E-beszerzés
Mi az az e-beszerzés?
Az e-beszerzés, az elektronikus beszerzés rövidítése, digitális rendszerek és elektronikus kommunikáció használatát jelenti egy szervezet számára szükséges áruk és szolgáltatások beszerzésére. Támogathat olyan tevékenységeket, mint a beszállítók azonosítása, árajánlatok bekérése, vásárlások jóváhagyása, megrendelések kibocsátása, az átvétel rögzítése és a számlák feldolgozása. A logisztikában és az ecommerce területén a vállalkozás működéséhez szükséges termékek, anyagok, berendezések vagy szolgáltatások üzleti célú megvásárlására vonatkozik, nem pedig arra az online pénztárfolyamatra, amelyen keresztül a fogyasztók egy kiskereskedőtől vásárolnak.
A kifejezés hatóköre változó. Egy szervezet az e-beszerzést elektronikus vásárlási munkafolyamatának leírására használhatja, míg egy szélesebb körű megvalósítás a beszerzési források felkutatását, a pályáztatást, a beszállítói menedzsmentet és a szerződéskezelést is magában foglalhatja. A közbeszerzésben a kifejezés a hatóságok által áruk, szolgáltatások vagy építési munkák megvásárlására használt elektronikus folyamatokra utal. Az Európai Bizottság ezt a közszektorbeli alkalmazást a digitális beszerzés keretében tárgyalja.
Szerepe a logisztikában és az ecommerce területén
Az e-beszerzés az ellátási lánc beszerzési oldalán helyezkedik el. Összekapcsolja az üzleti igényt a beszállítói kötelezettségvállalással, és olyan nyilvántartásokat hoz létre, amelyek később támogathatják az átvételt, a készletelszámolást és a fizetést. Önmagában nem mozgat árukat, nem pótolja a készletet, és nem vámol el egy szállítmányt.
Egy ecommerce-vállalkozás e-beszerzést használhat továbbértékesítésre szánt áruk, szállítódobozok, raktári berendezések vagy kiszervezett szolgáltatások megvásárlására. Egy logisztikai szolgáltató szállítási kapacitást, karbantartást, árumozgató berendezéseket vagy ideiglenes tárolást szerezhet be vele. Ezek különböző vásárlási kategóriák, de mindegyik magában foglalhat egy kérelmet, engedélyezést, beszállítói megállapodást, valamint annak bizonyítékát, hogy a megállapodás szerinti árukat vagy szolgáltatásokat átvették.
A felhasználók a kifejezéssel beszállítói portálokon, beszerzési szabályzatokban, vállalati erőforrás-tervezési rendszerekben, pályázati felhívásokban vagy a számlák benyújtására vonatkozó utasításokban találkozhatnak. A beszállítói portál egy lehetséges kezelőfelület; az e-beszerzés a mögöttes vásárlási folyamatot írja le, nem pedig a webhelyek egyetlen típusát.
Hogyan működik az e-beszerzési munkafolyamat?
Az alábbi sorrend egy lehetséges munkafolyamatot szemléltet, nem pedig kötelező szabványt. A szervezetek egyesíthetnek szakaszokat, meglévő szerződés esetén elhagyhatják a versenyeztetett beszerzést, vagy a vásárlási kategóriától és az alkalmazandó szabályoktól függően eltérő eljárásokat használhatnak.
- Az igény azonosítása. Egy részleg meghatározza, mire van szüksége, beleértve a mennyiséget, a specifikációkat, a szükséges szállítási helyet és időzítést. Szolgáltatások esetén az igény fizikai egységek helyett kapacitást, hatókört vagy elvárt eredményeket írhat le.
- Beszerzési igénylés létrehozása. Egy munkavállaló belső kérelmet nyújt be. Az igénylés rögzíti az üzleti szükségletet, és megadhat költségvetést, költséghelyet, előnyben részesített beszállítót vagy meglévő megállapodást. Ez általában nem a beszállítónak küldött megrendelés.
- A kérelem felülvizsgálata és jóváhagyása. Az engedélyezett felülvizsgálók ellenőrzik a kérelmet a költségvetés, a beszerzési jogosultság, a specifikációk és a belső szabályzat alapján. A jóváhagyási útvonal függhet az értéktől, a kategóriától, a helyszíntől vagy más konfigurált feltételektől.
