E-Procurement
Che cos'è l'e-procurement?
E-procurement, abbreviazione di approvvigionamento elettronico, è l'uso di sistemi digitali e comunicazioni elettroniche per ottenere beni e servizi per un'organizzazione. Può supportare attività come l'identificazione dei fornitori, la richiesta di preventivi, l'approvazione degli acquisti, l'emissione degli ordini di acquisto, la registrazione della ricezione e l'elaborazione delle fatture. Nella logistica e nell'e-commerce, riguarda l'acquisto da parte dell'azienda dei prodotti, materiali, attrezzature o servizi necessari per operare, anziché il checkout online attraverso il quale i consumatori acquistano da un rivenditore.
L'ambito del termine varia. Un'organizzazione può usare e-procurement per descrivere il proprio flusso di acquisto elettronico, mentre un'implementazione più ampia può includere anche approvvigionamento, gare d'appalto, gestione dei fornitori e amministrazione dei contratti. Negli appalti pubblici, il termine si riferisce ai processi elettronici utilizzati dalle autorità pubbliche per acquistare beni, servizi o opere. La Commissione europea tratta questa applicazione nel settore pubblico nell'ambito degli appalti digitali.
Il suo ruolo nella logistica e nell'e-commerce
L'e-procurement si colloca sul lato degli acquisti della catena di approvvigionamento. Collega un'esigenza aziendale all'impegno di un fornitore e crea registrazioni che possono successivamente supportare la ricezione, la contabilizzazione delle scorte e il pagamento. Non sposta direttamente le merci, non rifornisce le scorte e non sdogana una spedizione.
Un'azienda di e-commerce può usare l'e-procurement per acquistare merci da rivendere, scatole per le spedizioni, attrezzature di magazzino o servizi esternalizzati. Un operatore logistico può usarlo per procurarsi capacità di trasporto, manutenzione, attrezzature per la movimentazione o stoccaggio temporaneo. Si tratta di categorie di acquisto diverse, ma ciascuna può comportare una richiesta, un'autorizzazione, un accordo con il fornitore e una prova che i beni o servizi concordati siano stati ricevuti.
Gli utenti possono incontrare il termine nei portali dei fornitori, nelle politiche di acquisto, nei sistemi di pianificazione delle risorse aziendali, negli avvisi di gara o nelle istruzioni per l'invio delle fatture. Un portale dei fornitori è una possibile interfaccia; l'e-procurement descrive il processo di acquisto sottostante, non un unico tipo di sito web.
Come funziona un flusso di lavoro di e-procurement
La sequenza seguente illustra un possibile flusso di lavoro, non uno standard obbligatorio. Le organizzazioni possono combinare le fasi, omettere l'approvvigionamento competitivo per un contratto esistente o utilizzare procedure diverse in base alla categoria di acquisto e alle norme applicabili.
- Identificare il fabbisogno. Un reparto specifica ciò di cui ha bisogno, inclusi quantità, specifiche, luogo di consegna richiesto e tempistiche. Per i servizi, il fabbisogno può descrivere capacità, ambito o risultati attesi anziché unità fisiche.
- Creare una richiesta di acquisto. Un dipendente presenta una richiesta interna. La richiesta registra l'esigenza aziendale e può indicare un budget, un centro di costo, un fornitore preferito o un accordo esistente. Normalmente non è un ordine inviato a un fornitore.
- Esaminare e approvare la richiesta. I revisori autorizzati verificano la richiesta rispetto al budget, all'autorità di acquisto, alle specifiche e alle politiche interne. Il percorso di approvazione può dipendere dal valore, dalla categoria, dalla posizione o da altre condizioni configurate.
- Selezionare un fornitore o utilizzare un contratto esistente. Gli acquirenti possono richiedere preventivi, condurre una gara o ordinare da un catalogo approvato. La selezione del fornitore può tenere conto dell'idoneità tecnica, delle condizioni di consegna, dei termini commerciali e di altri requisiti pertinenti, non solo del prezzo indicato.
- Emettere l'ordine di acquisto. L'acquirente invia un ordine che identifica i beni o servizi, le quantità, i prezzi concordati, i requisiti di consegna e i termini pertinenti. L'effetto giuridico di un ordine e l'eventuale accettazione da parte del fornitore dipendono dall'accordo e dalla legge applicabile.
- Registrare l'evasione e la ricezione. Il personale di magazzino o operativo registra le quantità consegnate o conferma l'esecuzione del servizio. Le consegne parziali, i danni o gli articoli rifiutati devono rimanere distinguibili dalla ricezione accettata.
- Verificare la fattura e autorizzare il pagamento. L'organizzazione confronta la fattura del fornitore con le registrazioni appropriate relative all'acquisto e alla ricezione. Le eccezioni possono richiedere una verifica prima che il pagamento venga rilasciato attraverso il processo finanziario.
