전자조달

전자조달이란?

전자조달(e-procurement)은 전자조달의 줄임말로, 조직이 상품과 서비스를 확보하기 위해 디지털 시스템과 전자 통신을 사용하는 것을 의미합니다. 공급업체 식별, 견적 요청, 구매 승인, 구매 주문서 발행, 수령 기록, 송장 처리 등의 활동을 지원할 수 있습니다. 물류 및 이커머스에서 전자조달은 소비자가 소매업체에서 구매하는 온라인 결제 과정이 아니라, 기업이 운영에 필요한 제품, 자재, 장비 또는 서비스를 구매하는 것과 관련됩니다.

이 용어의 범위는 다양합니다. 조직은 전자조달을 전자 구매 업무 흐름을 설명하는 데 사용할 수 있으며, 더 광범위한 구현에는 소싱, 입찰, 공급업체 관리 및 계약 관리도 포함될 수 있습니다. 공공조달에서 이 용어는 공공기관이 상품, 서비스 또는 공사를 구매하는 데 사용하는 전자 프로세스를 의미합니다. 유럽연합 집행위원회는 이러한 공공 부문 적용을 디지털 조달이라는 명칭으로 다룹니다.

물류 및 이커머스에서의 역할

전자조달은 공급망의 구매 측에 위치합니다. 기업의 요구사항을 공급업체의 이행 약속과 연결하고, 이후 입고, 재고 회계 및 지급을 지원할 수 있는 기록을 생성합니다. 전자조달 자체가 상품을 운송하거나, 재고를 보충하거나, 통관을 통해 화물을 처리하는 것은 아닙니다.

이커머스 기업은 재판매할 상품, 배송용 상자, 창고 장비 또는 외주 서비스를 구매하기 위해 전자조달을 사용할 수 있습니다. 물류 운영업체는 운송 용량, 유지보수, 취급 장비 또는 임시 보관 서비스를 조달하는 데 이를 사용할 수 있습니다. 이러한 구매 범주는 서로 다르지만, 각각 요청, 승인, 공급업체 계약 및 합의된 상품이나 서비스가 수령되었다는 증빙을 포함할 수 있습니다.

사용자는 공급업체 포털, 구매 정책, 전사적 자원 관리 시스템, 입찰 공고 또는 송장 제출 안내에서 이 용어를 접할 수 있습니다. 공급업체 포털은 가능한 인터페이스 중 하나이며, 전자조달은 특정 유형의 웹사이트가 아니라 그 기반이 되는 구매 프로세스를 설명합니다.

전자조달 업무 흐름의 작동 방식

다음 순서는 의무적인 표준이 아니라 가능한 업무 흐름을 보여 줍니다. 조직은 단계를 통합하거나, 기존 계약에 대해서는 경쟁 소싱을 생략하거나, 구매 범주와 적용 규정에 따라 다른 절차를 사용할 수 있습니다.

1. 요구사항을 식별합니다. 부서는 수량, 사양, 필요한 배송 장소 및 시기를 포함하여 필요한 사항을 명시합니다. 서비스의 경우 요구사항은 물리적 단위가 아니라 용량, 범위 또는 예상 결과물을 설명할 수 있습니다.
2. 구매 요청서를 작성합니다. 직원이 내부 요청을 제출합니다. 요청서에는 비즈니스 요구사항이 기록되며 예산, 비용 센터, 선호 공급업체 또는 기존 계약이 명시될 수 있습니다. 일반적으로 이는 공급업체에 보내는 주문서가 아닙니다.
3. 요청을 검토하고 승인합니다. 권한을 부여받은 검토자는 예산, 구매 권한, 사양 및 내부 정책에 따라 요청을 확인합니다. 승인 경로는 금액, 범주, 위치 또는 기타 구성된 조건에 따라 달라질 수 있습니다.
4. 공급업체를 선정하거나 기존 계약을 사용합니다. 구매자는 견적을 요청하거나 입찰을 진행하거나 승인된 카탈로그에서 주문할 수 있습니다. 공급업체 선정 시 견적 가격뿐만 아니라 기술적 적합성, 배송 조건, 상업적 조건 및 기타 관련 요구사항도 고려할 수 있습니다.
5. 구매 주문서를 발행합니다. 구매자는 상품 또는 서비스, 수량, 합의된 가격, 배송 요구사항 및 관련 조건을 명시한 주문서를 보냅니다. 주문의 법적 효력과 공급업체의 수락 여부는 계약 및 적용 법률에 따라 달라집니다.
6. 이행 및 수령을 기록합니다. 창고 또는 운영 담당자는 배송된 수량을 기록하거나 서비스 이행을 확인합니다. 부분 배송, 손상 또는 거부된 품목은 수령 승인된 품목과 구별될 수 있어야 합니다.
7. 송장을 확인하고 지급을 승인합니다. 조직은 공급업체의 송장을 적절한 구매 기록 및 수령 기록과 대조합니다. 지급 프로세스를 통해 대금이 지급되기 전에 예외 사항에 대한 검토가 필요할 수 있습니다.

