Jatkuvan täydennyksen ohjelma (Crp)

Mikä on jatkuvan täydennyksen ohjelma (CRP)?

Jatkuvan täydennyksen ohjelma (CRP) on toimitusketjujärjestely, jossa kauppakumppanit käyttävät säännöllisesti päivitettyjä myynti-, varasto- tai tuotteen kulutustietoja täydennysten suunnitteluun ja käynnistämiseen. Sen sijaan, että osapuolet luottaisivat ainoastaan erikseen laadittuihin ostotilauksiin, ne määrittävät säännöt varaston palauttamiseksi kysynnän kuluttaessa sitä. CRP:tä käytetään vähittäiskaupassa, jakelussa sekä toimittajan ja asiakkaan välisissä suhteissa tavaravirtojen koordinointiin varastopaikkojen välillä.

Sana jatkuva kuvaa käynnissä olevaa täydennysprosessia, ei keskeytymätöntä kuljetusta tai velvollisuutta lähettää tavaraa jokaisen myynnin jälkeen. Tietojenvaihdolla, täydennyslaskelmilla ja toimituksilla voi olla erilaiset aikataulut. Myös päätöksentekovastuun jakaminen vaihtelee: toimittaja voi ehdottaa täydennysmääriä, hallinnoida niitä sovituissa rajoissa tai toimittaa suosituksia asiakkaan hyväksyttäväksi.

CRP yhdistää varastosuunnittelun ostamiseen ja fyysiseen jakeluun. Se ei korvaa ostotilauksia, kuljetusjärjestelyjä, varastomenettelyjä tai tullivaatimuksia silloin, kun ne ovat edelleen tarpeen. Sen määrittävä piirre on päivitettyjen kysyntä- ja varastotietojen järjestelmällinen käyttö peräkkäisten täydennyspäätösten ohjaamiseen.

Näin jatkuva täydennys toimii

CRP edellyttää sekä tietoprosessia että fyysistä toimitusprosessia. Pelkkä myyntitietojen jakaminen ei täydennä varastoa; osallistuvien organisaatioiden on muutettava nämä tiedot valtuutetuiksi tilauksiksi, lähetyksiksi, vastaanotoiksi ja päivitetyiksi varastotiedoiksi.

1. Sopikaa toiminnan laajuudesta. Osapuolet määrittävät ohjelman piiriin kuuluvat tuotteet, varastopaikat, palvelutavoitteet ja vastuut. Sopimus voi koskea jakelukeskuksessa valittuja tuotteita kaikkien vähittäismyyjän myymien tuotteiden sijaan.
2. Määrittäkää täydennysparametrit. Suunnittelusäännöissä määritetään, miten odotettu kysyntä, toimitusaika, varmuusvarasto, tilausmäärien kerrannaiset, varastointirajoitukset ja muut merkitykselliset rajoitteet otetaan huomioon.
3. Vaihtakaa varasto- ja kysyntätietoja. Vastaanottava yritys jakaa järjestelyn edellyttämät tiedot, kuten myynnin, varastossa olevan määrän, avoimet tilaukset ja odotetut vastaanotot. Tietojenvaihtoa voidaan tukea sähköisellä tiedonsiirrolla tai muilla järjestelmäyhteyksillä.
4. Laske täydennystarpeet. Suunnitteluprosessi arvioi saatavilla olevat tiedot sovittuja sääntöjä vasten. Järjestelystä riippuen laskelma tuottaa suosituksen tai tilauksen, joka voidaan käsitellä ilman erillistä manuaalista hyväksyntää.
5. Tarkista toiminnalliset poikkeamat. Puutteet, kampanjat, poikkeava kysyntä, kuljetusrajoitteet tai epäilyttävät tiedot voivat edellyttää tarkistusta ennen tavaroiden vapauttamista.
6. Lähetä, vastaanota ja täsmäytä. Toimittaja lähettää tavarat, vastaanottava toimipaikka kirjaa vastaanoton ja molemmat osapuolet täsmäyttävät erot. Päivitetyt tiedot ohjaavat seuraavaa täydennysjaksoa.

Järjestys on toistuva. Jo kuljetuksessa oleva lähetys on otettava huomioon seuraavaa tarvetta laskettaessa; muuten ohjelma voi tilata varastoa, joka on jo matkalla. Vastaavasti avoin asiakassitoumus voi vähentää muiden tilausten käytettävissä olevaa varastoa, vaikka tavarat olisivat edelleen fyysisesti varastossa.

Varastopositio ja täydennyspäätökset

Varastossa oleva määrä on vain yksi täydennyksen lähtötieto. Suunnittelusäännössä voidaan ottaa huomioon myös vahvistettu saapuva toimitus, asiakasallokaatiot, jälkitoimitukset, toimitusajan aikainen odotettu kysyntä ja epävarmuusvara. Varastoposition täsmällinen määritelmä tulee sopia osallistujien kesken, jotta järjestelmät eivät tulkitse samaa varastoa eri tavoin.

