E-Satın Alma
E-Tedarik Nedir?
E-tedarik, elektronik tedarikin kısaltmasıdır ve bir kuruluş için mal ve hizmet edinmek amacıyla dijital sistemlerin ve elektronik iletişimlerin kullanılmasını ifade eder. Tedarikçilerin belirlenmesi, teklif istenmesi, satın almaların onaylanması, satın alma siparişlerinin düzenlenmesi, teslim almanın kaydedilmesi ve faturaların işlenmesi gibi faaliyetleri destekleyebilir. Lojistik ve e-ticarette bu terim, tüketicilerin bir perakendeciden satın alma yaptığı çevrim içi ödeme sürecinden ziyade, işletmenin faaliyetlerini sürdürmek için ihtiyaç duyduğu ürünleri, malzemeleri, ekipmanı veya hizmetleri satın almasıyla ilgilidir.
Terimin kapsamı değişebilir. Bir kuruluş, e-tedariki elektronik satın alma iş akışını tanımlamak için kullanabilirken, daha geniş bir uygulama kaynak bulma, ihale yapma, tedarikçi yönetimi ve sözleşme yönetimini de kapsayabilir. Kamu tedarikinde bu terim, kamu kurumlarının mal, hizmet veya yapım işlerini satın almak için kullandığı elektronik süreçleri ifade eder. Avrupa Komisyonu, kamu sektöründeki bu uygulamayı dijital tedarik başlığı altında ele almaktadır.
Lojistik ve E-ticaretteki Rolü
E-tedarik, tedarik zincirinin satın alma tarafında yer alır. Bir işletme ihtiyacını tedarikçi taahhüdüne bağlar ve daha sonra teslim alma, stok muhasebesi ve ödeme süreçlerini destekleyebilecek kayıtlar oluşturur. Kendi başına malları taşımaz, stoku yenilemez veya bir gönderiyi gümrükten geçirmez.
Bir e-ticaret işletmesi, yeniden satmak üzere ürün, kargo kolisi, depo ekipmanı veya dış kaynak hizmetleri satın almak için e-tedariki kullanabilir. Bir lojistik işletmecisi ise taşıma kapasitesi, bakım, elleçleme ekipmanı veya geçici depolama tedarik etmek için bunu kullanabilir. Bunlar farklı satın alma kategorileridir; ancak her biri bir talep, yetkilendirme, tedarikçi anlaşması ve üzerinde mutabık kalınan mal veya hizmetlerin teslim alındığına dair kanıt içerebilir.
Kullanıcılar bu terimle tedarikçi portallarında, satın alma politikalarında, kurumsal kaynak planlama sistemlerinde, ihale duyurularında veya fatura gönderme talimatlarında karşılaşabilir. Tedarikçi portalı olası arayüzlerden biridir; e-tedarik, tek bir web sitesi türünü değil, temel satın alma sürecini ifade eder.
E-Tedarik İş Akışı Nasıl Çalışır?
Aşağıdaki sıralama zorunlu bir standarttan ziyade olası bir iş akışını göstermektedir. Kuruluşlar aşamaları birleştirebilir, mevcut bir sözleşme için rekabetçi kaynak bulma sürecini atlayabilir veya satın alma kategorisine ve geçerli kurallara göre farklı prosedürler kullanabilir.
- İhtiyacı belirleyin. Bir departman; miktar, özellikler, gerekli teslimat yeri ve zamanlamayı içerecek şekilde neye ihtiyaç duyduğunu belirtir. Hizmetlerde ihtiyaç, fiziksel birimler yerine kapasiteyi, kapsamı veya beklenen çıktıları tanımlayabilir.
- Satın alma talebi oluşturun. Bir çalışan kurum içi talep gönderir. Talep, işletme ihtiyacını kaydeder ve bir bütçeyi, maliyet merkezini, tercih edilen tedarikçiyi veya mevcut bir anlaşmayı belirtebilir. Normalde tedarikçiye gönderilen bir sipariş değildir.
- Talebi inceleyin ve onaylayın. Yetkili inceleyiciler talebi bütçe, satın alma yetkisi, özellikler ve kurum içi politikaya göre kontrol eder. Onay yolu; değere, kategoriye, konuma veya yapılandırılmış diğer koşullara bağlı olabilir.
