Ηλεκτρονικές Προμήθειες

Τι είναι οι ηλεκτρονικές προμήθειες;

Οι ηλεκτρονικές προμήθειες (e-procurement), συντομογραφία του όρου «ηλεκτρονικές προμήθειες», είναι η χρήση ψηφιακών συστημάτων και ηλεκτρονικών επικοινωνιών για την απόκτηση αγαθών και υπηρεσιών από έναν οργανισμό. Μπορούν να υποστηρίζουν δραστηριότητες όπως ο εντοπισμός προμηθευτών, η υποβολή αιτημάτων για προσφορές, η έγκριση αγορών, η έκδοση εντολών αγοράς, η καταγραφή της παραλαβής και η επεξεργασία τιμολογίων. Στα logistics και στο ηλεκτρονικό εμπόριο, αφορούν την αγορά προϊόντων, υλικών, εξοπλισμού ή υπηρεσιών που χρειάζεται μια επιχείρηση για τη λειτουργία της, και όχι την ηλεκτρονική ολοκλήρωση αγοράς μέσω της οποίας οι καταναλωτές αγοράζουν από έναν λιανοπωλητή.

Το πεδίο εφαρμογής του όρου ποικίλλει. Ένας οργανισμός μπορεί να χρησιμοποιεί τον όρο ηλεκτρονικές προμήθειες για να περιγράψει την ηλεκτρονική ροή εργασιών αγορών του, ενώ μια ευρύτερη υλοποίηση μπορεί επίσης να καλύπτει την αναζήτηση πηγών προμήθειας, τη διεξαγωγή διαγωνισμών, τη διαχείριση προμηθευτών και τη διαχείριση συμβάσεων. Στις δημόσιες προμήθειες, ο όρος αναφέρεται στις ηλεκτρονικές διαδικασίες που χρησιμοποιούν οι δημόσιες αρχές για την αγορά αγαθών, υπηρεσιών ή έργων. Η Ευρωπαϊκή Επιτροπή εξετάζει αυτή την εφαρμογή στον δημόσιο τομέα στο πλαίσιο των ψηφιακών προμηθειών.

Ο ρόλος τους στα logistics και στο ηλεκτρονικό εμπόριο

Οι ηλεκτρονικές προμήθειες βρίσκονται στην πλευρά των αγορών της αλυσίδας εφοδιασμού. Συνδέουν μια επιχειρηματική ανάγκη με τη δέσμευση ενός προμηθευτή και δημιουργούν αρχεία που μπορούν στη συνέχεια να υποστηρίξουν την παραλαβή, τη λογιστική αποτύπωση των αποθεμάτων και την πληρωμή. Δεν μεταφέρουν οι ίδιες αγαθά, δεν αναπληρώνουν αποθέματα και δεν εκτελωνίζουν αποστολές.

Μια επιχείρηση ηλεκτρονικού εμπορίου μπορεί να χρησιμοποιεί ηλεκτρονικές προμήθειες για την αγορά εμπορευμάτων προς μεταπώληση, χαρτοκιβωτίων αποστολής, εξοπλισμού αποθήκης ή υπηρεσιών που παρέχονται από τρίτους. Ένας πάροχος logistics μπορεί να τις χρησιμοποιεί για την προμήθεια μεταφορικής ικανότητας, υπηρεσιών συντήρησης, εξοπλισμού διακίνησης ή προσωρινής αποθήκευσης. Πρόκειται για διαφορετικές κατηγορίες αγορών, αλλά καθεμία μπορεί να περιλαμβάνει ένα αίτημα, μια εξουσιοδότηση, μια συμφωνία με τον προμηθευτή και αποδεικτικά στοιχεία ότι τα συμφωνημένα αγαθά ή οι υπηρεσίες παραλήφθηκαν.

Οι χρήστες μπορεί να συναντήσουν τον όρο σε πύλες προμηθευτών, πολιτικές αγορών, συστήματα επιχειρησιακού σχεδιασμού πόρων, ανακοινώσεις διαγωνισμών ή οδηγίες για την υποβολή τιμολογίων. Μια πύλη προμηθευτή είναι μία πιθανή διεπαφή· οι ηλεκτρονικές προμήθειες περιγράφουν την υποκείμενη διαδικασία αγορών και όχι έναν συγκεκριμένο τύπο ιστοτόπου.

