Электронные закупки
Что такое электронная закупка?
Электронная закупка (e-procurement), сокращённо от «электронные закупки», — это использование цифровых систем и электронных коммуникаций для приобретения товаров и услуг организацией. Она может поддерживать такие процессы, как поиск поставщиков, запрос коммерческих предложений, утверждение покупок, выдача заказов на закупку, регистрация получения и обработка счетов. В логистике и электронной коммерции этот термин относится к закупке компанией продуктов, материалов, оборудования или услуг, необходимых для работы, а не к онлайн-оформлению заказа, с помощью которого потребители покупают товары у продавца.
Объём этого понятия может различаться. Организация может использовать термин «электронные закупки» для описания своего электронного процесса закупок, тогда как более широкая реализация может также охватывать поиск поставщиков, проведение тендеров, управление поставщиками и администрирование договоров. В сфере государственных закупок этот термин относится к электронным процессам, используемым государственными органами для приобретения товаров, услуг или выполнения работ. Европейская комиссия рассматривает это применение в государственном секторе в рамках цифровых закупок.
Роль в логистике и электронной коммерции
Электронные закупки находятся на стороне закупок в цепочке поставок. Они связывают потребность компании с обязательством поставщика и создают записи, которые впоследствии могут использоваться для приёмки, учёта запасов и оплаты. Сами по себе электронные закупки не перемещают товары, не пополняют запасы и не оформляют отправление через таможню.
Компания электронной коммерции может использовать электронные закупки для приобретения товаров для перепродажи, транспортных коробок, складского оборудования или услуг сторонних поставщиков. Логистический оператор может закупать транспортные мощности, услуги технического обслуживания, оборудование для обработки грузов или временное хранение. Это разные категории закупок, но каждая может включать запрос, авторизацию, соглашение с поставщиком и подтверждение того, что согласованные товары или услуги были получены.
Пользователь может встретить этот термин на порталах поставщиков, в политиках закупок, системах планирования ресурсов предприятия, тендерных извещениях или инструкциях по отправке счетов. Портал поставщика — лишь один из возможных интерфейсов; электронные закупки описывают лежащий в основе процесс покупки, а не отдельный тип веб-сайта.
Как работает процесс электронной закупки
Ниже приведена возможная последовательность действий, а не обязательный стандарт. Организации могут объединять этапы, не проводить конкурентный отбор при наличии действующего договора или использовать разные процедуры в зависимости от категории закупки и применимых правил.
- Определение потребности. Подразделение указывает, что ему требуется, включая количество, характеристики, необходимое место доставки и сроки. Для услуг потребность может описывать мощность, объём работ или ожидаемые результаты, а не физические единицы.
- Создание заявки на закупку. Сотрудник отправляет внутренний запрос. В заявке фиксируется деловая потребность и могут быть указаны бюджет, центр затрат, предпочтительный поставщик или действующее соглашение. Обычно это не заказ, отправляемый поставщику.
- Проверка и утверждение запроса. Уполномоченные проверяющие сопоставляют запрос с бюджетом, полномочиями на закупку, характеристиками и внутренней политикой. Маршрут утверждения может зависеть от стоимости, категории, местоположения или других настроенных условий.
- Выбор поставщика или использование действующего договора. Покупатели могут запрашивать коммерческие предложения, проводить тендер или заказывать из утверждённого каталога. При выборе поставщика могут учитываться техническая пригодность, условия доставки, коммерческие условия и другие соответствующие требования, а не только указанная цена.
- Выдача заказа на закупку. Покупатель отправляет заказ с указанием товаров или услуг, количества, согласованных цен, требований к доставке и соответствующих условий. Юридические последствия заказа и любого его принятия поставщиком зависят от соглашения и применимого законодательства.
- Регистрация исполнения и получения. Складские или операционные сотрудники регистрируют доставленное количество либо подтверждают выполнение услуги. Частичные поставки, повреждения или отклонённые товары должны оставаться отличимыми от принятого получения.
- Проверка счёта и разрешение платежа. Организация сопоставляет счёт поставщика с соответствующими записями о закупке и получении. При наличии расхождений может потребоваться проверка до проведения платежа через финансовый процесс.
