Sähköinen hankinta
Mitä sähköinen hankinta on?
Sähköinen hankinta (e-procurement) tarkoittaa digitaalisten järjestelmien ja sähköisen viestinnän käyttöä tavaroiden ja palvelujen hankkimiseen organisaatiolle. Se voi tukea esimerkiksi toimittajien tunnistamista, tarjouspyyntöjen tekemistä, ostojen hyväksymistä, ostotilausten lähettämistä, vastaanoton kirjaamista ja laskujen käsittelyä. Logistiikassa ja verkkokaupassa sillä tarkoitetaan yrityksen käyttöön tarvittavien tuotteiden, materiaalien, laitteiden tai palvelujen hankkimista, ei kuluttajien vähittäismyyjältä ostamiseen käyttämää verkkokaupan kassatoimintoa.
Termin laajuus vaihtelee. Organisaatio voi käyttää sähköistä hankintaa kuvaamaan sähköistä ostoprosessiaan, kun taas laajempi toteutus voi kattaa myös hankinnan valmistelun, tarjouskilpailut, toimittajien hallinnan ja sopimushallinnon. Julkisissa hankinnoissa termillä tarkoitetaan sähköisiä prosesseja, joita viranomaiset käyttävät tavaroiden, palvelujen tai urakoiden hankkimiseen. Euroopan komissio käsittelee tätä julkisen sektorin sovellusta digitaalisten hankintojen yhteydessä.
Sen rooli logistiikassa ja verkkokaupassa
Sähköinen hankinta sijoittuu toimitusketjun ostopuolelle. Se yhdistää liiketoiminnan tarpeen toimittajan sitoumukseen ja luo tietueita, jotka voivat myöhemmin tukea vastaanottoa, varastokirjanpitoa ja maksamista. Se ei itsessään siirrä tavaroita, täydennä varastoa tai tullaa lähetystä.
Verkkokauppayritys voi käyttää sähköistä hankintaa jälleenmyytävien tuotteiden, lähetyslaatikoiden, varastolaitteiden tai ulkoistettujen palvelujen ostamiseen. Logistiikkaoperaattori voi käyttää sitä kuljetuskapasiteetin, huollon, käsittelylaitteiden tai tilapäisen varastoinnin hankkimiseen. Nämä ovat eri hankintakategorioita, mutta kaikkiin voi liittyä pyyntö, hyväksyntä, toimittajasopimus ja todiste siitä, että sovitut tavarat tai palvelut vastaanotettiin.
Käyttäjät voivat kohdata termin toimittajaportaaleissa, hankintapolitiikoissa, toiminnanohjausjärjestelmissä, tarjouskilpailuilmoituksissa tai laskujen lähettämistä koskevissa ohjeissa. Toimittajaportaali on yksi mahdollinen käyttöliittymä; sähköinen hankinta kuvaa taustalla olevaa ostoprosessia, ei tietynlaista verkkosivustoa.
Miten sähköinen hankintaprosessi toimii
Seuraava järjestys havainnollistaa mahdollista työnkulkua eikä muodosta pakollista standardia. Organisaatiot voivat yhdistää vaiheita, jättää kilpailutuksen väliin olemassa olevan sopimuksen kohdalla tai käyttää erilaisia menettelyjä hankintakategorian ja sovellettavien sääntöjen mukaan.
- Tunnista tarve. Osasto määrittelee tarvitsemansa, mukaan lukien määrän, tekniset tiedot, vaaditun toimituspaikan ja ajankohdan. Palvelujen osalta tarve voi kuvata kapasiteettia, laajuutta tai odotettuja tuloksia fyysisten yksiköiden sijaan.
- Luo hankintaesitys. Työntekijä lähettää sisäisen pyynnön. Hankintaesitys kirjaa liiketoiminnan tarpeen ja voi sisältää budjetin, kustannuspaikan, ensisijaisen toimittajan tai olemassa olevan sopimuksen. Se ei yleensä ole toimittajalle lähetettävä tilaus.
- Tarkista ja hyväksy pyyntö. Valtuutetut tarkastajat vertaavat pyyntöä budjettiin, hankintavaltuuksiin, määrittelyihin ja sisäiseen politiikkaan. Hyväksymispolku voi riippua arvosta, kategoriasta, sijainnista tai muista määritetyistä ehdoista.
