Beszállítói kapcsolatok kezelése(Srm)
Mi a beszállítói kapcsolatmenedzsment (SRM)?
A beszállítói kapcsolatmenedzsment (SRM) strukturált megközelítés egy szervezet beszállítókkal folytatott folyamatos kapcsolatainak kezelésére, a megbízható ellátás, az egyeztetett teljesítmény, a kockázatkezelés és a megfelelő együttműködés támogatása érdekében. A logisztikában, az e-kereskedelemben és a határokon átnyúló kereskedelemben olyan vállalkozásokkal fennálló kapcsolatokat érint, amelyek árukat vagy szolgáltatásokat biztosítanak, beleértve a gyártókat, nagykereskedőket, csomagolóanyag-beszállítókat, raktárakat és szállítási szolgáltatókat. Az SRM összekapcsolja a beszerzési döntéseket az azokból következő működési eredményekkel, például a termékek elérhetőségével, a szállítás megbízhatóságával és a visszatérő problémák megoldásával.
A bevett kifejezés a beszállítói kapcsolatmenedzsment, bár a többes számú supplier relationships management megfogalmazás is előfordul. Az SRM vezetési szakterületet jelöl, nem csupán egy szoftveralkalmazást. Hatóköre magában foglalhatja a teljesítményértékeléseket, a kommunikációs megállapodásokat, a fejlesztési terveket és a közös tervezést. A beszállítóra fordított figyelem mértékének a kapcsolat jelentőségét és kockázatait kell tükröznie, nem pedig abból kell kiindulnia, hogy minden beszállító azonos bánásmódot igényel.
Szerepe a logisztikában és az e-kereskedelemben
A beszállítói kapcsolatok az e-kereskedelmi ellátási lánc több pontjára is hatással vannak. A gyártó termelési kötelezettségvállalásai befolyásolják, mikor válik elérhetővé a készlet. A csomagolási előírások meghatározzák, hogy az áruk elkerülhető sérülések nélkül áthaladhatnak-e a tároláson és a szállításon. A raktározási és szállítási szolgáltatási megállapodások hatással vannak a rendelések teljesítésére és a kézbesítés végrehajtására. Az SRM keretet biztosít e függőségek megvitatásához az értük felelős vállalkozásokkal.
Egy e-kereskedelmi kiskereskedőnél az SRM összekapcsolhatja a beszerzést, a készlettervezést, a minőségbiztosítást, a logisztikát, a pénzügyet és az ügyfélszolgálatot. Minden terület eltérő bizonyítékokat lát. A beszerzési csapatok a kialkudott feltételeket látják; a raktári csapatok a hiányokat és a sérült szállítmányokat; a pénzügyi csapatok a számlaeltéréseket; az ügyfélszolgálati csapatok pedig a panaszokat és a visszaküldéseket. Egy kapcsolati áttekintés ezeket a megfigyeléseket összehozhatja ahelyett, hogy minden esetet egymástól független problémaként kezelne.
A határokon átnyúló műveletekben a kapcsolat kiterjedhet a szállítási dokumentáció, a termékspecifikációk, a származási információk és a szállítási átadások koordinációjára is. Egy SRM-megállapodás azonban önmagában nem határozza meg a vámkötelezettségeket, nem ruházza át a jogi kötelezettségeket, és nem helyettesíti az alkalmazandó adásvételi szerződést. Ezek a felelősségek az ügylet, a szerződéses feltételek és a vonatkozó jogszabályok függvényei.
Fő tevékenységek
Az SRM az ellenőrzést együttműködéssel ötvözi. Az ellenőrzés megállapítja, hogy teljesülnek-e a kötelezettségvállalások; az együttműködés pedig azokat a problémákat kezeli, amelyekhez a vevő és a beszállító közös fellépése szükséges. Az alábbi tevékenységek gyakorlati munkaterületeket írnak le, nem pedig kötelező vagy általánosan szabványosított sorrendet.
