Електронні закупівлі
Що таке електронні закупівлі?
Електронні закупівлі — скорочено від «електронні закупівлі» — це використання цифрових систем та електронних комунікацій для отримання товарів і послуг організацією. Вони можуть підтримувати такі дії, як пошук постачальників, запит цінових пропозицій, затвердження закупівель, оформлення замовлень на закупівлю, реєстрація отримання та обробка рахунків. У логістиці та електронній комерції цей термін стосується придбання бізнесом продуктів, матеріалів, обладнання або послуг, необхідних для роботи, а не онлайн-оформлення замовлення, за допомогою якого споживачі купують товари в роздрібного продавця.
Обсяг цього терміна може відрізнятися. Організація може використовувати термін «електронні закупівлі» для опису свого електронного процесу придбання, тоді як ширша реалізація може також охоплювати пошук джерел постачання, проведення тендерів, управління постачальниками та адміністрування договорів. У державних закупівлях цей термін означає електронні процеси, які державні органи використовують для придбання товарів, послуг або робіт. Європейська комісія розглядає це застосування в державному секторі в межах цифрових закупівель.
Роль у логістиці та електронній комерції
Електронні закупівлі належать до закупівельної частини ланцюга постачання. Вони пов’язують потребу бізнесу із зобов’язанням постачальника та створюють записи, які згодом можуть підтримувати приймання, облік запасів і оплату. Самі по собі вони не переміщують товари, не поповнюють запаси й не оформлюють відправлення через митницю.
Компанія електронної комерції може використовувати електронні закупівлі для придбання товарів для перепродажу, транспортних коробок, складського обладнання або залучених послуг. Логістичний оператор може закуповувати транспортні потужності, послуги технічного обслуговування, вантажно-розвантажувальне обладнання або тимчасове зберігання. Це різні категорії закупівель, але кожна з них може передбачати запит, авторизацію, угоду з постачальником і підтвердження отримання погоджених товарів або послуг.
Користувачі можуть зустріти цей термін на порталах постачальників, у закупівельних політиках, системах планування ресурсів підприємства, тендерних оголошеннях або інструкціях щодо подання рахунків. Портал постачальника є лише одним із можливих інтерфейсів; електронні закупівлі описують базовий процес придбання, а не певний тип вебсайту.
Як працює процес електронних закупівель
Наведена нижче послідовність ілюструє можливий процес, а не обов’язковий стандарт. Організації можуть об’єднувати етапи, не проводити конкурентний відбір для наявного договору або застосовувати різні процедури залежно від категорії закупівлі та чинних правил.
- Визначення потреби. Підрозділ визначає, що йому потрібно, зокрема кількість, характеристики, необхідне місце доставки та строки. Для послуг потреба може описувати потужність, обсяг або очікувані результати, а не фізичні одиниці.
- Створення заявки на закупівлю. Працівник подає внутрішній запит. У заявці фіксується бізнес-потреба та можуть зазначатися бюджет, центр витрат, бажаний постачальник або чинна угода. Зазвичай це не замовлення, надіслане постачальнику.
- Перевірка та затвердження запиту. Уповноважені перевіряють запит на відповідність бюджету, повноваженням щодо закупівель, специфікаціям і внутрішній політиці. Маршрут затвердження може залежати від вартості, категорії, місця або інших налаштованих умов.
- Вибір постачальника або використання чинного договору. Покупці можуть запитувати цінові пропозиції, проводити тендер або замовляти з затвердженого каталогу. Під час вибору можуть враховуватися технічна відповідність, умови доставки, комерційні умови та інші відповідні вимоги, а не лише запропонована ціна.
- Оформлення замовлення на закупівлю. Покупець надсилає замовлення із зазначенням товарів або послуг, кількості, погоджених цін, вимог до доставки та відповідних умов. Юридичні наслідки замовлення й будь-яке прийняття його постачальником залежать від угоди та чинного законодавства.
- Фіксація виконання та отримання. Працівники складу або операційного підрозділу реєструють доставлені кількості чи підтверджують виконання послуги. Часткові поставки, пошкодження або відхилені товари мають залишатися відокремленими від прийнятого отримання.
- Перевірка рахунка та авторизація платежу. Організація порівнює рахунок постачальника з відповідними записами про закупівлю та отримання. Винятки можуть потребувати перевірки до проведення платежу через фінансовий процес.
Процес створює ланцюжок пов’язаних записів. Заявка на закупівлю, замовлення на закупівлю, запис про отримання товарів і рахунок мають різне призначення, навіть якщо система відображає їх разом. Збереження цих відмінностей допомагає пояснити, що було запитано, що замовлено, що надійшло та що нарахував постачальник.