Этот процесс создаёт цепочку связанных записей. Заявка на закупку, заказ на закупку, подтверждение получения товаров и счёт выполняют разные функции, даже если система отображает их вместе. Сохранение этих различий помогает понять, что было запрошено, что заказано, что поступило и что выставил поставщик.
Электронные закупки и связанные термины
| Термин | Основной фокус | Связь с электронными закупками |
|---|---|---|
| Электронная коммерция | Покупка и продажа через электронные каналы | Онлайн-транзакция между компаниями может включать и электронную коммерцию, и электронные закупки, но электронная коммерция не обязательно включает внутренние утверждения и средства контроля покупателя. |
| Электронный поиск поставщиков | Поиск, оценка и выбор поставщиков в электронном виде | Может составлять часть выбора поставщика в более широком процессе электронных закупок. |
| Электронный тендер | Электронное управление приглашениями к участию в тендере и заявками | Поддерживает конкретную процедуру поиска поставщика; он не обязательно охватывает заказ, получение или оплату. |
| От закупки до оплаты | Операционные закупки, обработка счетов и оплата | В значительной степени пересекается с электронными закупками, хотя точные границы процесса различаются в разных организациях. |
| От поиска поставщика до оплаты | Поиск поставщиков и заключение договоров, закупки и оплата | Описывает более широкий жизненный цикл, который могут поддерживать цифровые системы закупок. |
| Электронное выставление счетов | Электронная выдача, передача и обработка счетов | Относится к одной части жизненного цикла сделки, а не ко всему процессу закупок. |
Эти обозначения не являются универсально стандартизированными границами продуктов. При сравнении систем или процедур информативнее определить фактически включённые функции, чем полагаться только на название.
Применение в операциях цепочки поставок
Закупки товаров и пополнение запасов
Розничный продавец может использовать план запасов для выявления потребности в дополнительном товаре, а затем инициировать закупку у утверждённого поставщика. Запись о закупке фиксирует коммерческое обязательство, а записи об inventory устанавливают доступное или ожидаемое количество. Поэтому утверждённый заказ на закупку не означает, что товары уже физически доступны для заказов клиентов.
Складские материалы и оборудование
Склад может закупать этикетки, поддоны, упаковку, запасные части или оборудование для обработки грузов через электронный каталог. Важны точные описания товаров и единицы измерения: заказ десяти отдельных коробок отличается от заказа десяти упаковок. Управление каталогом помогает пользователям выбирать согласованные товары, однако неверные данные каталога всё равно могут привести к ошибочным заказам.
Транспорт и услуги сторонних поставщиков
Компания может получать коммерческие предложения на транспортные услуги или приобретать услуги по действующему соглашению. Соответствующие характеристики могут включать особенности отправления, места забора и доставки, необходимую вместимость и ответственность за дополнительные расходы. Подтверждение выполнения услуги может потребовать операционных записей, а не складского подтверждения получения товаров.
Закупка и выполнение перевозки остаются разными видами деятельности. Выбор перевозчика или утверждение заказа на услугу не подтверждает, что забор состоялся или доставка была завершена. Для этих событий необходимы свидетельства из соответствующего операционного процесса.
Особенности трансграничных закупок
Трансграничные закупки добавляют информационные требования, которые должен учитывать цифровой процесс. Электронный заказ на закупку не заменяет таможенные декларации, разрешения на импорт, проверки соответствия продукции или другие документы, необходимые для конкретной сделки.
- Идентификация поставщика и сторон: Поставщик, покупатель по договору, грузополучатель и импортёр могут быть разными сторонами. В записях следует точно указывать их соответствующие роли.
- Информация о продукции: Описания, материалы, сведения о происхождении и любые необходимые классификационные данные должны собираться с достаточной детализацией для соответствующих торговых процедур. Описания в каталоге поставщика может быть недостаточно для таможенных целей.
- Коммерческие условия: Валюта, условия оплаты, обязанности по доставке и указанное место доставки должны быть ясными. Если в договор включены правила Incoterms, необходимо указать выбранное правило, обозначенное место или порт и версию.
- Сравнение затрат: Коммерческое предложение может не включать фрахт, страхование, пошлины, налоги или расходы на обработку. Покупателям следует отличать указанную поставщиком цену от ориентировочной общей стоимости, важной для принятия решения.
