Elektron satınalma

E-prokurament nədir?

E-prokurament, elektron prokuramentin qısaltması olaraq, təşkilat üçün mal və xidmətlər əldə etmək məqsədilə rəqəmsal sistemlərdən və elektron kommunikasiyalardan istifadə edilməsidir. O, təchizatçıların müəyyənləşdirilməsi, qiymət təkliflərinin tələb edilməsi, satınalmaların təsdiqlənməsi, satınalma sifarişlərinin verilməsi, qəbulun qeydə alınması və hesab-fakturaların işlənməsi kimi fəaliyyətləri dəstəkləyə bilər. Logistika və e-ticarətdə bu termin istehlakçıların pərakəndə satıcıdan alış etdiyi onlayn ödəniş səhifəsindən fərqli olaraq, biznesin fəaliyyət göstərmək üçün ehtiyac duyduğu məhsulları, materialları, avadanlıqları və ya xidmətləri almasına aiddir.

Bu terminin əhatə dairəsi dəyişə bilər. Təşkilat e-prokuramentdən elektron satınalma iş axınını təsvir etmək üçün istifadə edə bilər, daha geniş tətbiq isə mənbələrin müəyyənləşdirilməsini, tenderlərin keçirilməsini, təchizatçıların idarə edilməsini və müqavilələrin inzibati idarə edilməsini də əhatə edə bilər. Dövlət satınalmalarında bu termin dövlət orqanlarının mal, xidmət və ya işlər alması üçün istifadə etdiyi elektron proseslərə aiddir. Avropa Komissiyası bu dövlət sektoru tətbiqini rəqəmsal satınalma çərçivəsində müzakirə edir.

Logistika və e-ticarətdə rolu

E-prokurament təchizat zəncirinin satınalma tərəfində yerləşir. O, biznes ehtiyacını təchizatçı öhdəliyi ilə əlaqələndirir və sonradan qəbul, inventar uçotu və ödənişi dəstəkləyə bilən qeydlər yaradır. E-prokurament özü malları daşımır, ehtiyatları yeniləmir və yükü gömrükdən keçirmir.

E-ticarət biznesi yenidən satmaq üçün mallar, daşınma qutuları, anbar avadanlığı və ya autsorsinq xidmətləri almaq məqsədilə e-prokuramentdən istifadə edə bilər. Logistika operatoru nəqliyyat tutumu, texniki xidmət, yükləmə-boşaltma avadanlığı və ya müvəqqəti saxlama xidmətləri əldə etmək üçün bundan istifadə edə bilər. Bunlar fərqli satınalma kateqoriyalarıdır, lakin hər biri sorğu, səlahiyyətləndirmə, təchizatçı razılaşması və razılaşdırılmış mal və ya xidmətlərin alındığını göstərən sübutları əhatə edə bilər.

İstifadəçilər bu terminlə təchizatçı portallarında, satınalma siyasətlərində, müəssisə resurslarının planlaşdırılması sistemlərində, tender elanlarında və ya hesab-fakturaların təqdim edilməsi üzrə təlimatlarda qarşılaşa bilərlər. Təchizatçı portalı mümkün interfeyslərdən biridir; e-prokurament müəyyən bir veb-sayt növünü deyil, əsas satınalma prosesini təsvir edir.

E-prokurament iş axını necə işləyir?

Aşağıdakı ardıcıllıq məcburi standartı deyil, mümkün iş axınını göstərir. Təşkilatlar mərhələləri birləşdirə, mövcud müqavilə üçün rəqabətli mənbə seçimini keçə və ya satınalma kateqoriyasına və tətbiq olunan qaydalara uyğun olaraq fərqli prosedurlardan istifadə edə bilərlər.