Πώς λειτουργεί μια ροή εργασιών ηλεκτρονικών προμηθειών

Η ακόλουθη ακολουθία παρουσιάζει μια πιθανή ροή εργασιών και όχι ένα υποχρεωτικό πρότυπο. Οι οργανισμοί μπορεί να συνδυάζουν στάδια, να παραλείπουν την ανταγωνιστική αναζήτηση πηγών προμήθειας για μια υφιστάμενη σύμβαση ή να χρησιμοποιούν διαφορετικές διαδικασίες ανάλογα με την κατηγορία αγοράς και τους ισχύοντες κανόνες.

1. Προσδιορισμός της ανάγκης. Ένα τμήμα προσδιορίζει τι χρειάζεται, συμπεριλαμβανομένης της ποσότητας, των προδιαγραφών, του απαιτούμενου τόπου παράδοσης και του χρονικού πλαισίου. Για τις υπηρεσίες, η ανάγκη μπορεί να περιγράφει τη δυναμικότητα, το πεδίο εφαρμογής ή τα αναμενόμενα αποτελέσματα αντί για φυσικές μονάδες.
2. Δημιουργία αιτήματος αγοράς. Ένας εργαζόμενος υποβάλλει ένα εσωτερικό αίτημα. Το αίτημα καταγράφει την επιχειρηματική ανάγκη και μπορεί να προσδιορίζει έναν προϋπολογισμό, ένα κέντρο κόστους, έναν προτιμώμενο προμηθευτή ή μια υφιστάμενη συμφωνία. Κανονικά δεν αποτελεί παραγγελία που αποστέλλεται σε προμηθευτή.
3. Έλεγχος και έγκριση του αιτήματος. Οι εξουσιοδοτημένοι ελεγκτές ελέγχουν το αίτημα σε σχέση με τον προϋπολογισμό, την αρμοδιότητα αγορών, τις προδιαγραφές και την εσωτερική πολιτική. Η διαδρομή έγκρισης μπορεί να εξαρτάται από την αξία, την κατηγορία, την τοποθεσία ή άλλες διαμορφωμένες προϋποθέσεις.
4. Επιλογή προμηθευτή ή χρήση υφιστάμενης σύμβασης. Οι αγοραστές μπορεί να ζητήσουν προσφορές, να διεξαγάγουν διαγωνισμό ή να παραγγείλουν από εγκεκριμένο κατάλογο. Η επιλογή προμηθευτή μπορεί να λαμβάνει υπόψη την τεχνική καταλληλότητα, τους όρους παράδοσης, τους εμπορικούς όρους και άλλες σχετικές απαιτήσεις — όχι μόνο την προσφερόμενη τιμή.
5. Έκδοση της εντολής αγοράς. Ο αγοραστής αποστέλλει μια παραγγελία που προσδιορίζει τα αγαθά ή τις υπηρεσίες, τις ποσότητες, τις συμφωνημένες τιμές, τις απαιτήσεις παράδοσης και τους σχετικούς όρους. Η νομική ισχύς μιας παραγγελίας και τυχόν αποδοχή της από τον προμηθευτή εξαρτώνται από τη συμφωνία και το εφαρμοστέο δίκαιο.
6. Καταγραφή της εκτέλεσης και της παραλαβής. Το προσωπικό της αποθήκης ή της λειτουργίας καταγράφει τις παραδιδόμενες ποσότητες ή επιβεβαιώνει την παροχή της υπηρεσίας. Οι μερικές παραδόσεις, οι ζημιές ή τα απορριφθέντα είδη θα πρέπει να παραμένουν διακριτά από την αποδεκτή παραλαβή.
7. Έλεγχος του τιμολογίου και έγκριση της πληρωμής. Ο οργανισμός συγκρίνει το τιμολόγιο του προμηθευτή με τα κατάλληλα αρχεία αγορών και παραλαβής. Οι αποκλίσεις μπορεί να απαιτούν έλεγχο πριν από την αποδέσμευση της πληρωμής μέσω της οικονομικής διαδικασίας.