- Организация получения: Разделённые отправления, разные единицы измерения и поставки в несколько мест могут усложнить связь между заказом, записями о получении и счетами.
Эти проверки зависят от конкретной сделки. Информация, необходимая для внутреннего заказа упаковки, не обязательно совпадает с информацией, требуемой для импортируемых товаров или международного договора перевозки.
Средства контроля, преимущества и ограничения
Электронные закупки могут упростить поиск, маршрутизацию и сравнение записей о покупках. Они также могут поддерживать последовательное утверждение, ограничения доступа и историю операций. Это возможности, а не гарантированные результаты: их полезность зависит от проектирования процесса, качества данных, участия поставщиков и интеграции с другими системами.
К важным средствам контроля относятся поддержание точных данных о поставщиках, разделение обязанностей по закупке и оплате, где это уместно, регистрация решений об утверждении и управление изменениями заказов. Изменения банковских реквизитов поставщика требуют независимой проверки, поскольку одна электронная запись сама по себе не подтверждает подлинность запроса.
Сопоставление счетов — ещё один способ контроля. При трёхстороннем сопоставлении организация сравнивает заказ на закупку, запись о получении и счёт. Это может выявить расхождения в количестве или цене, но само по себе не доказывает качество продукции и не предотвращает все виды мошенничества. Для услуг, авансовых платежей и других договорённостей могут потребоваться иные подтверждающие документы.
Интеграция также имеет практические ограничения. Система закупок может обмениваться данными с системами управления запасами, складом, бухгалтерией или поставщиками, но успешный обмен требует совместимых идентификаторов и согласованных значений данных. Автоматическая передача неверной единицы измерения или ссылки на поставщика может распространить ошибку, а не исправить её.
Для государственных закупок могут применяться дополнительные требования к прозрачности, конкуренции, доступу и ведению записей. Рекомендация ОЭСР по государственным закупкам содержит структуру управления, включающую электронные закупки; она не заменяет законы и процедуры, действующие в конкретной юрисдикции.
Распространённые заблуждения
- Любой документ, отправленный по электронной почте, означает полностью цифровой процесс. Электронная почта может поддерживать электронные закупки, но отправка отсканированного заказа сама по себе не создаёт структурированных данных, автоматической проверки или интегрированных утверждений.
- Электронные закупки всегда выбирают самую низкую цену. Они могут поддерживать различные критерии оценки и методы закупки. Правила принятия решения определяются требованиями покупателя и применимыми процедурами.
- Утверждение означает исполнение. Утверждение разрешает закупку, но не подтверждает принятие заказа поставщиком, отправку, доставку или надлежащее выполнение.
- Автоматизация устраняет необходимость проверки. Исключения, ненадёжные данные, изменения у поставщика и спорные поставки всё ещё могут требовать человеческого решения.
Вопросы и ответы
Что означает электронная закупка в электронной коммерции?
Это использование электронных процессов для закупки товаров, материалов, оборудования и услуг, необходимых компании электронной коммерции. Она отличается от оформления заказа клиентом, хотя оба процесса могут быть частью электронной торговли.
То же ли электронные закупки, что и программное обеспечение для закупок?
Нет. Программное обеспечение для закупок может поддерживать электронные закупки, но этот термин также включает процессы, обязанности, данные и средства контроля, используемые для проведения закупок в электронном виде.
Включают ли электронные закупки доставку и таможенное оформление?
Они могут фиксировать требования к доставке и обмениваться информацией с операционными системами. Однако утверждение закупки само по себе не выполняет физическую перевозку и не обеспечивает соблюдение таможенных требований.
То же ли электронное выставление счетов, что и электронные закупки?
Нет. Электронное выставление счетов касается счетов. Электронные закупки могут охватывать более широкий набор действий, включая выбор поставщика, утверждение закупки, размещение заказа и регистрацию получения.
Источники
- Европейская комиссия — Цифровые закупки. Поддерживает описание контекста государственных закупок и использование электронных процессов в различных закупочных операциях.
- ОЭСР — Рекомендация Совета по государственным закупкам. Поддерживает обсуждение электронных закупок, интеграции, доступа, прозрачности и управления закупками.
- Европейская комиссия — Электронное выставление счетов. Поддерживает различие между электронным выставлением счетов и более широким жизненным циклом закупок, включая важность структурированных данных счетов.
