Електронска набавка
Што е е-набавка?
Е-набавката, скратено од електронска набавка, претставува употреба на дигитални системи и електронски комуникации за набавување стоки и услуги за организација. Таа може да поддржи активности како идентификување добавувачи, барање понуди, одобрување набавки, издавање нарачки за набавка, евидентирање прием и обработка фактури. Во логистиката и електронската трговија, таа се однесува на купувањето производи, материјали, опрема или услуги потребни за работењето на деловниот субјект, а не на онлајн плаќањето преку кое потрошувачите купуваат од трговец.
Опсегот на поимот варира. Организацијата може да го користи е-набавувањето за да го опише својот електронски работен тек за набавки, додека пошироката имплементација може да опфаќа и набавка од извори, тендерирање, управување со добавувачи и администрација на договори. Во јавните набавки, поимот се однесува на електронски процеси што ги користат јавните органи за набавка на стоки, услуги или работи. Европската комисија ја разгледува оваа примена во јавниот сектор во рамките на дигиталните набавки.
Нејзината улога во логистиката и електронската трговија
Е-набавката се наоѓа на страната на купувањето во синџирот на снабдување. Таа го поврзува деловното барање со обврската на добавувачот и создава записи што последователно можат да поддржат прием, сметководствено евидентирање на залихите и плаќање. Таа сама по себе не го преместува товарот, не ги надополнува залихите и не ослободува пратка од царина.
Деловен субјект за електронска трговија може да користи е-набавки за купување стока за препродажба, транспортни кутии, магацинска опрема или услуги од надворешни изведувачи. Логистички оператор може да ги користи за набавка на транспортен капацитет, одржување, опрема за ракување или привремено складирање. Ова се различни категории набавки, но секоја може да вклучува барање, овластување, договор со добавувач и доказ дека договорените стоки или услуги биле примени.
Корисниците може да го сретнат поимот на порталите за добавувачи, во политиките за набавки, системите за планирање на ресурсите на претпријатието, тендерските известувања или упатствата за поднесување фактури. Порталот за добавувачи е една можна интерфејсна точка; е-набавката го опишува основниот процес на купување, а не еден конкретен тип веб-страница.
Како функционира работниот тек на е-набавката
Следната низа прикажува можен работен тек, а не задолжителен стандард. Организациите може да комбинираат фази, да го изостават конкурентното прибавување понуди за постоечки договор или да користат различни постапки во зависност од категоријата на набавката и применливите правила.
- Идентификување на потребата. Одделот го наведува она што му е потребно, вклучително и количината, спецификациите, потребното место и времето на испорака. Кај услугите, потребата може да опишува капацитет, опсег или очекувани резултати наместо физички единици.
- Креирање барање за набавка. Вработен поднесува интерно барање. Барањето ја евидентира деловната потреба и може да наведе буџет, трошковен центар, претпочитан добавувач или постоечки договор. Тоа вообичаено не е нарачка испратена до добавувач.
- Разгледување и одобрување на барањето. Овластените проверувачи го проверуваат барањето во однос на буџетот, овластувањето за набавка, спецификациите и интерната политика. Патеката на одобрување може да зависи од вредноста, категоријата, локацијата или други конфигурирани услови.
- Избор на добавувач или користење постоечки договор. Купувачите може да побараат понуди, да спроведат тендер или да нарачаат од одобрен каталог. При изборот на добавувач може да се земат предвид техничката соодветност, условите за испорака, комерцијалните услови и други релевантни барања, а не само понудената цена.
- Издавање на нарачката за набавка. Купувачот испраќа нарачка во која се наведени стоките или услугите, количините, договорените цени, барањата за испорака и релевантните услови. Правниот ефект на нарачката и на евентуалното прифаќање од добавувачот зависи од договорот и применливото право.
- Евидентирање на исполнувањето и приемот. Магацинскиот или оперативниот персонал ги евидентира испорачаните количини или потврдува извршување на услугата. Делумните испораки, оштетувањата или одбиените производи треба да останат разликувани од прифатениот прием.
- Проверка на фактурата и одобрување на плаќањето. Организацијата ја споредува фактурата на добавувачот со соодветните записи за набавка и прием. Исклучоците може да бараат разгледување пред да се ослободи плаќањето преку финансискиот процес.
Работниот тек создава низа поврзани записи. Барањето за набавка, нарачката за набавка, приемницата за стока и фактурата имаат различни намени, дури и кога системот ги прикажува заедно. Одржувањето на овие разлики помага да се објасни што било побарано, што било нарачано, што пристигнало и што фактурирал добавувачот.