Il flusso di lavoro crea una catena di registrazioni correlate. Una richiesta di acquisto, un ordine di acquisto, una ricevuta di merce e una fattura hanno scopi diversi anche quando un sistema li visualizza insieme. Mantenere tali distinzioni aiuta a spiegare cosa è stato richiesto, cosa è stato ordinato, cosa è arrivato e quanto ha addebitato il fornitore.
E-procurement e termini correlati
| Termine | Focus principale | Rapporto con l'e-procurement |
|---|---|---|
| Ecommerce | Acquisto e vendita attraverso canali elettronici | Una transazione online business-to-business può coinvolgere sia l'e-commerce sia l'e-procurement, ma l'e-commerce non include necessariamente le approvazioni e i controlli interni dell'acquirente. |
| E-sourcing | Ricerca, valutazione e selezione elettronica dei fornitori | Può costituire la parte relativa alla selezione dei fornitori di un processo di e-procurement più ampio. |
| E-tendering | Gestione elettronica degli inviti a presentare offerte e delle candidature | Supporta una specifica procedura di approvvigionamento; non copre necessariamente l'ordinazione, la ricezione o il pagamento. |
| Procure-to-pay | Acquisto operativo attraverso l'elaborazione delle fatture e il pagamento | Si sovrappone in larga misura all'e-procurement, sebbene i confini precisi del processo varino a seconda dell'organizzazione. |
| Source-to-pay | Approvvigionamento e contrattazione fino all'acquisto e al pagamento | Descrive un ciclo di vita più ampio che i sistemi di approvvigionamento digitale possono supportare. |
| E-invoicing | Emissione, trasmissione ed elaborazione elettronica delle fatture | Riguarda una parte del ciclo di vita della transazione, non l'intero processo di approvvigionamento. |
Queste denominazioni non rappresentano confini di prodotto universalmente standardizzati. Quando si confrontano sistemi o procedure, è più informativo identificare le funzioni effettivamente incluse anziché affidarsi soltanto all'etichetta.
Applicazioni nelle operazioni della catena di approvvigionamento
Acquisti di merci e rifornimento
Un rivenditore può utilizzare un piano delle scorte per identificare la necessità di stock aggiuntivo e quindi avviare un acquisto presso un fornitore approvato. La registrazione dell'approvvigionamento stabilisce l'impegno commerciale; le registrazioni di inventario stabiliscono ciò che è disponibile o previsto. Pertanto, un ordine di acquisto approvato non significa che le merci siano già fisicamente disponibili per gli ordini dei clienti.
Materiali e attrezzature di magazzino
Un magazzino può acquistare etichette, pallet, imballaggi, pezzi di ricambio o attrezzature per la movimentazione attraverso un catalogo elettronico. Descrizioni chiare degli articoli e unità di misura sono importanti: ordinare dieci scatole singole è diverso dall'ordinare dieci confezioni. I controlli del catalogo possono aiutare gli utenti a selezionare articoli concordati, ma dati errati nel catalogo possono comunque generare ordini errati.
Trasporto e servizi esternalizzati
Un'azienda può ottenere preventivi per servizi di trasporto o acquistare servizi nell'ambito di un accordo esistente. Le specifiche pertinenti possono includere le caratteristiche della spedizione, i luoghi di ritiro e consegna, la capacità richiesta e la responsabilità per gli oneri aggiuntivi. La conferma dell'esecuzione del servizio può richiedere registrazioni operative anziché una ricevuta di merci di magazzino.
L'approvvigionamento e l'esecuzione della spedizione rimangono attività separate. Selezionare un fornitore di trasporto o approvare un ordine di servizio non dimostra che il ritiro sia avvenuto o che la consegna sia stata completata. Tali eventi richiedono prove provenienti dal relativo processo operativo.
Considerazioni sugli approvvigionamenti transfrontalieri
Gli acquisti transfrontalieri aggiungono requisiti informativi che un flusso di lavoro digitale deve gestire. Un ordine di acquisto elettronico non sostituisce le dichiarazioni doganali, le autorizzazioni all'importazione, i controlli di conformità dei prodotti o altri documenti richiesti per una determinata transazione.
- Identificazione del fornitore e delle entità: Il fornitore, l'acquirente contraente, il destinatario e l'importatore possono essere soggetti diversi. Le registrazioni devono identificare accuratamente i rispettivi ruoli.
- Informazioni sul prodotto: Descrizioni, materiali, informazioni sull'origine ed eventuali dati di classificazione richiesti devono essere raccolti con un livello di dettaglio sufficiente per le procedure commerciali pertinenti. La descrizione di un catalogo del fornitore potrebbe non essere sufficiente ai fini doganali.
- Termini commerciali: Valuta, condizioni di pagamento, responsabilità di consegna e luogo di consegna indicato devono essere chiari. Quando le regole Incoterms sono incorporate nel contratto, devono essere specificati la regola selezionata, il luogo o porto indicato e la versione.
- Confronto dei costi: Un preventivo può escludere trasporto, assicurazione, dazi, imposte o costi di movimentazione. Gli acquirenti devono distinguere il prezzo indicato dal fornitore dal costo totale stimato rilevante per la decisione.
