Achiziții electronice
Ce este achiziția electronică?
Achiziția electronică, prescurtată în engleză e-procurement, reprezintă utilizarea sistemelor digitale și a comunicațiilor electronice pentru obținerea de bunuri și servicii pentru o organizație. Aceasta poate sprijini activități precum identificarea furnizorilor, solicitarea ofertelor, aprobarea achizițiilor, emiterea comenzilor de achiziție, înregistrarea recepției și procesarea facturilor. În logistică și ecommerce, se referă la achiziționarea de către companie a produselor, materialelor, echipamentelor sau serviciilor necesare pentru funcționare, și nu la finalizarea online a comenzii prin care consumatorii cumpără de la un comerciant.
Domeniul de aplicare al termenului variază. O organizație poate utiliza achiziția electronică pentru a descrie fluxul său electronic de achiziții, în timp ce o implementare mai amplă poate include și identificarea surselor de aprovizionare, licitațiile, gestionarea furnizorilor și administrarea contractelor. În achizițiile publice, termenul se referă la procesele electronice utilizate de autoritățile publice pentru achiziționarea de bunuri, servicii sau lucrări. Comisia Europeană discută această aplicare în sectorul public în cadrul achizițiilor digitale.
Rolul său în logistică și ecommerce
Achiziția electronică se află pe partea de cumpărare a lanțului de aprovizionare. Aceasta conectează o necesitate a companiei cu angajamentul unui furnizor și creează înregistrări care pot sprijini ulterior recepția, contabilizarea stocurilor și plata. Ea nu transportă bunuri, nu reaprovizionează stocurile și nu efectuează vămuirea unei expedieri.
O companie de ecommerce poate utiliza achiziția electronică pentru a cumpăra mărfuri destinate revânzării, cutii de expediere, echipamente pentru depozit sau servicii externalizate. Un operator logistic o poate utiliza pentru a achiziționa capacitate de transport, servicii de întreținere, echipamente de manipulare sau spațiu temporar de depozitare. Acestea sunt categorii diferite de achiziții, însă fiecare poate implica o solicitare, o autorizare, un acord cu furnizorul și dovezi că bunurile sau serviciile convenite au fost primite.
Utilizatorii pot întâlni termenul în portaluri pentru furnizori, politici de achiziții, sisteme de planificare a resurselor întreprinderii, anunțuri de licitații sau instrucțiuni pentru trimiterea facturilor. Un portal pentru furnizori este o posibilă interfață; achiziția electronică descrie procesul de cumpărare subiacent, nu un singur tip de site.
Cum funcționează un flux de achiziție electronică
Secvența de mai jos ilustrează un flux posibil, nu un standard obligatoriu. Organizațiile pot combina etape, pot omite selectarea competitivă a furnizorilor pentru un contract existent sau pot utiliza proceduri diferite în funcție de categoria achiziției și de normele aplicabile.
- Identificarea necesității. Un departament specifică ceea ce îi este necesar, inclusiv cantitatea, specificațiile, locul de livrare solicitat și momentul livrării. Pentru servicii, necesitatea poate descrie capacitatea, domeniul de aplicare sau rezultatele așteptate, mai degrabă decât unități fizice.
- Crearea unei cereri de achiziție. Un angajat depune o solicitare internă. Cererea consemnează necesitatea comercială și poate identifica un buget, un centru de cost, un furnizor preferat sau un acord existent. În mod normal, aceasta nu este o comandă trimisă unui furnizor.
- Verificarea și aprobarea solicitării. Persoanele autorizate să verifice solicitarea o compară cu bugetul, autoritatea de achiziție, specificațiile și politica internă. Circuitul aprobării poate depinde de valoare, categorie, locație sau alte condiții configurate.
- Selectarea unui furnizor sau utilizarea unui contract existent. Cumpărătorii pot solicita oferte, pot organiza o licitație sau pot comanda dintr-un catalog aprobat. Selectarea furnizorului poate ține cont de adecvarea tehnică, condițiile de livrare, termenii comerciali și alte cerințe relevante, nu doar de prețul ofertat.
- Emiterea comenzii de achiziție. Cumpărătorul trimite o comandă care identifică bunurile sau serviciile, cantitățile, prețurile convenite, cerințele de livrare și termenii relevanți. Efectul juridic al unei comenzi și al acceptării acesteia de către furnizor depinde de acord și de legislația aplicabilă.
- Înregistrarea îndeplinirii și a recepției. Personalul din depozit sau personalul operațional înregistrează cantitățile livrate ori confirmă prestarea serviciului. Livrările parțiale, bunurile deteriorate sau articolele respinse trebuie să rămână distincte de recepția acceptată.
- Verificarea facturii și autorizarea plății. Organizația compară factura furnizorului cu înregistrările corespunzătoare privind achiziția și recepția. Excepțiile pot necesita verificare înainte ca plata să fie eliberată prin procesul financiar.
