Prokurimi elektronik
Çfarë është prokurimi elektronik?
Prokurimi elektronik, shkurt për prokurimin elektronik, është përdorimi i sistemeve dixhitale dhe komunikimeve elektronike për të siguruar mallra dhe shërbime për një organizatë. Ai mund të mbështesë veprimtari të tilla si identifikimi i furnizuesve, kërkimi i ofertave, miratimi i blerjeve, lëshimi i porosive të blerjes, regjistrimi i marrjes dhe përpunimi i faturave. Në logjistikë dhe ecommerce, ai lidhet me blerjen nga biznesi të produkteve, materialeve, pajisjeve ose shërbimeve të nevojshme për funksionimin e tij, dhe jo me procesin e pagesës online përmes të cilit konsumatorët blejnë nga një shitës me pakicë.
Fusha e këtij termi ndryshon. Një organizatë mund ta përdorë prokurimin elektronik për të përshkruar rrjedhën e saj elektronike të blerjeve, ndërsa një zbatim më i gjerë mund të përfshijë gjithashtu gjetjen e furnizuesve, tenderimin, menaxhimin e furnizuesve dhe administrimin e kontratave. Në prokurimin publik, termi i referohet proceseve elektronike që përdoren nga autoritetet publike për të blerë mallra, shërbime ose punime. Komisioni Evropian e diskuton këtë zbatim në sektorin publik në kuadër të prokurimit dixhital.
Roli i tij në logjistikë dhe ecommerce
Prokurimi elektronik qëndron në anën e blerjeve të zinxhirit të furnizimit. Ai lidh një kërkesë biznesi me një angazhim të furnizuesit dhe krijon regjistrime që më pas mund të mbështesin pranimin, kontabilitetin e inventarit dhe pagesën. Ai vetë nuk transporton mallra, nuk rimbush stoqet dhe nuk zhdoganon një dërgesë.
Një biznes ecommerce mund të përdorë prokurimin elektronik për të blerë mallra për rishitje, kuti transporti, pajisje magazine ose shërbime të kontraktuara. Një operator logjistik mund ta përdorë atë për të prokuruar kapacitet transporti, mirëmbajtje, pajisje për trajtimin e mallrave ose magazinim të përkohshëm. Këto janë kategori të ndryshme blerjesh, por secila mund të përfshijë një kërkesë, autorizim, marrëveshje me furnizuesin dhe dëshmi se mallrat ose shërbimet e dakorduara janë marrë.
Përdoruesit mund ta hasin këtë term në portalet e furnizuesve, politikat e blerjeve, sistemet e planifikimit të burimeve të ndërmarrjes, njoftimet e tenderëve ose udhëzimet për dorëzimin e faturave. Një portal furnizuesi është një ndërfaqe e mundshme; prokurimi elektronik përshkruan procesin bazë të blerjes, jo një lloj të vetëm uebsajti.
Si funksionon një rrjedhë pune e prokurimit elektronik
Sekuenca e mëposhtme ilustron një rrjedhë të mundshme pune dhe jo një standard të detyrueshëm. Organizatat mund të kombinojnë faza, të heqin dorë nga gjetja konkurruese e furnizuesve për një kontratë ekzistuese ose të përdorin procedura të ndryshme sipas kategorisë së blerjes dhe rregullave në fuqi.
- Identifikoni kërkesën. Një departament përcakton atë që i nevojitet, duke përfshirë sasinë, specifikimet, vendndodhjen e kërkuar të dorëzimit dhe afatin. Për shërbimet, kërkesa mund të përshkruajë kapacitetin, fushëveprimin ose rezultatet e pritshme, në vend të njësive fizike.
- Krijoni një kërkesë për blerje. Një punonjës paraqet një kërkesë të brendshme. Kërkesa regjistron nevojën e biznesit dhe mund të identifikojë një buxhet, qendër kostoje, furnizues të preferuar ose marrëveshje ekzistuese. Zakonisht ajo nuk është një porosi që i dërgohet furnizuesit.
- Shqyrtoni dhe miratoni kërkesën. Shqyrtuesit e autorizuar e kontrollojnë kërkesën kundrejt buxhetit, autoritetit të blerjes, specifikimeve dhe politikës së brendshme. Rruga e miratimit mund të varet nga vlera, kategoria, vendndodhja ose kushte të tjera të konfiguruara.