- Valitse toimittaja tai käytä olemassa olevaa sopimusta. Ostajat voivat pyytää tarjouksia, järjestää tarjouskilpailun tai tilata hyväksytystä luettelosta. Toimittajan valinnassa voidaan huomioida tekninen soveltuvuus, toimitusehdot, kaupalliset ehdot ja muut olennaiset vaatimukset – ei pelkästään tarjottu hinta.
- Lähetä ostotilaus. Ostaja lähettää tilauksen, jossa yksilöidään tavarat tai palvelut, määrät, sovitut hinnat, toimitusvaatimukset ja olennaiset ehdot. Tilauksen ja mahdollisen toimittajan hyväksynnän oikeusvaikutus riippuu sopimuksesta ja sovellettavasta laista.
- Kirjaa toimitus ja vastaanotto. Varasto- tai operatiivinen henkilöstö kirjaa toimitetut määrät tai vahvistaa palvelun suorittamisen. Osatoimitukset, vauriot tai hylätyt tuotteet tulee pitää erotettavina hyväksytystä vastaanotosta.
- Tarkista lasku ja hyväksy maksu. Organisaatio vertaa toimittajan laskua asianmukaisiin hankinta- ja vastaanottotietueisiin. Poikkeamat voivat edellyttää tarkistusta ennen maksun vapauttamista talousprosessissa.
Työnkulku luo toisiinsa liittyvien tietueiden ketjun. Hankintaesityksellä, ostotilauksella, tavaran vastaanottotietueella ja laskulla on eri tarkoitukset, vaikka järjestelmä näyttäisi ne yhdessä. Näiden erojen säilyttäminen auttaa selittämään, mitä pyydettiin, mitä tilattiin, mitä saapui ja mitä toimittaja veloitti.
Sähköinen hankinta ja siihen liittyvät termit
| Termi | Pääpaino | Suhde sähköiseen hankintaan |
|---|---|---|
| Verkkokauppa | Ostaminen ja myyminen sähköisten kanavien kautta | Verkkokaupan yritysten välinen tapahtuma voi sisältää sekä verkkokauppaa että sähköistä hankintaa, mutta verkkokauppa ei välttämättä sisällä ostajan sisäisiä hyväksyntöjä ja valvontatoimia. |
| Sähköinen hankinnan valmistelu | Toimittajien etsiminen, arviointi ja valinta sähköisesti | Voi muodostaa toimittajan valintaa koskevan osan laajemmasta sähköisestä hankintaprosessista. |
| Sähköinen tarjouskilpailu | Tarjouspyyntöjen ja tarjousten sähköinen hallinta | Tukee tiettyä hankinnan valmistelumenettelyä; se ei välttämättä kata tilaamista, vastaanottoa tai maksamista. |
| Procure-to-pay | Operatiivinen ostaminen laskujen käsittelyn ja maksamisen kautta | On suurelta osin päällekkäinen sähköisen hankinnan kanssa, vaikka tarkat prosessirajat vaihtelevat organisaatioittain. |
| Source-to-pay | Hankinnan valmistelu ja sopimukset ostamisen ja maksamisen kautta | Kuvaa laajempaa elinkaarta, jota digitaaliset hankintajärjestelmät voivat tukea. |
| Sähköinen laskutus | Laskujen sähköinen laatiminen, lähettäminen ja käsittely | Koskee yhtä tapahtuman elinkaaren osaa, ei koko hankintaprosessia. |
Nämä nimitykset eivät muodosta yleisesti standardoituja tuoteryhmiä tai rajoja. Järjestelmiä tai menettelyjä verrattaessa on informatiivisempaa tunnistaa niiden todelliset toiminnot kuin luottaa pelkkään nimikkeeseen.
Sovellukset toimitusketjun toiminnoissa
Tuotteiden ja täydennysten hankinta
Vähittäismyyjä voi käyttää varastosuunnitelmaa lisävaraston tarpeen tunnistamiseen ja käynnistää sitten oston hyväksytyltä toimittajalta. Hankintatietue vahvistaa kaupallisen sitoumuksen; varastotietueet osoittavat, mitä on saatavilla tai odotettavissa. Hyväksytty ostotilaus ei näin ollen tarkoita, että tavarat ovat jo fyysisesti saatavilla asiakkaiden tilauksia varten.
