電子採購

甚麼是電子採購？

電子採購（E-procurement）是指組織利用數碼系統及電子通訊來取得貨品和服務。它可以支援識別供應商、索取報價、批准採購、發出採購訂單、記錄收貨及處理發票等活動。在物流及電子商務中，它涉及企業購買營運所需的產品、物料、設備或服務，而不是消費者向零售商購物時使用的網上結帳流程。

這個術語的涵蓋範圍各有不同。組織可以使用電子採購來描述其電子化採購流程，而較廣泛的實施方式亦可能涵蓋尋源、招標、供應商管理及合約管理。在公共採購中，該術語是指公共機構用來購買貨品、服務或工程的電子流程。歐洲委員會在數碼採購的框架下討論這種公共部門應用。

其在物流及電子商務中的作用

電子採購位於供應鏈的採購一側。它將企業需求連接至供應商承諾，並建立日後可支援收貨、庫存核算及付款的記錄。它本身不會運送貨物、補充庫存，或為貨件辦理清關。

電子商務企業可能會使用電子採購來購買轉售商品、運輸紙箱、倉庫設備或外判服務。物流營運商則可能使用它來採購運輸能力、維修、搬運設備或臨時倉儲。這些屬於不同的採購類別，但每項採購都可能涉及申請、授權、供應商協議，以及證明已收到約定貨品或服務的憑據。

用戶可能會在供應商平台、採購政策、企業資源規劃系統、招標公告或提交發票的指引中遇到這個術語。供應商平台只是其中一種介面；電子採購描述的是背後的購買流程，而不是某一種網站。

電子採購流程如何運作

以下流程只展示一種可能的工作流程，並非強制標準。組織可以合併不同階段、在已有合約的情況下省略競爭性尋源，或根據採購類別及適用規則採用不同程序。

1. 確定需求。部門說明所需物品，包括數量、規格、所需交付地點及時間。對於服務，需求可能描述能力、範圍或預期成果，而非實體單位。
2. 建立採購申請。員工提交內部申請。申請記錄業務需要，並可能列明預算、成本中心、首選供應商或現有協議。它通常不是發送給供應商的訂單。
3. 審核及批准申請。獲授權的審核人員會根據預算、採購權限、規格及內部政策檢查申請。審批流程可能取決於金額、類別、地點或其他已配置的條件。
4. 選擇供應商或使用現有合約。採購人員可以索取報價、進行招標，或從已批准的目錄下單。供應商選擇可以考慮技術適用性、交付條件、商業條款及其他相關要求，而不只是報價。
5. 發出採購訂單。買方發出訂單，列明貨品或服務、數量、協定價格、交付要求及相關條款。訂單的法律效力及任何供應商接受行為，取決於協議及適用法律。
6. 記錄履行及收貨。倉庫或營運人員記錄交付數量，或確認服務表現。部分交付、損壞或遭拒收的物品，應與已接受的收貨清楚區分。
7. 核對發票及授權付款。組織會將供應商發票與適當的採購及收貨記錄進行比較。如有例外情況，可能需要在透過財務流程發放付款前進行審核。

該流程會建立一連串相關記錄。採購申請、採購訂單、收貨記錄及發票各有不同用途，即使系統將它們一併顯示。保持這些區別，有助於說明申請了甚麼、訂購了甚麼、收到甚麼，以及供應商收取了甚麼費用。

電子採購及相關術語

這些標籤並非普遍標準化的產品界線。比較系統或程序時，識別實際涵蓋的功能，比單靠標籤更有參考價值。

供應鏈營運中的應用

商品及補貨採購

零售商可以利用庫存計劃識別補充庫存的需求，然後透過已批准的供應商發起採購。採購記錄確立商業承諾；庫存記錄則確立現有或預期的庫存。因此，已批准的採購訂單並不代表貨品已經實際可供客戶訂單使用。

倉庫用品及設備

倉庫可以透過電子目錄購買標籤、托盤、包裝、備件或搬運設備。清晰的物品描述及計量單位十分重要：訂購十個獨立紙箱與訂購十捆紙箱並不相同。目錄控制可以協助用戶選擇約定物品，但不正確的目錄資料仍可能導致錯誤訂單。

運輸及外判服務

企業可以索取運輸服務報價，或根據現有協議購買服務。相關規格可以包括貨件特徵、收取及交付地點、所需能力，以及額外費用的承擔責任。確認服務表現可能需要營運記錄，而不是倉庫收貨記錄。

