Řízení vztahů s dodavateli (Srm)
Co je řízení vztahů s dodavateli (SRM)?
Řízení vztahů s dodavateli (SRM) je strukturovaný přístup k řízení průběžných interakcí organizace s dodavateli s cílem podpořit spolehlivé dodávky, dohodnutou výkonnost, řízení rizik a vhodnou spolupráci. V logistice, elektronickém obchodování a přeshraničním obchodu se týká vztahů s podniky, které poskytují zboží nebo služby, včetně výrobců, velkoobchodníků, dodavatelů obalů, skladů a poskytovatelů přepravy. SRM propojuje rozhodnutí o nákupu s následnými provozními výsledky, jako je dostupnost produktů, spolehlivost dodávek a řešení opakujících se problémů.
Zavedeným termínem je řízení vztahů s dodavateli, ačkoli se lze setkat také s množným označením supplier relationships management. SRM označuje manažerskou disciplínu, nikoli pouze softwarovou aplikaci. Jeho rozsah může zahrnovat hodnocení výkonnosti, komunikační mechanismy, plány zlepšování a společné plánování. Míra pozornosti věnovaná dodavateli by měla odrážet význam a rizika vztahu, nikoli předpokládat, že každý dodavatel vyžaduje stejné zacházení.
Úloha v logistice a elektronickém obchodování
Vztahy s dodavateli ovlivňují několik bodů v dodavatelském řetězci elektronického obchodu. Výrobní závazky výrobce ovlivňují, kdy bude skladové zboží k dispozici. Specifikace obalů ovlivňují, zda lze zboží skladovat a přepravovat bez zbytečného poškození. Dohody o skladových a přepravních službách ovlivňují vyřízení objednávek a realizaci dodávek. SRM poskytuje rámec pro projednávání těchto závislostí s podniky, které za ně odpovídají.
U prodejce v elektronickém obchodování může SRM propojovat nákup, plánování zásob, zajištění kvality, logistiku, finance a zákaznický servis. Každá funkce pracuje s jinými podklady. Nákupní týmy vidí dojednané podmínky; skladové týmy vidí nedostatky a poškozené dodávky; finanční týmy vidí nesrovnalosti na fakturách; týmy zákaznického servisu vidí stížnosti a vrácení zboží. Hodnocení vztahu může tato zjištění spojit namísto toho, aby každý incident považovalo za nesouvisející problém.
V přeshraničních operacích může vztah zahrnovat také koordinaci přepravní dokumentace, specifikací produktů, informací o původu a předávání zásilek mezi přepravci. Ujednání SRM však samo o sobě neurčuje celní odpovědnosti, nepřenáší právní povinnosti ani nenahrazuje příslušnou kupní smlouvu. Tyto odpovědnosti závisí na transakci, smluvních podmínkách a příslušných právních předpisech.
Hlavní činnosti
SRM kombinuje dohled se spoluprací. Dohled zjišťuje, zda jsou závazky plněny; spolupráce řeší problémy, které vyžadují činnost kupujícího i dodavatele. Následující činnosti popisují praktické oblasti práce, nikoli povinnou nebo všeobecně standardizovanou posloupnost.
| Činnost | Účel | Provozní příklad |
|---|---|---|
| Segmentace dodavatelů | Rozhodnout, jakou míru manažerské pozornosti vztah vyžaduje. | Podrobněji posuzovat výrobce, kterého je obtížné nahradit, než snadno nahraditelný zdroj standardních dodávek. |
| Správa a komunikace | Stanovit kontakty, rozhodovací pravomoci a eskalační postupy. | Určit, kdo může schválit změnu výroby nebo reagovat na nesplnění závazku k odeslání. |
| Hodnocení výkonnosti | Porovnat skutečné výsledky s dohodnutými očekáváními. | Prověřit data dodání, přijatá množství a opakující se problémy s kvalitou. |
| Posouzení rizik | Identifikovat podmínky, které by mohly přerušit dodávky nebo způsobit jinou významnou újmu. | Prověřit závislost na jediném výrobním závodě nebo nevyřešené obavy ohledně subdodávek. |
| Nápravná opatření | Řešit příčiny opakovaných selhání. | Po prošetření opakovaného poškození při přepravě se dohodnout na změnách obalů. |
| Společné zlepšování | Koordinovat změny, které vyžadují účast obou organizací. | Sladit informace o doplňování zásob s plánováním výroby. |
Jak proces SRM funguje
1. Identifikace vztahu a jeho významu
Kupující nejprve určí, co dodavatel poskytuje, které operace jsou na tom závislé a co by se stalo, kdyby se dodávky zastavily nebo se zhoršila výkonnost. Mezi relevantní hlediska patří obtížnost nahrazení, dostupné alternativy, provozní kritičnost a vystavení problémům s kvalitou nebo dodržováním předpisů. Hodnota nákupu je důležitá, ale i komponenta s nízkou hodnotou může přerušit prodej mnohem hodnotnějšího hotového produktu.