1. Ehtiyacı müəyyənləşdirin. Şöbə miqdarı, spesifikasiyaları, tələb olunan çatdırılma yerini və vaxtını əhatə etməklə nəyə ehtiyacı olduğunu dəqiqləşdirir. Xidmətlər üçün tələb fiziki vahidlər əvəzinə tutumu, əhatə dairəsini və ya gözlənilən nəticələri təsvir edə bilər.
2. Satınalma tələbi yaradın. İşçi daxili sorğu təqdim edir. Satınalma tələbi biznes ehtiyacını qeyd edir və büdcəni, xərc mərkəzini, üstünlük verilən təchizatçını və ya mövcud razılaşmanı göstərə bilər. Bu, adətən təchizatçıya göndərilən sifariş deyil.
3. Sorğunu nəzərdən keçirin və təsdiqləyin. Səlahiyyətli nəzərdən keçirənlər sorğunu büdcə, satınalma səlahiyyəti, spesifikasiyalar və daxili siyasətə uyğun olaraq yoxlayırlar. Təsdiq marşrutu məbləğdən, kateqoriyadan, yerləşmə yerindən və ya konfiqurasiya edilmiş digər şərtlərdən asılı ola bilər.
4. Təchizatçı seçin və ya mövcud müqavilədən istifadə edin. Alıcılar qiymət təklifləri tələb edə, tender keçirə və ya təsdiqlənmiş kataloqdan sifariş verə bilərlər. Təchizatçı seçimi yalnız təklif olunan qiyməti deyil, texniki uyğunluğu, çatdırılma şərtlərini, kommersiya şərtlərini və digər müvafiq tələbləri nəzərə ala bilər.
5. Satınalma sifarişini verin. Alıcı malları və ya xidmətləri, miqdarları, razılaşdırılmış qiymətləri, çatdırılma tələblərini və müvafiq şərtləri göstərən sifarişi göndərir. Sifarişin hüquqi qüvvəsi və təchizatçının hər hansı qəbulunun nəticələri razılaşmadan və tətbiq olunan qanundan asılıdır.
6. İcranı və qəbulu qeydə alın. Anbar və ya əməliyyat heyəti çatdırılmış miqdarları qeydə alır və ya xidmətin yerinə yetirildiyini təsdiqləyir. Qismən çatdırılmalar, zədələnmiş və ya rədd edilmiş məhsullar qəbul edilmiş mallardan fərqləndirilməlidir.
7. Hesab-fakturanı yoxlayın və ödənişi təsdiqləyin. Təşkilat təchizatçının hesab-fakturasını müvafiq satınalma və qəbul qeydləri ilə müqayisə edir. İstisnalar maliyyə prosesi vasitəsilə ödənişin həyata keçirilməsindən əvvəl nəzərdən keçirilməyi tələb edə bilər.

Bu iş axını əlaqəli qeydlər zənciri yaradır. Satınalma tələbi, satınalma sifarişi, mal qəbzi və hesab-faktura, sistem onları birlikdə göstərsə belə, fərqli məqsədlərə xidmət edir. Bu fərqlərin qorunması nəyin tələb edildiyini, nəyin sifariş olunduğunu, nəyin gəldiyini və təchizatçının nə qədər ödəniş tələb etdiyini izah etməyə kömək edir.

E-prokurament və əlaqəli terminlər

Termin	Əsas diqqət	E-prokuramentlə əlaqəsi
E-ticarət	Elektron kanallar vasitəsilə alqı-satqı	Onlayn bizneslərarası əməliyyat həm e-ticarəti, həm də e-prokuramenti əhatə edə bilər, lakin e-ticarət alıcının daxili təsdiqlərini və nəzarətlərini mütləq əhatə etmir.
E-mənbə seçimi	Təchizatçıların elektron şəkildə tapılması, qiymətləndirilməsi və seçilməsi	Daha geniş e-prokurament prosesinin təchizatçı seçimi hissəsini təşkil edə bilər.
E-tender	Tender dəvətlərinin və təqdimatlarının elektron şəkildə idarə edilməsi	Müəyyən mənbə seçimi prosedurunu dəstəkləyir; sifariş, qəbul və ya ödənişi mütləq əhatə etmir.
Satınalmadan ödənişə qədər	Hesab-fakturaların işlənməsi və ödənişə qədər əməliyyat satınalması	E-prokuramentlə əhəmiyyətli dərəcədə üst-üstə düşür, baxmayaraq ki, dəqiq proses sərhədləri təşkilatdan asılı olaraq dəyişir.
Mənbədən ödənişə qədər	Mənbə seçimi və müqavilələşmədən satınalma və ödənişə qədər proses	Rəqəmsal satınalma sistemlərinin dəstəkləyə biləcəyi daha geniş həyat dövrünü təsvir edir.
E-hesab-faktura	Hesab-fakturaların elektron şəkildə verilməsi, ötürülməsi və işlənməsi	Əməliyyat həyat dövrünün bir hissəsinə aiddir, tam satınalma prosesinə deyil.

