Электрондық сатып алу
Электрондық сатып алу дегеніміз не?
Электрондық сатып алу (e-procurement) — ұйымға тауарлар мен қызметтерді алу үшін цифрлық жүйелер мен электрондық байланыстарды пайдалану. Ол жеткізушілерді анықтау, баға ұсыныстарын сұрату, сатып алуларды мақұлдау, сатып алу тапсырыстарын шығару, қабылданғанын тіркеу және шот-фактураларды өңдеу сияқты әрекеттерді қолдай алады. Логистика мен ecommerce саласында бұл тұтынушылардың бөлшек саудагерден сатып алуы үшін қолданатын онлайн төлем рәсіміне емес, бизнестің жұмыс істеуі үшін қажетті өнімдерді, материалдарды, жабдықтарды немесе қызметтерді сатып алуына қатысты.
Терминнің қамту аясы әртүрлі болуы мүмкін. Ұйым электрондық сатып алуды өзінің электрондық сатып алу жұмыс процесін сипаттау үшін пайдалануы мүмкін, ал кеңірек енгізу нұсқасы жеткізушілерді іздеу, тендер өткізу, жеткізушілерді басқару және келісімшарттарды әкімшілендіруді де қамтуы мүмкін. Мемлекеттік сатып алуда бұл термин мемлекеттік органдардың тауарларды, қызметтерді немесе жұмыстарды сатып алу үшін пайдаланатын электрондық процестерін білдіреді. Еуропалық комиссия бұл мемлекеттік сектордағы қолданылуды цифрлық сатып алу шеңберінде қарастырады.
Оның логистика мен ecommerce саласындағы рөлі
Электрондық сатып алу жеткізу тізбегінің сатып алу жағында орналасады. Ол бизнестің қажеттілігін жеткізушінің міндеттемесімен байланыстырып, кейін тауарды қабылдауды, қорларды есепке алуды және төлемді қолдай алатын жазбалар жасайды. Оның өзі тауарларды тасымалдамайды, қорларды толықтырмайды немесе жөнелтімді кеден арқылы өткізбейді.
Ecommerce бизнесі қайта сату үшін тауарларды, жөнелту қораптарын, қойма жабдықтарын немесе аутсорсинг қызметтерін сатып алу үшін электрондық сатып алуды пайдалана алады. Логистикалық оператор тасымалдау қуатын, техникалық қызмет көрсетуді, өңдеу жабдықтарын немесе уақытша сақтау орындарын сатып алуы мүмкін. Бұл — әртүрлі сатып алу санаттары, бірақ олардың әрқайсысы сұрауды, рұқсат беруді, жеткізушімен келісімді және келісілген тауарлар немесе қызметтердің алынғанын растайтын дәлелді қамтуы мүмкін.
Пайдаланушылар бұл терминді жеткізушілер порталдарында, сатып алу саясаттарында, кәсіпорын ресурстарын жоспарлау жүйелерінде, тендер хабарламаларында немесе шот-фактураларды ұсыну жөніндегі нұсқауларда кездестіруі мүмкін. Жеткізушілер порталы — ықтимал интерфейстердің бірі; электрондық сатып алу веб-сайттың белгілі бір түрін емес, оның негізіндегі сатып алу процесін сипаттайды.
Электрондық сатып алу жұмыс процесі қалай жүреді?
Төмендегі реттілік міндетті стандартты емес, ықтимал жұмыс процесін көрсетеді. Ұйымдар кезеңдерді біріктіруі, қолданыстағы келісімшарт үшін бәсекелі іздеу рәсімін өткізбеуі немесе сатып алу санаты мен қолданылатын ережелерге қарай басқа процедураларды пайдалануы мүмкін.
- Қажеттілікті анықтау. Бөлім қажеттілігін, соның ішінде санын, сипаттамаларын, қажетті жеткізу орнын және мерзімін көрсетеді. Қызметтер үшін талап физикалық бірліктердің орнына қуатты, ауқымды немесе күтілетін нәтижелерді сипаттауы мүмкін.
- Сатып алу туралы өтінім жасау. Қызметкер ішкі сұрау жібереді. Өтінімде бизнес қажеттілігі көрсетіліп, бюджет, шығындар орталығы, қалаулы жеткізуші немесе қолданыстағы келісім анықталуы мүмкін. Әдетте бұл жеткізушіге жіберілетін тапсырыс емес.
- Сұрауды қарау және мақұлдау. Уәкілетті тексерушілер сұрауды бюджетке, сатып алу өкілеттігіне, сипаттамаларға және ішкі саясатқа сәйкестігі тұрғысынан тексереді. Мақұлдау жолы құнға, санатқа, орналасқан жерге немесе басқа бапталған шарттарға байланысты болуы мүмкін.