Η ροή εργασιών δημιουργεί μια αλυσίδα σχετικών αρχείων. Ένα αίτημα αγοράς, μια εντολή αγοράς, ένα δελτίο παραλαβής αγαθών και ένα τιμολόγιο εξυπηρετούν διαφορετικούς σκοπούς, ακόμη και όταν ένα σύστημα τα εμφανίζει μαζί. Η διατήρηση αυτών των διακρίσεων βοηθά να εξηγηθεί τι ζητήθηκε, τι παραγγέλθηκε, τι παραδόθηκε και τι χρέωσε ο προμηθευτής.

Ηλεκτρονικές προμήθειες και σχετικοί όροι

Όρος	Κύρια εστίαση	Σχέση με τις ηλεκτρονικές προμήθειες
Ηλεκτρονικό εμπόριο	Αγοραπωλησίες μέσω ηλεκτρονικών καναλιών	Μια ηλεκτρονική συναλλαγή μεταξύ επιχειρήσεων μπορεί να περιλαμβάνει τόσο ηλεκτρονικό εμπόριο όσο και ηλεκτρονικές προμήθειες, αλλά το ηλεκτρονικό εμπόριο δεν περιλαμβάνει απαραίτητα τις εσωτερικές εγκρίσεις και τους ελέγχους του αγοραστή.
Ηλεκτρονική αναζήτηση πηγών προμήθειας	Ηλεκτρονικός εντοπισμός, αξιολόγηση και επιλογή προμηθευτών	Μπορεί να αποτελεί το τμήμα επιλογής προμηθευτή μιας ευρύτερης διαδικασίας ηλεκτρονικών προμηθειών.
Ηλεκτρονική υποβολή προσφορών	Ηλεκτρονική διαχείριση προσκλήσεων για υποβολή προσφορών και των υποβολών	Υποστηρίζει μια συγκεκριμένη διαδικασία αναζήτησης πηγών προμήθειας· δεν καλύπτει απαραίτητα την παραγγελία, την παραλαβή ή την πληρωμή.
Από την προμήθεια έως την πληρωμή	Λειτουργικές αγορές μέσω της επεξεργασίας τιμολογίων και της πληρωμής	Επικαλύπτεται σε μεγάλο βαθμό με τις ηλεκτρονικές προμήθειες, αν και τα ακριβή όρια της διαδικασίας διαφέρουν ανά οργανισμό.
Από την αναζήτηση πηγών έως την πληρωμή	Αναζήτηση πηγών και σύναψη συμβάσεων έως την αγορά και την πληρωμή	Περιγράφει έναν ευρύτερο κύκλο ζωής που μπορούν να υποστηρίζουν τα ψηφιακά συστήματα προμηθειών.
Ηλεκτρονική τιμολόγηση	Ηλεκτρονική έκδοση, διαβίβαση και επεξεργασία τιμολογίων	Αφορά ένα μέρος του κύκλου ζωής της συναλλαγής και όχι ολόκληρη τη διαδικασία προμηθειών.

Οι ονομασίες αυτές δεν αποτελούν καθολικά τυποποιημένα όρια προϊόντων. Κατά τη σύγκριση συστημάτων ή διαδικασιών, είναι πιο χρήσιμο να προσδιορίζονται οι πραγματικές λειτουργίες που περιλαμβάνονται, αντί να βασιζόμαστε αποκλειστικά στην ονομασία.

Εφαρμογές στις λειτουργίες της αλυσίδας εφοδιασμού

Αγορές εμπορευμάτων και αναπλήρωση αποθεμάτων

Ένας λιανοπωλητής μπορεί να χρησιμοποιεί ένα σχέδιο αποθεμάτων για να εντοπίσει την ανάγκη για επιπλέον απόθεμα και στη συνέχεια να ξεκινά μια αγορά μέσω εγκεκριμένου προμηθευτή. Το αρχείο προμήθειας καθορίζει την εμπορική δέσμευση· τα αρχεία αποθεμάτων καθορίζουν τι είναι διαθέσιμο ή αναμενόμενο. Επομένως, μια εγκεκριμένη εντολή αγοράς δεν σημαίνει ότι τα αγαθά είναι ήδη διαθέσιμα για παραγγελίες πελατών.

