Riadenie vzťahov s dodávateľmi (Srm)
Čo je riadenie vzťahov s dodávateľmi (SRM)?
Riadenie vzťahov s dodávateľmi (SRM) je štruktúrovaný prístup k riadeniu priebežných interakcií organizácie s dodávateľmi s cieľom podporiť spoľahlivé dodávky, dohodnutú výkonnosť, riadenie rizík a primeranú spoluprácu. V logistike, elektronickom obchode a cezhraničnom obchode sa týka vzťahov s podnikmi, ktoré poskytujú tovar alebo služby vrátane výrobcov, veľkoobchodníkov, dodávateľov obalov, skladov a prepravných poskytovateľov. SRM prepája rozhodnutia o nákupe s následnými prevádzkovými výsledkami, ako sú dostupnosť produktov, spoľahlivosť dodávok a riešenie opakujúcich sa problémov.
Zaužívaný termín je riadenie vzťahov s dodávateľmi, hoci sa používa aj množné označenie supplier relationships management. SRM opisuje disciplínu riadenia, nielen softvérovú aplikáciu. Jeho rozsah môže zahŕňať hodnotenia výkonnosti, komunikačné postupy, plány zlepšovania a spoločné plánovanie. Úroveň pozornosti venovaná dodávateľovi by mala odrážať význam a riziká vzťahu, nie predpokladať, že každý dodávateľ vyžaduje rovnaké zaobchádzanie.
Úloha v logistike a elektronickom obchode
Vzťahy s dodávateľmi ovplyvňujú viaceré body v dodávateľskom reťazci elektronického obchodu. Výrobné záväzky výrobcu ovplyvňujú, kedy bude tovar dostupný. Špecifikácie obalov ovplyvňujú, či sa tovar môže pohybovať skladovaním a prepravou bez zbytočného poškodenia. Dohody o skladových a prepravných službách ovplyvňujú vybavenie objednávok a realizáciu dodávok. SRM poskytuje rámec na diskusiu o týchto závislostiach s podnikmi, ktoré za ne zodpovedajú.
V prípade predajcu v elektronickom obchode môže SRM prepájať obstarávanie, plánovanie zásob, zabezpečenie kvality, logistiku, financie a zákaznícky servis. Každá funkcia vníma odlišné dôkazy. Nákupné tímy vidia dohodnuté podmienky; skladové tímy vidia nedostatky a poškodené dodávky; finančné tímy vidia nezrovnalosti na faktúrach; tímy zákazníckeho servisu vidia sťažnosti a vrátenia tovaru. Hodnotenie vzťahu môže tieto pozorovania spojiť namiesto toho, aby sa každý incident považoval za nesúvisiaci problém.
V cezhraničných operáciách môže vzťah zahŕňať aj koordináciu dokumentácie k zásielke, špecifikácií produktov, informácií o pôvode a odovzdávania pri preprave. Dohoda SRM však sama osebe neurčuje colné povinnosti, neprenáša právne záväzky ani nenahrádza príslušnú kúpnu zmluvu. Tieto povinnosti závisia od transakcie, zmluvných podmienok a príslušného práva.
Hlavné činnosti
SRM kombinuje dohľad so spoluprácou. Dohľad určuje, či sa plnia záväzky; spolupráca rieši problémy, ktoré si vyžadujú opatrenia zo strany kupujúceho aj dodávateľa. Nasledujúce činnosti opisujú praktické oblasti práce, nie povinné ani všeobecne štandardizované poradie.