이 업무 흐름은 서로 연관된 기록의 연결고리를 만듭니다. 구매 요청서, 구매 주문서, 물품 수령 기록 및 송장은 시스템에서 함께 표시되더라도 서로 다른 목적을 가집니다. 이러한 구분을 유지하면 무엇이 요청되었고, 무엇이 주문되었으며, 무엇이 도착했고, 공급업체가 얼마를 청구했는지 설명하는 데 도움이 됩니다.

전자조달 및 관련 용어

이러한 명칭은 제품 범위를 보편적으로 표준화한 것이 아닙니다. 시스템이나 절차를 비교할 때는 명칭에만 의존하기보다 실제로 포함된 기능을 파악하는 것이 더 유용합니다.

공급망 운영에서의 적용

상품 및 재고 보충 구매

소매업체는 재고 계획을 사용하여 추가 재고에 대한 요구사항을 파악한 다음 승인된 공급업체를 통해 구매를 시작할 수 있습니다. 조달 기록은 상업적 약속을 확립하고, 재고 기록은 현재 이용 가능하거나 입고 예정인 재고를 확립합니다. 따라서 승인된 구매 주문서가 있다고 해서 상품이 이미 고객 주문에 물리적으로 이용 가능한 것은 아닙니다.

창고 소모품 및 장비

창고는 전자 카탈로그를 통해 라벨, 팔레트, 포장재, 예비 부품 또는 취급 장비를 구매할 수 있습니다. 품목 설명과 측정 단위는 중요합니다. 낱개 상자 10개를 주문하는 것과 묶음 10개를 주문하는 것은 다릅니다. 카탈로그 통제를 통해 사용자가 합의된 품목을 선택하도록 지원할 수 있지만, 잘못된 카탈로그 데이터는 여전히 잘못된 주문을 만들 수 있습니다.

운송 및 외주 서비스

기업은 운송 서비스에 대한 견적을 받거나 기존 계약에 따라 서비스를 구매할 수 있습니다. 관련 사양에는 화물 특성, 수거 및 배송 장소, 필요한 용량, 추가 비용에 대한 책임이 포함될 수 있습니다. 서비스 이행을 확인하려면 창고 물품 수령 기록이 아니라 운영 기록이 필요할 수 있습니다.

조달과 배송 실행은 별개의 활동입니다. 운송업체를 선정하거나 서비스 주문을 승인했다고 해서 수거가 이루어졌거나 배송이 완료되었다는 의미는 아닙니다. 이러한 사건에는 관련 운영 프로세스의 증빙이 필요합니다.

국경 간 조달 시 고려사항

국경 간 구매에는 디지털 업무 흐름이 수용해야 하는 추가 정보 요구사항이 발생합니다. 전자 구매 주문서는 특정 거래에 필요한 세관 신고, 수입 허가, 제품 규정 준수 확인 또는 기타 문서를 대체하지 않습니다.

• 공급업체 및 주체 식별: 공급업체, 계약 구매자, 수하인 및 수입자는 서로 다른 당사자일 수 있습니다. 기록에는 각자의 역할이 정확하게 식별되어야 합니다.
• 제품 정보: 관련 무역 절차에 필요한 수준으로 상세한 설명, 재료, 원산지 정보 및 필수 분류 데이터를 수집해야 합니다. 공급업체 카탈로그의 설명만으로는 세관 목적에 충분하지 않을 수 있습니다.
• 상업적 조건: 통화, 지급 조건, 배송 책임 및 지정 배송 장소를 명확히 해야 합니다. Incoterms 규칙이 계약에 포함되는 경우 선택한 규칙, 지정 장소 또는 항구 및 버전을 명시해야 합니다.
• 비용 비교: 견적에는 운임, 보험료, 관세, 세금 또는 취급 수수료가 포함되지 않을 수 있습니다. 구매자는 공급업체가 제시한 가격과 의사결정에 관련된 예상 총비용을 구분해야 합니다.
• 수령 준비: 분할 배송, 서로 다른 측정 단위 및 여러 장소로의 배송은 주문, 수령 기록 및 송장 간의 관계를 복잡하게 만들 수 있습니다.

이러한 확인 사항은 거래에 따라 달라집니다. 국내 포장재 주문에 필요한 정보가 수입 상품이나 국제 운송 계약에 필요한 정보와 반드시 동일한 것은 아닙니다.