- Modalità di ricezione: Spedizioni frazionate, unità di misura diverse e consegne in più luoghi possono complicare il rapporto tra un ordine, le registrazioni di ricezione e le fatture.
Questi controlli dipendono dalla transazione. Le informazioni richieste per un ordine nazionale di imballaggi non sono necessariamente le stesse necessarie per merci importate o per un contratto di trasporto internazionale.
Controlli, vantaggi e limitazioni
L'e-procurement può rendere più semplici la ricerca, l'instradamento e il confronto delle registrazioni degli acquisti. Può inoltre supportare approvazioni coerenti, restrizioni di accesso e cronologie delle transazioni. Si tratta di capacità, non di risultati garantiti: la loro utilità dipende dalla progettazione del processo, dalla qualità dei dati, dalla partecipazione dei fornitori e dall'integrazione con altri sistemi.
Tra i controlli importanti rientrano il mantenimento di dati accurati sui fornitori, la separazione, ove appropriato, delle responsabilità di acquisto e pagamento, la registrazione delle decisioni di approvazione e la gestione delle modifiche agli ordini. Le modifiche alle coordinate bancarie del fornitore richiedono una verifica indipendente, perché una registrazione elettronica da sola non dimostra che una richiesta sia autentica.
La verifica delle fatture è un altro controllo. In una verifica a tre vie, l'organizzazione confronta l'ordine di acquisto, la registrazione della ricezione e la fattura. Questo può identificare differenze nella quantità o nel prezzo, ma non dimostra autonomamente la qualità del prodotto né previene ogni tipo di frode. I servizi, i pagamenti anticipati e altri accordi possono richiedere prove di supporto diverse.
Anche l'integrazione presenta limiti pratici. Un sistema di acquisto può scambiare dati con sistemi di inventario, magazzino, contabilità o fornitori, ma lo scambio efficace richiede identificativi compatibili e significati dei dati concordati. Trasferire automaticamente un'unità di misura o un riferimento del fornitore errati può diffondere l'errore anziché correggerlo.
Per gli appalti pubblici possono applicarsi requisiti aggiuntivi in materia di trasparenza, concorrenza, accesso e conservazione dei documenti. La Raccomandazione dell'OCSE sugli appalti pubblici fornisce un quadro di governance che include l'approvvigionamento elettronico; non sostituisce le leggi e le procedure applicabili in una particolare giurisdizione.
Malintesi comuni
- Qualsiasi documento inviato via e-mail costituisce un flusso di lavoro completamente digitale. L'e-mail può supportare gli acquisti elettronici, ma l'invio di un ordine scansionato non crea di per sé dati strutturati, convalida automatica o approvazioni integrate.
- L'e-procurement seleziona sempre il prezzo più basso. Può supportare diversi criteri di valutazione e metodi di acquisto. Le regole decisionali derivano dai requisiti dell'acquirente e dalle procedure applicabili.
- L'approvazione equivale all'evasione. L'approvazione autorizza un acquisto; non conferma l'accettazione da parte del fornitore, la spedizione, la consegna o l'esecuzione soddisfacente.
- L'automazione elimina la necessità di verifica. Eccezioni, dati inaffidabili, modifiche dei fornitori e consegne contestate possono comunque richiedere il giudizio umano.
Domande frequenti
Che cosa significa e-procurement nell'e-commerce?
Significa utilizzare processi elettronici per acquistare le merci, i materiali, le attrezzature e i servizi di cui un'azienda di e-commerce ha bisogno. È distinto dal checkout rivolto al cliente, sebbene entrambi possano far parte di un commercio condotto elettronicamente.
L'e-procurement è la stessa cosa del software per gli acquisti?
No. Il software per gli acquisti può supportare l'e-procurement, ma il termine include anche i flussi di lavoro, le responsabilità, i dati e i controlli utilizzati per svolgere gli approvvigionamenti elettronicamente.
L'e-procurement include la spedizione e lo sdoganamento?
Può registrare i requisiti di spedizione e scambiare informazioni con i sistemi operativi. Tuttavia, l'approvazione dell'acquisto non esegue il trasporto fisico né soddisfa autonomamente i requisiti doganali.
La fatturazione elettronica è la stessa cosa dell'e-procurement?
No. La fatturazione elettronica riguarda le fatture. L'e-procurement può coprire un insieme più ampio di attività, tra cui la selezione dei fornitori, l'approvazione degli acquisti, l'ordinazione e la registrazione della ricezione.
Fonti
- Commissione europea — Appalti digitali. Supporta il contesto degli appalti pubblici e l'uso di processi elettronici nelle attività di approvvigionamento.
- OCSE — Raccomandazione del Consiglio sugli appalti pubblici. Supporta la discussione sull'approvvigionamento elettronico, l'integrazione, l'accesso, la trasparenza e la governance degli appalti.
- Commissione europea — Fatturazione elettronica. Supporta la distinzione tra fatturazione elettronica e il più ampio ciclo di vita degli approvvigionamenti, inclusa l'importanza dei dati strutturati delle fatture.