| Tevékenység | Cél | Működési példa |
|---|---|---|
| Beszállítói szegmentálás | Annak eldöntése, hogy egy kapcsolat mennyi vezetői figyelmet igényel. | Egy nehezen helyettesíthető gyártó alaposabb felülvizsgálata, mint egy szabványos készletek könnyen helyettesíthető forrásáé. |
| Irányítás és kommunikáció | Kapcsolattartók, döntési jogkörök és eszkalációs útvonalak meghatározása. | Annak azonosítása, ki hagyhat jóvá egy termelési változtatást vagy ki reagálhat egy elmulasztott feladási kötelezettségvállalásra. |
| Teljesítményértékelés | A tényleges eredmények összevetése az egyeztetett elvárásokkal. | A szállítási időpontok, az átvett mennyiségek és a visszatérő minőségi problémák áttekintése. |
| Kockázatértékelés | Az ellátást megszakító vagy más jelentős kárt okozó körülmények azonosítása. | Az egyetlen termelési telephelytől való függőség vagy a megoldatlan alvállalkozói aggályok vizsgálata. |
| Helyesbítő intézkedés | Az ismétlődő hibák okainak kezelése. | Csomagolási változtatásokban való megállapodás az ismétlődő szállítási sérülések kivizsgálását követően. |
| Közös fejlesztés | A mindkét szervezet részvételét igénylő változtatások összehangolása. | Az utánpótlási információk összehangolása a termeléstervezéssel. |
Hogyan működik egy SRM-folyamat?
1. A kapcsolat és annak jelentőségének azonosítása
A vevő először meghatározza, mit biztosít a beszállító, mely műveletek függenek ettől, és mi történne az ellátás leállása vagy a teljesítmény romlása esetén. A releváns szempontok közé tartozik a helyettesítés nehézsége, az elérhető alternatívák, a működési kritikus jelleg, valamint a minőségi vagy megfelelőségi problémáknak való kitettség. A beszerzési érték számít, de egy alacsony értékű alkatrész is megszakíthatja egy sokkal értékesebb késztermék értékesítését.
2. Közös elvárások kialakítása
A feleknek közös értelmezésre van szükségük a termék- vagy szolgáltatási követelményekről, a szállítási kötelezettségvállalásokról, a kommunikációs eljárásokról és a problémakezelésről. A működési elvárásoknak összhangban kell lenniük a szerződéssel, és nem szabad olyan informális kötelezettségvállalásokat létrehozniuk, amelyek ellentétesek azzal. Logisztikai szolgáltatások esetében ez magában foglalhatja annak meghatározását, hogy mely esemény számít átvételnek, raktári átvételnek, feladásnak vagy kézbesítésnek.
3. Használható bizonyítékok összegyűjtése
A teljesítményről szóló megbeszélésekhez olyan nyilvántartások szükségesek, amelyek következetesen értelmezhetők. Hasznos bemenetek lehetnek a megrendelések, visszaigazolások, vizsgálati eredmények, raktári átvételi bizonylatok, szállítási események, számlák és dokumentált panaszok. A következtetések levonása előtt a feleknek ellenőrizniük kell, hogy a látszólagos hiba a beszállító végrehajtásából, pontatlan vevői utasításokból, adatproblémából vagy a beszállító egyeztetett felelősségi körén kívül eső eseményből ered-e.
4. Az eredmények áttekintése és az okok kivizsgálása
Az áttekintésnek meg kell különböztetnie az elszigetelt kivételeket a visszatérő mintáktól. Ha a szállítások ismételten nem érkeznek meg a megállapodás szerinti időpontban, a megbeszélés vizsgálhatja a termelési kapacitást, az előrejelzések változásait, a foglalási megállapodásokat vagy a hiányos szállítási utasításokat. Az okok kivizsgálása nélküli felelősségkijelölés megoldatlanul hagyhatja az alapvető problémát.
5. Intézkedések egyeztetése és a teljesítés ellenőrzése
A fejlesztési tervnek azonosítania kell a problémát, az intézkedés felelősét, a szükséges bizonyítékokat és az egyeztetett befejezési dátumot. Egy intézkedés lezárása többet jelent annál, mint annak rögzítése, hogy egy megbeszélés megtörtént. A problémától függően a bizonyíték lehet jóváhagyott specifikáció, módosított működési utasítás, vizsgálati eredmény vagy olyan későbbi teljesítmény, amely bizonyítja, hogy a változtatás működött.
6. A kapcsolat újraértékelése
A megfelelő kapcsolat változhat, ahogy a termékek, a mennyiségek, a kockázatok és az üzleti követelmények változnak. A lehetséges válaszok közé tartozik a folyamatos együttműködés, a felülvizsgált kontrollok, további ellátási lehetőségek vagy a rendezett átmenet. A kilépési tervnek foglalkoznia kellhet a nyitott megrendelésekkel, a készlettel, a gyártóeszközökkel, az információkhoz való hozzáféréssel és a rendezetlen követelésekkel.
