E-Procurement

Was ist E-Procurement?

E-Procurement, kurz für elektronische Beschaffung, bezeichnet die Nutzung digitaler Systeme und elektronischer Kommunikation zur Beschaffung von Waren und Dienstleistungen für eine Organisation. Es kann Aktivitäten wie die Identifizierung von Lieferanten, die Einholung von Angeboten, die Genehmigung von Einkäufen, die Ausstellung von Bestellungen, die Erfassung des Wareneingangs und die Verarbeitung von Rechnungen unterstützen. In Logistik und E-Commerce betrifft es den Einkauf von Produkten, Materialien, Ausrüstung oder Dienstleistungen, die ein Unternehmen für seinen Betrieb benötigt, und nicht den Online-Checkout, über den Verbraucher bei einem Händler einkaufen.

Der Umfang des Begriffs variiert. Eine Organisation kann E-Procurement zur Beschreibung ihres elektronischen Einkaufsablaufs verwenden, während eine umfassendere Implementierung auch Beschaffung, Ausschreibungen, Lieferantenmanagement und Vertragsverwaltung umfassen kann. Im öffentlichen Beschaffungswesen bezeichnet der Begriff elektronische Prozesse, die von öffentlichen Stellen zum Einkauf von Waren, Dienstleistungen oder Bauleistungen verwendet werden. Die Europäische Kommission behandelt diese Anwendung im öffentlichen Sektor unter dem Begriff digitale Beschaffung.

Seine Rolle in Logistik und E-Commerce

E-Procurement ist auf der Einkaufsseite der Lieferkette angesiedelt. Es verbindet einen Geschäftsbedarf mit einer Lieferantenverpflichtung und erstellt Aufzeichnungen, die anschließend den Wareneingang, die Bestandsbuchhaltung und die Zahlung unterstützen können. Es transportiert selbst keine Waren, füllt keine Bestände auf und fertigt keine Sendungen beim Zoll ab.

Ein E-Commerce-Unternehmen kann E-Procurement nutzen, um Waren zum Weiterverkauf, Versandkartons, Lagerausrüstung oder ausgelagerte Dienstleistungen zu beschaffen. Ein Logistikdienstleister kann damit Transportkapazitäten, Wartungsleistungen, Umschlaggeräte oder temporäre Lagerung beschaffen. Dies sind unterschiedliche Einkaufskategorien, aber jede kann eine Anfrage, eine Genehmigung, eine Lieferantenvereinbarung und einen Nachweis darüber umfassen, dass die vereinbarten Waren oder Dienstleistungen erhalten wurden.

Benutzer können dem Begriff in Lieferantenportalen, Einkaufsrichtlinien, Enterprise-Resource-Planning-Systemen, Ausschreibungsbekanntmachungen oder Anweisungen zur Einreichung von Rechnungen begegnen. Ein Lieferantenportal ist eine mögliche Schnittstelle; E-Procurement beschreibt den zugrunde liegenden Einkaufsprozess und nicht einen bestimmten Website-Typ.

So funktioniert ein E-Procurement-Ablauf

Die folgende Abfolge veranschaulicht einen möglichen Ablauf und stellt keinen verbindlichen Standard dar. Organisationen können Phasen zusammenfassen, bei einem bestehenden Vertrag auf eine wettbewerbliche Beschaffung verzichten oder je nach Einkaufskategorie und geltenden Vorschriften andere Verfahren anwenden.