Εφόδια και εξοπλισμός αποθήκης

Μια αποθήκη μπορεί να αγοράζει ετικέτες, παλέτες, υλικά συσκευασίας, ανταλλακτικά ή εξοπλισμό διακίνησης μέσω ενός ηλεκτρονικού καταλόγου. Η σαφής περιγραφή των ειδών και οι μονάδες μέτρησης έχουν σημασία: η παραγγελία δέκα μεμονωμένων χαρτοκιβωτίων διαφέρει από την παραγγελία δέκα δεμάτων. Οι έλεγχοι καταλόγου μπορούν να βοηθήσουν τους χρήστες να επιλέγουν συμφωνημένα είδη, αλλά τα εσφαλμένα δεδομένα καταλόγου μπορούν και πάλι να οδηγήσουν σε εσφαλμένες παραγγελίες.

Μεταφορές και υπηρεσίες που παρέχονται από τρίτους

Μια επιχείρηση μπορεί να λαμβάνει προσφορές για υπηρεσίες μεταφοράς ή να αγοράζει υπηρεσίες βάσει υφιστάμενης συμφωνίας. Οι σχετικές προδιαγραφές μπορεί να περιλαμβάνουν τα χαρακτηριστικά της αποστολής, τους τόπους παραλαβής και παράδοσης, την απαιτούμενη δυναμικότητα και την ευθύνη για πρόσθετες χρεώσεις. Η επιβεβαίωση της παροχής της υπηρεσίας μπορεί να απαιτεί λειτουργικά αρχεία και όχι δελτίο παραλαβής αγαθών από αποθήκη.

Οι προμήθειες και η εκτέλεση της αποστολής παραμένουν ξεχωριστές δραστηριότητες. Η επιλογή παρόχου μεταφοράς ή η έγκριση μιας εντολής υπηρεσίας δεν αποδεικνύει ότι πραγματοποιήθηκε η παραλαβή ή ότι ολοκληρώθηκε η παράδοση. Για τα γεγονότα αυτά απαιτούνται αποδεικτικά στοιχεία από τη σχετική λειτουργική διαδικασία.

Παράγοντες που πρέπει να εξετάζονται στις διασυνοριακές προμήθειες

Οι διασυνοριακές αγορές προσθέτουν απαιτήσεις πληροφόρησης που πρέπει να μπορεί να υποστηρίζει μια ψηφιακή ροή εργασιών. Μια ηλεκτρονική εντολή αγοράς δεν αντικαθιστά τις τελωνειακές διασαφήσεις, τις άδειες εισαγωγής, τους ελέγχους συμμόρφωσης προϊόντων ή άλλα έγγραφα που απαιτούνται για μια συγκεκριμένη συναλλαγή.

• Ταυτοποίηση προμηθευτή και οντότητας: Ο προμηθευτής, ο συμβαλλόμενος αγοραστής, ο παραλήπτης και ο εισαγωγέας μπορεί να είναι διαφορετικά μέρη. Τα αρχεία θα πρέπει να προσδιορίζουν με ακρίβεια τους αντίστοιχους ρόλους τους.
• Πληροφορίες προϊόντος: Οι περιγραφές, τα υλικά, οι πληροφορίες προέλευσης και τυχόν απαιτούμενα δεδομένα ταξινόμησης θα πρέπει να συλλέγονται με επαρκή λεπτομέρεια για τις σχετικές εμπορικές διαδικασίες. Η περιγραφή ενός προϊόντος στον κατάλογο του προμηθευτή μπορεί να μην επαρκεί για τελωνειακούς σκοπούς.
• Εμπορικοί όροι: Το νόμισμα, οι όροι πληρωμής, οι ευθύνες παράδοσης και ο ονομαζόμενος τόπος παράδοσης θα πρέπει να είναι σαφή. Όταν οι κανόνες Incoterms ενσωματώνονται στη σύμβαση, θα πρέπει να προσδιορίζονται ο επιλεγμένος κανόνας, ο ονομαζόμενος τόπος ή λιμένας και η έκδοση.
• Σύγκριση κόστους: Μια προσφορά μπορεί να εξαιρεί τα έξοδα μεταφοράς, ασφάλισης, δασμών, φόρων ή διακίνησης. Οι αγοραστές θα πρέπει να διακρίνουν την τιμή που προσφέρει ο προμηθευτής από το εκτιμώμενο συνολικό κόστος που σχετίζεται με την απόφασή τους.
• Ρυθμίσεις παραλαβής: Οι τμηματικές αποστολές, οι διαφορετικές μονάδες μέτρησης και οι παραδόσεις σε πολλαπλές τοποθεσίες μπορούν να περιπλέξουν τη σχέση μεταξύ μιας παραγγελίας, των αρχείων παραλαβής και των τιμολογίων.