- Bir tedarikçi seçin veya mevcut bir sözleşmeyi kullanın. Alıcılar teklif isteyebilir, ihale düzenleyebilir veya onaylanmış bir katalogdan sipariş verebilir. Tedarikçi seçiminde yalnızca teklif edilen fiyat değil, teknik uygunluk, teslimat koşulları, ticari şartlar ve diğer ilgili gereklilikler dikkate alınabilir.
- Satın alma siparişini düzenleyin. Alıcı; malları veya hizmetleri, miktarları, mutabık kalınan fiyatları, teslimat gerekliliklerini ve ilgili şartları belirten bir siparişi gönderir. Bir siparişin ve tedarikçinin kabulünün hukuki etkisi, anlaşmaya ve geçerli yasalara bağlıdır.
- İfa ve teslim almayı kaydedin. Depo veya operasyon personeli teslim edilen miktarları kaydeder ya da hizmetin gerçekleştirildiğini doğrular. Kısmi teslimatlar, hasar veya reddedilen ürünler, kabul edilen teslimattan ayırt edilebilir şekilde kaydedilmelidir.
- Faturayı kontrol edin ve ödemeyi onaylayın. Kuruluş, tedarikçi faturasını ilgili satın alma ve teslim alma kayıtlarıyla karşılaştırır. Ödeme finans süreci üzerinden serbest bırakılmadan önce istisnaların incelenmesi gerekebilir.
İş akışı, birbiriyle ilişkili kayıtlardan oluşan bir zincir yaratır. Satın alma talebi, satın alma siparişi, mal kabul kaydı ve fatura, bir sistem bunları birlikte gösterse bile farklı amaçlara hizmet eder. Bu ayrımları korumak; neyin talep edildiğini, neyin sipariş edildiğini, neyin geldiğini ve tedarikçinin ne ücretlendirdiğini açıklamaya yardımcı olur.
E-Tedarik ve İlgili Terimler
| Terim | Ana Odak | E-Tedarikle İlişkisi |
|---|---|---|
| E-ticaret | Elektronik kanallar üzerinden alım ve satım | Çevrim içi bir işletmeler arası işlem hem e-ticareti hem de e-tedariki içerebilir; ancak e-ticaret, alıcının kurum içi onaylarını ve kontrollerini mutlaka kapsamaz. |
| E-kaynak bulma | Tedarikçileri elektronik ortamda bulma, değerlendirme ve seçme | Daha geniş bir e-tedarik sürecinin tedarikçi seçimi bölümünü oluşturabilir. |
| E-ihale | İhaleye davetleri ve teklifleri elektronik ortamda yönetme | Belirli bir kaynak bulma prosedürünü destekler; sipariş verme, teslim alma veya ödemeyi mutlaka kapsamaz. |
| Procure-to-pay | Fatura işleme ve ödemeye kadar operasyonel satın alma | E-tedarikle büyük ölçüde örtüşür; ancak kesin süreç sınırları kuruluşlara göre değişir. |
| Source-to-pay | Kaynak bulma ve sözleşmeden satın alma ve ödemeye kadar olan süreç | Dijital tedarik sistemlerinin destekleyebileceği daha geniş bir yaşam döngüsünü tanımlar. |
| E-faturalama | Faturaların elektronik ortamda düzenlenmesi, iletilmesi ve işlenmesi | İşlem yaşam döngüsünün bir bölümüyle ilgilidir; tedarik sürecinin tamamını kapsamaz. |
Bu etiketler evrensel olarak standartlaştırılmış ürün sınırları değildir. Sistemleri veya prosedürleri karşılaştırırken yalnızca etikete güvenmek yerine, dahil edilen gerçek işlevleri belirlemek daha bilgilendiricidir.
Tedarik Zinciri Operasyonlarındaki Uygulamalar
Ürün ve Stok Yenileme Alımları
Bir perakendeci, ek stok ihtiyacını belirlemek için stok planını kullanabilir ve ardından onaylı bir tedarikçi üzerinden satın alma başlatabilir. Tedarik kaydı ticari taahhüdü, stok kayıtları ise mevcut veya beklenen miktarı ortaya koyar. Bu nedenle onaylanmış bir satın alma siparişi, malların müşteri siparişleri için fiziksel olarak zaten mevcut olduğu anlamına gelmez.