1. Bedarf ermitteln. Eine Abteilung legt fest, was sie benötigt, einschließlich Menge, Spezifikationen, erforderlichem Lieferort und Zeitpunkt. Bei Dienstleistungen kann der Bedarf Kapazität, Umfang oder erwartete Ergebnisse statt physischer Einheiten beschreiben.
2. Bestellanforderung erstellen. Ein Mitarbeiter reicht eine interne Anfrage ein. Die Bestellanforderung dokumentiert den Geschäftsbedarf und kann ein Budget, eine Kostenstelle, einen bevorzugten Lieferanten oder eine bestehende Vereinbarung angeben. Sie ist normalerweise keine an einen Lieferanten gesendete Bestellung.
3. Anfrage prüfen und genehmigen. Befugte Prüfer vergleichen die Anfrage mit Budget, Einkaufsbefugnis, Spezifikationen und internen Richtlinien. Der Genehmigungsweg kann vom Wert, der Kategorie, dem Standort oder anderen konfigurierten Bedingungen abhängen.
4. Lieferanten auswählen oder bestehenden Vertrag nutzen. Einkäufer können Angebote einholen, eine Ausschreibung durchführen oder aus einem genehmigten Katalog bestellen. Bei der Lieferantenauswahl können technische Eignung, Lieferbedingungen, kaufmännische Konditionen und andere relevante Anforderungen berücksichtigt werden – nicht nur der angebotene Preis.
5. Bestellung ausstellen. Der Käufer sendet eine Bestellung mit Angaben zu Waren oder Dienstleistungen, Mengen, vereinbarten Preisen, Lieferanforderungen und relevanten Bedingungen. Die rechtliche Wirkung einer Bestellung und einer etwaigen Annahme durch den Lieferanten hängt von der Vereinbarung und dem geltenden Recht ab.
6. Erfüllung und Wareneingang erfassen. Lager- oder Betriebspersonal erfasst gelieferte Mengen oder bestätigt die Erbringung der Dienstleistung. Teillieferungen, Beschädigungen oder abgelehnte Artikel sollten vom akzeptierten Wareneingang unterscheidbar bleiben.
7. Rechnung prüfen und Zahlung freigeben. Die Organisation vergleicht die Lieferantenrechnung mit den entsprechenden Einkaufs- und Wareneingangsaufzeichnungen. Abweichungen können vor der Freigabe der Zahlung über den Finanzprozess eine Prüfung erfordern.

Der Ablauf erzeugt eine Kette zusammenhängender Aufzeichnungen. Eine Bestellanforderung, eine Bestellung, ein Wareneingang und eine Rechnung erfüllen unterschiedliche Zwecke, auch wenn ein System sie gemeinsam anzeigt. Die Beibehaltung dieser Unterscheidungen hilft zu erklären, was angefordert, bestellt und geliefert wurde und was der Lieferant berechnet hat.

E-Procurement und verwandte Begriffe

Diese Bezeichnungen stellen keine allgemein standardisierten Produktgrenzen dar. Beim Vergleich von Systemen oder Verfahren ist es aussagekräftiger, die tatsächlich enthaltenen Funktionen zu bestimmen, statt sich allein auf die Bezeichnung zu verlassen.

Anwendungen in Lieferkettenprozessen

Waren- und Nachbeschaffung

Ein Händler kann einen Bestandsplan verwenden, um den Bedarf an zusätzlichem Lagerbestand zu ermitteln und anschließend einen Einkauf bei einem zugelassenen Lieferanten einzuleiten. Der Beschaffungsdatensatz legt die kaufmännische Verpflichtung fest; Bestandsaufzeichnungen zeigen, was verfügbar ist oder erwartet wird. Eine genehmigte Bestellung bedeutet daher nicht, dass die Waren bereits physisch für Kundenbestellungen verfügbar sind.

Lagerbedarf und Ausrüstung

Ein Lager kann Etiketten, Paletten, Verpackungen, Ersatzteile oder Umschlaggeräte über einen elektronischen Katalog einkaufen. Klare Artikelbeschreibungen und Maßeinheiten sind wichtig: Die Bestellung von zehn einzelnen Kartons unterscheidet sich von der Bestellung von zehn Bündeln. Katalogkontrollen können Benutzern helfen, vereinbarte Artikel auszuwählen, aber fehlerhafte Katalogdaten können weiterhin fehlerhafte Bestellungen erzeugen.

Transport und ausgelagerte Dienstleistungen

Ein Unternehmen kann Angebote für Transportdienstleistungen einholen oder Dienstleistungen im Rahmen einer bestehenden Vereinbarung einkaufen. Relevante Spezifikationen können Sendungsmerkmale, Abhol- und Lieferorte, erforderliche Kapazität und die Verantwortung für zusätzliche Gebühren umfassen. Die Bestätigung der Leistungserbringung kann operative Aufzeichnungen statt eines Wareneingangs im Lager erfordern.

