Leverandørrelasjonsstyring (Srm)
Hva er Supplier Relationship Management (SRM)?
Supplier relationship management (SRM) er en strukturert tilnærming til å håndtere en organisasjons løpende samhandling med leverandører for å støtte pålitelig forsyning, avtalt ytelse, risikostyring og hensiktsmessig samarbeid. Innen logistikk, netthandel og grensekryssende handel gjelder det forholdet til virksomheter som leverer varer eller tjenester, inkludert produsenter, grossister, emballasjeleverandører, lagerhus og transportleverandører. SRM kobler innkjøpsbeslutninger til de operative resultatene som følger, for eksempel produkt-tilgjengelighet, leveringspålitelighet og løsning av tilbakevendende problemer.
Den etablerte betegnelsen er supplier relationship management, selv om flertallsformen supplier relationships management også forekommer. SRM beskriver en ledelsesdisiplin, ikke bare en programvareapplikasjon. Omfanget kan omfatte ytelsesgjennomganger, kommunikasjonsordninger, forbedringsplaner og felles planlegging. Oppmerksomheten som vies en leverandør, bør gjenspeile betydningen og risikoen ved forholdet, i stedet for å anta at alle leverandører krever samme behandling.
Rollen innen logistikk og netthandel
Leverandørforhold påvirker flere punkter i en netthandelsforsyningskjede. En produsents produksjonsforpliktelser påvirker når lagerbeholdningen blir tilgjengelig. Emballasje- spesifikasjoner påvirker om varer kan bevege seg gjennom lagring og transport uten unødvendige skader. Avtaler om lager- og transporttjenester påvirker ordreoppfyllelse og gjennomføring av leveranser. SRM gir en ramme for å diskutere disse avhengighetene med virksomhetene som har ansvar for dem.
For en netthandelsforhandler kan SRM knytte sammen innkjøp, lagerplanlegging, kvalitetssikring, logistikk, økonomi og kundeservice. Hver funksjon ser ulike bevis. Innkjøpsteam ser avtalte vilkår; lagerteam ser mangler og skadede leveranser; økonomiteam ser avvik på fakturaer; kundeserviceteam ser klager og returer. En gjennomgang av forholdet kan samle disse observasjonene i stedet for å behandle hver hendelse som et urelatert problem.
Ved grensekryssende drift kan forholdet også innebære koordinering av forsendelsesdokumentasjon, produktspesifikasjoner, opprinnelsesinformasjon og overleveringer mellom transportører. En SRM-ordning fastsetter imidlertid ikke i seg selv tollansvar, overfører ikke juridiske forpliktelser og erstatter ikke den gjeldende salgskontrakten. Dette ansvaret avhenger av transaksjonen, kontraktsvilkårene og relevant lovgivning.
Hovedaktiviteter
SRM kombinerer tilsyn med samarbeid. Tilsyn fastslår om forpliktelser blir oppfylt; samarbeid håndterer problemer som krever tiltak fra både kjøper og leverandør. Aktivitetene nedenfor beskriver praktiske arbeidsområder, ikke en obligatorisk eller universelt standardisert rekkefølge.
| Aktivitet | Formål | Operativt eksempel |
|---|---|---|
| Segmentering av leverandører | Avgjøre hvor mye ledelsesoppmerksomhet et forhold trenger. | Gjennomgå en produsent som er vanskelig å erstatte, tettere enn en lett erstattbar leverandør av standardvarer. |
| Styring og kommunikasjon | Etablere kontaktpersoner, beslutningsmyndighet og eskaleringsrutiner. | Identifisere hvem som kan godkjenne en produksjonsendring eller svare på en uteblitt forsendelsesforpliktelse. |
| Ytelsesgjennomgang | Sammenligne faktiske resultater med avtalte forventninger. | Gjennomgå leveringsdatoer, godkjente mengder og tilbakevendende kvalitetsproblemer. |
| Risikovurdering | Identifisere forhold som kan avbryte forsyningen eller skape annen vesentlig skade. | Undersøke avhengighet av ett produksjonssted eller uavklarte bekymringer knyttet til underleverandører. |
| Korrigerende tiltak | Håndtere årsakene til gjentatte feil. | Avtale emballasjeendringer etter å ha undersøkt gjentatte transportskader. |
| Felles forbedring | Koordinere endringer som krever deltakelse fra begge organisasjoner. | Samordne informasjon om etterfylling med produksjonsplanlegging. |
Slik fungerer en SRM-prosess
1. Identifiser forholdet og betydningen av det
Kjøperen fastslår først hva leverandøren leverer, hvilke operasjoner som er avhengige av dette, og hva som ville skje dersom forsyningen stoppet eller ytelsen ble dårligere. Relevante hensyn omfatter hvor vanskelig det er å finne en erstatning, tilgjengelige alternativer, operasjonell kritikalitet og eksponering for kvalitets- eller samsvarsproblemer. Innkjøpsverdien er viktig, men en komponent med lav verdi kan likevel avbryte salget av et langt mer verdifullt ferdigprodukt.