Varastotarvikkeet ja -laitteet
Varasto voi hankkia etikettejä, kuormalavoja, pakkausmateriaaleja, varaosia tai käsittelylaitteita sähköisen luettelon kautta. Selkeät nimikekuvaukset ja mittayksiköt ovat tärkeitä: kymmenen yksittäisen laatikon tilaaminen eroaa kymmenen nipun tilaamisesta. Luettelon hallintatoimet voivat auttaa käyttäjiä valitsemaan sovitut nimikkeet, mutta virheelliset luettelotiedot voivat silti johtaa virheellisiin tilauksiin.
Kuljetukset ja ulkoistetut palvelut
Yritys voi pyytää tarjouksia kuljetuspalveluista tai ostaa palveluja olemassa olevan sopimuksen perusteella. Olennaisiin määrittelyihin voivat kuulua lähetyksen ominaisuudet, nouto- ja toimituspaikat, vaadittu kapasiteetti sekä vastuu lisämaksuista. Palvelun suorittamisen vahvistaminen voi edellyttää operatiivisia tietueita varaston tavaran vastaanottotietueen sijaan.
Hankinta ja lähetyksen toteutus ovat edelleen erillisiä toimintoja. Kuljetuspalveluntarjoajan valinta tai palvelutilauksen hyväksyminen ei osoita, että nouto tapahtui tai toimitus valmistui. Näistä tapahtumista on oltava näyttöä asianmukaisesta operatiivisesta prosessista.
Rajat ylittävien hankintojen huomioitavat seikat
Rajojen yli tapahtuva ostaminen lisää tietovaatimuksia, jotka digitaalisen työnkulun on pystyttävä ottamaan huomioon. Sähköinen ostotilaus ei korvaa tullausilmoituksia, tuontilupia, tuotteiden vaatimustenmukaisuuden tarkistuksia tai muita tiettyä tapahtumaa varten vaadittavia asiakirjoja.
- Toimittajan ja osapuolten tunnistaminen: Toimittaja, sopimuksen tekevä ostaja, vastaanottaja ja maahantuoja voivat olla eri osapuolia. Tietueissa on yksilöitävä niiden roolit täsmällisesti.
- Tuotetiedot: Kuvaukset, materiaalit, alkuperätiedot ja tarvittavat luokitustiedot tulee kerätä riittävän yksityiskohtaisesti asiaankuuluvia kauppamenettelyjä varten. Toimittajan luettelokuvaus ei välttämättä riitä tullitarkoituksiin.
- Kaupalliset ehdot: Valuutan, maksuehtojen, toimitusvastuiden ja nimetyn toimituspaikan tulee olla selkeitä. Jos sopimukseen sisällytetään Incoterms-säännöt, valittu sääntö, nimetty paikka tai satama sekä versio on määriteltävä.
- Kustannusten vertailu: Tarjous voi jättää rahdin, vakuutuksen, tullit, verot tai käsittelymaksut ulkopuolelle. Ostajien tulee erottaa toimittajan ilmoittama hinta päätöksen kannalta olennaisesta arvioidusta kokonaiskustannuksesta.
- Vastaanottojärjestelyt: Osalähetykset, eri mittayksiköt ja toimitukset useisiin paikkoihin voivat vaikeuttaa tilauksen, vastaanottotietueiden ja laskujen välistä yhteyttä.
Nämä tarkistukset riippuvat tapahtumasta. Kotimaisen pakkaustilauksen edellyttämät tiedot eivät välttämättä ole samat kuin maahantuotavien tuotteiden tai kansainvälisen kuljetussopimuksen edellyttämät tiedot.
Valvontatoimet, hyödyt ja rajoitukset
Sähköinen hankinta voi helpottaa ostotietueiden hakua, reititystä ja vertailua. Se voi myös tukea yhdenmukaisia hyväksyntöjä, käyttöoikeusrajoituksia ja tapahtumahistoriaa. Nämä ovat ominaisuuksia eivätkä taattuja tuloksia: niiden hyödyllisyys riippuu prosessisuunnittelusta, tietojen laadusta, toimittajien osallistumisesta ja muiden järjestelmien integraatiosta.
Tärkeitä valvontatoimia ovat toimittajatietojen pitäminen ajan tasalla, osto- ja maksuvastuiden erottaminen tarvittaessa, hyväksymispäätösten kirjaaminen ja tilausten muutosten hallinta. Toimittajan pankkitietojen muutokset edellyttävät riippumatonta tarkistusta, koska sähköinen tietue yksin ei osoita pyynnön aitoutta.