- Beszállító kiválasztása vagy meglévő szerződés használata. A vásárlók árajánlatokat kérhetnek be, pályázatot folytathatnak le, vagy jóváhagyott katalógusból rendelhetnek. A beszállító kiválasztásakor figyelembe vehetik a műszaki alkalmasságot, a szállítási feltételeket, a kereskedelmi feltételeket és más releváns követelményeket, nem csupán az ajánlott árat.
- A megrendelés kibocsátása. A vásárló olyan megrendelést küld, amely azonosítja az árukat vagy szolgáltatásokat, a mennyiségeket, a megállapodás szerinti árakat, a szállítási követelményeket és a vonatkozó feltételeket. A megrendelés joghatása és a beszállítói elfogadás az adott megállapodástól és az alkalmazandó jogtól függ.
- A teljesítés és az átvétel rögzítése. A raktári vagy operatív munkatársak rögzítik a leszállított mennyiségeket, illetve megerősítik a szolgáltatás teljesítését. A részszállításoknak, a sérüléseknek vagy az elutasított tételeknek megkülönböztethetőnek kell maradniuk az elfogadott átvételtől.
- A számla ellenőrzése és a fizetés engedélyezése. A szervezet összeveti a beszállítói számlát a megfelelő beszerzési és átvételi nyilvántartásokkal. Az eltérések a pénzügyi folyamaton keresztüli fizetés engedélyezése előtt felülvizsgálatot tehetnek szükségessé.
A munkafolyamat egymáshoz kapcsolódó nyilvántartások láncolatát hozza létre. A beszerzési igénylés, a megrendelés, az áruátvételi bizonylat és a számla eltérő célokat szolgál, még akkor is, ha a rendszer együtt jeleníti meg őket. E különbségek fenntartása segít megmagyarázni, mit kértek, mit rendeltek meg, mi érkezett meg, és mit számlázott a beszállító.
Az e-beszerzés és a kapcsolódó kifejezések
| Kifejezés | Fő fókusz | Kapcsolata az e-beszerzéssel |
|---|---|---|
| Ecommerce | Vásárlás és értékesítés elektronikus csatornákon keresztül | Egy online vállalatközi tranzakció magában foglalhatja az ecommerce-et és az e-beszerzést is, de az ecommerce nem feltétlenül tartalmazza a vevő belső jóváhagyásait és kontrolljait. |
| E-sourcing | Beszállítók elektronikus felkutatása, értékelése és kiválasztása | Egy szélesebb e-beszerzési folyamat beszállító-kiválasztási részét képezheti. |
| E-tendering | A pályázati felhívások és benyújtások elektronikus kezelése | Egy adott beszerzési eljárást támogat; nem feltétlenül terjed ki a rendelésre, átvételre vagy fizetésre. |
| Procure-to-pay | Operatív beszerzés a számlafeldolgozáson és fizetésen keresztül | Jelentős átfedést mutat az e-beszerzéssel, bár a folyamat pontos határai szervezetenként változnak. |
| Source-to-pay | Beszerzési források felkutatása és szerződéskötés a vásárláson és fizetésen keresztül | Szélesebb életciklust ír le, amelyet a digitális beszerzési rendszerek támogathatnak. |
| E-számlázás | Számlák elektronikus kiállítása, továbbítása és feldolgozása | A tranzakciós életciklus egy részére vonatkozik, nem a teljes beszerzési folyamatra. |
Ezek a megnevezések nem jelentenek általánosan szabványosított termékhatárokat. Rendszerek vagy eljárások összehasonlításakor informatívabb azonosítani a ténylegesen tartalmazott funkciókat, mint önmagában a címkére hagyatkozni.
Alkalmazások az ellátási lánc működésében
Áru- és készletutánpótlási beszerzések
Egy kiskereskedő készlettervet használhat a további készlet iránti igény azonosítására, majd jóváhagyott beszállítón keresztül indíthatja el a vásárlást. A beszerzési nyilvántartás rögzíti a kereskedelmi kötelezettségvállalást; a készletnyilvántartások pedig azt, hogy mi áll rendelkezésre vagy mi várható. Egy jóváhagyott megrendelés ezért nem jelenti azt, hogy az áruk fizikailag már rendelkezésre állnak az ügyfélmegrendelésekhez.