| Činnosť | Účel | Prevádzkový príklad |
|---|---|---|
| Segmentácia dodávateľov | Rozhodnúť, koľko pozornosti si vzťah vyžaduje. | Podrobnejšie preskúmať výrobcu, ktorého je ťažké nahradiť, než ľahko nahraditeľný zdroj štandardných dodávok. |
| Riadenie a komunikácia | Stanoviť kontakty, rozhodovacie právomoci a postupy eskalácie. | Určiť, kto môže schváliť zmenu výroby alebo reagovať na nesplnený záväzok odoslania. |
| Hodnotenie výkonnosti | Porovnať skutočné výsledky s dohodnutými očakávaniami. | Preskúmať dátumy dodania, prijaté množstvá a opakujúce sa problémy s kvalitou. |
| Hodnotenie rizík | Identifikovať podmienky, ktoré by mohli prerušiť dodávky alebo spôsobiť inú závažnú škodu. | Preskúmať závislosť od jedného výrobného závodu alebo nevyriešené problémy so subdodávkami. |
| Nápravné opatrenia | Riešiť príčiny opakovaných zlyhaní. | Dohodnúť zmeny obalov po preskúmaní opakovaného poškodenia počas prepravy. |
| Spoločné zlepšovanie | Koordinovať zmeny, ktoré si vyžadujú účasť oboch organizácií. | Zosúladiť informácie o dopĺňaní zásob s plánovaním výroby. |
Ako funguje proces SRM
1. Identifikácia vzťahu a jeho významu
Kupujúci najprv určí, čo dodávateľ poskytuje, ktoré operácie od toho závisia a čo by sa stalo, ak by sa dodávky zastavili alebo výkonnosť zhoršila. Medzi relevantné hľadiská patrí náročnosť nahradenia, dostupné alternatívy, prevádzková kritickosť a vystavenie problémom s kvalitou alebo dodržiavaním predpisov. Hodnota nákupu je dôležitá, ale aj komponent s nízkou hodnotou môže prerušiť predaj oveľa hodnotnejšieho hotového produktu.
2. Stanovenie spoločných očakávaní
Strany potrebujú spoločné porozumenie požiadavkám na produkt alebo službu, záväzkom týkajúcim sa dodania, komunikačným postupom a riešeniu problémov. Prevádzkové očakávania by mali byť v súlade so zmluvou a nemali by vytvárať neformálne záväzky, ktoré sú s ňou v rozpore. V prípade logistických služieb to môže zahŕňať určenie toho, ktorá udalosť sa považuje za vyzdvihnutie, príjem v sklade, odoslanie alebo dodanie.
3. Zhromaždenie použiteľných dôkazov
Diskusie o výkonnosti si vyžadujú záznamy, ktoré možno konzistentne interpretovať. Užitočné vstupy môžu zahŕňať objednávky, potvrdenia, výsledky kontrol, príjemky zo skladu, udalosti pri preprave, faktúry a zdokumentované sťažnosti. Pred vyvodením záverov by mali strany overiť, či zdanlivé zlyhanie odráža plnenie dodávateľa, nepresné pokyny kupujúceho, problém s údajmi alebo udalosť mimo dohodnutých povinností dodávateľa.
4. Preskúmanie výsledkov a zisťovanie príčin
Preskúmanie by malo rozlišovať medzi ojedinelými výnimkami a opakujúcimi sa vzorcami. Ak dodávky opakovane nedodržiavajú dohodnuté dátumy, diskusia môže skúmať výrobnú kapacitu, zmeny prognóz, dohodnuté rezervácie alebo neúplné pokyny k preprave. Priradenie zodpovednosti bez preskúmania príčin môže ponechať základný problém nevyriešený.
5. Dohodnutie opatrení a overenie dokončenia
Plán zlepšovania by mal určiť problém, zodpovednú osobu za opatrenie, požadované dôkazy a dohodnutý termín dokončenia. Uzavretie opatrenia znamená viac než zaznamenanie uskutočnenia stretnutia. V závislosti od problému môžu dôkazy zahŕňať schválenú špecifikáciu, revidované prevádzkové pokyny, výsledky kontroly alebo následnú výkonnosť dokazujúcu, že zmena funguje.
6. Opätovné posúdenie vzťahu
Vhodný vzťah sa môže meniť spolu so zmenami produktov, objemov, rizík a obchodných požiadaviek. Možné reakcie zahŕňajú pokračovanie spolupráce, upravené kontroly, ďalšie možnosti dodávok alebo riadený prechod. Plán ukončenia môže riešiť otvorené objednávky, zásoby, nástroje, prístup k informáciám a nevyriešené nároky.