Е-набавка и сродни поими
| Поим | Главен фокус | Однос со е-набавката |
|---|---|---|
| Електронска трговија | Купување и продавање преку електронски канали | Онлајн трансакцијата меѓу деловни субјекти може да вклучува и електронска трговија и е-набавка, но електронската трговија не мора да ги вклучува интерните одобрувања и контроли на купувачот. |
| Електронско прибавување | Електронско пронаоѓање, оценување и избор на добавувачи | Може да го сочинува делот за избор на добавувач во поширок процес на е-набавка. |
| Електронско тендерирање | Електронско управување со покани за тендер и поднесени понуди | Поддржува конкретна постапка за прибавување; не мора да опфаќа нарачување, прием или плаќање. |
| Од набавка до плаќање | Оперативно купување преку обработка на фактури и плаќање | Во голема мера се преклопува со е-набавката, иако точните граници на процесот варираат според организацијата. |
| Од извор до плаќање | Прибавување и склучување договори преку купување и плаќање | Опишува поширок животен циклус што можат да го поддржат системите за дигитални набавки. |
| Електронско фактурирање | Електронско издавање, пренос и обработка на фактури | Се однесува на еден дел од животниот циклус на трансакцијата, а не на целосниот процес на набавка. |
Овие ознаки не претставуваат универзално стандардизирани граници на производите. При споредување системи или постапки, покорисно е да се идентификуваат конкретните вклучени функции отколку да се потпира само на ознаката.
Примени во операциите на синџирот на снабдување
Набавка на стока и надополнување на залихите
Трговецот може да користи план за залихи за да идентификува потреба од дополнителна стока и потоа да започне набавка преку одобрен добавувач. Записот за набавката ја утврдува комерцијалната обврска; записите за залихи утврдуваат што е достапно или што се очекува. Затоа, одобрената нарачка за набавка не значи дека стоката веќе е физички достапна за нарачки од клиенти.
Магацински залихи и опрема
Магацинот може да набавува етикети, палети, амбалажа, резервни делови или опрема за ракување преку електронски каталог. Јасните описи на артиклите и мерните единици се важни: нарачувањето десет поединечни кутии се разликува од нарачувањето десет пакети. Контролите на каталогот можат да им помогнат на корисниците да изберат договорени артикли, но неточните податоци во каталогот и понатаму можат да создадат неточни нарачки.
Транспорт и услуги од надворешни изведувачи
Деловниот субјект може да побара понуди за транспортни услуги или да купи услуги според постоечки договор. Релевантните спецификации може да ги вклучуваат карактеристиките на пратката, местата на преземање и испорака, потребниот капацитет и одговорноста за дополнителните трошоци. Потврдувањето на извршувањето на услугата може да бара оперативни записи наместо приемница за стока во магацин.
Набавката и извршувањето на пратката остануваат одделни активности. Изборот на превозник или одобрувањето на нарачка за услуга не потврдува дека преземањето се случило или дека испораката е завршена. За тие настани е потребен доказ од соодветниот оперативен процес.
Размислувања за прекугранични набавки
Прекуграничното купување додава информациски барања што дигиталниот работен тек мора да ги опфати. Електронската нарачка за набавка не ги заменува царинските декларации, дозволите за увоз, проверките за усогласеност на производите или другите документи потребни за конкретната трансакција.
- Идентификација на добавувачот и субјектите: Добавувачот, договорниот купувач, примачот и увозникот може да бидат различни страни. Записите треба прецизно да ги идентификуваат нивните соодветни улоги.
- Информации за производот: Описите, материјалите, информациите за потеклото и сите потребни податоци за класификација треба да се собираат со доволно детали за релевантните трговски постапки. Описот во каталогот на добавувачот можеби нема да биде доволен за царински цели.
- Комерцијални услови: Валутата, условите за плаќање, одговорностите при испорака и наведеното место на испорака треба да бидат јасни. Кога правилата Incoterms се вклучени во договорот, треба да се наведат избраното правило, наведеното место или пристаниште и верзијата.
- Споредба на трошоците: Во понудата може да не бидат вклучени превозот, осигурувањето, царините, даноците или трошоците за ракување. Купувачите треба да ја разликуваат понудената цена на добавувачот од проценетите вкупни трошоци релевантни за нивната одлука.
- Аранжмани за прием: Поделените пратки, различните мерни единици и испораките на повеќе локации можат да го усложнат односот меѓу нарачката, записите за прием и фактурите.