- Жеткізушіні таңдау немесе қолданыстағы келісімшартты пайдалану. Сатып алушылар баға ұсыныстарын сұрата алады, тендер өткізе алады немесе мақұлданған каталогтан тапсырыс бере алады. Жеткізушіні таңдау кезінде тек ұсынылған баға ғана емес, техникалық сәйкестік, жеткізу шарттары, коммерциялық талаптар және басқа да тиісті талаптар ескерілуі мүмкін.
- Сатып алу тапсырысын шығару. Сатып алушы тауарларды немесе қызметтерді, мөлшерлерді, келісілген бағаларды, жеткізу талаптарын және тиісті шарттарды көрсететін тапсырысты жібереді. Тапсырыстың құқықтық әсері және жеткізушінің оны қабылдауы келісімге және қолданылатын заңға байланысты.
- Орындалуы мен қабылдануын тіркеу. Қойма немесе операциялық қызметкерлер жеткізілген мөлшерлерді тіркейді немесе қызметтің орындалғанын растайды. Ішінара жеткізілімдер, зақымдалған немесе қабылданбаған тауарлар қабылданған тауарлардан бөлек көрсетілуі тиіс.
- Шот-фактураны тексеру және төлемге рұқсат беру. Ұйым жеткізушінің шот-фактурасын тиісті сатып алу және қабылдау жазбаларымен салыстырады. Ерекше жағдайлар төлем қаржы процесі арқылы шығарылғанға дейін тексеруді қажет етуі мүмкін.
Жұмыс процесі өзара байланысты жазбалар тізбегін жасайды. Сатып алу туралы өтінім, сатып алу тапсырысы, тауарды қабылдау жазбасы және шот-фактура бірге көрсетілгеннің өзінде әртүрлі мақсаттарға қызмет етеді. Осы айырмашылықтарды сақтау не сұралғанын, неге тапсырыс берілгенін, не келгенін және жеткізушінің қандай сома талап еткенін түсіндіруге көмектеседі.
Электрондық сатып алу және оған қатысты терминдер
| Термин | Негізгі бағыты | Электрондық сатып алумен байланысы |
|---|---|---|
| Ecommerce | Электрондық арналар арқылы сатып алу және сату | Онлайн бизнесаралық мәміле ecommerce пен электрондық сатып алуды қатар қамтуы мүмкін, бірақ ecommerce міндетті түрде сатып алушының ішкі мақұлдаулары мен бақылауларын қамтымайды. |
| E-sourcing | Жеткізушілерді электрондық түрде іздеу, бағалау және таңдау | Кеңірек электрондық сатып алу процесінің жеткізушіні таңдау бөлігін құрауы мүмкін. |
| E-tendering | Тендерге шақырулар мен ұсыныстарды электрондық түрде басқару | Белгілі бір іздеу рәсімін қолдайды; ол міндетті түрде тапсырыс беруді, қабылдауды немесе төлемді қамтымайды. |
| Procure-to-pay | Шот-фактураларды өңдеу мен төлемге дейінгі операциялық сатып алу | Электрондық сатып алумен едәуір сәйкес келеді, дегенмен нақты процесс шекаралары ұйымға қарай өзгереді. |
| Source-to-pay | Іздеу мен келісімшарт жасаудан сатып алу және төлемге дейінгі процесс | Цифрлық сатып алу жүйелері қолдай алатын кеңірек өмірлік циклді сипаттайды. |
| E-invoicing | Шот-фактураларды электрондық түрде шығару, жіберу және өңдеу | Мәміле өмірлік циклінің бір бөлігіне қатысты, толық сатып алу процесін қамтымайды. |
Бұл атаулар өнім шекараларын әмбебап түрде стандарттамайды. Жүйелерді немесе рәсімдерді салыстырған кезде тек атауға сүйенгеннен гөрі, нақты қандай функциялардың қамтылғанын анықтау пайдалырақ.
Жеткізу тізбегіндегі операцияларда қолданылуы
Тауарлар мен қорларды толықтыруға арналған сатып алулар
Бөлшек саудагер қосымша қор қажеттілігін анықтау үшін қор жоспарын пайдаланып, кейін мақұлданған жеткізуші арқылы сатып алуды бастай алады. Сатып алу жазбасы коммерциялық міндеттемені бекітеді; қор жазбалары қолда бар немесе күтілетін мөлшерді көрсетеді. Сондықтан мақұлданған сатып алу тапсырысы тауарлардың клиент тапсырыстары үшін физикалық тұрғыда қолжетімді екенін білдірмейді.