Segmentácia dodávateľov a intenzita vzťahu
Segmentácia pomáha prideľovať obmedzené zdroje riadenia. Neexistuje jediný súbor kategórií SRM, ktorý musí používať každá organizácia. Podnik môže rozlišovať strategicky dôležité vzťahy od bežných nákupných vzťahov, no kritériá by mali byť jednoznačné. Opisné označenia ako strategický, kritický alebo transakčný majú význam iba vtedy, keď sú prepojené s prevádzkovými potrebami.
Užitočné otázky pri hodnotení zahŕňajú, či sú dostupné alternatívy, ako dlho by trvala kvalifikácia náhrady, či dodávateľ vlastní nevyhnutné nástroje alebo znalosti a či by narušenie zabránilo vybaveniu objednávok. Sila vzťahu by sa nemala odvodzovať iba od výdavkov. Rovnako blízky pracovný vzťah by nemal odstrániť potrebu zdokumentovaných záväzkov a nezávislých kontrol.
Ukazovatele výkonnosti a ich obmedzenia
SRM môže používať hodnotiacu kartu dodávateľa, no ukazovatele potrebujú jasné definície a spoľahlivé vstupy. Hodnotiaca karta je podkladom na diskusiu, nie úplným vysvetlením výkonnosti.
| Ukazovateľ | Čo môže ukázať | Problém s definíciou alebo interpretáciou |
|---|---|---|
| Dodanie načas | Či dodávky spĺňajú dohodnutú časovú požiadavku. | Určiť dohodnutý dátum, časové okno dodania a udalosť merania. |
| Kompletnosť objednávky | Či dorazia požadované množstvá a položky. | Objasniť zaobchádzanie s čiastočnými dodávkami a schválenými náhradami. |
| Akceptácia kvality | Či prijatý tovar spĺňa stanovené požiadavky na prijatie. | Uviesť základ kontroly a rozlíšiť zistenia zo vzorkovania od úplnej kontroly. |
| Stálosť dodacej lehoty | Ako predvídateľné je načasovanie dopĺňania zásob. | Používať konzistentné počiatočné a koncové body a zohľadniť schválené zmeny objednávky. |
| Účinnosť nápravných opatrení | Či dohodnuté zmeny vyriešia identifikovaný problém. | Administratívne uzavretie nezamieňať za overené zlepšenie. |
| Presnosť dokumentácie | Či sú požadované informácie úplné a konzistentné. | Určiť, ktoré dokumenty a povinnosti ktorej strany sa hodnotia. |
Výsledky by sa mali interpretovať v rámci dohodnutého rozsahu zodpovednosti dodávateľa. Výrobca by nemal byť automaticky zodpovedný za oneskorenie dodávky, ku ktorému došlo po odovzdaní prepravy mimo jeho zodpovednosti. Naopak, oneskorenie prepravcu by nemalo zakryť skoršie zlyhanie dodávateľa pri včasnej príprave tovaru. Oddelenie jednotlivých míľnikov robí diskusiu užitočnejšou.
Príklad cezhraničného elektronického obchodu
Online predajca môže napríklad nakupovať domáce potreby od zahraničného výrobcu a využívať samostatného poskytovateľa nákladnej dopravy na ich prepravu do skladu na vybavovanie objednávok. Predajca si všimne opakované nedostatky pri príjme v sklade a nekonzistentné informácie o produktoch v prepravných dokumentoch.
Prostredníctvom SRM by predajca a výrobca mohli porovnať záznamy o balení s prijatými množstvami, potvrdiť požiadavky na označovanie a balenie a prideliť zodpovednosť za kontrolu údajov v dokumentoch pred odoslaním. Poskytovateľ nákladnej dopravy by mohol v relevantných prípadoch poskytnúť záznamy o odovzdaní. Tieto kroky pomáhajú rozlíšiť chyby pri balení, chyby v dokumentácii a straty vzniknuté počas prepravy namiesto predpokladu, že majú rovnakú príčinu.
Ak zákazníci nahlásia aj poškodený tovar, strany by mohli preskúmať špecifikácie obalov spolu s dôkazmi o manipulácii. Príklad ilustruje koordinované vyšetrovanie; nestanovuje, že samotná spolupráca s dodávateľom zabráni poškodeniu alebo odstráni colné oneskorenia.