Raktári kellékek és berendezések
Egy raktár elektronikus katalóguson keresztül címkéket, raklapokat, csomagolóanyagokat, pótalkatrészeket vagy árumozgató berendezéseket vásárolhat. Fontosak az egyértelmű tételleírások és mértékegységek: tíz egyedi doboz megrendelése eltér tíz csomag megrendelésétől. A katalógusvezérlők segíthetnek a felhasználóknak a megállapodás szerinti tételek kiválasztásában, de a helytelen katalógusadatok továbbra is hibás megrendeléseket eredményezhetnek.
Szállítás és kiszervezett szolgáltatások
Egy vállalkozás árajánlatokat kérhet szállítási szolgáltatásokra, vagy meglévő megállapodás alapján vásárolhat szolgáltatásokat. A releváns specifikációk magukban foglalhatják a szállítmány jellemzőit, a felvételi és kézbesítési helyeket, a szükséges kapacitást, valamint a további díjakért viselt felelősséget. A szolgáltatás teljesítésének megerősítéséhez raktári áruátvételi bizonylat helyett operatív nyilvántartásokra lehet szükség.
A beszerzés és a szállítás végrehajtása továbbra is külön tevékenység. Egy szállító kiválasztása vagy egy szolgáltatási megrendelés jóváhagyása nem bizonyítja, hogy a felvétel megtörtént vagy a kézbesítés befejeződött. Ezekhez az eseményekhez a megfelelő operatív folyamatból származó bizonyíték szükséges.
Határokon átnyúló beszerzési szempontok
A határokon átnyúló vásárlás olyan további információs követelményeket támaszt, amelyekhez egy digitális munkafolyamatnak alkalmazkodnia kell. Az elektronikus megrendelés nem helyettesíti a vámáru-nyilatkozatokat, az importengedélyeket, a termékmegfelelőségi ellenőrzéseket vagy az adott tranzakcióhoz szükséges egyéb dokumentumokat.
- A beszállító és a szervezetek azonosítása: A beszállító, a szerződő vevő, a címzett és az importőr különböző felek lehetnek. A nyilvántartásoknak pontosan kell azonosítaniuk az egyes szerepeiket.
- Termékinformációk: A leírásokat, az anyagokat, a származási információkat és minden szükséges osztályozási adatot kellő részletességgel kell összegyűjteni a vonatkozó kereskedelmi eljárásokhoz. A beszállítói katalógus leírása vámcélokra nem feltétlenül elegendő.
- Kereskedelmi feltételek: A pénznemnek, a fizetési feltételeknek, a szállítási felelősségeknek és a megnevezett szállítási helynek egyértelműnek kell lenniük. Ha a szerződésbe Incoterms-szabályokat építenek be, meg kell adni a kiválasztott szabályt, a megnevezett helyet vagy kikötőt, valamint a verziót.
- Költség-összehasonlítás: Egy árajánlat nem feltétlenül tartalmazza a fuvardíjat, a biztosítást, a vámokat, az adókat vagy a kezelési díjakat. A vásárlóknak meg kell különböztetniük a beszállító által ajánlott árat a döntésük szempontjából releváns becsült teljes költségtől.
- Átvételi megállapodások: A részszállítások, az eltérő mértékegységek és a több helyszínre történő kézbesítések megnehezíthetik a kapcsolatot a megrendelés, az átvételi nyilvántartások és a számlák között.
Ezek az ellenőrzések tranzakciófüggők. Egy belföldi csomagolóanyag-rendeléshez szükséges információk nem feltétlenül azonosak az importált árukhoz vagy egy nemzetközi szállítási szerződéshez szükséges információkkal.
Kontrollok, előnyök és korlátok
Az e-beszerzés megkönnyítheti a beszerzési nyilvántartások keresését, továbbítását és összehasonlítását. Támogathatja továbbá a következetes jóváhagyásokat, a hozzáférési korlátozásokat és a tranzakciós előzményeket. Ezek képességek, nem garantált eredmények: hasznosságuk a folyamat kialakításától, az adatminőségtől, a beszállítói részvételtől és más rendszerekkel való integrációtól függ.
A fontos kontrollok közé tartozik a pontos beszállítói adatok fenntartása, a beszerzési és fizetési felelősségek megfelelő szétválasztása, a jóváhagyási döntések rögzítése és a megrendelések módosításainak kezelése. A beszállítói bankszámlaadatok módosítása független ellenőrzést igényel, mivel önmagában egy elektronikus nyilvántartás nem bizonyítja, hogy a kérelem valódi.
