Elektroninis pirkimas

Kas yra e. viešieji pirkimai?

E. viešieji pirkimai, trumpiau – elektroniniai viešieji pirkimai, yra skaitmeninių sistemų ir elektroninių ryšių naudojimas organizacijai reikalingoms prekėms ir paslaugoms įsigyti. Jie gali padėti vykdyti tokias veiklas kaip tiekėjų nustatymas, pasiūlymų prašymas, pirkimų tvirtinimas, pirkimo užsakymų išdavimas, prekių gavimo registravimas ir sąskaitų faktūrų tvarkymas. Logistikos ir elektroninės prekybos srityse tai reiškia įmonės vykdomą veiklai reikalingų produktų, medžiagų, įrangos ar paslaugų pirkimą, o ne internetinį atsiskaitymo procesą, per kurį vartotojai perka iš mažmenininko.

Šio termino taikymo sritis gali skirtis. Organizacija gali vartoti e. viešųjų pirkimų sąvoką savo elektroninei pirkimo darbo eigai apibūdinti, o platesnis įgyvendinimas gali apimti ir tiekėjų paiešką, konkursų organizavimą, tiekėjų valdymą bei sutarčių administravimą. Viešųjų pirkimų srityje šis terminas reiškia elektroninius procesus, kuriuos viešosios institucijos naudoja prekėms, paslaugoms ar darbams įsigyti. Europos Komisija šį viešojo sektoriaus taikymą aptaria skaitmeninių viešųjų pirkimų kontekste.

Vaidmuo logistikoje ir elektroninėje prekyboje

E. viešieji pirkimai vykdomi tiekimo grandinės pirkimo pusėje. Jie susieja verslo poreikį su tiekėjo įsipareigojimu ir sukuria įrašus, kurie vėliau gali padėti registruoti prekių gavimą, apskaityti atsargas ir atlikti mokėjimus. Jie patys neperveža prekių, neatkuria atsargų ir neatlieka siuntos muitinio įforminimo.

Elektroninės prekybos įmonė gali naudoti e. viešuosius pirkimus perpardavimui skirtoms prekėms, siuntimo dėžėms, sandėlio įrangai ar išorės paslaugoms įsigyti. Logistikos operatorius gali juos naudoti transportavimo pajėgumams, techninei priežiūrai, krovos įrangai ar laikinam sandėliavimui įsigyti. Tai skirtingos pirkimų kategorijos, tačiau kiekviena iš jų gali apimti prašymą, leidimą, tiekėjo susitarimą ir įrodymą, kad sutartos prekės ar paslaugos buvo gautos.

Su šiuo terminu naudotojai gali susidurti tiekėjų portaluose, pirkimų taisyklėse, įmonių išteklių planavimo sistemose, konkursų skelbimuose ar sąskaitų faktūrų pateikimo instrukcijose. Tiekėjo portalas yra viena iš galimų sąsajų; e. viešieji pirkimai apibūdina pagrindinį pirkimo procesą, o ne vieną konkrečią svetainės rūšį.

Kaip veikia e. viešųjų pirkimų darbo eiga

Toliau pateikta seka iliustruoja galimą darbo eigą, o ne privalomą standartą. Organizacijos gali sujungti etapus, netaikyti konkurencinės tiekėjų paieškos esamos sutarties atveju arba taikyti kitokias procedūras, atsižvelgdamos į pirkimo kategoriją ir taikomas taisykles.

