Електронни обществени поръчки
Какво представлява електронното снабдяване?
Електронното снабдяване, съкратено от електронно снабдяване, представлява използването на цифрови системи и електронни комуникации за придобиване на стоки и услуги за дадена организация. То може да подпомага дейности като идентифициране на доставчици, изискване на оферти, одобряване на покупки, издаване на поръчки за покупка, регистриране на получаването и обработване на фактури. В логистиката и електронната търговия терминът се отнася до закупуването от страна на бизнеса на продукти, материали, оборудване или услуги, необходими за дейността, а не до онлайн плащането, чрез което потребителите купуват от търговец.
Обхватът на термина варира. Организацията може да използва „електронно снабдяване“, за да опише своя електронен работен процес за покупки, докато по-широкото внедряване може да включва и снабдяване, провеждане на търгове, управление на доставчици и администриране на договори. При обществените поръчки терминът се отнася до електронни процеси, използвани от публичните органи за закупуване на стоки, услуги или строителни работи. Европейската комисия разглежда това приложение в публичния сектор в рамките на цифровите обществени поръчки.
Ролята му в логистиката и електронната търговия
Електронното снабдяване се намира от страната на покупките във веригата на доставки. То свързва потребността на бизнеса с ангажимента на доставчика и създава записи, които впоследствие могат да подпомогнат приемането, счетоводното отчитане на запасите и плащането. Само по себе си то не транспортира стоки, не попълва запасите и не освобождава пратка от митница.
Бизнесът за електронна търговия може да използва електронно снабдяване за закупуване на стоки за препродажба, транспортни кашони, складово оборудване или услуги от външни изпълнители. Логистичният оператор може да го използва за придобиване на транспортен капацитет, поддръжка, оборудване за обработка или временно складиране. Това са различни категории покупки, но всяка от тях може да включва заявка, разрешение, споразумение с доставчик и доказателство, че договорените стоки или услуги са получени.
Потребителите могат да срещнат термина в портали за доставчици, политики за покупки, системи за планиране на ресурсите на предприятието, известия за търгове или инструкции за подаване на фактури. Порталът за доставчици е един от възможните интерфейси; електронното снабдяване описва основния процес на покупка, а не конкретен тип уебсайт.
Как работи един работен процес за електронно снабдяване
Следната последователност илюстрира възможен работен процес, а не задължителен стандарт. Организациите могат да комбинират етапи, да пропуснат конкурентното снабдяване при съществуващ договор или да използват различни процедури според категорията на покупката и приложимите правила.
- Идентифициране на потребността. Даден отдел уточнява от какво се нуждае, включително количество, спецификации, необходимо място и срок за доставка. При услугите потребността може да описва капацитет, обхват или очаквани резултати, а не физически единици.
- Създаване на заявка за покупка. Служител подава вътрешна заявка. В заявката се записва бизнес потребността и може да се посочат бюджет, разходен център, предпочитан доставчик или съществуващо споразумение. Обикновено това не е поръчка, изпратена до доставчик.
- Преглед и одобряване на заявката. Упълномощените проверяващи съпоставят заявката с бюджета, правомощията за покупки, спецификациите и вътрешната политика. Пътят на одобрение може да зависи от стойността, категорията, местоположението или други конфигурирани условия.
- Избор на доставчик или използване на съществуващ договор. Купувачите могат да изискват оферти, да провеждат търг или да поръчват от одобрен каталог. Изборът на доставчик може да отчита техническа пригодност, условия за доставка, търговски условия и други важни изисквания, а не само предложената цена.
- Издаване на поръчката за покупка. Купувачът изпраща поръчка, в която са посочени стоките или услугите, количествата, договорените цени, изискванията за доставка и съответните условия. Правният ефект на поръчката и на евентуалното приемане от доставчика зависи от споразумението и приложимото законодателство.
- Регистриране на изпълнението и получаването. Складовият или оперативният персонал записва доставените количества или потвърждава изпълнението на услугата. Частичните доставки, повредите или отхвърлените артикули трябва да останат разграничими от приетото получаване.
- Проверка на фактурата и разрешаване на плащането. Организацията сравнява фактурата на доставчика със съответните записи за покупка и получаване. Изключенията може да изискват преглед, преди плащането да бъде извършено чрез финансовия процес.
