Кодирање на логистички информации

Што е кодирање на логистички информации?

Кодирањето на логистички информации претставува доделување и користење структурирани идентификатори, класификациски кодови и договорени вредности на податоци за претставување информации за стоки, локации, логистички единици, пратки и логистички активности. Во складирањето, транспортот, е-трговијата и меѓународната трговија, тоа им овозможува на луѓето и информациските системи да се повикуваат на истите објекти и доследно да ги толкуваат оперативните информации.

Терминот најдобро се разбира како широк опис на практика за управување со податоци, а не како назив на еден универзален стандард за кодирање. Одредена апликација може да користи интерни складски кодови, меѓународно стандардизирани идентификатори, броеви за следење специфични за превозникот, царински класификациски кодови или комбинација од неколку од нив. Нивните значења и правила зависат од системот што управува со нив.

Овде, кодирањето значи претставување информации преку дефинирани симболи и вредности. Тоа првенствено не значи пишување софтвер, шифрирање записи или печатење баркодови, иако софтверот и технологијата на баркодови можат да го поддржат процесот.

Што претставуваат логистичките кодови

Една логистичка операција треба да разликува неколку работи: што е производот, со која физичка единица се ракува, каде се наоѓа, на кој комерцијален или транспортен запис му припаѓа и што му се случило. Ова се поврзани прашања, но не мора да користат ист идентификатор.

Следната табела ги групира кодовите според нивната намена. Ова се објаснувачки групирања, а не формална класификација на стандардите за кодирање логистички информации.

Идентификатори, класификации и носачи на податоци

Идентификаторите ги разликуваат записите или објектите

Идентификаторот одговара на прашање како „Кој предмет, локација или логистичка единица е ова?“ Неговата единственост мора да се разбере во рамките на доделениот опсег. Интерниот код на производот може да биде единствен само во каталогот на еден трговец, додека стандардизираната шема за идентификација има свои правила за распределба наменети за користење меѓу организации.

Идентификациските клучеви на GS1 ја илустрираат оваа разлика. Global Trade Item Number, или GTIN, ги идентификува трговските ставки; Serial Shipping Container Code, или SSCC, ги идентификува логистичките единици; а Global Location Number, или GLN, ги идентификува страните и локациите. Овие клучеви не се меѓусебно заменливи само затоа што сите можат да се појават во логистички записи.

Класификациските кодови ги опишуваат категориите

Класификацискиот код одговара на прашањето „Во која категорија припаѓа ова?“ Хармонизираниот систем на Светската царинска организација, или HS, обезбедува меѓународна номенклатура за класификација на тргуваните стоки. Неговите меѓународни поднаслови користат шестцифрени кодови, додека националните или регионалните тарифни номенклатури можат да додаваат дополнителни поделби.

Повеќе производи можат да припаѓаат на истата HS категорија. Следствено, HS кодот не може да замени идентификатор на производ, сериски број или број за следење. Изборот на царинска класификација исто така бара информации за стоката; само форматот на валиден код не утврдува дека класификацијата е точна.

Носачите на податоци кодираат информации за нивно преземање

Баркодот или ознаката за радиофреквентна идентификација е средство за носење податоци, а не истото што и идентификаторот што го содржи. Баркодот може да кодира идентификатор и, каде што дозволува применливиот стандард, дополнителни податоци како референца на серија или рок на употреба. Читањето на тој баркод ги презема кодираните вредности; поврзаниот систем потоа може да ги преземе поврзаните записи.

Оваа разлика објаснува зошто скенирањето етикета не мора да ги открие сите детали за пратката. Содржината, сопственоста, упатствата за ракување и историите на настани можат да се чуваат во бази на податоци поврзани со идентификаторот, наместо да бидат вградени во етикетата.

Како функционира кодирањето на логистички информации

1. Дефинирајте го објектот или информациското поле. Утврдете дали кодот идентификува производ, поединечна единица, логистичка единица, локација, документ или категорија на настан. Нејасните дефиниции можат да предизвикаат еден код да се користи за некомпатибилни цели.
2. Изберете ја шемата што управува. Утврдете дали деловниот процес бара признат надворешен стандард, идентификатор на трговски партнер или интерен код. Интерната референца на складска преграда може да биде доволна локално, додека надворешната соработка може да бара заедничка шема за идентификација.
3. Наведете правила за распределба и валидација. Документирајте ги дозволените знаци, должината на полето, органот за доделување, барањата за единственост и сите применливи правила за контролна цифра. Правилата мора да произлегуваат од избраната шема, а не од претпоставен универзален формат.
4. Поврзете го кодот со запис. Зачувајте го односот меѓу идентификаторот и релевантните информации, како што се атрибутите на производот, содржината на палетата, деталите за локацијата или референците на пратката.
5. Преземете ги и разменете ги информациите. Вработените или автоматизираната опрема можат да прочитаат етикета, да внесат референца или да примат порака од друг систем. Апликацијата што ги прима податоците мора да ги разбира и вредноста и типот на идентификаторот.
6. Одржувајте ги односите и промените. Запишувајте пакување, отпакување, преместување, корекција и други релевантни настани без губење на разликата меѓу идентификаторите или незабележливо препишување на важни односи.

Electronic Product Code Information Services на GS1, или EPCIS, обезбедува стандард за создавање и споделување податоци за настани за видливост меѓу апликации и организации. Тој илустрира важна граница: идентификувањето објект и запишувањето што му се случило на тој објект се одделни, но поврзани функции. Самиот код не претставува целосна историја на следење.