2. Etabler felles forventninger
Partene trenger en felles forståelse av krav til produkter eller tjenester, leveringsforpliktelser, kommunikasjonsprosedyrer og håndtering av problemer. Operative forventninger bør samsvare med kontrakten og ikke skape uformelle forpliktelser som er i konflikt med den. For logistikktjenester kan dette innebære å definere hvilken hendelse som regnes som henting, mottak på lager, utsendelse eller levering.
3. Samle brukbare bevis
Ytelsesdiskusjoner krever opptegnelser som kan tolkes konsekvent. Nyttige kilder kan omfatte innkjøpsordrer, ordrebekreftelser, inspeksjonsresultater, lagerkvitteringer, forsendelseshendelser, fakturaer og dokumenterte klager. Før konklusjoner trekkes, bør partene kontrollere om en tilsynelatende feil skyldes leverandørens gjennomføring, unøyaktige instruksjoner fra kjøperen, et dataproblem eller en hendelse utenfor leverandørens avtalte ansvar.
4. Gjennomgå resultater og undersøk årsaker
En gjennomgang bør skille enkeltstående avvik fra gjentatte mønstre. Hvis leveranser gjentatte ganger kommer etter de avtalte datoene, kan diskusjonen undersøke produksjonskapasitet, endringer i prognoser, bestillingsordninger eller ufullstendige forsendelsesinstruksjoner. Å plassere ansvar uten å undersøke årsakene kan føre til at det underliggende problemet forblir uløst.
5. Avtal tiltak og kontroller gjennomføringen
En forbedringsplan bør identifisere problemet, tiltakseieren, nødvendige bevis og en avtalt ferdigstillelsesdato. Å avslutte et tiltak betyr mer enn å registrere at et møte fant sted. Avhengig av problemet kan bevis omfatte en godkjent spesifikasjon, reviderte arbeidsinstruksjoner, inspeksjonsresultater eller senere ytelse som viser at endringen har fungert.
6. Vurder forholdet på nytt
Det riktige forholdet kan endres når produkter, volumer, risikoer og forretningskrav endres. Mulige svar omfatter fortsatt samarbeid, reviderte kontroller, flere forsyningsalternativer eller en ordnet overgang. En avslutningsplan kan måtte ta for seg åpne ordrer, lagerbeholdning, verktøy, tilgang til informasjon og uavklarte krav.
Leverandørsegmentering og intensitet i forholdet
Segmentering bidrar til å fordele begrensede ledelsesressurser. Det finnes ikke ett enkelt sett med SRM-kategorier som alle organisasjoner må bruke. En virksomhet kan skille strategisk viktige forhold fra rutinemessige innkjøpsforhold, men kriteriene bør være tydelige. Beskrivende betegnelser som strategisk, kritisk eller transaksjonell er bare meningsfulle når de knyttes til operative behov.
Nyttige vurderingsspørsmål omfatter om alternativer er tilgjengelige, hvor lang tid det vil ta å kvalifisere en erstatning, om leverandøren har viktig verktøy eller kunnskap, og om en forstyrrelse vil hindre ordreoppfyllelse. Forholdets styrke bør ikke utledes utelukkende fra forbruket. På samme måte bør et nært arbeidsforhold ikke fjerne behovet for dokumenterte forpliktelser og uavhengige kontroller.
Ytelsesmål og begrensningene deres
SRM kan bruke et leverandørscorekort, men målene trenger tydelige definisjoner og pålitelige datagrunnlag. Et scorekort er grunnlag for diskusjon, ikke en fullstendig forklaring på ytelsen.
| Mål | Hva det kan vise | Definisjons- eller tolkningsproblem |
|---|---|---|
| Levering til rett tid | Om leveranser oppfyller det avtalte tidskravet. | Angi avtalt dato, leveringsvindu og målehendelse. |
| Ordrekompletthet | Om nødvendige mengder og varer ankommer. | Avklar behandlingen av delleveranser og godkjente erstatninger. |
| Kvalitetsgodkjenning | Om mottatte varer oppfyller spesifiserte godkjenningskrav. | Angi inspeksjonsgrunnlaget og skill mellom stikkprøveresultater og full inspeksjon. |
| Ensartet leveringstid | Hvor forutsigbar tiden for etterfylling er. | Bruk konsekvente start- og sluttpunkter, og ta hensyn til godkjente ordreendringer. |
| Effektivitet av korrigerende tiltak | Om avtalte endringer løser det identifiserte problemet. | Ikke likestill administrativ avslutning med verifisert forbedring. |
| Nøyaktighet i dokumentasjon | Om nødvendig informasjon er fullstendig og konsekvent. | Identifiser hvilke dokumenter og hvilken parts ansvar som vurderes. |
Resultatene bør tolkes innenfor leverandørens avtalte ansvarsområde. En produsent bør ikke automatisk holdes ansvarlig for en leveringsforsinkelse som oppstår etter en transportoverlevering utenfor produsentens ansvar. På samme måte bør en forsinkelse hos transportøren ikke skjule leverandørens tidligere unnlatelse av å klargjøre varene i tide. Å skille mellom milepæler gjør diskusjonen mer nyttig.