Beschaffung und Durchführung des Versands bleiben getrennte Tätigkeiten. Die Auswahl eines Transportdienstleisters oder die Genehmigung eines Dienstleistungsauftrags bestätigt weder, dass eine Abholung stattgefunden hat, noch dass die Lieferung abgeschlossen wurde. Für diese Ereignisse sind Nachweise aus dem entsprechenden operativen Prozess erforderlich.

Überlegungen zur grenzüberschreitenden Beschaffung

Grenzüberschreitende Einkäufe bringen zusätzliche Informationsanforderungen mit sich, die ein digitaler Ablauf berücksichtigen muss. Eine elektronische Bestellung ersetzt keine Zollanmeldungen, Einfuhrgenehmigungen, Produktkonformitätsprüfungen oder anderen für eine bestimmte Transaktion erforderlichen Dokumente.

• Identifizierung von Lieferanten und Parteien: Lieferant, vertragsschließender Käufer, Empfänger und Importeur können unterschiedliche Parteien sein. Die Aufzeichnungen sollten ihre jeweiligen Rollen genau ausweisen.
• Produktinformationen: Beschreibungen, Materialien, Ursprungsinformationen und erforderliche Klassifizierungsdaten sollten mit ausreichender Detailtiefe für die relevanten Handelsverfahren erfasst werden. Eine Beschreibung aus dem Lieferantenkatalog reicht für Zollzwecke möglicherweise nicht aus.
• Kaufmännische Bedingungen: Währung, Zahlungsbedingungen, Lieferverantwortlichkeiten und der benannte Lieferort sollten klar sein. Wenn Incoterms-Regeln in den Vertrag aufgenommen werden, sollten die ausgewählte Regel, der benannte Ort oder Hafen und die Version angegeben werden.
• Kostenvergleich: Ein Angebot kann Fracht, Versicherung, Zölle, Steuern oder Bearbeitungsgebühren ausschließen. Käufer sollten den vom Lieferanten angebotenen Preis von den geschätzten Gesamtkosten unterscheiden, die für ihre Entscheidung relevant sind.
• Wareneingangsvereinbarungen: Teilsendungen, unterschiedliche Maßeinheiten und Lieferungen an mehrere Standorte können die Beziehung zwischen Bestellung, Wareneingangsaufzeichnungen und Rechnungen erschweren.

Diese Prüfungen hängen von der jeweiligen Transaktion ab. Die für eine inländische Verpackungsbestellung erforderlichen Informationen sind nicht unbedingt dieselben wie für importierte Waren oder einen internationalen Transportvertrag.

Kontrollen, Vorteile und Einschränkungen

E-Procurement kann Einkaufsaufzeichnungen leichter auffindbar, weiterleitbar und vergleichbar machen. Es kann außerdem einheitliche Genehmigungen, Zugriffsbeschränkungen und Transaktionshistorien unterstützen. Dies sind Funktionen und keine garantierten Ergebnisse: Ihr Nutzen hängt von der Prozessgestaltung, der Datenqualität, der Beteiligung der Lieferanten und der Integration mit anderen Systemen ab.

Zu den wichtigen Kontrollen gehören die Pflege korrekter Lieferantendaten, die angemessene Trennung von Einkaufs- und Zahlungsaufgaben, die Dokumentation von Genehmigungsentscheidungen und die Verwaltung von Änderungen an Bestellungen. Änderungen von Bankdaten eines Lieferanten erfordern eine unabhängige Überprüfung, da ein elektronischer Datensatz allein nicht beweist, dass eine Anfrage echt ist.

Der Rechnungsabgleich ist eine weitere Kontrolle. Bei einem Drei-Wege-Abgleich vergleicht die Organisation Bestellung, Wareneingangsaufzeichnung und Rechnung. Dadurch können Mengen- oder Preisabweichungen erkannt werden, es beweist jedoch nicht unabhängig die Produktqualität und verhindert nicht jede Art von Betrug. Dienstleistungen, Vorauszahlungen und andere Vereinbarungen können andere Nachweise erfordern.