1. Nustatykite poreikį. Skyrius nurodo, ko jam reikia, įskaitant kiekį, specifikacijas, reikiamą pristatymo vietą ir laiką. Paslaugų atveju poreikis gali apibūdinti pajėgumą, apimtį ar laukiamus rezultatus, o ne fizinius vienetus.
2. Sukurkite pirkimo paraišką. Darbuotojas pateikia vidinį prašymą. Paraiškoje nurodomas verslo poreikis ir gali būti nurodytas biudžetas, sąnaudų centras, pageidaujamas tiekėjas ar esamas susitarimas. Paprastai tai nėra tiekėjui siunčiamas užsakymas.
3. Peržiūrėkite ir patvirtinkite prašymą. Įgalioti tikrintojai įvertina prašymą pagal biudžetą, pirkimo įgaliojimus, specifikacijas ir vidaus politiką. Tvirtinimo kelias gali priklausyti nuo vertės, kategorijos, vietos ar kitų sukonfigūruotų sąlygų.
4. Pasirinkite tiekėją arba naudokite esamą sutartį. Pirkėjai gali prašyti pasiūlymų, vykdyti konkursą arba užsakyti iš patvirtinto katalogo. Parenkant tiekėją gali būti vertinamas techninis tinkamumas, pristatymo sąlygos, komercinės sąlygos ir kiti svarbūs reikalavimai, o ne tik pasiūlyta kaina.
5. Išduokite pirkimo užsakymą. Pirkėjas siunčia užsakymą, kuriame nurodomos prekės ar paslaugos, kiekiai, sutartos kainos, pristatymo reikalavimai ir atitinkamos sąlygos. Užsakymo teisinis poveikis ir bet koks tiekėjo priėmimas priklauso nuo susitarimo ir taikomų teisės aktų.
6. Užregistruokite įvykdymą ir gavimą. Sandėlio ar veiklos darbuotojai užregistruoja pristatytus kiekius arba patvirtina paslaugos suteikimą. Daliniai pristatymai, pažeistos ar atmestos prekės turi būti atskiriami nuo priimto gavimo.
7. Patikrinkite sąskaitą faktūrą ir patvirtinkite mokėjimą. Organizacija palygina tiekėjo sąskaitą faktūrą su atitinkamais pirkimo ir gavimo įrašais. Prieš atliekant mokėjimą per finansų procesą, išimtis gali reikėti papildomai peržiūrėti.

Darbo eiga sukuria susijusių įrašų grandinę. Pirkimo paraiška, pirkimo užsakymas, prekių gavimo dokumentas ir sąskaita faktūra atlieka skirtingas funkcijas, net jei sistema juos rodo kartu. Šių skirtumų išlaikymas padeda paaiškinti, kas buvo prašyta, kas užsakyta, kas gauta ir ką tiekėjas išrašė sąskaitoje.

E. viešieji pirkimai ir susiję terminai

Terminas	Pagrindinis dėmesys	Ryšys su e. viešaisiais pirkimais
Elektroninė prekyba	Pirkimas ir pardavimas elektroniniais kanalais	Internetinis verslas verslui sandoris gali apimti ir elektroninę prekybą, ir e. viešuosius pirkimus, tačiau elektroninė prekyba nebūtinai apima vidinius pirkėjo tvirtinimus ir kontrolės priemones.
E. tiekėjų paieška	Tiekėjų paieška, vertinimas ir pasirinkimas elektroniniu būdu	Gali sudaryti platesnio e. viešųjų pirkimų proceso tiekėjo pasirinkimo dalį.
E. konkursai	Kvietimų teikti pasiūlymus ir pasiūlymų pateikimo valdymas elektroniniu būdu	Padeda vykdyti konkrečią tiekėjų paieškos procedūrą; nebūtinai apima užsakymą, gavimą ar mokėjimą.
Nuo pirkimo iki apmokėjimo	Operatyvus pirkimas nuo sąskaitų tvarkymo iki mokėjimo	Iš esmės sutampa su e. viešaisiais pirkimais, nors tikslios proceso ribos įvairiose organizacijose skiriasi.
Nuo tiekėjo paieškos iki apmokėjimo	Tiekėjo paieška ir sutarčių sudarymas, pirkimas ir mokėjimas	Apibūdina platesnį gyvavimo ciklą, kurį gali palaikyti skaitmeninės pirkimų sistemos.
E. sąskaitų faktūrų išrašymas	Sąskaitų faktūrų išrašymas, perdavimas ir tvarkymas elektroniniu būdu	Susijęs su viena sandorio gyvavimo ciklo dalimi, o ne visu pirkimo procesu.

Šios etiketės nėra visuotinai standartizuotos produktų ribos. Lyginant sistemas ar procedūras, informatyviau nustatyti konkrečias įtrauktas funkcijas, o ne remtis vien pavadinimu.

Taikymas tiekimo grandinės operacijose

Prekių ir atsargų papildymo pirkimai

Mažmenininkas gali naudoti atsargų planą papildomų atsargų poreikiui nustatyti ir tada inicijuoti pirkimą iš patvirtinto tiekėjo. Pirkimo įrašas nustato komercinį įsipareigojimą, o atsargų įrašai nurodo, kas yra arba bus prieinama. Todėl patvirtintas pirkimo užsakymas nereiškia, kad prekės jau fiziškai prieinamos klientų užsakymams.

