Approvisionnement électronique

Qu'est-ce que l'e-procurement ?

L'e-procurement, abréviation de procurement électronique, désigne l'utilisation de systèmes numériques et de communications électroniques pour obtenir des biens et des services pour une organisation. Il peut prendre en charge des activités telles que l'identification des fournisseurs, la demande de devis, l'approbation des achats, l'émission de bons de commande, l'enregistrement de la réception et le traitement des factures. Dans la logistique et le commerce électronique, il concerne l'achat par l'entreprise des produits, matériaux, équipements ou services nécessaires à son fonctionnement, plutôt que le paiement en ligne par lequel les consommateurs achètent auprès d'un détaillant.

La portée du terme varie. Une organisation peut utiliser « e-procurement » pour décrire son processus d'achat électronique, tandis qu'une mise en œuvre plus large peut également couvrir le sourcing, les appels d'offres, la gestion des fournisseurs et l'administration des contrats. Dans le cadre des marchés publics, le terme désigne les processus électroniques utilisés par les autorités publiques pour acheter des biens, des services ou des travaux. La Commission européenne aborde cette application au secteur public sous le terme d'achats numériques.

Son rôle dans la logistique et le commerce électronique

L'e-procurement se situe du côté des achats dans la chaîne d'approvisionnement. Il relie un besoin de l'entreprise à un engagement d'un fournisseur et crée des enregistrements pouvant ensuite servir à la réception, à la comptabilisation des stocks et au paiement. Il ne transporte pas lui-même les marchandises, ne réapprovisionne pas les stocks et n'effectue pas le dédouanement d'une expédition.

Une entreprise de commerce électronique peut utiliser l'e-procurement pour acheter des marchandises destinées à la revente, des cartons d'expédition, des équipements d'entrepôt ou des services externalisés. Un opérateur logistique peut l'utiliser pour se procurer des capacités de transport, des services de maintenance, des équipements de manutention ou des capacités de stockage temporaire. Il s'agit de catégories d'achat différentes, mais chacune peut impliquer une demande, une autorisation, un accord avec un fournisseur et une preuve que les biens ou services convenus ont été reçus.

Les utilisateurs peuvent rencontrer ce terme dans les portails fournisseurs, les politiques d'achat, les systèmes de planification des ressources de l'entreprise, les avis d'appel d'offres ou les instructions relatives à la soumission des factures. Un portail fournisseur constitue une interface possible ; l'e-procurement décrit le processus d'achat sous-jacent, et non un type unique de site web.

Fonctionnement d'un processus d'e-procurement

La séquence suivante illustre un processus possible plutôt qu'une norme obligatoire. Les organisations peuvent combiner certaines étapes, omettre la mise en concurrence pour un contrat existant ou appliquer des procédures différentes selon la catégorie d'achat et les règles applicables.

1. Identifier le besoin. Un service précise ce dont il a besoin, notamment la quantité, les spécifications, le lieu de livraison requis et le calendrier. Pour les services, le besoin peut décrire une capacité, un périmètre ou des résultats attendus plutôt que des unités physiques.
2. Créer une demande d'achat. Un employé soumet une demande interne. La demande d'achat consigne le besoin de l'entreprise et peut indiquer un budget, un centre de coûts, un fournisseur privilégié ou un accord existant. Il ne s'agit normalement pas d'une commande envoyée à un fournisseur.
3. Examiner et approuver la demande. Les personnes habilitées vérifient la demande au regard du budget, des pouvoirs d'achat, des spécifications et de la politique interne. Le circuit d'approbation peut dépendre de la valeur, de la catégorie, du lieu ou d'autres conditions configurées.
4. Sélectionner un fournisseur ou utiliser un contrat existant. Les acheteurs peuvent demander des devis, lancer un appel d'offres ou commander à partir d'un catalogue approuvé. La sélection du fournisseur peut tenir compte de l'adéquation technique, des conditions de livraison, des conditions commerciales et d'autres exigences pertinentes, et pas seulement du prix indiqué.
5. Émettre le bon de commande. L'acheteur envoie une commande indiquant les biens ou services, les quantités, les prix convenus, les exigences de livraison et les conditions pertinentes. L'effet juridique d'une commande et toute acceptation par le fournisseur dépendent de l'accord et du droit applicable.
6. Enregistrer l'exécution et la réception. Le personnel de l'entrepôt ou des opérations enregistre les quantités livrées ou confirme l'exécution du service. Les livraisons partielles, les dommages ou les articles refusés doivent rester distinguables d'une réception acceptée.
7. Vérifier la facture et autoriser le paiement. L'organisation compare la facture du fournisseur aux documents d'achat et de réception appropriés. Les exceptions peuvent nécessiter un examen avant le déblocage du paiement par le processus financier.