- Zgjidhni një furnizues ose përdorni një kontratë ekzistuese. Blerësit mund të kërkojnë oferta, të zhvillojnë një tender ose të porosisin nga një katalog i miratuar. Përzgjedhja e furnizuesit mund të marrë parasysh përshtatshmërinë teknike, kushtet e dorëzimit, kushtet tregtare dhe kërkesa të tjera përkatëse—jo vetëm çmimin e ofruar.
- Lëshoni porosinë e blerjes. Blerësi dërgon një porosi ku identifikohen mallrat ose shërbimet, sasitë, çmimet e dakorduara, kërkesat e dorëzimit dhe kushtet përkatëse. Efekti juridik i një porosie dhe çdo pranim nga furnizuesi varen nga marrëveshja dhe ligji në fuqi.
- Regjistroni përmbushjen dhe marrjen. Stafi i magazinës ose i operacioneve regjistron sasitë e dorëzuara ose konfirmon kryerjen e shërbimit. Dorëzimet e pjesshme, dëmtimet ose artikujt e refuzuar duhet të mbeten të dallueshëm nga marrja e pranuar.
- Kontrolloni faturën dhe autorizoni pagesën. Organizata e krahason faturën e furnizuesit me regjistrat përkatës të blerjes dhe marrjes. Përjashtimet mund të kërkojnë shqyrtim përpara se pagesa të lëshohet përmes procesit financiar.
Rrjedha e punës krijon një varg regjistrimesh të ndërlidhura. Një kërkesë për blerje, një porosi blerjeje, një dëftesë marrjeje të mallrave dhe një faturë shërbejnë për qëllime të ndryshme, edhe kur një sistem i shfaq së bashku. Ruajtja e këtyre dallimeve ndihmon në shpjegimin e asaj që u kërkua, asaj që u porosit, asaj që mbërriti dhe asaj që faturoi furnizuesi.
Prokurimi elektronik dhe termat e lidhur
| Termi | Fokusi kryesor | Marrëdhënia me prokurimin elektronik |
|---|---|---|
| Ecommerce | Blerja dhe shitja përmes kanaleve elektronike | Një transaksion online biznes-me-biznes mund të përfshijë si ecommerce ashtu edhe prokurim elektronik, por ecommerce nuk përfshin domosdoshmërisht miratimet dhe kontrollet e brendshme të blerësit. |
| E-sourcing | Gjetja, vlerësimi dhe përzgjedhja elektronike e furnizuesve | Mund të përbëjë pjesën e përzgjedhjes së furnizuesit në një proces më të gjerë të prokurimit elektronik. |
| E-tendering | Menaxhimi elektronik i ftesave për tender dhe dorëzimeve | Mbështet një procedurë të veçantë të gjetjes së furnizuesit; nuk mbulon domosdoshmërisht porositjen, marrjen ose pagesën. |
| Procure-to-pay | Blerja operative përmes përpunimit të faturave dhe pagesës | Përputhet në masë të konsiderueshme me prokurimin elektronik, megjithëse kufijtë e saktë të procesit ndryshojnë sipas organizatës. |
| Source-to-pay | Gjetja e furnizuesit dhe kontraktimi deri te blerja dhe pagesa | Përshkruan një cikël më të gjerë që mund të mbështetet nga sistemet dixhitale të prokurimit. |
| E-invoicing | Lëshimi, transmetimi dhe përpunimi elektronik i faturave | Lidhet me një pjesë të ciklit të transaksionit, jo me të gjithë procesin e prokurimit. |
Këto etiketa nuk përfaqësojnë kufij produktesh të standardizuara në mënyrë universale. Kur krahasoni sisteme ose procedura, është më informuese të identifikoni funksionet faktike të përfshira sesa të mbështeteni vetëm te etiketa.
Zbatimet në operacionet e zinxhirit të furnizimit
Blerjet e mallrave dhe rimbushja
Një shitës me pakicë mund të përdorë një plan inventari për të identifikuar nevojën për stok shtesë dhe më pas të nisë një blerje përmes një furnizuesi të miratuar. Regjistrimi i prokurimit përcakton angazhimin tregtar; regjistrat e inventarit përcaktojnë atë që është në dispozicion ose pritet. Prandaj, një porosi blerjeje e miratuar nuk do të thotë se mallrat janë tashmë fizikisht të disponueshme për porositë e klientëve.