2. Stanovení společných očekávání
Strany potřebují společné porozumění požadavkům na produkt nebo službu, závazkům k dodání, komunikačním postupům a řešení problémů. Provozní očekávání by měla být v souladu se smlouvou, nikoli vytvářet neformální závazky, které jsou s ní v rozporu. U logistických služeb to může zahrnovat určení, která událost se považuje za vyzvednutí, příjem ve skladu, odeslání nebo doručení.
3. Shromáždění použitelných podkladů
Diskuse o výkonnosti vyžadují záznamy, které lze konzistentně interpretovat. Užitečné vstupy mohou zahrnovat objednávky, potvrzení, výsledky kontrol, skladové příjemky, události přepravy, faktury a zdokumentované stížnosti. Před vyvozením závěrů by strany měly ověřit, zda zdánlivé selhání odráží plnění dodavatele, nepřesné pokyny kupujícího, problém s údaji nebo událost mimo dohodnuté odpovědnosti dodavatele.
4. Přezkoumání výsledků a prošetření příčin
Při hodnocení je třeba odlišit ojedinělé výjimky od opakujících se vzorců. Pokud dodávky opakovaně nedodržují dohodnutá data, může diskuse zkoumat výrobní kapacitu, změny prognóz, rezervační postupy nebo neúplné přepravní pokyny. Přisouzení odpovědnosti bez prošetření příčin může ponechat základní problém nevyřešený.
5. Dohoda na opatřeních a ověření dokončení
Plán zlepšování by měl identifikovat problém, odpovědnou osobu za opatření, požadované důkazy a dohodnuté datum dokončení. Uzavření opatření znamená více než zaznamenání, že se uskutečnila schůzka. V závislosti na problému mohou důkazy zahrnovat schválenou specifikaci, revidované provozní pokyny, výsledky kontroly nebo následnou výkonnost prokazující, že změna funguje.
6. Opětovné posouzení vztahu
Vhodný charakter vztahu se může měnit spolu s produkty, objemy, riziky a obchodními požadavky. Možné reakce zahrnují pokračující spolupráci, upravené kontroly, další možnosti dodávek nebo řádný přechod. Plán ukončení může vyžadovat řešení otevřených objednávek, zásob, nástrojů, přístupu k informacím a nevyřešených nároků.
Segmentace dodavatelů a intenzita vztahu
Segmentace pomáhá rozdělovat omezené manažerské zdroje. Neexistuje jediný soubor kategorií SRM, který by musela používat každá organizace. Podnik může odlišovat strategicky důležité vztahy od běžných nákupních vztahů, ale kritéria by měla být výslovná. Popisná označení jako strategický, kritický nebo transakční mají význam pouze tehdy, jsou-li spojena s provozními potřebami.
Mezi užitečné otázky posouzení patří, zda jsou dostupné alternativy, jak dlouho by trvala kvalifikace náhrady, zda dodavatel vlastní nezbytné nástroje nebo znalosti a zda by narušení zabránilo vyřízení objednávek. Síla vztahu by neměla být odvozována pouze od objemu výdajů. Stejně tak by blízký pracovní vztah neměl odstraňovat potřebu zdokumentovaných závazků a nezávislých kontrol.
Ukazatele výkonnosti a jejich omezení
SRM může využívat hodnoticí kartu dodavatele, ale ukazatele potřebují jasné definice a spolehlivé vstupy. Hodnoticí karta je podkladem pro diskusi, nikoli úplným vysvětlením výkonnosti.
| Ukazatel | Co může ukázat | Otázka definice nebo interpretace |
|---|---|---|
| Včasnost dodávek | Zda dodávky splňují dohodnutý časový požadavek. | Specifikovat dohodnuté datum, časové okno dodání a událost měření. |
| Úplnost objednávky | Zda dorazí požadovaná množství a položky. | Objasnit zacházení s částečnými dodávkami a schválenými náhradami. |
| Přijetí z hlediska kvality | Zda přijaté zboží splňuje stanovené požadavky na přijetí. | Uvést základ kontroly a rozlišit zjištění ze vzorkování od úplné kontroly. |
| Konzistentnost dodací lhůty | Jak předvídatelné je načasování doplňování zásob. | Používat konzistentní počáteční a koncové body a zohlednit schválené změny objednávek. |
| Účinnost nápravných opatření | Zda dohodnuté změny řeší identifikovaný problém. | Neztotožňovat administrativní uzavření s ověřeným zlepšením. |
| Přesnost dokumentace | Zda jsou požadované informace úplné a konzistentní. | Určit, které dokumenty a odpovědnosti které strany se posuzují. |
Výsledky by měly být interpretovány v rámci dohodnutého rozsahu odpovědnosti dodavatele. Výrobce by neměl být automaticky činěn odpovědným za zpoždění dodávky, ke kterému došlo po předání přepravci mimo jeho odpovědnost. Naopak zpoždění přepravce by nemělo zastřít dřívější selhání dodavatele při včasné přípravě zboží. Oddělení jednotlivých milníků činí diskusi užitečnější.