Οι έλεγχοι αυτοί εξαρτώνται από τη συναλλαγή. Οι πληροφορίες που απαιτούνται για μια εγχώρια παραγγελία υλικών συσκευασίας δεν είναι απαραίτητα ίδιες με εκείνες που απαιτούνται για εισαγόμενα εμπορεύματα ή μια διεθνή σύμβαση μεταφοράς.

Έλεγχοι, οφέλη και περιορισμοί

Οι ηλεκτρονικές προμήθειες μπορούν να κάνουν τα αρχεία αγορών ευκολότερα στην αναζήτηση, τη δρομολόγηση και τη σύγκριση. Μπορούν επίσης να υποστηρίξουν συνεπείς εγκρίσεις, περιορισμούς πρόσβασης και ιστορικά συναλλαγών. Πρόκειται για δυνατότητες και όχι για εγγυημένα αποτελέσματα: η χρησιμότητά τους εξαρτάται από τον σχεδιασμό της διαδικασίας, την ποιότητα των δεδομένων, τη συμμετοχή των προμηθευτών και την ενσωμάτωση με άλλα συστήματα.

Στους σημαντικούς ελέγχους περιλαμβάνονται η διατήρηση ακριβών στοιχείων προμηθευτών, ο διαχωρισμός των αρμοδιοτήτων αγορών και πληρωμών όπου ενδείκνυται, η καταγραφή των αποφάσεων έγκρισης και η διαχείριση των αλλαγών στις παραγγελίες. Οι αλλαγές στα τραπεζικά στοιχεία ενός προμηθευτή απαιτούν ανεξάρτητη επαλήθευση, επειδή μια ηλεκτρονική καταγραφή από μόνη της δεν αποδεικνύει ότι ένα αίτημα είναι γνήσιο.

Η αντιστοίχιση τιμολογίων είναι ένας ακόμη έλεγχος. Σε μια αντιστοίχιση τριών σημείων, ο οργανισμός συγκρίνει την εντολή αγοράς, το αρχείο παραλαβής και το τιμολόγιο. Αυτό μπορεί να εντοπίσει διαφορές στην ποσότητα ή την τιμή, αλλά δεν αποδεικνύει ανεξάρτητα την ποιότητα του προϊόντος ούτε αποτρέπει κάθε τύπο απάτης. Οι υπηρεσίες, οι προκαταβολές και άλλες ρυθμίσεις μπορεί να απαιτούν διαφορετικά υποστηρικτικά αποδεικτικά στοιχεία.

Η ενσωμάτωση έχει επίσης πρακτικούς περιορισμούς. Ένα σύστημα αγορών μπορεί να ανταλλάσσει δεδομένα με συστήματα αποθεμάτων, αποθήκης, λογιστηρίου ή προμηθευτών, αλλά η επιτυχής ανταλλαγή απαιτεί συμβατά αναγνωριστικά και συμφωνημένες σημασίες δεδομένων. Η αυτόματη μεταφορά μιας εσφαλμένης μονάδας μέτρησης ή μιας εσφαλμένης αναφοράς προμηθευτή μπορεί να διαδώσει το σφάλμα αντί να το διορθώσει.

Για τις προμήθειες του δημόσιου τομέα ενδέχεται να ισχύουν πρόσθετες απαιτήσεις σχετικά με τη διαφάνεια, τον ανταγωνισμό, την πρόσβαση και την τήρηση αρχείων. Η Recommendation on Public Procurement του OECD παρέχει ένα πλαίσιο διακυβέρνησης που περιλαμβάνει τις ηλεκτρονικές προμήθειες· δεν αντικαθιστά τους νόμους και τις διαδικασίες που ισχύουν σε μια συγκεκριμένη δικαιοδοσία.