Le processus crée une chaîne d'enregistrements liés. Une demande d'achat, un bon de commande, un reçu de marchandises et une facture ont des fonctions différentes, même lorsqu'un système les affiche ensemble. Le maintien de ces distinctions permet de comprendre ce qui a été demandé, ce qui a été commandé, ce qui est arrivé et ce que le fournisseur a facturé.

E-procurement et termes associés

Terme	Objet principal	Relation avec l'e-procurement
Commerce électronique	Achat et vente par voie électronique	Une transaction interentreprises en ligne peut impliquer à la fois le commerce électronique et l'e-procurement, mais le commerce électronique n'inclut pas nécessairement les approbations et les contrôles internes de l'acheteur.
E-sourcing	Recherche, évaluation et sélection électroniques des fournisseurs	Peut constituer la partie consacrée à la sélection des fournisseurs d'un processus d'e-procurement plus large.
E-tendering	Gestion électronique des invitations à soumissionner et des offres	Soutient une procédure particulière de sourcing ; il ne couvre pas nécessairement la commande, la réception ou le paiement.
Procure-to-pay	Achat opérationnel jusqu'au traitement des factures et au paiement	Recouvre largement l'e-procurement, bien que les limites précises du processus varient selon l'organisation.
Source-to-pay	Sourcing et contractualisation jusqu'à l'achat et au paiement	Décrit un cycle de vie plus large que les systèmes d'achats numériques peuvent prendre en charge.
Facturation électronique	Émission, transmission et traitement électroniques des factures	Concerne une partie du cycle de vie de la transaction, et non l'ensemble du processus d'approvisionnement.

Ces appellations ne correspondent pas à des limites de produits universellement standardisées. Lors de la comparaison de systèmes ou de procédures, il est plus pertinent d'identifier les fonctions réellement incluses que de se fier à la seule appellation.

Applications dans les opérations de la chaîne d'approvisionnement

Achats de marchandises et de réapprovisionnement

Un détaillant peut utiliser un plan de stocks pour identifier le besoin de stocks supplémentaires, puis lancer un achat auprès d'un fournisseur agréé. L'enregistrement d'achat établit l'engagement commercial ; les enregistrements de stock établissent ce qui est disponible ou attendu. Un bon de commande approuvé ne signifie donc pas que les marchandises sont déjà physiquement disponibles pour les commandes des clients.

Fournitures et équipements d'entrepôt

Un entrepôt peut acheter des étiquettes, des palettes, des emballages, des pièces détachées ou des équipements de manutention au moyen d'un catalogue électronique. La clarté des descriptions des articles et des unités de mesure est importante : commander dix cartons individuels est différent de commander dix lots. Les contrôles du catalogue peuvent aider les utilisateurs à sélectionner les articles convenus, mais des données de catalogue incorrectes peuvent tout de même produire des commandes erronées.

Transport et services externalisés

Une entreprise peut demander des devis pour des services de transport ou acheter des services dans le cadre d'un accord existant. Les spécifications pertinentes peuvent inclure les caractéristiques de l'expédition, les lieux d'enlèvement et de livraison, la capacité requise et la responsabilité des frais supplémentaires. La confirmation de l'exécution du service peut nécessiter des enregistrements opérationnels plutôt qu'un reçu de marchandises d'entrepôt.

Les achats et l'exécution de l'expédition restent des activités distinctes. La sélection d'un transporteur ou l'approbation d'une commande de service n'établit pas que l'enlèvement a eu lieu ou que la livraison a été effectuée. Ces événements nécessitent des preuves issues du processus opérationnel concerné.

Considérations relatives aux achats transfrontaliers

Les achats transfrontaliers ajoutent des exigences en matière d'information auxquelles un processus numérique doit répondre. Un bon de commande électronique ne remplace pas les déclarations en douane, les autorisations d'importation, les contrôles de conformité des produits ni les autres documents requis pour une transaction donnée.

• Identification du fournisseur et des entités : Le fournisseur, l'acheteur contractant, le destinataire et l'importateur peuvent être des parties différentes. Les enregistrements doivent identifier correctement leurs rôles respectifs.
• Informations sur les produits : Les descriptions, les matériaux, les informations sur l'origine et toutes les données de classification requises doivent être recueillis avec suffisamment de détails pour les procédures commerciales concernées. La description d'un catalogue fournisseur peut ne pas être suffisante à des fins douanières.
• Conditions commerciales : La devise, les conditions de paiement, les responsabilités de livraison et le lieu de livraison désigné doivent être clairs. Lorsque les règles Incoterms sont intégrées au contrat, la règle choisie, le lieu ou port désigné et la version doivent être précisés.
• Comparaison des coûts : Un devis peut exclure le fret, l'assurance, les droits, les taxes ou les frais de manutention. Les acheteurs doivent distinguer le prix indiqué par le fournisseur du coût total estimé pertinent pour leur décision.
• Organisation de la réception : Les expéditions fractionnées, les différentes unités de mesure et les livraisons à plusieurs endroits peuvent compliquer la relation entre une commande, les enregistrements de réception et les factures.