Příklad přeshraničního elektronického obchodu
Například internetový prodejce může nakupovat domácí potřeby od zahraničního výrobce a využívat samostatného poskytovatele nákladní přepravy k jejich přesunu do skladu pro vyřizování objednávek. Prodejce si všimne opakovaných nedostatků při příjmu ve skladu a nekonzistentních informací o produktech v přepravních dokumentech.
Prostřednictvím SRM by prodejce a výrobce mohli porovnat záznamy o balení s přijatými množstvími, potvrdit požadavky na označování a balení a určit odpovědnost za kontrolu údajů v dokumentech před odesláním. Poskytovatel nákladní přepravy by mohl v relevantních případech dodat záznamy o předání. Tyto kroky pomáhají rozlišit chyby při balení, chyby v dokumentaci a ztráty vzniklé během přepravy, místo aby se předpokládalo, že mají stejnou příčinu.
Pokud zákazníci rovněž hlásí poškozené zboží, mohly by strany prozkoumat specifikace obalů spolu s podklady o manipulaci. Příklad ilustruje koordinované vyšetřování; nestanoví, že samotná spolupráce s dodavatelem zabrání poškození nebo odstraní celní zpoždění.
Související pojmy a hranice
| Pojem | Hlavní zaměření | Vztah k SRM |
|---|---|---|
| Nákup | Získávání zboží a služeb včetně vyhledávání zdrojů a nákupních činností. | SRM se s nákupem překrývá, ale zdůrazňuje průběžné vztahy s dodavateli. |
| Řízení dodavatelů | Široký dohled nad dodavateli včetně záznamů, kvalifikace, dodržování předpisů a výkonnosti. | Používání pojmů se překrývá se SRM; některé organizace je používají zaměnitelně. |
| Řízení výkonnosti dodavatelů | Měření a zlepšování výsledků dodavatelů podle očekávání. | Je důležitou součástí SRM, ale SRM zahrnuje také správu a spolupráci. |
| Řízení smluv | Správa smluvních práv, povinností, změn a nápravných prostředků. | SRM musí zůstat v souladu se smlouvami, ale neomezuje se na jejich administraci. |
| Řízení dodavatelského řetězce | Koordinace zdrojů, výroby, zásob, logistiky a souvisejících toků. | SRM řeší vztahy s dodavateli v rámci tohoto širšího rozsahu. |
Častá nedorozumění
- SRM je pouze vyjednávání o ceně. Obchodní podmínky jsou důležité, ale řízení vztahů se zabývá také spolehlivostí, kvalitou, riziky a zlepšováním.
- SRM vyžaduje specializovaný software. Software může podporovat záznamy, pracovní postupy a reporting, ale nenahrazuje odpovědné osoby, dohodnuté procesy ani kvalitní podklady.
- Každý dodavatel by se měl stát strategickým partnerem. Intenzita vztahu by měla odrážet obchodní potřeby; běžné transakce mohou vyžadovat jednodušší kontroly.
- Dobrý vztah nahrazuje náležitou péči. Spolupráce neodstraňuje potřebu posuzovat rizika a prošetřovat obavy. Náležitá péče v oblasti odpovědného podnikání se rovněž rozšiřuje za hranice výkonnosti v dodávkách a nákladech na možné nepříznivé dopady.
Často kladené otázky
Co SRM znamená v elektronickém obchodování?
Znamená řízení průběžných vztahů s dodavateli, jejichž zboží nebo služby podporují dostupnost produktů, vyřizování objednávek a další obchodní požadavky. Může zahrnovat výrobce, velkoobchodníky, dodavatele obalů a poskytovatele logistických služeb.
Je SRM totéž co nákup?
Ne. Nákup zahrnuje získávání zboží a služeb. SRM se zaměřuje na řízení vztahů s dodavateli v průběhu času, přestože se odpovědnosti a terminologie mohou překrývat.
Lze poskytovatele logistiky zahrnout do SRM?
Ano. Když podnik nakupuje přepravní, skladové nebo expediční služby, je jejich poskytovatel dodavatelem služeb. SRM se může zabývat jeho dohodnutou výkonností, komunikací, riziky a opatřeními ke zlepšení.
Jak se posuzuje výkonnost vztahu s dodavatelem?
Podniky mohou kombinovat jasně definované ukazatele výkonnosti s hodnocením nevyřešených problémů, rizik a opatření ke zlepšení. Žádné jednotlivé skóre neurčuje celkovou kvalitu vztahu s dodavatelem.
Zdroje
- Chartered Institute of Procurement & Supply: Supplier Relationship Management — Odborný kontext SRM, spolupráce s dodavateli a řízení vztahů.
- American Society for Quality: Supplier Quality — Hodnocení dodavatelů, požadavky na kvalitu, sledování výkonnosti a rozvoj dodavatelů.
- OECD Due Diligence Guidance for Responsible Business Conduct — Náležitá péče založená na rizicích týkající se nepříznivých dopadů v provozu, dodavatelských řetězcích a obchodních vztazích.