Depo Malzemeleri ve Ekipmanları
Bir depo, etiketleri, paletleri, ambalajları, yedek parçaları veya elleçleme ekipmanını elektronik katalog üzerinden satın alabilir. Açık ürün açıklamaları ve ölçü birimleri önemlidir: on adet tekli koli sipariş etmek, on paket sipariş etmekten farklıdır. Katalog kontrolleri, kullanıcıların üzerinde mutabık kalınan ürünleri seçmesine yardımcı olabilir; ancak yanlış katalog verileri yine de yanlış siparişler oluşturabilir.
Taşıma ve Dış Kaynak Hizmetleri
Bir işletme taşıma hizmetleri için teklif alabilir veya mevcut bir anlaşma kapsamında hizmet satın alabilir. İlgili özellikler arasında gönderi nitelikleri, teslim alma ve teslimat yerleri, gerekli kapasite ve ek ücretlerden kimin sorumlu olduğu bulunabilir. Hizmet performansının doğrulanması, depo mal kabul kaydı yerine operasyonel kayıtları gerektirebilir.
Tedarik ve gönderi gerçekleştirme ayrı faaliyetler olmaya devam eder. Bir taşıma sağlayıcısı seçmek veya hizmet siparişini onaylamak, teslim alma işleminin gerçekleştiğini ya da teslimatın tamamlandığını göstermez. Bu olaylar, ilgili operasyonel süreçten alınan kanıtları gerektirir.
Sınır Ötesi Tedarikte Dikkat Edilmesi Gerekenler
Sınır ötesi satın alma, dijital bir iş akışının karşılaması gereken ek bilgi gereklilikleri getirir. Elektronik bir satın alma siparişi; gümrük beyannamelerinin, ithalat izinlerinin, ürün uygunluk kontrollerinin veya belirli bir işlem için gerekli diğer belgelerin yerini tutmaz.
- Tedarikçi ve tarafların belirlenmesi: Tedarikçi, sözleşme yapan alıcı, alıcı ve ithalatçı farklı taraflar olabilir. Kayıtlar, bu tarafların rollerini doğru şekilde belirtmelidir.
- Ürün bilgileri: Açıklamalar, malzemeler, menşe bilgileri ve gerekli sınıflandırma verileri, ilgili ticaret prosedürleri için yeterli ayrıntıyla toplanmalıdır. Tedarikçi kataloğundaki açıklama gümrük amaçları için yeterli olmayabilir.
- Ticari şartlar: Para birimi, ödeme şartları, teslimat sorumlulukları ve belirtilen teslimat yeri açık olmalıdır. Incoterms kuralları sözleşmeye dahil edilmişse seçilen kural, belirtilen yer veya liman ve sürüm belirtilmelidir.
- Maliyet karşılaştırması: Bir teklif navlun, sigorta, vergiler, gümrük vergileri veya elleçleme ücretlerini içermeyebilir. Alıcılar, tedarikçinin teklif ettiği fiyatı kararları açısından önemli olan tahmini toplam maliyetten ayırmalıdır.
- Teslim alma düzenlemeleri: Parçalı gönderiler, farklı ölçü birimleri ve birden fazla konuma yapılan teslimatlar; sipariş, teslim alma kayıtları ve faturalar arasındaki ilişkiyi karmaşıklaştırabilir.
Bu kontroller işleme bağlıdır. Yurt içindeki bir ambalaj siparişi için gereken bilgiler, ithal ürünler veya uluslararası taşıma sözleşmesi için gereken bilgilerle aynı olmayabilir.
Kontroller, Faydalar ve Sınırlamalar
E-tedarik, satın alma kayıtlarının aranmasını, yönlendirilmesini ve karşılaştırılmasını kolaylaştırabilir. Ayrıca tutarlı onayları, erişim kısıtlamalarını ve işlem geçmişlerini destekleyebilir. Bunlar garantili sonuçlardan ziyade yeteneklerdir: faydaları süreç tasarımına, veri kalitesine, tedarikçi katılımına ve diğer sistemlerle entegrasyona bağlıdır.
Önemli kontroller arasında doğru tedarikçi bilgilerinin korunması, uygun olduğunda satın alma ve ödeme sorumluluklarının ayrılması, onay kararlarının kaydedilmesi ve siparişlerdeki değişikliklerin yönetilmesi bulunur. Tedarikçinin banka bilgilerindeki değişiklikler bağımsız doğrulamayı gerektirir; çünkü tek başına elektronik kayıt, bir talebin gerçek olduğunu kanıtlamaz.