Beszállítói szegmentálás és a kapcsolat intenzitása
A szegmentálás segít a korlátozott vezetői erőforrások elosztásában. Nincs egyetlen olyan SRM-kategóriarendszer, amelyet minden szervezetnek alkalmaznia kell. Egy vállalkozás megkülönböztetheti a stratégiailag fontos kapcsolatokat a rutinszerű beszerzési kapcsolatoktól, de a kritériumoknak egyértelműeknek kell lenniük. Az olyan leíró címkék, mint a stratégiai, kritikus vagy tranzakciós, csak akkor jelentenek valamit, ha működési szükségletekhez kapcsolódnak.
Hasznos értékelési kérdés például, hogy rendelkezésre állnak-e alternatívák, mennyi időt venne igénybe a helyettesítő beszállító minősítése, a beszállító rendelkezik-e alapvető gyártóeszközökkel vagy tudással, illetve hogy egy fennakadás megakadályozná-e a teljesítést. A kapcsolat erősségére nem szabad kizárólag a költésekből következtetni. Hasonlóképpen, a szoros munkakapcsolat sem szünteti meg a dokumentált kötelezettségvállalások és a független ellenőrzések szükségességét.
Teljesítménymutatók és korlátaik
Az SRM alkalmazhat beszállítói értékelőlapot, de a mutatóknak egyértelmű meghatározásokkal és megbízható bemenetekkel kell rendelkezniük. Az értékelőlap a megbeszélés bizonyítéka, nem pedig a teljesítmény teljes magyarázata.
| Mutató | Mit mutathat meg? | Meghatározási vagy értelmezési kérdés |
|---|---|---|
| Időben történő szállítás | Azt, hogy a szállítások megfelelnek-e az egyeztetett időzítési követelménynek. | Meg kell határozni az egyeztetett dátumot, a kézbesítési időablakot és a mérési eseményt. |
| Rendelés teljessége | Azt, hogy a szükséges mennyiségek és tételek megérkeznek-e. | Tisztázni kell a részszállítások és a jóváhagyott helyettesítések kezelését. |
| Minőségi elfogadás | Azt, hogy az átvett áruk megfelelnek-e a meghatározott elfogadási követelményeknek. | Meg kell adni az ellenőrzés alapját, és meg kell különböztetni a mintavételes megállapításokat a teljes körű vizsgálattól. |
| Átfutási idő következetessége | Azt, hogy mennyire kiszámítható az utánpótlás időzítése. | Következetes kezdő- és végpontokat kell használni, és figyelembe kell venni a jóváhagyott rendelésmódosításokat. |
| Helyesbítő intézkedések hatékonysága | Azt, hogy az egyeztetett változtatások megoldják-e az azonosított problémát. | Az adminisztratív lezárást nem szabad azonosítani az igazolt fejlesztéssel. |
| Dokumentáció pontossága | Azt, hogy a szükséges információk teljesek és következetesek-e. | Azonosítani kell, mely dokumentumokat és mely fél felelősségi köreit értékelik. |
Az eredményeket a beszállító egyeztetett felelősségi körén belül kell értelmezni. Egy gyártót nem szabad automatikusan felelőssé tenni egy olyan szállítási késedelemért, amely a felelősségi körén kívüli szállítási átadás után történt. Ezzel szemben a fuvarozó késedelme nem fedheti el a beszállító korábbi mulasztását, amely során nem készítette elő időben az árukat. A mérföldkövek elkülönítése hasznosabbá teszi a megbeszélést.
Határokon átnyúló e-kereskedelmi példa
Tegyük fel például, hogy egy online kiskereskedő háztartási termékeket vásárol egy tengerentúli gyártótól, és egy külön fuvarozót vesz igénybe azok egy teljesítési raktárba történő szállítására. A kiskereskedő ismétlődő hiányokat észlel a raktári átvételkor, valamint következetlen termékinformációkat a szállítási dokumentumokon.
Az SRM keretében a kiskereskedő és a gyártó összehasonlíthatná a csomagolási nyilvántartásokat az átvett mennyiségekkel, megerősíthetné a címkézési és csomagolási követelményeket, valamint kijelölhetné a dokumentumadatok feladás előtti ellenőrzésének felelősét. A fuvarozó szükség esetén átadási nyilvántartásokkal járulhatna hozzá. Ezek a lépések segítenek megkülönböztetni a csomagolási hibákat, a dokumentációs hibákat és a szállítás során bekövetkező veszteségeket, ahelyett hogy azt feltételeznénk, hogy mindegyiknek ugyanaz az oka.
Ha az ügyfelek sérült árukat is jeleznek, a felek a csomagolási specifikációkat a kezelési bizonyítékokkal együtt vizsgálhatják. A példa összehangolt kivizsgálást szemléltet; nem bizonyítja, hogy a beszállítói együttműködés önmagában megakadályozza a sérüléseket vagy megszünteti a vámkésedelmeket.