Електронні закупівлі та пов’язані терміни
| Термін | Основний фокус | Зв’язок з електронними закупівлями |
|---|---|---|
| Електронна комерція | Купівля та продаж через електронні канали | Онлайн-транзакція між підприємствами може охоплювати і електронну комерцію, і електронні закупівлі, але електронна комерція не обов’язково включає внутрішні затвердження та засоби контролю покупця. |
| Електронний пошук постачальників | Пошук, оцінювання та вибір постачальників в електронній формі | Може становити частину вибору постачальника в ширшому процесі електронних закупівель. |
| Електронні тендери | Електронне управління запрошеннями до участі в тендері та поданнями | Підтримують окрему процедуру пошуку постачальників; вони не обов’язково охоплюють замовлення, отримання або оплату. |
| Від закупівлі до оплати | Операційні закупівлі, обробка рахунків і оплата | Значною мірою перетинається з електронними закупівлями, хоча точні межі процесу різняться залежно від організації. |
| Від пошуку постачальника до оплати | Пошук постачальників і укладення договорів, закупівля та оплата | Описує ширший життєвий цикл, який можуть підтримувати цифрові системи закупівель. |
| Електронне виставлення рахунків | Електронне створення, передавання та обробка рахунків | Стосується однієї частини життєвого циклу транзакції, а не повного процесу закупівель. |
Ці назви не є універсально стандартизованими межами продуктів. Порівнюючи системи або процедури, інформативніше визначати фактично включені функції, ніж покладатися лише на назву.
Застосування в операціях ланцюга постачання
Закупівлі товарів і поповнення запасів
Роздрібний продавець може використовувати план запасів для визначення потреби в додатковому товарі, а потім ініціювати закупівлю через затвердженого постачальника. Запис про закупівлю встановлює комерційне зобов’язання, а записи про запаси визначають те, що доступне або очікується. Тому затверджене замовлення на закупівлю не означає, що товари вже фізично доступні для замовлень клієнтів.
Складські матеріали та обладнання
Склад може закуповувати етикетки, піддони, пакувальні матеріали, запасні частини або вантажно-розвантажувальне обладнання через електронний каталог. Важливі чіткі описи товарів і одиниці виміру: замовлення десяти окремих коробок відрізняється від замовлення десяти комплектів. Засоби контролю каталогу можуть допомогти користувачам вибирати погоджені товари, але неправильні дані каталогу все одно можуть спричинити неправильні замовлення.
Транспортні та залучені послуги
Компанія може отримувати цінові пропозиції на транспортні послуги або купувати послуги за чинною угодою. Відповідні характеристики можуть включати параметри відправлення, місця забору та доставки, необхідну потужність і відповідальність за додаткові витрати. Підтвердження виконання послуги може потребувати операційних записів, а не складського запису про отримання товарів.
Закупівлі та виконання відправлення залишаються окремими видами діяльності. Вибір транспортного постачальника або затвердження замовлення на послугу не підтверджує, що забір відбувся або доставка була завершена. Для цих подій потрібні докази з відповідного операційного процесу.
Особливості транскордонних закупівель
Транскордонні закупівлі додають інформаційні вимоги, які має враховувати цифровий процес. Електронне замовлення на закупівлю не замінює митні декларації, дозволи на імпорт, перевірки відповідності продукції або інші документи, необхідні для конкретної транзакції.
- Ідентифікація постачальника та суб’єктів: Постачальник, покупець за договором, одержувач і імпортер можуть бути різними сторонами. У записах слід точно зазначати їхні відповідні ролі.
- Інформація про товар: Описи, матеріали, відомості про походження та будь-які необхідні класифікаційні дані слід збирати з достатньою деталізацією для відповідних торговельних процедур. Опис у каталозі постачальника може бути недостатнім для митних цілей.
- Комерційні умови: Валюта, умови оплати, обов’язки щодо доставки та вказане місце доставки мають бути чіткими. Якщо до договору включено правила Incoterms, слід зазначити вибране правило, назване місце або порт і версію.
- Порівняння витрат: Цінова пропозиція може не включати фрахт, страхування, мита, податки або витрати на обробку. Покупцям слід відрізняти запропоновану постачальником ціну від орієнтовної загальної вартості, важливої для їхнього рішення.
- Організація отримання: Розділені відправлення, різні одиниці виміру та доставки в кілька місць можуть ускладнити зв’язок між замовленням, записами про отримання та рахунками.