Қоймаға арналған жабдықтар мен материалдар
Қойма жапсырмаларды, паллеттерді, қаптамаларды, қосалқы бөлшектерді немесе өңдеу жабдықтарын электрондық каталог арқылы сатып ала алады. Заттардың нақты сипаттамалары мен өлшем бірліктері маңызды: он жеке қорапқа тапсырыс беру он бумаға тапсырыс беруден өзгеше. Каталог бақылаулары пайдаланушыларға келісілген тауарларды таңдауға көмектесуі мүмкін, бірақ каталогтағы қате деректер қате тапсырыстарға әкелуі ықтимал.
Тасымалдау және аутсорсинг қызметтері
Бизнес тасымалдау қызметтеріне баға ұсыныстарын сұрата алады немесе қолданыстағы келісім бойынша қызметтерді сатып ала алады. Тиісті сипаттамаларға жөнелтімнің ерекшеліктері, жинау және жеткізу орындары, қажетті қуат және қосымша төлемдерге жауапкершілік кіруі мүмкін. Қызметтің орындалғанын растау үшін қоймадағы тауарды қабылдау жазбасының орнына операциялық жазбалар қажет болуы мүмкін.
Сатып алу мен жөнелтімді орындау — бөлек әрекеттер. Тасымалдаушыны таңдау немесе қызмет тапсырысын мақұлдау жинаудың болғанын немесе жеткізудің аяқталғанын білдірмейді. Бұл оқиғалар тиісті операциялық процестің дәлелдерін талап етеді.
Трансшекаралық сатып алуға қатысты мәселелер
Трансшекаралық сатып алу цифрлық жұмыс процесі ескеруі тиіс қосымша ақпарат талаптарын туындатады. Электрондық сатып алу тапсырысы кеден декларацияларын, импортқа рұқсаттарды, өнімнің сәйкестігін тексеруді немесе белгілі бір мәміле үшін талап етілетін басқа құжаттарды алмастырмайды.
- Жеткізуші мен тараптарды сәйкестендіру: Жеткізуші, келісімшарт жасайтын сатып алушы, жүк алушы және импорттаушы әртүрлі тараптар болуы мүмкін. Жазбалар олардың тиісті рөлдерін дәл көрсетуі керек.
- Өнім туралы ақпарат: Сипаттамалар, материалдар, шығу тегі туралы ақпарат және қажетті жіктеу деректері тиісті сауда рәсімдеріне жеткілікті деңгейде егжей-тегжейлі жиналуы тиіс. Жеткізуші каталогындағы сипаттама кеден мақсаттары үшін жеткіліксіз болуы мүмкін.
- Коммерциялық шарттар: Валюта, төлем шарттары, жеткізу жауапкершілігі және көрсетілген жеткізу орны анық болуы керек. Келісімшартқа Incoterms ережелері енгізілген жағдайда таңдалған ереже, көрсетілген орын немесе порт және нұсқасы көрсетілуі тиіс.
- Шығындарды салыстыру: Баға ұсынысына тасымалдау, сақтандыру, баждар, салықтар немесе өңдеу төлемдері кірмеуі мүмкін. Сатып алушылар жеткізуші ұсынған бағаны шешім қабылдауға қажетті болжамды жалпы құннан ажыратуы керек.
- Қабылдауды ұйымдастыру: Бөлінген жөнелтімдер, әртүрлі өлшем бірліктері және бірнеше орынға жеткізу тапсырыс, қабылдау жазбалары мен шот-фактуралар арасындағы байланысты қиындатуы мүмкін.
Бұл тексерулер мәмілеге байланысты жүргізіледі. Ішкі нарықтағы қаптамаға арналған тапсырыс үшін қажет ақпарат импортталатын тауарға немесе халықаралық тасымалдау келісіміне қажет ақпаратпен бірдей болмауы мүмкін.
Бақылаулар, артықшылықтар және шектеулер
Электрондық сатып алу сатып алу жазбаларын іздеуді, бағыттауды және салыстыруды жеңілдетеді. Ол сондай-ақ бірізді мақұлдауларды, қолжетімділікті шектеуді және мәмілелер тарихын қолдай алады. Бұл — кепілдендірілген нәтижелер емес, мүмкіндіктер: олардың пайдалылығы процесті жобалауға, деректер сапасына, жеткізушілердің қатысуына және басқа жүйелермен ықпалдасуға байланысты.
Маңызды бақылауларға жеткізуші деректерін дәл сақтау, қажет болған жағдайда сатып алу мен төлем бойынша жауапкершіліктерді бөлу, мақұлдау шешімдерін тіркеу және тапсырыстарға енгізілген өзгерістерді басқару жатады. Жеткізушінің банктік деректемелерін өзгерту тәуелсіз тексеруді қажет етеді, өйткені электрондық жазбаның өзі сұраудың шынайы екенін дәлелдемейді.