Συνηθισμένες παρανοήσεις

• Κάθε έγγραφο που αποστέλλεται μέσω email αποτελεί πλήρως ψηφιακή ροή εργασιών. Το email μπορεί να υποστηρίζει τις ηλεκτρονικές αγορές, αλλά η αποστολή μιας σαρωμένης παραγγελίας δεν δημιουργεί από μόνη της δομημένα δεδομένα, αυτοματοποιημένη επικύρωση ή ενσωματωμένες εγκρίσεις.
• Οι ηλεκτρονικές προμήθειες επιλέγουν πάντα τη χαμηλότερη τιμή. Μπορούν να υποστηρίζουν διαφορετικά κριτήρια αξιολόγησης και μεθόδους αγορών. Οι κανόνες λήψης αποφάσεων προκύπτουν από τις απαιτήσεις του αγοραστή και τις εφαρμοστέες διαδικασίες.
• Η έγκριση σημαίνει ολοκλήρωση. Η έγκριση εξουσιοδοτεί μια αγορά· δεν επιβεβαιώνει την αποδοχή από τον προμηθευτή, την αποστολή, την παράδοση ή την ικανοποιητική εκτέλεση.
• Η αυτοματοποίηση εξαλείφει την ανάγκη ελέγχου. Οι αποκλίσεις, τα αναξιόπιστα δεδομένα, οι αλλαγές προμηθευτών και οι αμφισβητούμενες παραδόσεις μπορεί να εξακολουθούν να απαιτούν ανθρώπινη κρίση.

Συχνές ερωτήσεις

Τι σημαίνουν οι ηλεκτρονικές προμήθειες στο ηλεκτρονικό εμπόριο;

Σημαίνουν τη χρήση ηλεκτρονικών διαδικασιών για την αγορά των εμπορευμάτων, των υλικών, του εξοπλισμού και των υπηρεσιών που χρειάζεται μια επιχείρηση ηλεκτρονικού εμπορίου. Διαφέρουν από τη διαδικασία ολοκλήρωσης αγοράς που απευθύνεται στον πελάτη, παρότι και οι δύο μπορούν να αποτελούν μέρος του ηλεκτρονικά διεξαγόμενου εμπορίου.

Είναι οι ηλεκτρονικές προμήθειες το ίδιο με το λογισμικό αγορών;

Όχι. Το λογισμικό αγορών μπορεί να υποστηρίζει τις ηλεκτρονικές προμήθειες, αλλά ο όρος περιλαμβάνει επίσης τις ροές εργασιών, τις ευθύνες, τα δεδομένα και τους ελέγχους που χρησιμοποιούνται για τη διεξαγωγή προμηθειών ηλεκτρονικά.

Περιλαμβάνουν οι ηλεκτρονικές προμήθειες την αποστολή και τον εκτελωνισμό;

Μπορούν να καταγράφουν τις απαιτήσεις αποστολής και να ανταλλάσσουν πληροφορίες με λειτουργικά συστήματα. Ωστόσο, η έγκριση αγοράς δεν εκτελεί από μόνη της τη φυσική μεταφορά ούτε ικανοποιεί τις τελωνειακές απαιτήσεις.

Είναι η ηλεκτρονική τιμολόγηση το ίδιο με τις ηλεκτρονικές προμήθειες;

Όχι. Η ηλεκτρονική τιμολόγηση αφορά τα τιμολόγια. Οι ηλεκτρονικές προμήθειες μπορούν να καλύπτουν ένα ευρύτερο σύνολο δραστηριοτήτων, συμπεριλαμβανομένης της επιλογής προμηθευτών, της έγκρισης αγορών, της παραγγελίας και της καταγραφής της παραλαβής.

Πηγές

• European Commission — Digital procurement. Υποστηρίζει το πλαίσιο των δημόσιων προμηθειών και τη χρήση ηλεκτρονικών διαδικασιών σε όλες τις δραστηριότητες προμηθειών.
• OECD — Recommendation of the Council on Public Procurement. Υποστηρίζει τη συζήτηση σχετικά με τις ηλεκτρονικές προμήθειες, την ενσωμάτωση, την πρόσβαση, τη διαφάνεια και τη διακυβέρνηση των προμηθειών.
• European Commission — eInvoicing. Υποστηρίζει τη διάκριση μεταξύ ηλεκτρονικής τιμολόγησης και του ευρύτερου κύκλου ζωής των προμηθειών, συμπεριλαμβανομένης της σημασίας των δομημένων δεδομένων τιμολογίων.