Kapcsolódó fogalmak és határok
| Fogalom | Fő fókusz | Kapcsolata az SRM-mel |
|---|---|---|
| Beszerzés | Áruk és szolgáltatások megszerzése, beleértve a beszerzési források felkutatását és a vásárlási tevékenységeket. | Az SRM átfedésben van a beszerzéssel, de a folyamatos beszállítói kapcsolatokra helyezi a hangsúlyt. |
| Beszállítói menedzsment | A beszállítók széles körű felügyelete, beleértve a nyilvántartásokat, a minősítést, a megfelelőséget és a teljesítményt. | Használata átfedésben van az SRM-mel; egyes szervezetek szinonimaként használják a kifejezéseket. |
| Beszállítói teljesítménymenedzsment | A beszállítói eredmények mérése és javítása az elvárásokhoz képest. | Az SRM fontos része, de az SRM az irányítást és az együttműködést is magában foglalja. |
| Szerződésmenedzsment | A szerződéses jogok, kötelezettségek, módosítások és jogorvoslatok kezelése. | Az SRM-nek összhangban kell maradnia a szerződésekkel, de nem korlátozódik a szerződéses adminisztrációra. |
| Ellátásilánc-menedzsment | A beszerzés, a termelés, a készletek, a logisztika és a kapcsolódó folyamatok összehangolása. | Az SRM a beszállítói kapcsolatokat ezen tágabb területen belül kezeli. |
Gyakori félreértések
- Az SRM csak az áralkuról szól. A kereskedelmi feltételek fontosak, de a kapcsolatmenedzsment a megbízhatósággal, a minőséggel, a kockázatokkal és a fejlesztéssel is foglalkozik.
- Az SRM speciális szoftvert igényel. A szoftver támogathatja a nyilvántartásokat, a munkafolyamatokat és a jelentéskészítést, de nem helyettesíti a felelős személyeket, az egyeztetett folyamatokat vagy a megbízható bizonyítékokat.
- Minden beszállítónak stratégiai partnerré kell válnia. A kapcsolat intenzitásának az üzleti szükségleteket kell tükröznie; a rutinszerű tranzakciók egyszerűbb kontrollokat igényelhetnek.
- A jó kapcsolat helyettesíti a kellő gondosságot. Az együttműködés nem szünteti meg a kockázatok értékelésének és az aggályok kivizsgálásának szükségességét. A felelős üzleti működésre vonatkozó kellő gondosság a szállítási és költségteljesítményen túl a lehetséges káros hatásokra is kiterjed.
GYIK
Mit jelent az SRM az e-kereskedelemben?
A beszállítókkal fennálló folyamatos kapcsolatok kezelését jelenti, amelyek árui vagy szolgáltatásai támogatják a termékek elérhetőségét, a rendelések teljesítését és más üzleti követelményeket. Ide tartozhatnak a gyártók, a nagykereskedők, a csomagolóanyag-beszállítók és a logisztikai szolgáltatók.
Az SRM ugyanaz, mint a beszerzés?
Nem. A beszerzés az áruk és szolgáltatások megszerzésére terjed ki. Az SRM a beszállítói kapcsolatok időbeli kezelésére összpontosít, bár a felelősségi körök és a terminológia átfedhetik egymást.
Bevonható egy logisztikai szolgáltató az SRM-be?
Igen. Amikor egy vállalkozás szállítási, raktározási vagy teljesítési szolgáltatásokat vásárol, a szolgáltató szolgáltatási beszállítónak minősül. Az SRM kezelheti annak egyeztetett teljesítményét, kommunikációját, kockázatait és fejlesztési intézkedéseit.
Hogyan értékelik a beszállítói kapcsolat teljesítményét?
A vállalkozások egyértelműen meghatározott teljesítménymutatókat kombinálhatnak a megoldatlan problémák, kockázatok és fejlesztési intézkedések áttekintésével. Egyetlen pontszám sem határozza meg egy beszállítói kapcsolat általános minőségét.
Források
- Chartered Institute of Procurement & Supply: Beszállítói kapcsolatmenedzsment — Szakmai háttér az SRM-ről, a beszállítói együttműködésről és a kapcsolatmenedzsmentről.
- American Society for Quality: Beszállítói minőség — Beszállítói értékelés, minőségi követelmények, teljesítményfigyelés és beszállítói fejlesztés.
- OECD iránymutatás a felelős üzleti magatartásra vonatkozó kellő gondosságról — Kockázatalapú kellő gondosság a műveletekben, az ellátási láncokban és az üzleti kapcsolatokban jelentkező káros hatásokkal kapcsolatban.