Sandėlio reikmenys ir įranga

Sandėlis gali pirkti etiketes, padėklus, pakavimo medžiagas, atsargines dalis ar krovos įrangą naudodamas elektroninį katalogą. Aiškūs prekių aprašymai ir matavimo vienetai yra svarbūs: užsakyti dešimt atskirų dėžių nėra tas pats, kas užsakyti dešimt pakuočių. Katalogo kontrolės priemonės gali padėti naudotojams pasirinkti sutartas prekes, tačiau neteisingi katalogo duomenys vis tiek gali lemti neteisingus užsakymus.

Transportas ir išorės paslaugos

Įmonė gali prašyti transporto paslaugų pasiūlymų arba pirkti paslaugas pagal galiojantį susitarimą. Svarbios specifikacijos gali apimti siuntos charakteristikas, paėmimo ir pristatymo vietas, reikalingą pajėgumą ir atsakomybę už papildomus mokesčius. Paslaugos suteikimui patvirtinti gali reikėti veiklos įrašų, o ne sandėlio prekių gavimo dokumento.

Pirkimas ir siuntos vykdymas išlieka atskiromis veiklomis. Transporto paslaugų teikėjo pasirinkimas arba paslaugos užsakymo patvirtinimas neįrodo, kad siunta buvo paimta ar pristatyta. Šiems įvykiams reikia atitinkamo veiklos proceso įrodymų.

Tarpvalstybinio pirkimo aspektai

Tarpvalstybinis pirkimas suteikia papildomų informacijos reikalavimų, kuriuos turi atitikti skaitmeninė darbo eiga. Elektroninis pirkimo užsakymas nepakeičia muitinės deklaracijų, importo leidimų, gaminių atitikties patikrų ar kitų konkrečiam sandoriui reikalingų dokumentų.

• Tiekėjo ir šalių identifikavimas: Tiekėjas, sutartį sudarantis pirkėjas, gavėjas ir importuotojas gali būti skirtingos šalys. Įrašuose turi būti tiksliai nurodyti jų atitinkami vaidmenys.
• Informacija apie produktą: Aprašymai, medžiagos, kilmės informacija ir visi reikalingi klasifikavimo duomenys turi būti renkami pakankamai išsamiai, kad būtų galima vykdyti atitinkamas prekybos procedūras. Tiekėjo katalogo aprašymo muitinės reikmėms gali nepakakti.
• Komercinės sąlygos: Turi būti aiškiai nurodyta valiuta, mokėjimo sąlygos, pristatymo atsakomybė ir įvardyta pristatymo vieta. Jei į sutartį įtraukiamos Incoterms taisyklės, turi būti nurodyta pasirinkta taisyklė, įvardyta vieta ar uostas ir versija.
• Kaštų palyginimas: Į pasiūlymą gali būti neįtrauktas frachtas, draudimas, muitai, mokesčiai ar tvarkymo mokesčiai. Pirkėjai turėtų atskirti tiekėjo pasiūlytą kainą nuo apskaičiuotų bendrų sprendimui svarbių išlaidų.
• Gavimo tvarka: Išskaidyti siuntiniai, skirtingi matavimo vienetai ir pristatymai į kelias vietas gali apsunkinti ryšį tarp užsakymo, gavimo įrašų ir sąskaitų faktūrų.

Šios patikros priklauso nuo sandorio. Vidaus pakuočių užsakymui reikalinga informacija nebūtinai bus tokia pati kaip importuojamoms prekėms ar tarptautinio transporto sutarčiai reikalinga informacija.

Kontrolė, nauda ir apribojimai

E. viešieji pirkimai gali palengvinti pirkimo įrašų paiešką, nukreipimą ir palyginimą. Jie taip pat gali padėti užtikrinti nuoseklų tvirtinimą, prieigos ribojimą ir sandorių istoriją. Tai yra galimybės, o ne garantuoti rezultatai: jų nauda priklauso nuo proceso struktūros, duomenų kokybės, tiekėjų dalyvavimo ir integracijos su kitomis sistemomis.

Svarbios kontrolės priemonės apima tikslių tiekėjo duomenų palaikymą, pirkimo ir mokėjimo atsakomybės atskyrimą, kai tai tikslinga, sprendimų dėl tvirtinimo registravimą ir užsakymų pakeitimų valdymą. Tiekėjo banko duomenų pakeitimai turi būti nepriklausomai patikrinti, nes vien elektroninis įrašas neįrodo, kad prašymas yra tikras.