Eksempel på grensekryssende netthandel
En nettforhandler kan for eksempel kjøpe husholdningsvarer fra en utenlandsk produsent og bruke en separat fraktleverandør til å transportere dem til et ordreoppfyllingslager. Forhandleren oppdager gjentatte mangler ved mottak på lageret og uensartet produktinformasjon i forsendelsesdokumentene.
Gjennom SRM kan forhandleren og produsenten sammenligne pakkeregistre med mottatte mengder, bekrefte krav til merking og pakking og tildele ansvar for å kontrollere dokumentdata før utsendelse. Fraktleverandøren kan bidra med overleveringsregistre der det er relevant. Disse trinnene gjør det mulig å skille mellom pakkefeil, dokumentasjonsfeil og tap som oppstår under transport, i stedet for å anta at de har samme årsak.
Hvis kundene også rapporterer skadede varer, kan partene undersøke emballasjespesifikasjoner sammen med dokumentasjon fra håndteringen. Eksempelet viser koordinert undersøkelse; det fastslår ikke at leverandørsamarbeid alene vil forhindre skader eller eliminere tollforsinkelser.
Relaterte begreper og avgrensninger
| Begrep | Hovedfokus | Forholdet til SRM |
|---|---|---|
| Innkjøp | Anskaffelse av varer og tjenester, inkludert leverandørsøk og innkjøpsaktiviteter. | SRM overlapper med innkjøp, men legger vekt på løpende leverandørforhold. |
| Leverandørstyring | Bredt tilsyn med leverandører, inkludert registre, kvalifisering, samsvar og ytelse. | Bruken overlapper med SRM; noen organisasjoner bruker begrepene om hverandre. |
| Styring av leverandørytelser | Måling og forbedring av leverandørresultater opp mot forventninger. | Dette er en viktig del av SRM, men SRM omfatter også styring og samarbeid. |
| Kontraktsstyring | Forvaltning av kontraktsrettigheter, forpliktelser, endringer og rettsmidler. | SRM må være i samsvar med kontrakter, men er ikke begrenset til kontraktsforvaltning. |
| Forsyningskjedestyring | Koordinering av innkjøp, produksjon, lager, logistikk og tilknyttede flyter. | SRM håndterer leverandørforhold innenfor dette bredere området. |
Vanlige misforståelser
- SRM er bare prisforhandling. Kommersielle vilkår er viktige, men forholdsstyring omfatter også pålitelighet, kvalitet, risiko og forbedring.
- SRM krever spesialisert programvare. Programvare kan støtte registre, arbeidsflyter og rapportering, men erstatter ikke ansvarlige personer, avtalte prosesser eller gode bevis.
- Alle leverandører bør bli strategiske partnere. Intensiteten i forholdet bør gjenspeile virksomhetens behov; rutinemessige transaksjoner kan kreve enklere kontroller.
- Et godt forhold erstatter aktsomhetsvurderinger. Samarbeid fjerner ikke behovet for å vurdere risikoer og undersøke bekymringer. Aktsomhetsvurderinger for ansvarlig virksomhet omfatter også mer enn leverings- og kostnadsytelse, blant annet mulige negative konsekvenser.
Vanlige spørsmål
Hva betyr SRM i netthandel?
Det betyr å håndtere løpende forhold til leverandører hvis varer eller tjenester støtter produkttilgjengelighet, ordreoppfyllelse og andre forretningskrav. Det kan omfatte produsenter, grossister, emballasjeleverandører og logistikkleverandører.
Er SRM det samme som innkjøp?
Nei. Innkjøp omfatter anskaffelse av varer og tjenester. SRM fokuserer på å håndtere leverandørforhold over tid, selv om ansvar og terminologi kan overlappe.
Kan en logistikkleverandør inkluderes i SRM?
Ja. Når en virksomhet kjøper transport-, lager- eller ordreoppfyllingstjenester, er leverandøren en tjenesteleverandør. SRM kan omfatte avtalt ytelse, kommunikasjon, risikoer og forbedringstiltak.
Hvordan vurderes ytelsen i et leverandørforhold?
Virksomheter kan kombinere tydelig definerte ytelsesmål med gjennomganger av uløste problemer, risikoer og forbedringstiltak. Ingen enkeltstående poengsum fastslår den samlede kvaliteten på et leverandørforhold.
Kilder
- Chartered Institute of Procurement & Supply: Supplier Relationship Management — Faglig kontekst for SRM, leverandørsamarbeid og forholdsstyring.
- American Society for Quality: Supplier Quality — Leverandørvurdering, kvalitetskrav, ytelsesovervåking og leverandørutvikling.
- OECD Due Diligence Guidance for Responsible Business Conduct — Risikobaserte aktsomhetsvurderinger knyttet til negative konsekvenser i drift, forsyningskjeder og forretningsforhold.