Yksinkertaistettu esimerkkilaskelma on:

Ehdotettu täydennys = tavoitevarastopositio − nykyinen varastopositio.

Tämä on esimerkki tilaa tavoitemäärään asti -lähestymistavasta, ei yleispätevä CRP-kaava. Todellisessa ohjelmassa voidaan käyttää vähimmäismääriä, pakkauskokojen pyöristyksiä, kapasiteettirajoja tai muita sääntöjä. Negatiivinen tulos ei yleensä synnytä täydennyslähetystä, kun taas positiivinen tulos voi silti vaatia muutoksia ennen vapauttamista.

Tieto- ja toiminnalliset vaatimukset

Tarvittavat tiedot riippuvat tuotteista ja täydennysmallista. Seuraavat lähtötiedot auttavat selittämään, miksi CRP on enemmän kuin automatisoitu tilaustoiminto.

Sähköinen tiedonsiirto tarjoaa standardoituja tapoja vaihtaa liiketoimintatietoja. Esimerkiksi GS1 EDI -standardit tukevat tilauksissa, toimituksissa ja niihin liittyvissä kaupallisissa prosesseissa käytettäviä kauppasanomia. Viestintästandardin käyttöönotto ei kuitenkaan itsessään muodosta CRP:tä. Kumppanit tarvitsevat edelleen yhteensopivat määritelmät, täydennyssäännöt, päätösoikeudet ja menettelyt virheiden ratkaisemiseksi.

Käyttö vähittäiskaupassa, verkkokaupassa ja rajat ylittävissä toimitusketjuissa

Vähittäiskaupassa ja jakelussa CRP voi koordinoida täydennyksiä valmistajalta tai toimittajalta vähittäismyyjän jakelukeskukseen tai muuhun vastaanottopaikkaan. Jälkiketjun myynti- tai poistotiedot auttavat ohjaamaan toimitusketjun alkupään toimituspäätöksiä. Campbell Soupin jatkuvan täydennyksen ohjelmaa koskeva julkaistu tutkimus tarjoaa dokumentoidun esimerkin tällaisesta toimittajan ja vähittäismyyjän välisestä koordinoinnista.

Verkkokaupassa sama periaate voi koskea verkko-tilausten täyttämistä varten pidettävää varastoa. Toimittaja ja verkkokauppias voivat esimerkiksi käyttää päivittäisiä myynti- ja varastopäivityksiä valittujen tuotteiden täydennyksen laskemiseen toimituskeskuksessa. Kuluttajien tilaukset kuluttavat varastoa, kun taas toimittajan täydennykset palauttavat sen. Nämä ovat erillisiä prosesseja: asiakkaan tilausta ei välttämättä välitetä toimittajalle yksittäisenä täydennystilauksena.

Rajat ylittävässä verkkokaupassa CRP voi tukea kohdemaassa sijaitsevan varaston täydentämistä ulkomaiselta toimittajalta. Suunnitteluprosessissa on otettava huomioon asianmukainen toimitusaika, johon voivat sisältyä tuotanto, vientivalmistelut, kansainvälinen kuljetus, tuontitullaus ja vastaanotto. Täydennystiedot eivät poista näitä fyysisiä ja sääntelyyn liittyviä vaiheita.

Kun toimituksen ajoitus on epävarma, vahvistetut lähetykset, odotetut saapumiset ja tullauksen poikkeamat voivat auttaa suunnittelijoita arvioimaan saapuvaa toimitusta. Lähetyksen seurattavuus ei kuitenkaan takaa saapumispäiviä eikä korvaa varmuusvarastoa. Sopivat varasto- ja toimituspäätökset riippuvat kyseisen toimitusketjun epävarmuudesta ja rajoitteista.

Havainnollistava esimerkki

Verkkokauppias ja kodintarvikkeiden toimittaja sopivat valitun tuotteen täydentämisestä yhdessä toimituskeskuksessa. Vähittäismyyjä jakaa käyttökelpoisen varaston, myynnin, asiakassitoumukset ja avoimet saapuvat tilaukset. Toimittaja käyttää sovittua tavoitevarastopositiota ehdottaakseen uutta toimitusta.

Jos aiempi lähetys on jo kuljetuksessa, sen vahvistettu määrä sisällytetään laskelmaan. Jos vähittäismyyjä ilmoittaa kampanjasta, kumppanit tarkistavat kysyntäoletukset sen sijaan, että pitäisivät viimeaikaista myyntimallia riittävänä. Jos ehdotettu määrä ei vastaa tuotteen pakkauskokoa, tilausta muutetaan sopimuksen mukaisesti. Tämä hypoteettinen esimerkki osoittaa, miten CRP yhdistää tiedot, suunnittelusäännöt ja toiminnallisen tarkistuksen.