Súvisiace pojmy a hranice
| Pojem | Hlavné zameranie | Vzťah k SRM |
|---|---|---|
| Obstarávanie | Získavanie tovaru a služieb vrátane činností vyhľadávania zdrojov a nákupu. | SRM sa prekrýva s obstarávaním, ale zdôrazňuje priebežné vzťahy s dodávateľmi. |
| Riadenie dodávateľov | Široký dohľad nad dodávateľmi vrátane záznamov, kvalifikácie, dodržiavania predpisov a výkonnosti. | Používanie pojmov sa prekrýva; niektoré organizácie ich používajú zameniteľne. |
| Riadenie výkonnosti dodávateľov | Meranie a zlepšovanie výsledkov dodávateľov podľa očakávaní. | Je dôležitou súčasťou SRM, ale SRM zahŕňa aj riadenie a spoluprácu. |
| Riadenie zmlúv | Správa zmluvných práv, povinností, zmien a nápravných prostriedkov. | SRM musí zostať v súlade so zmluvami, ale neobmedzuje sa na zmluvnú administratívu. |
| Riadenie dodávateľského reťazca | Koordinácia získavania zdrojov, výroby, zásob, logistiky a súvisiacich tokov. | SRM rieši vzťahy s dodávateľmi v rámci tohto širšieho rozsahu. |
Bežné nedorozumenia
- SRM je iba vyjednávanie o cene. Obchodné podmienky sú dôležité, ale riadenie vzťahov rieši aj spoľahlivosť, kvalitu, riziko a zlepšovanie.
- SRM vyžaduje špecializovaný softvér. Softvér môže podporovať záznamy, pracovné postupy a vykazovanie, ale nenahrádza zodpovedných ľudí, dohodnuté procesy ani kvalitné dôkazy.
- Každý dodávateľ by sa mal stať strategickým partnerom. Intenzita vzťahu by mala odrážať obchodnú potrebu; bežné transakcie môžu vyžadovať jednoduchšie kontroly.
- Dobrý vzťah nahrádza náležitú starostlivosť. Spolupráca neodstraňuje potrebu hodnotiť riziká a skúmať problémy. Náležitá starostlivosť v zodpovednom podnikaní presahuje aj dodávky a nákladovú výkonnosť a zahŕňa potenciálne nepriaznivé vplyvy.
Časté otázky
Čo znamená SRM v elektronickom obchode?
Znamená riadenie priebežných vzťahov s dodávateľmi, ktorých tovar alebo služby podporujú dostupnosť produktov, vybavovanie objednávok a ďalšie obchodné požiadavky. Môže zahŕňať výrobcov, veľkoobchodníkov, dodávateľov obalov a poskytovateľov logistických služieb.
Je SRM to isté ako obstarávanie?
Nie. Obstarávanie zahŕňa získavanie tovaru a služieb. SRM sa zameriava na riadenie vzťahov s dodávateľmi v priebehu času, hoci povinnosti a terminológia sa môžu prekrývať.
Môže byť poskytovateľ logistických služieb zahrnutý do SRM?
Áno. Keď podnik nakupuje prepravné, skladové alebo realizačné služby, poskytovateľ je dodávateľom služieb. SRM môže riešiť jeho dohodnutú výkonnosť, komunikáciu, riziká a opatrenia na zlepšenie.
Ako sa hodnotí výkonnosť vzťahu s dodávateľom?
Podniky môžu kombinovať jasne definované ukazovatele výkonnosti s preskúmaním nevyriešených problémov, rizík a opatrení na zlepšenie. Žiadne jediné skóre neurčuje celkovú kvalitu vzťahu s dodávateľom.
Zdroje
- Chartered Institute of Procurement & Supply: Riadenie vzťahov s dodávateľmi — Odborný kontext SRM, spolupráce s dodávateľmi a riadenia vzťahov.
- American Society for Quality: Kvalita dodávateľov — Hodnotenie dodávateľov, požiadavky na kvalitu, monitorovanie výkonnosti a rozvoj dodávateľov.
- OECD Due Diligence Guidance for Responsible Business Conduct — Náležitá starostlivosť založená na rizikách týkajúca sa nepriaznivých vplyvov v prevádzke, dodávateľských reťazcoch a obchodných vzťahoch.