採購與貨件執行仍是分開的活動。選擇運輸服務供應商或批准服務訂單，並不能證明已完成收取或交付。這些事件需要相關營運流程提供證據。

跨境採購注意事項

跨境採購增加了數碼流程必須處理的資料要求。電子採購訂單不能取代特定交易所需的海關申報、進口許可、產品合規檢查或其他文件。

• 供應商及實體識別：供應商、訂約買方、收貨人及進口商可能是不同的各方。記錄應準確識別各自的角色。
• 產品資料：描述、物料、原產地資料及任何所需的分類資料，應以足夠詳細程度收集，以應付相關貿易程序。供應商目錄中的描述可能不足以作海關用途。
• 商業條款：貨幣、付款條款、交付責任及指定交付地點應清晰明確。如合約納入 Incoterms 規則，應列明所選規則、指定地點或港口，以及版本。
• 成本比較：報價可能不包括運費、保險、關稅、稅項或搬運費。買方應將供應商報價與對其決策有關的預計總成本區分開來。
• 收貨安排：分批貨件、不同計量單位及交付至多個地點，可能使訂單、收貨記錄及發票之間的關係變得複雜。

這些檢查取決於交易。國內包裝訂單所需的資料，不一定與進口商品或國際運輸合約所需的資料相同。

控制、優點及限制

電子採購可以令採購記錄更容易搜尋、傳送及比較。它亦可以支援一致的審批、存取限制及交易歷史。這些是能力，而非必然結果：其效用取決於流程設計、資料質素、供應商參與程度，以及與其他系統的整合。

重要控制措施包括維持準確的供應商資料、在適當情況下分隔採購及付款職責、記錄審批決定，以及管理訂單變更。供應商銀行資料的變更需要獨立核實，因為單靠電子記錄並不能證明申請是真實的。

發票匹配是另一項控制措施。在三方匹配中，組織會比較採購訂單、收貨記錄及發票。這可以識別數量或價格差異，但不能獨立證明產品質素，也不能防止所有類型的欺詐。服務、預付款及其他安排可能需要不同的佐證資料。

整合亦有實際限制。採購系統可能與庫存、倉庫、會計或供應商系統交換資料，但成功交換需要兼容的識別碼及一致的資料含義。自動傳送錯誤的計量單位或供應商參考資料，可能會擴大錯誤，而不是糾正錯誤。

對於公共部門採購，透明度、競爭、存取及記錄保存方面可能有額外要求。OECD 公共採購建議提供了包括電子採購在內的管治框架；它不能取代特定司法管轄區適用的法律及程序。

常見誤解

• 任何以電郵傳送的文件都是完整的數碼流程。電郵可以支援電子採購，但傳送掃描訂單本身並不會建立結構化資料、自動驗證或整合式審批。
• 電子採購總是選擇最低價格。它可以支援不同的評估準則及採購方式。決策規則來自買方要求及適用程序。
• 批准就代表已履行。批准只是授權採購；它不會確認供應商接受訂單、發貨、交付或令人滿意的服務表現。
• 自動化消除了審核需要。例外情況、不可靠資料、供應商變更及有爭議的交付，仍可能需要人員判斷。

常見問題

電子商務中的電子採購是甚麼意思？

它是指使用電子流程購買電子商務企業所需的商品、物料、設備及服務。它有別於面向客戶的結帳流程，儘管兩者都可以是以電子方式進行的商業活動。

電子採購是否等同於採購軟件？

不是。採購軟件可以支援電子採購，但該術語亦包括以電子方式進行採購時所使用的工作流程、職責、資料及控制措施。

電子採購是否包括運輸及清關？

它可以記錄運輸要求，並與營運系統交換資料。然而，採購批准本身不會執行實體運輸，也不能滿足海關要求。

電子發票是否等同於電子採購？

不是。電子發票涉及發票。電子採購可以涵蓋更廣泛的活動，包括供應商選擇、採購批准、訂購及收貨記錄。

資料來源

• 歐洲委員會 — 數碼採購。支援公共採購背景，以及在各項採購活動中使用電子流程的討論。
• OECD — 公共採購理事會建議。支援電子採購、整合、存取、透明度及採購管治方面的討論。
• 歐洲委員會 — 電子發票。支援電子發票與更廣泛採購生命周期之間的區別，包括結構化發票資料的重要性。