Bu adlar məhsul sərhədlərini universal şəkildə standartlaşdırmır. Sistemləri və ya prosedurları müqayisə edərkən yalnız ada əsaslanmaq əvəzinə, faktiki olaraq hansı funksiyaların daxil edildiyini müəyyənləşdirmək daha informativdir.

Təchizat zənciri əməliyyatlarında tətbiqlər

Malların və ehtiyatların yenilənməsi üzrə satınalmalar

Pərakəndə satıcı əlavə ehtiyat tələbini müəyyənləşdirmək üçün inventar planından istifadə edə və daha sonra təsdiqlənmiş təchizatçı vasitəsilə satınalma başlada bilər. Satınalma qeydi kommersiya öhdəliyini, inventar qeydləri isə mövcud və ya gözlənilən ehtiyatı müəyyən edir. Buna görə təsdiqlənmiş satınalma sifarişi malların müştəri sifarişləri üçün artıq fiziki olaraq mövcud olduğu demək deyil.

Anbar ləvazimatları və avadanlıqları

Anbar etiketləri, paletləri, qablaşdırma materiallarını, ehtiyat hissələrini və ya yükləmə-boşaltma avadanlığını elektron kataloq vasitəsilə ala bilər. Məhsulların aydın təsvirləri və ölçü vahidləri vacibdir: on fərdi qutu sifariş etmək on dəst sifariş etməkdən fərqlidir. Kataloq nəzarətləri istifadəçilərə razılaşdırılmış məhsulları seçməyə kömək edə bilər, lakin yanlış kataloq məlumatları yenə də yanlış sifarişlərə səbəb ola bilər.

Nəqliyyat və autsorsinq xidmətləri

Biznes nəqliyyat xidmətləri üçün qiymət təklifləri ala və ya mövcud razılaşma əsasında xidmətlər satın ala bilər. Müvafiq spesifikasiyalara yükün xüsusiyyətləri, götürülmə və çatdırılma yerləri, tələb olunan tutum və əlavə xərclərə görə məsuliyyət daxil ola bilər. Xidmətin yerinə yetirilməsinin təsdiqlənməsi anbar mal qəbzi əvəzinə əməliyyat qeydlərini tələb edə bilər.

Satınalma və yükün icrası ayrı fəaliyyətlər olaraq qalır. Nəqliyyat təminatçısının seçilməsi və ya xidmət sifarişinin təsdiqlənməsi yükün götürüldüyünü və ya çatdırılmanın başa çatdığını göstərmir. Bu hadisələr müvafiq əməliyyat prosesindən əldə edilən sübutlar tələb edir.

Sərhədlərarası satınalma ilə bağlı məsələlər

Sərhədlərarası satınalma rəqəmsal iş axınının nəzərə almalı olduğu əlavə məlumat tələbləri yaradır. Elektron satınalma sifarişi gömrük bəyannamələrini, idxal icazələrini, məhsul uyğunluğu yoxlamalarını və ya müəyyən əməliyyat üçün tələb olunan digər sənədləri əvəz etmir.