Ці перевірки залежать від транзакції. Інформація, необхідна для внутрішнього замовлення пакувальних матеріалів, не обов’язково така сама, як для імпортованих товарів або міжнародного транспортного договору.
Засоби контролю, переваги та обмеження
Електронні закупівлі можуть спростити пошук, маршрутизацію та порівняння записів про закупівлі. Вони також можуть підтримувати послідовні затвердження, обмеження доступу та історію транзакцій. Це можливості, а не гарантовані результати: їхня корисність залежить від проєктування процесу, якості даних, участі постачальників та інтеграції з іншими системами.
До важливих засобів контролю належать підтримання точних даних про постачальників, розподіл відповідальності за закупівлі та оплату, де це доречно, фіксація рішень про затвердження та керування змінами до замовлень. Зміни банківських реквізитів постачальника потребують незалежної перевірки, оскільки сам електронний запис не підтверджує справжність запиту.
Зіставлення рахунків є ще одним засобом контролю. Під час тристороннього зіставлення організація порівнює замовлення на закупівлю, запис про отримання та рахунок. Це може виявити відмінності в кількості або ціні, але не доводить незалежно якість продукції та не запобігає кожному виду шахрайства. Для послуг, авансових платежів та інших домовленостей можуть бути потрібні інші підтвердні докази.
Інтеграція також має практичні обмеження. Система закупівель може обмінюватися даними із системами запасів, складу, бухгалтерського обліку або постачальників, але успішний обмін потребує сумісних ідентифікаторів і погодженого значення даних. Автоматичне передавання неправильної одиниці виміру або посилання на постачальника може поширити помилку, а не виправити її.
Для закупівель у державному секторі можуть застосовуватися додаткові вимоги щодо прозорості, конкуренції, доступу та ведення записів. Рекомендація OECD щодо державних закупівель містить рамки управління, що охоплюють електронні закупівлі; вона не замінює закони та процедури, чинні в конкретній юрисдикції.
Поширені непорозуміння
- Будь-який документ, надісланий електронною поштою, є повністю цифровим процесом. Електронна пошта може підтримувати електронні закупівлі, але надсилання відсканованого замовлення саме по собі не створює структурованих даних, автоматичної перевірки або інтегрованих затверджень.
- Електронні закупівлі завжди обирають найнижчу ціну. Вони можуть підтримувати різні критерії оцінювання та способи закупівель. Правила прийняття рішення випливають із вимог покупця та чинних процедур.
- Затвердження означає виконання. Затвердження дозволяє здійснити закупівлю, але не підтверджує прийняття постачальником, відправлення, доставку або належне виконання.
- Автоматизація усуває потребу в перевірці. Винятки, ненадійні дані, зміни постачальника та спірні доставки все одно можуть потребувати людського судження.
Запитання та відповіді
Що означають електронні закупівлі в електронній комерції?
Це використання електронних процесів для придбання товарів, матеріалів, обладнання та послуг, необхідних компанії електронної комерції. Вони відрізняються від оформлення замовлення клієнтом, хоча обидва процеси можуть бути частиною електронної торгівлі.
Чи є електронні закупівлі тим самим, що й програмне забезпечення для закупівель?
Ні. Програмне забезпечення для закупівель може підтримувати електронні закупівлі, але цей термін також охоплює процеси, обов’язки, дані та засоби контролю, які використовуються для здійснення закупівель в електронній формі.
Чи включають електронні закупівлі доставку та митне оформлення?
Вони можуть фіксувати вимоги до доставки та обмінюватися інформацією з операційними системами. Однак затвердження закупівлі саме по собі не здійснює фізичне перевезення та не виконує митні вимоги.
Чи є електронне виставлення рахунків тим самим, що й електронні закупівлі?
Ні. Електронне виставлення рахунків стосується рахунків. Електронні закупівлі можуть охоплювати ширший набір дій, зокрема вибір постачальника, затвердження закупівлі, замовлення та реєстрацію отримання.
Джерела
- Європейська комісія — цифрові закупівлі. Підтримує контекст державних закупівель і використання електронних процесів у різних закупівельних діях.
- OECD — Рекомендація Ради щодо державних закупівель. Підтримує обговорення електронних закупівель, інтеграції, доступу, прозорості та управління закупівлями.
- Європейська комісія — електронне виставлення рахунків. Підтримує розмежування між електронним виставленням рахунків і ширшим життєвим циклом закупівель, зокрема важливість структурованих даних рахунків.