Шот-фактураларды салыстыру да маңызды бақылау болып табылады. Үш жақты салыстыру кезінде ұйым сатып алу тапсырысын, қабылдау жазбасын және шот-фактураны салыстырады. Бұл сан немесе баға айырмашылықтарын анықтауы мүмкін, бірақ өнім сапасын дербес дәлелдемейді және алаяқтықтың барлық түріне жол бермеуі мүмкін емес. Қызметтер, алдын ала төлемдер және басқа келісімдер әртүрлі растайтын дәлелдерді қажет етуі мүмкін.
Ықпалдастырудың да практикалық шектеулері бар. Сатып алу жүйесі қорлар, қойма, бухгалтерлік есеп немесе жеткізуші жүйелерімен деректер алмасуы мүмкін, бірақ сәтті алмасу үйлесімді сәйкестендіргіштер мен деректер мағыналарының келісілген болуын талап етеді. Өлшем бірлігін немесе жеткізуші сілтемесін қате түрде автоматты тасымалдау қатені түзетудің орнына таратуы мүмкін.
Мемлекеттік сатып алу кезінде ашықтыққа, бәсекеге, қолжетімділікке және құжаттарды сақтауға қатысты қосымша талаптар қолданылуы мүмкін. OECD-тің мемлекеттік сатып алу жөніндегі ұсынымы электрондық сатып алуды қамтитын басқару негізін ұсынады; ол белгілі бір юрисдикцияда қолданылатын заңдар мен рәсімдерді алмастырмайды.
Жиі кездесетін түсінбеушіліктер
- Электрондық пошта арқылы жіберілген кез келген құжат толық цифрлық жұмыс процесі болып табылады. Электрондық пошта электрондық сатып алуды қолдай алады, бірақ сканерленген тапсырысты жіберу өздігінен құрылымдалған деректерді, автоматтандырылған тексеруді немесе ықпалдастырылған мақұлдауларды қалыптастырмайды.
- Электрондық сатып алу әрдайым ең төмен бағаны таңдайды. Ол әртүрлі бағалау критерийлері мен сатып алу әдістерін қолдай алады. Шешім қабылдау ережелері сатып алушының талаптары мен қолданылатын рәсімдерден туындайды.
- Мақұлдау орындалуды білдіреді. Мақұлдау сатып алуға рұқсат береді; ол жеткізушінің қабылдауын, жөнелтуді, жеткізуді немесе қанағаттанарлық орындалуды растамайды.
- Автоматтандыру тексеру қажеттілігін жояды. Ерекше жағдайлар, сенімсіз деректер, жеткізушідегі өзгерістер және даулы жеткізілімдер әлі де адамның шешімін қажет етуі мүмкін.
Сұрақ-жауап
Ecommerce саласында электрондық сатып алу нені білдіреді?
Бұл ecommerce бизнесіне қажет тауарларды, материалдарды, жабдықтарды және қызметтерді сатып алу үшін электрондық процестерді пайдалануды білдіреді. Ол клиентке арналған төлем рәсімінен ерекшеленеді, дегенмен екеуі де электрондық түрде жүзеге асырылатын сауданың бөлігі болуы мүмкін.
Электрондық сатып алу сатып алу бағдарламалық жасақтамасымен бірдей ме?
Жоқ. Сатып алу бағдарламалық жасақтамасы электрондық сатып алуды қолдай алады, бірақ бұл термин сатып алуды электрондық түрде жүргізу үшін қолданылатын жұмыс процестерін, жауапкершіліктерді, деректерді және бақылауларды да қамтиды.
Электрондық сатып алу тасымалдау мен кедендік ресімдеуді қамти ма?
Ол тасымалдау талаптарын тіркеп, операциялық жүйелермен ақпарат алмаса алады. Алайда сатып алуды мақұлдау физикалық тасымалдауды жүзеге асырмайды және кеден талаптарын өздігінен орындамайды.
Электрондық шот-фактура электрондық сатып алумен бірдей ме?
Жоқ. Электрондық шот-фактура шот-фактураларға қатысты. Электрондық сатып алу жеткізушіні таңдауды, сатып алуды мақұлдауды, тапсырыс беруді және қабылдауды тіркеуді қоса алғанда, кеңірек әрекеттер жиынтығын қамтуы мүмкін.
Дереккөздер
- Еуропалық комиссия — Цифрлық сатып алу. Мемлекеттік сатып алу контекстін және сатып алу әрекеттерінде электрондық процестерді пайдалануды қолдайды.
- OECD — Мемлекеттік сатып алу жөніндегі кеңес ұсынымы. Электрондық сатып алу, ықпалдасу, қолжетімділік, ашықтық және сатып алуды басқару туралы талқылауды қолдайды.
- Еуропалық комиссия — eInvoicing. Электрондық шот-фактура мен кеңірек сатып алу өмірлік циклінің айырмашылығын, соның ішінде құрылымдалған шот-фактура деректерінің маңызын қолдайды.