Ces contrôles dépendent de la transaction. Les informations requises pour une commande nationale d'emballages ne sont pas nécessairement les mêmes que celles requises pour des marchandises importées ou un contrat de transport international.

Contrôles, avantages et limites

L'e-procurement peut faciliter la recherche, l'acheminement et la comparaison des enregistrements d'achat. Il peut également favoriser la cohérence des approbations, des restrictions d'accès et de l'historique des transactions. Il s'agit de capacités et non de résultats garantis : leur utilité dépend de la conception des processus, de la qualité des données, de la participation des fournisseurs et de l'intégration avec les autres systèmes.

Les contrôles importants comprennent la tenue à jour des informations sur les fournisseurs, la séparation appropriée des responsabilités d'achat et de paiement, l'enregistrement des décisions d'approbation et la gestion des modifications apportées aux commandes. Les modifications des coordonnées bancaires d'un fournisseur nécessitent une vérification indépendante, car un enregistrement électronique ne suffit pas à établir qu'une demande est authentique.

Le rapprochement des factures constitue un autre contrôle. Dans un rapprochement à trois éléments, l'organisation compare le bon de commande, l'enregistrement de réception et la facture. Cela peut révéler des différences de quantité ou de prix, mais ne prouve pas de manière indépendante la qualité du produit et n'empêche pas tous les types de fraude. Les services, les paiements anticipés et d'autres arrangements peuvent nécessiter des justificatifs différents.

L'intégration a également des limites pratiques. Un système d'achat peut échanger des données avec des systèmes de stocks, d'entrepôt, de comptabilité ou de fournisseurs, mais la réussite de ces échanges nécessite des identifiants compatibles et une compréhension commune des données. Le transfert automatique d'une unité de mesure ou d'une référence fournisseur incorrecte peut propager l'erreur au lieu de la corriger.

Pour les achats du secteur public, des exigences supplémentaires peuvent s'appliquer à la transparence, à la concurrence, à l'accès et à la conservation des documents. La Recommandation de l'OCDE sur les marchés publics fournit un cadre de gouvernance qui inclut les achats électroniques ; elle ne remplace pas les lois et procédures applicables dans une juridiction donnée.

Malentendus courants

• Tout document envoyé par e-mail constitue un processus entièrement numérique. L'e-mail peut faciliter les achats électroniques, mais l'envoi d'une commande numérisée ne crée pas à lui seul des données structurées, une validation automatisée ou des approbations intégrées.
• L'e-procurement sélectionne toujours le prix le plus bas. Il peut prendre en charge différents critères d'évaluation et méthodes d'achat. Les règles de décision découlent des exigences de l'acheteur et des procédures applicables.
• L'approbation signifie que l'exécution a eu lieu. L'approbation autorise un achat ; elle ne confirme ni l'acceptation par le fournisseur, ni l'expédition, ni la livraison, ni la bonne exécution.
• L'automatisation supprime le besoin de contrôle. Les exceptions, les données peu fiables, les changements de fournisseur et les livraisons contestées peuvent toujours nécessiter un jugement humain.

Questions fréquentes

Que signifie l'e-procurement dans le commerce électronique ?

Il désigne l'utilisation de processus électroniques pour acheter les marchandises, matériaux, équipements et services dont une entreprise de commerce électronique a besoin. Il se distingue du paiement destiné aux clients, même si les deux peuvent faire partie d'un commerce réalisé électroniquement.

L'e-procurement est-il identique à un logiciel d'achat ?

Non. Un logiciel d'achat peut prendre en charge l'e-procurement, mais le terme inclut également les processus, responsabilités, données et contrôles utilisés pour effectuer les achats par voie électronique.

L'e-procurement inclut-il l'expédition et le dédouanement ?

Il peut enregistrer les exigences d'expédition et échanger des informations avec les systèmes opérationnels. Toutefois, l'approbation d'un achat n'effectue pas elle-même le transport physique et ne satisfait pas aux exigences douanières.

La facturation électronique est-elle identique à l'e-procurement ?

Non. La facturation électronique concerne les factures. L'e-procurement peut couvrir un ensemble d'activités plus large, notamment la sélection des fournisseurs, l'approbation des achats, la commande et l'enregistrement de la réception.

Sources

• Commission européenne — Achats numériques. Étaye le contexte des marchés publics et l'utilisation de processus électroniques dans les activités d'achat.
• OCDE — Recommandation du Conseil sur les marchés publics. Étaye la discussion sur les achats électroniques, l'intégration, l'accès, la transparence et la gouvernance des achats.
• Commission européenne — Facturation électronique. Étaye la distinction entre la facturation électronique et le cycle de vie plus large des achats, notamment l'importance des données de facture structurées.