Fluxul creează un lanț de înregistrări asociate. O cerere de achiziție, o comandă de achiziție, o recepție de bunuri și o factură au scopuri diferite, chiar și atunci când un sistem le afișează împreună. Menținerea acestor distincții ajută la explicarea a ceea ce a fost solicitat, comandat, primit și facturat de furnizor.
Achiziția electronică și termenii asociați
| Termen | Obiectiv principal | Relația cu achiziția electronică |
|---|---|---|
| Ecommerce | Cumpărarea și vânzarea prin canale electronice | O tranzacție online între companii poate implica atât ecommerce, cât și achiziție electronică, însă ecommerce nu include neapărat aprobările și controalele interne ale cumpărătorului. |
| E-sourcing | Găsirea, evaluarea și selectarea electronică a furnizorilor | Poate constitui partea de selectare a furnizorului dintr-un proces mai amplu de achiziție electronică. |
| E-tendering | Gestionarea electronică a invitațiilor de participare la licitații și a ofertelor depuse | Sprijină o anumită procedură de identificare a surselor de aprovizionare; nu acoperă neapărat comanda, recepția sau plata. |
| Procure-to-pay | Achiziții operaționale prin procesarea facturilor și efectuarea plății | Se suprapune în mare măsură cu achiziția electronică, deși limitele exacte ale procesului variază în funcție de organizație. |
| Source-to-pay | Identificarea surselor și contractarea până la achiziție și plată | Descrie un ciclu de viață mai amplu pe care sistemele de achiziții digitale îl pot sprijini. |
| E-invoicing | Emiterea, transmiterea și procesarea electronică a facturilor | Se referă la o parte a ciclului de viață al tranzacției, nu la întregul proces de achiziție. |
Aceste etichete nu reprezintă limite universal standardizate ale produselor. Atunci când comparați sisteme sau proceduri, este mai util să identificați funcțiile incluse efectiv decât să vă bazați doar pe etichetă.
Aplicații în operațiunile lanțului de aprovizionare
Achiziții de mărfuri și reaprovizionare
Un comerciant poate utiliza un plan de inventar pentru a identifica necesitatea unui stoc suplimentar și apoi poate iniția o achiziție prin intermediul unui furnizor aprobat. Înregistrarea achiziției stabilește angajamentul comercial; înregistrările de inventar stabilesc ceea ce este disponibil sau așteptat. Prin urmare, o comandă de achiziție aprobată nu înseamnă că bunurile sunt deja disponibile fizic pentru comenzile clienților.
Consumabile și echipamente pentru depozit
Un depozit poate achiziționa etichete, paleți, ambalaje, piese de schimb sau echipamente de manipulare prin intermediul unui catalog electronic. Descrierile clare ale articolelor și unitățile de măsură sunt importante: comandarea a zece cutii individuale este diferită de comandarea a zece pachete. Controalele catalogului pot ajuta utilizatorii să selecteze articole convenite, însă datele incorecte din catalog pot genera în continuare comenzi incorecte.
Transport și servicii externalizate
O companie poate solicita oferte pentru servicii de transport sau poate achiziționa servicii în baza unui acord existent. Specificațiile relevante pot include caracteristicile expedierii, locurile de preluare și livrare, capacitatea necesară și responsabilitatea pentru costurile suplimentare. Confirmarea prestării serviciului poate necesita înregistrări operaționale, nu o recepție de bunuri în depozit.
Achiziția și executarea expedierii rămân activități separate. Selectarea unui furnizor de transport sau aprobarea unei comenzi de servicii nu demonstrează că preluarea a avut loc sau că livrarea a fost finalizată. Pentru aceste evenimente sunt necesare dovezi din procesul operațional relevant.
Considerații privind achizițiile transfrontaliere
Achizițiile transfrontaliere adaugă cerințe informaționale pe care un flux digital trebuie să le acomodeze. O comandă de achiziție electronică nu înlocuiește declarațiile vamale, autorizațiile de import, verificările conformității produselor sau alte documente necesare pentru o anumită tranzacție.
- Identificarea furnizorului și a entităților: Furnizorul, cumpărătorul contractant, destinatarul și importatorul pot fi părți diferite. Înregistrările trebuie să identifice corect rolurile respective.
- Informații despre produs: Descrierile, materialele, informațiile privind originea și orice date de clasificare necesare trebuie colectate cu suficiente detalii pentru procedurile comerciale relevante. Descrierea din catalogul furnizorului poate să nu fie suficientă în scopuri vamale.
- Termeni comerciali: Moneda, condițiile de plată, responsabilitățile privind livrarea și locul de livrare indicat trebuie să fie clare. Atunci când regulile Incoterms sunt incluse în contract, trebuie specificate regula selectată, locul sau portul indicat și versiunea.
- Compararea costurilor: O ofertă poate exclude transportul, asigurarea, taxele vamale, impozitele sau costurile de manipulare. Cumpărătorii trebuie să distingă între prețul ofertat de furnizor și costul total estimat relevant pentru decizia lor.