A számlaillesztés egy másik kontroll. Háromoldalú egyeztetés esetén a szervezet összehasonlítja a megrendelést, az átvételi nyilvántartást és a számlát. Ez azonosíthatja a mennyiségi vagy árbeli eltéréseket, de önmagában nem bizonyítja a termékminőséget, és nem akadályozza meg a csalás minden típusát. A szolgáltatások, az előlegfizetések és más megállapodások eltérő alátámasztó bizonyítékokat igényelhetnek.
Az integrációnak gyakorlati korlátai is vannak. Egy beszerzési rendszer adatokat cserélhet készlet-, raktári, számviteli vagy beszállítói rendszerekkel, de a sikeres adatcsere kompatibilis azonosítókat és egyeztetett adatjelentéseket igényel. Egy helytelen mértékegység vagy beszállítói hivatkozás automatikus átvitele kijavíthatja helyett továbbterjesztheti a hibát.
A közszektorbeli beszerzéseknél további követelmények vonatkozhatnak az átláthatóságra, a versenyre, a hozzáférésre és a nyilvántartásra. Az OECD közbeszerzésről szóló ajánlása olyan irányítási keretet biztosít, amely magában foglalja az elektronikus beszerzést; nem helyettesíti az adott joghatóságban alkalmazandó jogszabályokat és eljárásokat.
Gyakori félreértések
- Bármely e-mailben küldött dokumentum teljesen digitális munkafolyamatot jelent. Az e-mail támogathatja az elektronikus beszerzést, de egy beszkennelt megrendelés elküldése önmagában nem hoz létre strukturált adatokat, automatikus ellenőrzést vagy integrált jóváhagyásokat.
- Az e-beszerzés mindig a legalacsonyabb árat választja. Különböző értékelési szempontokat és vásárlási módszereket támogathat. A döntési szabályok a vevő követelményeiből és az alkalmazandó eljárásokból következnek.
- A jóváhagyás teljesítést jelent. A jóváhagyás engedélyezi a vásárlást; nem erősíti meg a beszállítói elfogadást, a feladást, a kézbesítést vagy a megfelelő teljesítést.
- Az automatizálás megszünteti a felülvizsgálat szükségességét. A kivételek, a megbízhatatlan adatok, a beszállítói változások és a vitatott kézbesítések továbbra is emberi mérlegelést igényelhetnek.
GYIK
Mit jelent az e-beszerzés az ecommerce területén?
Az ecommerce-vállalkozás számára szükséges áruk, anyagok, berendezések és szolgáltatások elektronikus folyamatokon keresztül történő megvásárlását jelenti. Ez elkülönül az ügyfelek által használt pénztárfolyamattól, bár mindkettő része lehet az elektronikusan lebonyolított kereskedelemnek.
Az e-beszerzés ugyanaz, mint a beszerzési szoftver?
Nem. A beszerzési szoftver támogathatja az e-beszerzést, de a kifejezés magában foglalja a beszerzés elektronikus lebonyolításához használt munkafolyamatokat, felelősségeket, adatokat és kontrollokat is.
Az e-beszerzés magában foglalja a szállítást és a vámkezelést?
Rögzítheti a szállítási követelményeket és információt cserélhet az operatív rendszerekkel. A beszerzési jóváhagyás azonban önmagában nem hajtja végre a fizikai szállítást, és nem teljesíti a vámkövetelményeket.
Az e-számlázás ugyanaz, mint az e-beszerzés?
Nem. Az e-számlázás a számlákra vonatkozik. Az e-beszerzés tevékenységek szélesebb körét foglalhatja magában, beleértve a beszállítók kiválasztását, a vásárlás jóváhagyását, a rendelést és az átvétel rögzítését.
Források
- Európai Bizottság — Digitális beszerzés. Támogatja a közbeszerzési kontextust és az elektronikus folyamatok használatát a beszerzési tevékenységekben.
- OECD — A Tanács ajánlása a közbeszerzésről. Támogatja az elektronikus beszerzés, az integráció, a hozzáférés, az átláthatóság és a beszerzési irányítás tárgyalását.
- Európai Bizottság — e-számlázás. Támogatja az elektronikus számlázás és a szélesebb beszerzési életciklus közötti különbségtételt, beleértve a strukturált számlaadatok fontosságát.