• Təchizatçı və tərəflərin müəyyənləşdirilməsi: Təchizatçı, müqavilə bağlayan alıcı, yükalan və idxalçı fərqli tərəflər ola bilər. Qeydlər onların müvafiq rollarını dəqiq göstərməlidir.
• Məhsul haqqında məlumat: Təsvirlər, materiallar, mənşə məlumatları və tələb olunan təsnifat məlumatları müvafiq ticarət prosedurları üçün kifayət qədər təfərrüatla toplanmalıdır. Təchizatçı kataloqundakı təsvir gömrük məqsədləri üçün kifayət etməyə bilər.
• Kommersiya şərtləri: Valyuta, ödəniş şərtləri, çatdırılma məsuliyyətləri və göstərilən çatdırılma yeri aydın olmalıdır. Incoterms qaydaları müqaviləyə daxil edildikdə, seçilmiş qayda, göstərilən yer və ya liman, eləcə də versiya müəyyən edilməlidir.
• Xərclərin müqayisəsi: Qiymət təklifinə yükdaşıma, sığorta, rüsumlar, vergilər və ya yükləmə-boşaltma xərcləri daxil olmaya bilər. Alıcılar təchizatçının təklif etdiyi qiyməti qərar üçün əhəmiyyətli təxmini ümumi xərcdən fərqləndirməlidirlər.
• Qəbul üzrə tənzimləmələr: Bölünmüş yüklər, fərqli ölçü vahidləri və bir neçə yerə çatdırılmalar sifariş, qəbul qeydləri və hesab-fakturalar arasındakı əlaqəni çətinləşdirə bilər.

Bu yoxlamalar əməliyyatdan asılıdır. Ölkədaxili qablaşdırma sifarişi üçün tələb olunan məlumat idxal olunan mallar və ya beynəlxalq nəqliyyat müqaviləsi üçün tələb olunan məlumatla eyni olmaya bilər.

Nəzarətlər, üstünlüklər və məhdudiyyətlər

E-prokurament satınalma qeydlərinin axtarılmasını, yönləndirilməsini və müqayisəsini asanlaşdıra bilər. O, həmçinin ardıcıl təsdiqləri, giriş məhdudiyyətlərini və əməliyyat tarixçələrini dəstəkləyə bilər. Bunlar zəmanətli nəticələr deyil, imkanlardır: onların faydalılığı prosesin dizaynından, məlumatların keyfiyyətindən, təchizatçıların iştirakından və digər sistemlərlə inteqrasiyadan asılıdır.

Vacib nəzarətlərə təchizatçı məlumatlarının dəqiq saxlanması, uyğun hallarda satınalma və ödəniş məsuliyyətlərinin ayrılması, təsdiq qərarlarının qeydə alınması və sifarişlərə dəyişikliklərin idarə edilməsi daxildir. Təchizatçının bank məlumatlarında dəyişikliklər müstəqil yoxlamanı tələb edir, çünki yalnız elektron qeyd sorğunun həqiqi olduğunu təsdiqləmir.

Hesab-fakturaların uyğunlaşdırılması digər nəzarət vasitəsidir. Üçtərəfli uyğunlaşdırmada təşkilat satınalma sifarişini, qəbul qeydini və hesab-fakturanı müqayisə edir. Bu, miqdar və ya qiymət fərqlərini müəyyən edə bilər, lakin məhsulun keyfiyyətini müstəqil şəkildə sübut etmir və hər cür fırıldaqçılığın qarşısını almır. Xidmətlər, əvvəlcədən ödənişlər və digər razılaşmalar fərqli dəstəkləyici sübutlar tələb edə bilər.

İnteqrasiyanın da praktiki məhdudiyyətləri var. Satınalma sistemi inventar, anbar, mühasibatlıq və ya təchizatçı sistemləri ilə məlumat mübadiləsi apara bilər, lakin uğurlu mübadilə uyğun identifikatorlar və razılaşdırılmış məlumat mənaları tələb edir. Yanlış ölçü vahidinin və ya təchizatçı istinadının avtomatik ötürülməsi xətanı düzəltmək əvəzinə yayıla bilər.