Работният процес създава верига от свързани записи. Заявката за покупка, поръчката за покупка, приемо-предавателният запис за стоките и фактурата служат за различни цели, дори когато системата ги показва заедно. Поддържането на тези разграничения помага да се обясни какво е заявено, какво е поръчано, какво е пристигнало и какво е начислил доставчикът.
Електронно снабдяване и свързани термини
| Термин | Основен фокус | Връзка с електронното снабдяване |
|---|---|---|
| Електронна търговия | Покупко-продажба чрез електронни канали | Онлайн транзакция между предприятия може да включва както електронна търговия, така и електронно снабдяване, но електронната търговия не включва непременно вътрешните одобрения и контроли на купувача. |
| Електронно снабдяване от източници | Електронно намиране, оценяване и избор на доставчици | Може да представлява частта за избор на доставчик в по-широк процес на електронно снабдяване. |
| Електронно провеждане на търгове | Електронно управление на покани за участие в търг и подаване на оферти | Подпомага конкретна процедура за снабдяване; не обхваща непременно поръчването, получаването или плащането. |
| От снабдяване до плащане | Оперативни покупки чрез обработване на фактури и плащане | До голяма степен се припокрива с електронното снабдяване, въпреки че точните граници на процеса варират според организацията. |
| От източника до плащането | Снабдяване и договаряне чрез покупки и плащане | Описва по-широк жизнен цикъл, който цифровите системи за снабдяване могат да поддържат. |
| Електронно фактуриране | Електронно издаване, предаване и обработване на фактури | Отнася се до една част от жизнения цикъл на транзакцията, а не до целия процес на снабдяване. |
Тези обозначения не представляват универсално стандартизирани граници на продуктите. При сравняване на системи или процедури е по-информативно да се установят конкретните включени функции, вместо да се разчита само на етикета.
Приложения в операциите по веригата на доставки
Покупки на стоки и попълване на запасите
Търговецът може да използва план за запасите, за да установи потребност от допълнителна наличност, и след това да започне покупка чрез одобрен доставчик. Записът за снабдяването установява търговския ангажимент; записите за запасите показват какво е налично или очаквано. Следователно одобрената поръчка за покупка не означава, че стоките вече са физически налични за клиентски поръчки.
Складови материали и оборудване
Складът може да закупува етикети, палети, опаковки, резервни части или оборудване за обработка чрез електронен каталог. Ясните описания на артикулите и мерните единици са важни: поръчването на десет отделни кашона се различава от поръчването на десет пакета. Контролите на каталога могат да помогнат на потребителите да избират договорени артикули, но неправилните данни в каталога все пак могат да доведат до неправилни поръчки.
Транспорт и услуги от външни изпълнители
Бизнесът може да получи оферти за транспортни услуги или да закупи услуги по съществуващо споразумение. Съответните спецификации могат да включват характеристиките на пратката, местата за вземане и доставка, необходимия капацитет и отговорността за допълнителни разходи. Потвърждаването на изпълнението на услугата може да изисква оперативни записи, а не складов приемо-предавателен запис за стоки.
Снабдяването и изпълнението на пратката остават отделни дейности. Изборът на транспортен доставчик или одобряването на поръчка за услуга не доказва, че вземането е извършено или че доставката е приключила. За тези събития са необходими доказателства от съответния оперативен процес.
Съображения при трансгранично снабдяване
Трансграничните покупки добавят информационни изисквания, с които цифровият работен процес трябва да се съобрази. Електронната поръчка за покупка не заменя митническите декларации, разрешенията за внос, проверките за съответствие на продуктите или други документи, необходими за конкретна транзакция.
- Идентификация на доставчика и страните: Доставчикът, купувачът по договора, получателят и вносителят могат да бъдат различни страни. В записите трябва точно да бъдат посочени съответните им роли.
- Информация за продукта: Описанията, материалите, информацията за произхода и всички необходими данни за класификация трябва да бъдат събрани с достатъчно подробности за съответните търговски процедури. Описанието в каталога на доставчика може да не е достатъчно за митнически цели.
- Търговски условия: Валутата, условията за плащане, отговорностите по доставката и посоченото място на доставка трябва да бъдат ясни. Когато в договора са включени правилата Incoterms, трябва да бъдат посочени избраното правило, конкретното място или пристанище и версията.
- Сравнение на разходите: Офертата може да не включва транспорт, застраховка, мита, данъци или такси за обработка. Купувачите трябва да разграничават предложената от доставчика цена от прогнозната обща стойност, важна за решението им.