Furnizimet dhe pajisjet e magazinës
Një magazinë mund të blejë etiketa, paleta, ambalazhe, pjesë këmbimi ose pajisje për trajtimin e mallrave përmes një katalogu elektronik. Përshkrimet e qarta të artikujve dhe njësitë matëse kanë rëndësi: porositja e dhjetë kutive individuale ndryshon nga porositja e dhjetë paketave. Kontrollet e katalogut mund t'i ndihmojnë përdoruesit të zgjedhin artikujt e dakorduar, por të dhënat e pasakta të katalogut mund të prodhojnë ende porosi të pasakta.
Transporti dhe shërbimet e kontraktuara
Një biznes mund të marrë oferta për shërbime transporti ose të blejë shërbime sipas një marrëveshjeje ekzistuese. Specifikimet përkatëse mund të përfshijnë karakteristikat e dërgesës, vendet e marrjes dhe dorëzimit, kapacitetin e kërkuar dhe përgjegjësinë për tarifat shtesë. Konfirmimi i kryerjes së shërbimit mund të kërkojë regjistra operativë dhe jo një dëftesë marrjeje të mallrave nga magazina.
Prokurimi dhe ekzekutimi i dërgesës mbeten veprimtari të ndara. Përzgjedhja e një ofruesi transporti ose miratimi i një porosie shërbimi nuk përcakton se marrja ka ndodhur ose se dorëzimi është përfunduar. Këto ngjarje kërkojnë dëshmi nga procesi përkatës operacional.
Konsiderata për prokurimin ndërkufitar
Blerjet ndërkufitare shtojnë kërkesa për informacion që një rrjedhë pune dixhitale duhet t'i përmbushë. Një porosi elektronike blerjeje nuk zëvendëson deklaratat doganore, lejet e importit, kontrollet e përputhshmërisë së produkteve ose dokumentet e tjera të kërkuara për një transaksion të caktuar.
- Identifikimi i furnizuesit dhe subjekteve: Furnizuesi, blerësi kontraktues, marrësi dhe importuesi mund të jenë palë të ndryshme. Regjistrat duhet të identifikojnë me saktësi rolet e tyre përkatëse.
- Informacioni për produktin: Përshkrimet, materialet, informacioni për origjinën dhe çdo e dhënë e kërkuar për klasifikimin duhet të mblidhen me hollësi të mjaftueshme për procedurat përkatëse tregtare. Një përshkrim në katalogun e furnizuesit mund të mos jetë i mjaftueshëm për qëllime doganore.
- Kushtet tregtare: Monedha, kushtet e pagesës, përgjegjësitë e dorëzimit dhe vendndodhja e përcaktuar e dorëzimit duhet të jenë të qarta. Kur rregullat Incoterms përfshihen në kontratë, duhet të specifikohen rregulli i zgjedhur, vendi ose porti i përcaktuar dhe versioni.
- Krahasimi i kostove: Një ofertë mund të përjashtojë transportin, sigurimin, detyrimet, taksat ose tarifat e trajtimit. Blerësit duhet të dallojnë çmimin e ofruar nga furnizuesi prej kostos totale të vlerësuar që lidhet me vendimin e tyre.
- Marrëveshjet e pranimit: Dërgesat e ndara, njësitë e ndryshme matëse dhe dorëzimet në shumë vendndodhje mund ta ndërlikojnë marrëdhënien midis një porosie, regjistrave të marrjes dhe faturave.
Këto kontrolle varen nga transaksioni. Informacioni i kërkuar për një porosi vendase ambalazhesh nuk është domosdoshmërisht i njëjtë me atë që kërkohet për mallra të importuara ose për një kontratë transporti ndërkombëtar.
Kontrollet, përfitimet dhe kufizimet
Prokurimi elektronik mund t'i bëjë regjistrat e blerjeve më të lehtë për t'u kërkuar, drejtuar dhe krahasuar. Ai mund të mbështesë gjithashtu miratime të qëndrueshme, kufizime aksesi dhe historikë transaksionesh. Këto janë aftësi dhe jo rezultate të garantuara: dobia e tyre varet nga projektimi i procesit, cilësia e të dhënave, pjesëmarrja e furnizuesve dhe integrimi me sisteme të tjera.
Kontrollet e rëndësishme përfshijnë ruajtjen e të dhënave të sakta të furnizuesve, ndarjen e përgjegjësive të blerjes dhe pagesës kur është e përshtatshme, regjistrimin e vendimeve të miratimit dhe menaxhimin e ndryshimeve në porosi. Ndryshimet në të dhënat bankare të furnizuesit kërkojnë verifikim të pavarur, sepse vetëm një regjistrim elektronik nuk dëshmon se një kërkesë është e vërtetë.