Dövlət sektoru satınalmalarında şəffaflıq, rəqabət, çıxış və qeydlərin saxlanması ilə bağlı əlavə tələblər tətbiq oluna bilər. OECD-nin Dövlət Satınalmaları üzrə Tövsiyəsi elektron satınalmanı da əhatə edən idarəetmə çərçivəsi təqdim edir; bu, konkret yurisdiksiyada tətbiq olunan qanunları və prosedurları əvəz etmir.

Ümumi anlaşılmazlıqlar

• E-poçtla göndərilən hər hansı sənəd tam rəqəmsal iş axınıdır. E-poçt elektron satınalmanı dəstəkləyə bilər, lakin skan edilmiş sifarişin göndərilməsi özlüyündə strukturlaşdırılmış məlumat, avtomatlaşdırılmış yoxlama və ya inteqrasiya edilmiş təsdiqlər yaratmır.
• E-prokurament həmişə ən aşağı qiyməti seçir. O, müxtəlif qiymətləndirmə meyarlarını və satınalma üsullarını dəstəkləyə bilər. Qərar qaydaları alıcının tələblərindən və tətbiq olunan prosedurlardan irəli gəlir.
• Təsdiq icra deməkdir. Təsdiq satınalmaya icazə verir; təchizatçının qəbulunu, göndərişi, çatdırılmanı və ya qənaətbəxş icranı təsdiqləmir.
• Avtomatlaşdırma yoxlama ehtiyacını aradan qaldırır. İstisnalar, etibarsız məlumatlar, təchizatçı dəyişiklikləri və mübahisəli çatdırılmalar hələ də insan mühakiməsini tələb edə bilər.

Suallar və cavablar

E-ticarətdə e-prokurament nə deməkdir?

Bu, e-ticarət biznesinin ehtiyac duyduğu malları, materialları, avadanlıqları və xidmətləri elektron proseslərdən istifadə etməklə satın almaq deməkdir. Bu proses müştəriyə yönəlmiş ödəniş səhifəsindən fərqlənir, baxmayaraq ki, hər ikisi elektron şəkildə həyata keçirilən ticarətin bir hissəsi ola bilər.

E-prokurament satınalma proqram təminatı ilə eynidirmi?

Xeyr. Satınalma proqram təminatı e-prokuramenti dəstəkləyə bilər, lakin bu termin həmçinin satınalmanı elektron şəkildə həyata keçirmək üçün istifadə olunan iş axınlarını, məsuliyyətləri, məlumatları və nəzarətləri də əhatə edir.

E-prokuramentə daşınma və gömrük rəsmiləşdirilməsi daxildirmi?

O, daşınma tələblərini qeydə ala və əməliyyat sistemləri ilə məlumat mübadiləsi apara bilər. Lakin satınalma təsdiqi fiziki daşınmanı həyata keçirmir və gömrük tələblərini özü yerinə yetirmir.

E-hesab-faktura e-prokuramentlə eynidirmi?

Xeyr. E-hesab-faktura hesab-fakturalara aiddir. E-prokurament təchizatçı seçimi, satınalmanın təsdiqlənməsi, sifariş və qəbulun qeydə alınması da daxil olmaqla daha geniş fəaliyyətlər toplusunu əhatə edə bilər.

Mənbələr

• Avropa Komissiyası — Rəqəmsal satınalma. Dövlət satınalmaları kontekstini və satınalma fəaliyyətlərində elektron proseslərdən istifadəni dəstəkləyir.
• OECD — Dövlət satınalmaları üzrə Şuranın Tövsiyəsi. Elektron satınalma, inteqrasiya, çıxış, şəffaflıq və satınalma idarəçiliyi ilə bağlı müzakirəni dəstəkləyir.
• Avropa Komissiyası — E-hesab-faktura. Elektron hesab-faktura ilə daha geniş satınalma həyat dövrü arasındakı fərqi, o cümlədən strukturlaşdırılmış hesab-faktura məlumatlarının əhəmiyyətini dəstəkləyir.