Laskujen täsmäytys on toinen valvontatoimi. Kolmen osan täsmäytyksessä organisaatio vertaa ostotilausta, vastaanottotietuetta ja laskua. Tämä voi tunnistaa määrän tai hinnan erot, mutta se ei itsenäisesti todista tuotteen laatua eikä estä kaikenlaisia petoksia. Palvelut, ennakkomaksut ja muut järjestelyt voivat edellyttää erilaista näyttöä.
Integraatiolla on myös käytännön rajoituksia. Hankintajärjestelmä voi vaihtaa tietoja varasto-, varasto-operaatio-, kirjanpito- tai toimittajajärjestelmien kanssa, mutta onnistunut tiedonsiirto edellyttää yhteensopivia tunnisteita ja sovittuja tietomerkityksiä. Virheellisen mittayksikön tai toimittajaviitteen automaattinen siirtäminen voi levittää virheen sen korjaamisen sijaan.
Julkisen sektorin hankinnoissa voidaan soveltaa lisävaatimuksia, jotka koskevat avoimuutta, kilpailua, saatavuutta ja kirjaamista. OECD:n julkisia hankintoja koskeva suositus tarjoaa sähköisen hankinnan sisältävän hallintokehyksen; se ei korvaa tietyllä lainkäyttöalueella sovellettavia lakeja ja menettelyjä.
Yleisiä väärinkäsityksiä
- Jokainen sähköpostitse lähetetty asiakirja muodostaa täysin digitaalisen työnkulun. Sähköposti voi tukea sähköistä ostamista, mutta skannatun tilauksen lähettäminen ei itsessään luo rakenteista dataa, automaattista validointia tai integroituja hyväksyntöjä.
- Sähköinen hankinta valitsee aina halvimman hinnan. Se voi tukea erilaisia arviointikriteerejä ja hankintamenetelmiä. Päätössäännöt perustuvat ostajan vaatimuksiin ja sovellettaviin menettelyihin.
- Hyväksyntä tarkoittaa toimituksen toteutumista. Hyväksyntä antaa luvan ostoon; se ei vahvista toimittajan hyväksyntää, lähetystä, toimitusta tai asianmukaista suoritusta.
- Automaatio poistaa tarkistuksen tarpeen. Poikkeamat, epäluotettavat tiedot, toimittajamuutokset ja kiistanalaiset toimitukset voivat edelleen edellyttää ihmisen harkintaa.
UKK
Mitä sähköinen hankinta tarkoittaa verkkokaupassa?
Se tarkoittaa sähköisten prosessien käyttöä verkkokauppayrityksen tarvitsemien tuotteiden, materiaalien, laitteiden ja palvelujen ostamiseen. Se eroaa asiakkaille suunnatusta kassatoiminnosta, vaikka molemmat voivat olla osa sähköisesti toteutettua kaupankäyntiä.
Onko sähköinen hankinta sama asia kuin hankintaohjelmisto?
Ei. Hankintaohjelmisto voi tukea sähköistä hankintaa, mutta termi sisältää myös hankinnan sähköiseen toteuttamiseen käytettävät työnkulut, vastuut, tiedot ja valvontatoimet.
Sisältääkö sähköinen hankinta toimituksen ja tullauksen?
Se voi kirjata toimitusvaatimuksia ja vaihtaa tietoja operatiivisten järjestelmien kanssa. Hankinnan hyväksyntä ei kuitenkaan itsessään toteuta fyysistä kuljetusta tai täytä tullivaatimuksia.
Onko sähköinen laskutus sama asia kuin sähköinen hankinta?
Ei. Sähköinen laskutus koskee laskuja. Sähköinen hankinta voi kattaa laajemman joukon toimintoja, kuten toimittajan valinnan, oston hyväksymisen, tilaamisen ja vastaanoton kirjaamisen.
Lähteet
- Euroopan komissio — Digitaaliset hankinnat. Tukee julkisten hankintojen yhteyttä ja sähköisten prosessien käyttöä hankintatoimissa.
- OECD — Neuvoston suositus julkisista hankinnoista. Tukee sähköistä hankintaa, integraatiota, saatavuutta, avoimuutta ja hankintojen hallintoa koskevaa käsittelyä.
- Euroopan komissio — Sähköinen laskutus. Tukee sähköisen laskutuksen ja laajemman hankinnan elinkaaren välistä eroa sekä rakenteisten laskutietojen merkitystä.