- Organizarea recepției: Expedițiile divizate, unitățile de măsură diferite și livrările către mai multe locații pot complica relația dintre comandă, înregistrările recepției și facturi.
Aceste verificări depind de tranzacție. Informațiile necesare pentru o comandă internă de ambalaje nu sunt neapărat aceleași cu cele necesare pentru mărfuri importate sau pentru un contract internațional de transport.
Controale, beneficii și limitări
Achiziția electronică poate facilita căutarea, direcționarea și compararea înregistrărilor de achiziții. De asemenea, poate sprijini aprobări consecvente, restricții de acces și istoricul tranzacțiilor. Acestea sunt capacități, nu rezultate garantate: utilitatea lor depinde de proiectarea procesului, calitatea datelor, participarea furnizorilor și integrarea cu alte sisteme.
Controalele importante includ menținerea unor date exacte despre furnizori, separarea responsabilităților privind achizițiile și plățile acolo unde este adecvat, înregistrarea deciziilor de aprobare și gestionarea modificărilor comenzilor. Modificările datelor bancare ale furnizorului necesită verificare independentă, deoarece o înregistrare electronică nu demonstrează singură că o solicitare este autentică.
Compararea facturilor reprezintă un alt control. În cadrul unei verificări în trei puncte, organizația compară comanda de achiziție, înregistrarea recepției și factura. Acest lucru poate identifica diferențe de cantitate sau preț, dar nu dovedește în mod independent calitatea produsului și nu previne orice tip de fraudă. Serviciile, plățile în avans și alte aranjamente pot necesita dovezi justificative diferite.
Integrarea are, de asemenea, limite practice. Un sistem de achiziții poate face schimb de date cu sisteme de inventar, depozit, contabilitate sau sisteme ale furnizorilor, însă schimbul reușit necesită identificatori compatibili și semnificații convenite ale datelor. Transferarea automată a unei unități de măsură sau a unei referințe de furnizor incorecte poate răspândi eroarea în loc să o corecteze.
Pentru achizițiile din sectorul public, se pot aplica cerințe suplimentare privind transparența, concurența, accesul și păstrarea înregistrărilor. Recomandarea OECD privind achizițiile publice oferă un cadru de guvernanță care include achizițiile electronice; aceasta nu înlocuiește legile și procedurile aplicabile într-o anumită jurisdicție.
Neînțelegeri frecvente
- Orice document trimis prin e-mail reprezintă un flux complet digital. E-mailul poate sprijini achizițiile electronice, însă trimiterea unei comenzi scanate nu creează de una singură date structurate, validare automată sau aprobări integrate.
- Achiziția electronică selectează întotdeauna prețul cel mai mic. Ea poate sprijini criterii de evaluare și metode de achiziție diferite. Regulile deciziei provin din cerințele cumpărătorului și din procedurile aplicabile.
- Aprobarea înseamnă îndeplinirea comenzii. Aprobarea autorizează o achiziție; nu confirmă acceptarea de către furnizor, expedierea, livrarea sau prestarea satisfăcătoare.
- Automatizarea elimină necesitatea verificării. Excepțiile, datele nefiabile, modificările furnizorilor și livrările contestate pot necesita în continuare judecată umană.
Întrebări și răspunsuri
Ce înseamnă achiziția electronică în ecommerce?
Înseamnă utilizarea proceselor electronice pentru achiziționarea mărfurilor, materialelor, echipamentelor și serviciilor de care are nevoie o companie de ecommerce. Este distinctă de finalizarea comenzii destinată clienților, deși ambele pot face parte din comerțul desfășurat electronic.
Achiziția electronică este același lucru cu software-ul de achiziții?
Nu. Software-ul de achiziții poate sprijini achiziția electronică, însă termenul include și fluxurile de lucru, responsabilitățile, datele și controalele utilizate pentru desfășurarea electronică a achizițiilor.
Achiziția electronică include expedierea și vămuirea?
Poate înregistra cerințele de expediere și poate face schimb de informații cu sistemele operaționale. Totuși, aprobarea achiziției nu efectuează transportul fizic și nu îndeplinește singură cerințele vamale.
Facturarea electronică este același lucru cu achiziția electronică?
Nu. Facturarea electronică se referă la facturi. Achiziția electronică poate acoperi un set mai larg de activități, inclusiv selectarea furnizorilor, aprobarea achiziției, comanda și înregistrarea recepției.
Surse
- Comisia Europeană — Achiziții digitale. Sprijină contextul achizițiilor publice și utilizarea proceselor electronice în cadrul activităților de achiziții.
- OECD — Recomandarea Consiliului privind achizițiile publice. Sprijină discuția despre achizițiile electronice, integrare, acces, transparență și guvernanța achizițiilor.
- Comisia Europeană — eInvoicing. Sprijină distincția dintre facturarea electronică și ciclul de viață mai amplu al achizițiilor, inclusiv importanța datelor structurate ale facturilor.