- Организация на получаването: Разделените пратки, различните мерни единици и доставките до множество места могат да усложнят връзката между поръчката, записите за получаване и фактурите.
Тези проверки зависят от конкретната транзакция. Информацията, необходима за вътрешна поръчка на опаковки, не е непременно същата като тази, необходима за вносни стоки или международен договор за транспорт.
Контроли, ползи и ограничения
Електронното снабдяване може да улесни търсенето, насочването и сравняването на записите за покупки. То може също да подпомогне последователните одобрения, ограниченията на достъпа и историята на транзакциите. Това са възможности, а не гарантирани резултати: полезността им зависи от дизайна на процеса, качеството на данните, участието на доставчиците и интеграцията с други системи.
Важните контроли включват поддържане на точни данни за доставчиците, разделяне на отговорностите по покупките и плащанията, когато е уместно, записване на решенията за одобрение и управление на промените по поръчките. Промените в банковите данни на доставчика изискват независимо потвърждение, тъй като само електронният запис не доказва, че дадена заявка е истинска.
Съпоставянето на фактури е друг контрол. При тристранна проверка организацията сравнява поръчката за покупка, записа за получаване и фактурата. Това може да установи разлики в количеството или цената, но не доказва независимо качеството на продукта и не предотвратява всеки вид измама. Услугите, авансовите плащания и други договорености може да изискват различни подкрепящи доказателства.
Интеграцията също има практически ограничения. Системата за покупки може да обменя данни със системи за запаси, складове, счетоводство или доставчици, но успешният обмен изисква съвместими идентификатори и договорени значения на данните. Автоматичното прехвърляне на неправилна мерна единица или референция към доставчик може да разпространи грешката, вместо да я коригира.
При обществените поръчки може да се прилагат допълнителни изисквания за прозрачност, конкуренция, достъп и водене на записи. Препоръката на ОИСР относно обществените поръчки предоставя рамка за управление, която включва електронното снабдяване; тя не заменя законите и процедурите, приложими в дадена юрисдикция.
Често срещани недоразумения
- Всеки документ, изпратен по имейл, представлява изцяло цифров работен процес. Имейлът може да подпомага електронните покупки, но самото изпращане на сканирана поръчка не създава структурирани данни, автоматизирано валидиране или интегрирани одобрения.
- Електронното снабдяване винаги избира най-ниската цена. То може да поддържа различни критерии за оценка и методи на закупуване. Правилата за вземане на решение произтичат от изискванията на купувача и приложимите процедури.
- Одобрението означава изпълнение. Одобрението разрешава покупката; то не потвърждава приемането от доставчика, изпращането, доставката или задоволителното изпълнение.
- Автоматизацията премахва необходимостта от преглед. Изключенията, ненадеждните данни, промените при доставчика и оспорените доставки все още могат да изискват човешка преценка.
Въпроси и отговори
Какво означава електронното снабдяване в електронната търговия?
Това означава използване на електронни процеси за закупуване на стоките, материалите, оборудването и услугите, от които се нуждае бизнесът за електронна търговия. То се различава от плащането, насочено към клиента, въпреки че и двете могат да бъдат част от електронно извършвана търговия.
Електронното снабдяване същото ли е като софтуер за покупки?
Не. Софтуерът за покупки може да подпомага електронното снабдяване, но терминът включва и работните процеси, отговорностите, данните и контролите, използвани за електронно извършване на снабдяването.
Включва ли електронното снабдяване доставката и митническото освобождаване?
То може да записва изискванията за доставка и да обменя информация с оперативни системи. Одобрението на покупката обаче само по себе си не извършва физическия транспорт и не изпълнява митническите изисквания.
Електронното фактуриране същото ли е като електронното снабдяване?
Не. Електронното фактуриране се отнася до фактурите. Електронното снабдяване може да обхваща по-широк набор от дейности, включително избор на доставчик, одобряване на покупката, поръчване и регистриране на получаването.
Източници
- Европейска комисия — Цифрови обществени поръчки. Подкрепя контекста на обществените поръчки и използването на електронни процеси в различни дейности по снабдяване.
- ОИСР — Препоръка на Съвета относно обществените поръчки. Подкрепя разглеждането на електронното снабдяване, интеграцията, достъпа, прозрачността и управлението на обществените поръчки.
- Европейска комисия — Електронно фактуриране. Подкрепя разграничението между електронното фактуриране и по-широкия жизнен цикъл на снабдяването, включително значението на структурираните данни във фактурите.
