспортен оператор извън неговата отговорност. Обратно, закъснението на превозвача не трябва да прикрива по-ранно неизпълнение на доставчика да подготви стоките навреме. Разделянето на етапите прави обсъждането по-полезно.
Пример за трансгранична електронна търговия
Например онлайн търговец може да закупува домакински стоки от чуждестранен производител и да използва отделен доставчик на товарни услуги за транспортирането им до склад за изпълнение на поръчки. Търговецът забелязва повтарящ се недостиг при приемането в склада и несъответстваща информация за продуктите в транспортните документи.
Чрез SRM търговецът и производителят могат да сравнят записите за опаковане с получените количества, да потвърдят изискванията за етикетиране и опаковане и да определят отговорност за проверка на данните в документите преди изпращането. Доставчикът на товарни услуги може да предостави записи за предаването, когато това е уместно. Тези стъпки помагат да се разграничат грешките при опаковане, грешките в документацията и загубите, възникнали по време на транспорта, вместо да се приема, че имат една и съща причина.
Ако клиентите съобщават и за повредени стоки, страните могат да разгледат спецификациите на опаковката заедно с доказателствата за обработката. Примерът илюстрира координирано разследване; той не установява, че само сътрудничеството с доставчика ще предотврати повредите или ще премахне митническите забавяния.
Свързани термини и граници
| Термин | Основен фокус | Връзка със SRM |
|---|---|---|
| Снабдяване | Получаване на стоки и услуги, включително дейности по намиране и закупуване. | SRM се припокрива със снабдяването, но акцентира върху текущите взаимоотношения с доставчиците. |
| Управление на доставчиците | Широк надзор над доставчиците, включително записи, квалификация, съответствие и изпълнение. | Употребата се припокрива със SRM; някои организации използват термините като взаимозаменяеми. |
| Управление на изпълнението на доставчиците | Измерване и подобряване на резултатите на доставчиците спрямо очакванията. | То е важна част от SRM, но SRM обхваща също управлението и сътрудничеството. |
| Управление на договори | Администриране на договорни права, задължения, промени и средства за защита. | SRM трябва да остане в съответствие с договорите, но не се ограничава до договорната администрация. |
| Управление на веригата за доставки | Координиране на снабдяването, производството, запасите, логистиката и свързаните потоци. | SRM разглежда взаимоотношенията с доставчиците в рамките на този по-широк обхват. |
Често срещани недоразумения
- SRM е само договаряне на цени. Търговските условия са важни, но управлението на взаимоотношенията обхваща също надеждността, качеството, риска и подобрението.
- SRM изисква специализиран софтуер. Софтуерът може да подпомага записите, работните процеси и отчетността, но не заменя отговорните хора, договорените процеси или надеждните доказателства.
- Всеки доставчик трябва да стане стратегически партньор. Интензитетът на взаимоотношенията трябва да отразява бизнес потребностите; рутинните транзакции може да изискват по-прости контроли.
- Доброто взаимоотношение заменя комплексната проверка. Сътрудничеството не премахва необходимостта от оценка на рисковете и разследване на проблемите. Комплексната проверка за отговорно бизнес поведение се простира отвъд изпълнението на доставките и разходите и обхваща потенциалните неблагоприятни въздействия.
Въпроси и отговори
Какво означава SRM в електронната търговия?
Това означава управление на текущите взаимоотношения с доставчици, чиито стоки или услуги подпомагат наличността на продуктите, изпълнението на поръчките и други бизнес изисквания. То може да включва производители, търговци на едро, доставчици на опаковки и доставчици на логистични услуги.
SRM същото ли е като снабдяване?
Не. Снабдяването обхваща получаването на стоки и услуги. SRM се концентрира върху управлението на взаимоотношенията с доставчиците във времето, въпреки че отговорностите и терминологията могат да се припокриват.
Може ли доставчик на логистични услуги да бъде включен в SRM?
Да. Когато даден бизнес закупува транспортни, складови или услуги по изпълнение на поръчки, доставчикът е доставчик на услуги. SRM може да разглежда договореното му изпълнение, комуникацията, рисковете и действията за подобрение.
Как се оценява изпълнението на взаимоотношенията с доставчика?
Бизнесите могат да съчетават ясно дефинирани показатели за изпълнение с прегледи на нерешени проблеми, рискове и действия за подобрение. Нито един показател сам по себе си не установява цялостното качество на взаимоотношенията с даден доставчик.
Източници
- Chartered Institute of Procurement & Supply: Supplier Relationship Management — Професионален контекст за SRM, сътрудничеството с доставчици и управлението на взаимоотношенията.
- American Society for Quality: Supplier Quality — Оценка на доставчиците, изисквания за качество, наблюдение на изпълнението и развитие на доставчиците.
- OECD Due Diligence Guidance for Responsible Business Conduct — Проверка, основана на риска, относно неблагоприятните въздействия в операциите, веригите за доставки и бизнес взаимоотношенията.