통제, 이점 및 한계

전자조달을 사용하면 구매 기록을 더 쉽게 검색하고 전달하며 비교할 수 있습니다. 또한 일관된 승인, 접근 제한 및 거래 이력을 지원할 수 있습니다. 이는 기능일 뿐 보장된 결과는 아닙니다. 유용성은 프로세스 설계, 데이터 품질, 공급업체 참여 및 다른 시스템과의 통합에 따라 달라집니다.

중요한 통제로는 정확한 공급업체 정보 유지, 적절한 경우 구매 및 지급 책임 분리, 승인 결정 기록, 주문 변경 관리가 있습니다. 전자 기록만으로는 요청이 진짜라는 사실을 입증할 수 없으므로 공급업체 은행 계좌 정보 변경은 독립적인 확인이 필요합니다.

송장 대조도 또 다른 통제 수단입니다. 3자 대조에서는 조직이 구매 주문서, 수령 기록 및 송장을 비교합니다. 이를 통해 수량이나 가격의 차이를 식별할 수 있지만, 제품 품질을 독립적으로 입증하거나 모든 유형의 사기를 방지할 수 있는 것은 아닙니다. 서비스, 선급금 및 기타 계약에는 다른 증빙 자료가 필요할 수 있습니다.

통합에도 실질적인 한계가 있습니다. 구매 시스템은 재고, 창고, 회계 또는 공급업체 시스템과 데이터를 주고받을 수 있지만, 성공적인 데이터 교환을 위해서는 호환되는 식별자와 합의된 데이터 의미가 필요합니다. 잘못된 측정 단위나 공급업체 참조 정보를 자동으로 전송하면 오류를 수정하는 대신 확산시킬 수 있습니다.

공공 부문 조달에는 투명성, 경쟁, 접근성 및 기록 보존에 관한 추가 요구사항이 적용될 수 있습니다. OECD 공공조달 권고안은 전자조달을 포함하는 거버넌스 프레임워크를 제공하지만, 특정 관할권에 적용되는 법률과 절차를 대신하지는 않습니다.

일반적인 오해

• 이메일로 전송된 문서는 모두 완전한 디지털 업무 흐름이다. 이메일은 전자 구매를 지원할 수 있지만, 스캔한 주문서를 보내는 것만으로 구조화된 데이터, 자동화된 검증 또는 통합 승인이 생성되는 것은 아닙니다.
• 전자조달은 항상 최저가를 선택한다. 전자조달은 다양한 평가 기준과 구매 방식을 지원할 수 있습니다. 의사결정 규칙은 구매자의 요구사항과 적용 절차에 따라 정해집니다.
• 승인은 이행을 의미한다. 승인은 구매를 허가하는 것이며, 공급업체의 수락, 발송, 배송 또는 만족스러운 이행을 확인하는 것은 아닙니다.
• 자동화로 검토가 필요 없어졌다. 예외 사항, 신뢰할 수 없는 데이터, 공급업체 변경 및 배송 분쟁에는 여전히 사람의 판단이 필요할 수 있습니다.

QA

이커머스에서 전자조달은 무엇을 의미하나요?

이커머스 기업에 필요한 상품, 자재, 장비 및 서비스를 구매하기 위해 전자 프로세스를 사용하는 것을 의미합니다. 고객을 대상으로 하는 결제 과정과는 구별되지만, 둘 다 전자적으로 수행되는 상거래의 일부가 될 수 있습니다.

전자조달은 구매 소프트웨어와 같은 것인가요?

아닙니다. 구매 소프트웨어는 전자조달을 지원할 수 있지만, 이 용어에는 조달을 전자적으로 수행하는 데 사용되는 업무 흐름, 책임, 데이터 및 통제도 포함됩니다.

전자조달에 배송과 통관이 포함되나요?

배송 요구사항을 기록하고 운영 시스템과 정보를 교환할 수는 있습니다. 그러나 구매 승인이 그 자체로 물리적 운송을 수행하거나 통관 요구사항을 충족하는 것은 아닙니다.

전자 송장은 전자조달과 같은 것인가요?

아닙니다. 전자 송장은 송장에 관한 것입니다. 전자조달은 공급업체 선정, 구매 승인, 주문 및 수령 기록을 포함하여 더 광범위한 활동을 다룰 수 있습니다.

출처

• 유럽연합 집행위원회 — 디지털 조달. 공공조달의 맥락과 조달 활동 전반에서 전자 프로세스를 사용하는 방식을 뒷받침합니다.
• OECD — 공공조달에 관한 이사회 권고안. 전자조달, 통합, 접근성, 투명성 및 조달 거버넌스에 관한 논의를 뒷받침합니다.
• 유럽연합 집행위원회 — 전자 송장. 전자 송장과 더 광범위한 조달 수명 주기의 차이 및 구조화된 송장 데이터의 중요성을 뒷받침합니다.