Sąskaitų faktūrų sutikrinimas yra dar viena kontrolės priemonė. Atliekant trijų dokumentų sutikrinimą, organizacija palygina pirkimo užsakymą, gavimo įrašą ir sąskaitą faktūrą. Tai gali padėti nustatyti kiekio ar kainos skirtumus, tačiau savaime neįrodo gaminio kokybės ir neužkerta kelio visų rūšių sukčiavimui. Paslaugoms, išankstiniams mokėjimams ir kitiems susitarimams gali reikėti kitų patvirtinamųjų įrodymų.

Integracija taip pat turi praktinių ribų. Pirkimo sistema gali keistis duomenimis su atsargų, sandėlio, apskaitos ar tiekėjo sistemomis, tačiau sėkmingam keitimuisi reikalingi suderinami identifikatoriai ir suderintos duomenų reikšmės. Automatinis neteisingo matavimo vieneto ar tiekėjo nuorodos perdavimas gali išplatinti klaidą, o ne ją ištaisyti.

Viešojo sektoriaus pirkimams gali būti taikomi papildomi skaidrumo, konkurencijos, prieigos ir dokumentų saugojimo reikalavimai. EBPO rekomendacijoje dėl viešųjų pirkimų pateikiama valdymo sistema, apimanti elektroninius pirkimus; ji nepakeičia konkrečioje jurisdikcijoje taikomų įstatymų ir procedūrų.

Dažni nesusipratimai

• Bet koks el. paštu išsiųstas dokumentas yra visiškai skaitmeninė darbo eiga. El. paštas gali padėti vykdyti elektroninius pirkimus, tačiau vien nuskenuoto užsakymo išsiuntimas nesukuria struktūrizuotų duomenų, automatinio tikrinimo ar integruoto tvirtinimo.
• E. viešieji pirkimai visada parenka mažiausią kainą. Jie gali palaikyti skirtingus vertinimo kriterijus ir pirkimo būdus. Sprendimo taisyklės kyla iš pirkėjo reikalavimų ir taikomų procedūrų.
• Tvirtinimas reiškia įvykdymą. Tvirtinimas leidžia atlikti pirkimą, tačiau nepatvirtina tiekėjo priėmimo, išsiuntimo, pristatymo ar tinkamo paslaugos suteikimo.
• Automatizavimas panaikina peržiūros poreikį. Išimtims, nepatikimiems duomenims, tiekėjų pakeitimams ir ginčijamiems pristatymams vis tiek gali reikėti žmogaus sprendimo.

DUK

Ką e. viešieji pirkimai reiškia elektroninėje prekyboje?

Tai elektroninių procesų naudojimas elektroninės prekybos įmonei reikalingoms prekėms, medžiagoms, įrangai ir paslaugoms pirkti. Tai skiriasi nuo klientams skirto atsiskaitymo proceso, nors abu procesai gali būti elektroninės prekybos dalis.

Ar e. viešieji pirkimai yra tas pats, kas pirkimų programinė įranga?

Ne. Pirkimų programinė įranga gali padėti vykdyti e. viešuosius pirkimus, tačiau šis terminas taip pat apima darbo eigas, atsakomybes, duomenis ir kontrolės priemones, naudojamas pirkimams elektroniniu būdu vykdyti.

Ar e. viešieji pirkimai apima siuntimą ir muitinį įforminimą?

Jie gali registruoti siuntimo reikalavimus ir keistis informacija su veiklos sistemomis. Tačiau pirkimo patvirtinimas pats savaime neatlieka fizinio transportavimo ir neįvykdo muitinės reikalavimų.

Ar e. sąskaitų faktūrų išrašymas yra tas pats, kas e. viešieji pirkimai?

Ne. E. sąskaitų faktūrų išrašymas susijęs su sąskaitomis faktūromis. E. viešieji pirkimai gali apimti platesnį veiklų rinkinį, įskaitant tiekėjo pasirinkimą, pirkimo tvirtinimą, užsakymą ir gavimo registravimą.

Šaltiniai

• Europos Komisija — Skaitmeniniai viešieji pirkimai. Palaiko viešųjų pirkimų kontekstą ir elektroninių procesų naudojimą įvairiose pirkimų veiklose.
• EBPO — Tarybos rekomendacija dėl viešųjų pirkimų. Palaiko diskusiją apie elektroninius pirkimus, integraciją, prieigą, skaidrumą ir pirkimų valdymą.
• Europos Komisija — E. sąskaitų faktūrų išrašymas. Palaiko elektroninio sąskaitų faktūrų išrašymo ir platesnio pirkimų gyvavimo ciklo atskyrimą, įskaitant struktūrizuotų sąskaitų faktūrų duomenų svarbą.