Овие проверки зависат од трансакцијата. Информациите потребни за домашна нарачка на амбалажа не мора да бидат исти со оние потребни за увезена стока или меѓународен договор за транспорт.
Контроли, придобивки и ограничувања
Е-набавката може да го олесни пребарувањето, насочувањето и споредувањето на записите за набавки. Таа може да поддржи и доследни одобрувања, ограничувања на пристапот и историја на трансакции. Ова се можности, а не загарантирани резултати: нивната корисност зависи од дизајнот на процесот, квалитетот на податоците, учеството на добавувачите и интеграцијата со другите системи.
Важните контроли вклучуваат одржување точни податоци за добавувачите, одвојување на одговорностите за набавка и плаќање кога е соодветно, евидентирање одлуки за одобрување и управување со промените на нарачките. Промените на банкарските податоци на добавувачот бараат независна проверка, бидејќи електронскиот запис сам по себе не докажува дека барањето е вистинско.
Усогласувањето на фактурите е уште една контрола. Кај усогласувањето во три насоки, организацијата ги споредува нарачката за набавка, записот за прием и фактурата. Ова може да открие разлики во количината или цената, но не докажува независно дека квалитетот на производот е соодветен и не спречува секој вид измама. Услугите, авансните плаќања и другите аранжмани може да бараат различни придружни докази.
Интеграцијата исто така има практични ограничувања. Системот за набавки може да разменува податоци со системите за залихи, магацин, сметководство или добавувачи, но успешната размена бара усогласени идентификатори и договорени значења на податоците. Автоматското пренесување на неточна мерна единица или референца на добавувач може да ја прошири грешката наместо да ја поправи.
За набавките во јавниот сектор може да важат дополнителни барања во однос на транспарентноста, конкуренцијата, пристапот и чувањето записи. Препораката на OECD за јавните набавки обезбедува рамка за управување што опфаќа електронски набавки; таа не ги заменува законите и постапките што се применуваат во конкретна јурисдикција.
Вообичаени недоразбирања
- Секој документ испратен по е-пошта е целосно дигитален работен тек. Е-поштата може да поддржи електронско купување, но испраќањето скенирана нарачка само по себе не создава структурирани податоци, автоматска валидација или интегрирани одобрувања.
- Е-набавката секогаш ја избира најниската цена. Таа може да поддржи различни критериуми за оценување и методи на купување. Правилата за одлука произлегуваат од барањата на купувачот и применливите постапки.
- Одобрувањето значи исполнување. Одобрувањето овластува набавка; тоа не потврдува прифаќање од добавувачот, испраќање, испорака или задоволително извршување.
- Автоматизацијата ја отстранува потребата од проверка. Исклучоците, несигурните податоци, промените кај добавувачите и спорните испораки и понатаму може да бараат човечко расудување.
Прашања и одговори
Што значи е-набавка во електронската трговија?
Тоа значи користење електронски процеси за купување на стоката, материјалите, опремата и услугите што му се потребни на деловниот субјект за електронска трговија. Таа се разликува од плаќањето наменето за клиентите, иако и двете можат да бидат дел од електронски спроведена трговија.
Дали е-набавката е исто што и софтверот за набавки?
Не. Софтверот за набавки може да поддржува е-набавка, но поимот ги вклучува и работните текови, одговорностите, податоците и контролите што се користат за електронско спроведување набавки.
Дали е-набавката ги вклучува испораката и царинското ослободување?
Таа може да ги евидентира барањата за испорака и да разменува информации со оперативните системи. Сепак, одобрувањето на набавката само по себе не врши физички транспорт и не ги исполнува царинските барања.
Дали електронското фактурирање е исто што и е-набавката?
Не. Електронското фактурирање се однесува на фактурите. Е-набавката може да опфаќа поширок сет активности, вклучително и избор на добавувач, одобрување набавка, нарачување и евидентирање прием.
Извори
- Европска комисија — Дигитални набавки. Го поддржува контекстот на јавните набавки и употребата на електронски процеси низ активностите за набавки.
- OECD — Препорака на Советот за јавни набавки. Ја поддржува дискусијата за електронските набавки, интеграцијата, пристапот, транспарентноста и управувањето со набавките.
- Европска комисија — Електронско фактурирање. Ја поддржува разликата меѓу електронското фактурирање и поширокиот животен циклус на набавките, вклучително и важноста на структурираните податоци за фактурите.