Përputhja e faturave është një tjetër kontroll. Në një përputhje trepalëshe, organizata krahason porosinë e blerjes, regjistrin e marrjes dhe faturën. Kjo mund të identifikojë dallime në sasi ose çmim, por nuk provon në mënyrë të pavarur cilësinë e produktit dhe nuk parandalon çdo lloj mashtrimi. Shërbimet, pagesat paraprake dhe marrëveshjet e tjera mund të kërkojnë dëshmi të ndryshme mbështetëse.
Integrimi ka gjithashtu kufizime praktike. Një sistem blerjesh mund të shkëmbejë të dhëna me sistemet e inventarit, magazinës, kontabilitetit ose furnizuesit, por shkëmbimi i suksesshëm kërkon identifikues të pajtueshëm dhe kuptime të dakorduara të të dhënave. Transferimi automatik i një njësie matëse ose reference furnizuesi të pasaktë mund ta përhapë gabimin në vend që ta korrigjojë.
Për prokurimin e sektorit publik, mund të zbatohen kërkesa shtesë për transparencën, konkurrencën, aksesin dhe ruajtjen e regjistrave. Rekomandimi i OECD për Prokurimin Publik ofron një kuadër qeverisës që përfshin prokurimin elektronik; ai nuk zëvendëson ligjet dhe procedurat e zbatueshme në një juridiksion të caktuar.
Keqkuptime të zakonshme
- Çdo dokument i dërguar me email është një rrjedhë pune plotësisht dixhitale. Emaili mund të mbështesë blerjet elektronike, por dërgimi i një porosie të skanuar nuk krijon vetvetiu të dhëna të strukturuara, validim të automatizuar ose miratime të integruara.
- Prokurimi elektronik zgjedh gjithmonë çmimin më të ulët. Ai mund të mbështesë kritere të ndryshme vlerësimi dhe metoda të ndryshme blerjeje. Rregullat e vendimmarrjes vijnë nga kërkesat e blerësit dhe procedurat në fuqi.
- Miratimi do të thotë përmbushje. Miratimi autorizon një blerje; ai nuk konfirmon pranimin nga furnizuesi, dërgimin, dorëzimin ose kryerjen e kënaqshme.
- Automatizimi heq nevojën për shqyrtim. Përjashtimet, të dhënat jo të besueshme, ndryshimet e furnizuesit dhe dorëzimet e kontestuara mund të kërkojnë ende gjykim njerëzor.
Pyetje dhe përgjigje
Çfarë do të thotë prokurimi elektronik në ecommerce?
Do të thotë përdorimi i proceseve elektronike për të blerë mallrat, materialet, pajisjet dhe shërbimet që i nevojiten një biznesi ecommerce. Ai dallon nga procesi i pagesës për klientin, megjithëse të dyja mund të jenë pjesë e tregtisë së zhvilluar në mënyrë elektronike.
A është prokurimi elektronik i njëjtë me softuerin e blerjeve?
Jo. Softueri i blerjeve mund të mbështesë prokurimin elektronik, por termi përfshin gjithashtu rrjedhat e punës, përgjegjësitë, të dhënat dhe kontrollet e përdorura për zhvillimin elektronik të prokurimit.
A përfshin prokurimi elektronik transportin dhe zhdoganimin?
Ai mund të regjistrojë kërkesat e transportit dhe të shkëmbejë informacion me sistemet operative. Megjithatë, miratimi i blerjes nuk kryen vetë transportin fizik dhe nuk përmbush kërkesat doganore.
A është faturimi elektronik i njëjtë me prokurimin elektronik?
Jo. Faturimi elektronik lidhet me faturat. Prokurimi elektronik mund të mbulojë një grup më të gjerë veprimtarish, duke përfshirë përzgjedhjen e furnizuesit, miratimin e blerjes, porositjen dhe regjistrimin e marrjes.
Burimet
- Komisioni Evropian — Prokurimi dixhital. Mbështet kontekstin e prokurimit publik dhe përdorimin e proceseve elektronike në të gjitha veprimtaritë e prokurimit.
- OECD — Rekomandimi i Këshillit për Prokurimin Publik. Mbështet diskutimin për prokurimin elektronik, integrimin, aksesin, transparencën dhe qeverisjen e prokurimit.
- Komisioni Evropian — Faturimi elektronik. Mbështet dallimin midis faturimit elektronik dhe ciklit më të gjerë të prokurimit, duke përfshirë rëndësinë e të dhënave të strukturuara të faturave.