Auch die Integration hat praktische Grenzen. Ein Einkaufssystem kann Daten mit Bestands-, Lager-, Buchhaltungs- oder Lieferantensystemen austauschen, aber ein erfolgreicher Austausch erfordert kompatible Kennungen und einheitliche Bedeutungen der Daten. Die automatische Übertragung einer falschen Maßeinheit oder Lieferantenreferenz kann den Fehler weiterverbreiten, statt ihn zu korrigieren.

Für die Beschaffung im öffentlichen Sektor können zusätzliche Anforderungen an Transparenz, Wettbewerb, Zugang und Aufbewahrung von Aufzeichnungen gelten. Die OECD-Empfehlung zur öffentlichen Beschaffung bietet einen Governance-Rahmen, der elektronische Beschaffung umfasst; sie ersetzt nicht die in einer bestimmten Rechtsordnung geltenden Gesetze und Verfahren.

Häufige Missverständnisse

• Jedes per E-Mail versendete Dokument ist ein vollständig digitaler Ablauf. E-Mail kann den elektronischen Einkauf unterstützen, aber das Versenden einer eingescannten Bestellung erzeugt allein noch keine strukturierten Daten, automatisierte Validierung oder integrierte Genehmigungen.
• E-Procurement wählt immer den niedrigsten Preis aus. Es kann unterschiedliche Bewertungskriterien und Einkaufsmethoden unterstützen. Die Entscheidungsregeln ergeben sich aus den Anforderungen des Käufers und den geltenden Verfahren.
• Genehmigung bedeutet Erfüllung. Eine Genehmigung autorisiert einen Einkauf; sie bestätigt weder die Annahme durch den Lieferanten noch Versand, Lieferung oder zufriedenstellende Leistung.
• Automatisierung macht eine Prüfung überflüssig. Abweichungen, unzuverlässige Daten, Änderungen bei Lieferanten und strittige Lieferungen können weiterhin menschliches Urteilsvermögen erfordern.

FAQ

Was bedeutet E-Procurement im E-Commerce?

Es bedeutet, elektronische Prozesse zu nutzen, um die Waren, Materialien, Ausrüstung und Dienstleistungen einzukaufen, die ein E-Commerce-Unternehmen benötigt. Es unterscheidet sich vom kundenorientierten Checkout, obwohl beide Teil des elektronisch abgewickelten Handels sein können.

Ist E-Procurement dasselbe wie Einkaufssoftware?

Nein. Einkaufssoftware kann E-Procurement unterstützen, aber der Begriff umfasst auch die Abläufe, Verantwortlichkeiten, Daten und Kontrollen, die für die elektronische Durchführung der Beschaffung eingesetzt werden.

Umfasst E-Procurement Versand und Zollabfertigung?

Es kann Versandanforderungen erfassen und Informationen mit operativen Systemen austauschen. Die Genehmigung eines Einkaufs führt jedoch selbst keinen physischen Transport durch und erfüllt keine Zollanforderungen.

Ist E-Invoicing dasselbe wie E-Procurement?

Nein. E-Invoicing betrifft Rechnungen. E-Procurement kann eine umfassendere Reihe von Aktivitäten abdecken, darunter Lieferantenauswahl, Einkaufsgenehmigung, Bestellung und Erfassung des Wareneingangs.

Quellen

• Europäische Kommission — Digitale Beschaffung. Unterstützt den Kontext der öffentlichen Beschaffung und die Nutzung elektronischer Prozesse in Beschaffungsaktivitäten.
• OECD — Empfehlung des Rates zur öffentlichen Beschaffung. Unterstützt die Ausführungen zu elektronischer Beschaffung, Integration, Zugang, Transparenz und Governance im Beschaffungswesen.
• Europäische Kommission — E-Invoicing. Unterstützt die Unterscheidung zwischen elektronischer Rechnungsstellung und dem umfassenderen Beschaffungslebenszyklus einschließlich der Bedeutung strukturierter Rechnungsdaten.