Fatura eşleştirme başka bir kontroldür. Üçlü eşleştirmede kuruluş, satın alma siparişini, teslim alma kaydını ve faturayı karşılaştırır. Bu işlem miktar veya fiyat farklılıklarını belirleyebilir; ancak ürün kalitesini bağımsız olarak kanıtlamaz veya her türlü sahtekârlığı önlemez. Hizmetler, peşin ödemeler ve diğer düzenlemeler farklı destekleyici kanıtlar gerektirebilir.
Entegrasyonun da pratik sınırlamaları vardır. Bir satın alma sistemi stok, depo, muhasebe veya tedarikçi sistemleriyle veri alışverişi yapabilir; ancak başarılı veri alışverişi uyumlu tanımlayıcılar ve üzerinde anlaşılmış veri anlamları gerektirir. Yanlış bir ölçü birimini veya tedarikçi referansını otomatik olarak aktarmak, hatayı düzeltmek yerine yayabilir.
Kamu sektörü tedarikinde şeffaflık, rekabet, erişim ve kayıt tutma konularında ek gereklilikler uygulanabilir. OECD Kamu Tedariki Tavsiyesi, elektronik tedariki de içeren bir yönetişim çerçevesi sunar; ancak belirli bir yargı alanında geçerli olan yasa ve prosedürlerin yerine geçmez.
Yaygın Yanlış Anlamalar
- E-postayla gönderilen her belge tamamen dijital bir iş akışıdır. E-posta elektronik satın almayı destekleyebilir; ancak taranmış bir sipariş göndermek tek başına yapılandırılmış veri, otomatik doğrulama veya entegre onaylar oluşturmaz.
- E-tedarik her zaman en düşük fiyatı seçer. Farklı değerlendirme kriterlerini ve satın alma yöntemlerini destekleyebilir. Karar kuralları, alıcının gerekliliklerinden ve geçerli prosedürlerden kaynaklanır.
- Onay, ifa anlamına gelir. Onay bir satın almayı yetkilendirir; tedarikçinin kabulünü, sevkiyatı, teslimatı veya tatmin edici performansı doğrulamaz.
- Otomasyon inceleme ihtiyacını ortadan kaldırır. İstisnalar, güvenilmez veriler, tedarikçi değişiklikleri ve itiraz edilen teslimatlar hâlâ insan değerlendirmesi gerektirebilir.
SSS
E-ticarette e-tedarik ne anlama gelir?
Bir e-ticaret işletmesinin ihtiyaç duyduğu ürünleri, malzemeleri, ekipmanı ve hizmetleri satın almak için elektronik süreçlerin kullanılması anlamına gelir. Her ikisi de elektronik ortamda yürütülen ticaretin parçası olabilse de müşteri odaklı ödeme sürecinden farklıdır.
E-tedarik, satın alma yazılımıyla aynı şey midir?
Hayır. Satın alma yazılımı e-tedariki destekleyebilir; ancak bu terim, tedariki elektronik ortamda yürütmek için kullanılan iş akışlarını, sorumlulukları, verileri ve kontrolleri de kapsar.
E-tedarik, gönderimi ve gümrükten çekmeyi kapsar mı?
Gönderim gerekliliklerini kaydedebilir ve operasyonel sistemlerle bilgi alışverişi yapabilir. Ancak satın alma onayı, fiziksel taşımayı gerçekleştirmez veya gümrük gerekliliklerini tek başına karşılamaz.
E-faturalama, e-tedarikle aynı şey midir?
Hayır. E-faturalama faturalarla ilgilidir. E-tedarik; tedarikçi seçimi, satın alma onayı, sipariş verme ve teslim alma kaydının oluşturulması da dahil olmak üzere daha geniş bir faaliyet kümesini kapsayabilir.
Kaynaklar
- Avrupa Komisyonu — Dijital tedarik. Kamu tedariki bağlamını ve tedarik faaliyetleri genelinde elektronik süreçlerin kullanımını destekler.
- OECD — Kamu Tedarikine İlişkin Konsey Tavsiyesi. Elektronik tedarik, entegrasyon, erişim, şeffaflık ve tedarik yönetişimine ilişkin açıklamaları destekler.
- Avrupa Komisyonu — E-faturalama. Elektronik faturalama ile daha geniş tedarik yaşam döngüsü arasındaki ayrımı ve yapılandırılmış fatura verilerinin önemini destekler.