CRP ja siihen liittyvät toimitusketjun termit

Useat termit ovat päällekkäisiä jatkuvan täydennyksen kanssa, mutta ne kuvaavat toimitusketjun hallinnan eri puolia. Niitä ei tule pitää kaikissa yhteyksissä keskenään vaihtokelpoisina.

Hyödyt, rajoitukset ja arviointi

CRP:n tarkoituksena on parantaa kysyntätietojen ja täydennyspäätösten välistä koordinointia. Toteutuksesta riippuen se voi vähentää toistuvaa tilausten valmistelua, parantaa esiin nousevien tarpeiden näkyvyyttä ja auttaa kauppakumppaneita hallitsemaan varaston saatavuutta. Nämä ovat mahdollisia tuloksia, eivät taattuja vaikutuksia.

Suorituskyky riippuu tietojen laadusta, täydennysasetuksista, toimittajan kyvykkyydestä ja fyysisestä jakeluverkostosta. Oikea-aikainen laskelma ei yksinään voi ratkaista tuotantopulaa. Samoin tiheämmät toimitukset voivat kasvattaa käsittely- tai kuljetuskustannuksia, jos lähetysten yhdistämistä ja toimitusten taloudellisuutta ei oteta huomioon.

Myyntitiedot edellyttävät myös tulkintaa. Varaston loppuminen voi vähentää kirjattua myyntiä, vaikka asiakkaiden kysyntä pysyisi vahvana. Palautukset, varastokorjaukset ja siirrot voivat muuttaa varastosaldoja ilman, että ne edustavat uutta kuluttajakysyntää. Näitä tapahtumia tulee käsitellä nimenomaisten sääntöjen mukaisesti sen sijaan, että ne yhdistettäisiin erottelematta kulutussignaaliksi.

Hyödyllisiä arviointimittareita voivat olla tuotteiden saatavuus, varaston loppumisen yleisyys, varastotasot, tilausten toimitustehokkuus, täydennyspoikkeamat ja kuljetuskustannukset. Mikään yksittäinen mittari ei osoita onnistumista: esimerkiksi varaston vähentäminen puutteiden lisääntyessä ei välttämättä täytä ohjelman tavoitteita.

Käytännön tarkistuskysymykset

• Mitä tuotteita ja sijainteja ohjelma koskee, ja kuka voi muuttaa tätä laajuutta?
• Kuka laskee, hyväksyy ja vapauttaa täydennystilaukset?
• Miten saatavilla olematon varasto, avoimet tilaukset ja kuljetuksessa olevat määrät esitetään?
• Miten toimitusajat ja täydennysparametrit tarkistetaan?
• Mitä tapahtuu, kun tietoja puuttuu tai automaattinen suositus vaikuttaa kohtuuttomalta?
• Miten kampanjat, lopetetut tuotteet, palautukset ja toimituskatkokset käsitellään?
• Mitä mittareita kumppanit käyttävät sekä palvelun että kustannusten arviointiin?

UKK

Tarkoittaako jatkuva täydennys jatkuvaa toimitusta?

Ei. Se tarkoittaa, että täydennystä hallitaan jatkuvana prosessina päivitettyjen tietojen avulla. Toimitukset voivat edelleen noudattaa aikataulutettuja aikaikkunoita tai yhdistettyjen lähetysten suunnitelmia.

Ovatko CRP ja toimittajan hallinnoima varasto sama asia?

Ne ovat osittain päällekkäisiä, mutta eivät välttämättä identtisiä. CRP kuvaa täydennysprosessia, kun taas VMI korostaa toimittajan vastuuta täydennyspäätöksistä. Sopimus määrittää, onko tietty CRP toimittajan hallinnoima.

Poistaako CRP ennustamisen tai varmuusvaraston tarpeen?

Ei. Päivitetyt kulutustiedot eivät poista tulevaa epävarmuutta. Ennusteet, toimitusaikaoletukset ja varmuusvarasto voivat edelleen olla tarpeen täydennyssäännöistä ja toimitusolosuhteista riippuen.

Voidaanko CRP:tä käyttää maahantuotuun verkkokauppavarastoon?

Kyllä. Se voi tukea verkkokaupan toimituksia varten pidettävän varaston, myös maahantuotujen tuotteiden, täydentämistä. Suunnittelussa on silti otettava huomioon kansainväliset kuljetukset, tullimenettelyt, vastaanotto ja toimitusaikojen epävarmuus.

Lähteet

• ASCM Supply Chain Dictionary — Täydennystä, varastonhallintaa ja niihin liittyviä toimitusketjun käsitteitä koskevaa viiteterminologiaa.
• GS1: Electronic Data Interchange (EDI) — Kauppakumppanien välillä vaihdettavien sähköisten liiketoimintasanomien standardeja koskeva tausta.
• Cachon, G. P., ja Fisher, M.: Campbell Soup's Continuous Replenishment Program: Evaluation and Enhanced Inventory Decision Rules, Production and Operations Management — Dokumentoidun jatkuvan täydennysohjelman ja sen varastopäätössääntöjen akateeminen analyysi.