Употреба во е-трговијата и прекуграничната логистика

Во илустративен работен тек на е-трговија, трговецот може да користи интерен SKU за управување со залихите и GTIN за идентификување трговска ставка во споделени записи за производи. Кога стоката се пакува на палета, SSCC може да ја идентификува таа логистичка единица. Системот на складиштето потоа може да ја поврзе палетата со нејзината содржина и со релевантниот запис за испраќање.

Кога нарачката се испраќа, превозникот може да додели број за следење. Трговецот треба да го задржи односот меѓу нарачката, испратените производи и референцата на превозникот. Не треба да се претпоставува дека овие односи се еден-на-еден: нарачката може да биде поделена на повеќе пакети, а консолидираната логистичка единица може да содржи стока поврзана со повеќе нарачки.

При прекугранично движење, дополнителните системи за кодирање можат да служат за одделни цели. HS кодот ја класифицира стоката за царински цели, додека UN/LOCODE ги идентификува локациите што се користат во трговијата и транспортот. UN/LOCODE се одржува преку Економската комисија на Обединетите нации за Европа и не треба да се меша со код за складска преграда или целосна адреса за испорака.

Повратот воведува уште еден однос. Референцата за одобрение на поврат, бројот на оригиналната нарачка и бројот за следење на пратката за поврат можат да се однесуваат на различни записи. Нивното одделно дефинирање му овозможува на деловниот субјект да го поврзе движењето на повратот со оригиналната продажба без да го третира пристигнувањето на пакетот како доказ дека рефундацијата е завршена.

Квалитет на податоците и интероперабилност

Користењето кодови автоматски не ги прави системите интероперабилни. Две апликации можат да разменуваат ист низ знаци, а сепак да го толкуваат различно. Сигурната размена бара договор за типот, издавачот, опсегот на идентификаторот и поврзаните дефиниции на податоците.

• Зачувајте го предвидениот формат. Кога е потребно, третирајте ги идентификаторите како низи. Конверзијата во табеларна пресметка или нумеричкото складирање може да ги отстрани почетните нули и да ја промени оригиналната вредност.
• Запишете го типот на идентификаторот. Чувајте ги идентификаторите на производи, броевите за следење, кодовите на локации и класификациските кодови во јасно дефинирани полиња, наместо во недиференцирано поле „код“.
• Проверете ја единственоста во точниот опсег. Вредност што е единствена во записите на една компанија може да се совпадне со вредност издадена на друго место.
• Одделете ги проверките на форматот од деловните проверки. Вредноста може да ги исполнува барањата за должина или контролна цифра, а сепак да биде доделена на погрешен производ, пратка или локација.
• Документирајте ги мапирањата. Кога интерниот статус се преведува во статус на партнер, наведете кои значења се совпаѓаат и каде преводот губи деталност.
• Контролирајте ги промените на референтните податоци. Одржувајте ги применливите верзии на листите со кодови, дефинициите и записите за промени за историските трансакции да останат разбирливи.
• Проверувајте ги физичко-дигиталните односи. Читливата етикета е корисна само ако е прикачена на предвидениот објект и поврзана со точен запис.

Овие проверки опфаќаат различни начини на откажување. Оштетената етикета е проблем при преземањето; дуплираниот идентификатор е проблем при распределбата; а неточната поврзаност меѓу палетата и нејзината содржина е проблем на односот. Третирањето на сите три како „грешки на баркодот“ ги прикрива нивните причини.

Вообичаени недоразбирања

Не постои еден код што служи за секоја логистичка намена. Идентификацијата на производ, следењето на пратка, идентификацијата на локација и царинската класификација одговараат на различни прашања. Комбинирањето на нивните записи е корисно, но заменувањето на еден со друг може да отстрани суштинско значење.

Кодот не мора да го опишува својот објект. Некои шеми содржат структурирани компоненти, но многу идентификатори првенствено служат како клучеви за пребарување. Корисниците не треба да заклучуваат потекло, дестинација, сопственост или содржина на производот од непознат код без документација.

Кодирањето не гарантира видливост или безбедност. Идентификаторот може да ги поврзе записите, но видливоста зависи и од преземањето на настаните и од овластената размена на податоци. Исто така, претставувањето информации во баркод не ги шифрира и не утврдува дека етикетата е автентична.

Прашања и одговори

Дали кодирањето на логистички информации е исто што и означувањето со баркод?

Не. Кодирањето ги дефинира вредностите и нивните значења. Означувањето со баркод е еден начин за поставување на тие вредности на објект за машинско читање. Истите информации можат да се разменуваат и електронски.

Која е разликата меѓу SKU, GTIN и SSCC?

SKU е интерна референца за залиха. GTIN идентификува трговска ставка според правилата на GS1. SSCC идентификува логистичка единица, како палета составена за транспорт или складирање.

Може ли HS кодот да се користи за следење на пратка?

Не. HS кодот ги класифицира стоките, наместо да идентификува одредена пратка. За следење на пратка е потребна релевантна референца на пратка или пакет и поврзани информации за настаните.

Дали секој логистички код мора да биде глобално единствен?

Не. Потребниот опсег зависи од неговата намена и од шемата што управува со него. Интерниот код може да биде доволен во еден систем, но неговата надворешна размена бара јасен договор за издавачот и значењето.

Извори

• GS1: Идентификациски клучеви — Ги поддржува различните намени на GTIN, SSCC и GLN.
• GS1: Баркодови — Ја поддржува разликата меѓу идентификаторите, дополнителните податоци и носачите на податоци читливи за машини.
• GS1: EPCIS — Го поддржува објаснувањето на стандардизираната размена на податоци за настани за видливост.
• Светска царинска организација: Што е Хармонизираниот систем? — Ја поддржува намената и меѓународната структура на HS класификацијата.
• UNECE: UN/LOCODE листа на кодови по земја и територија — Ја поддржува употребата на UN/LOCODE за локации во трговијата и транспортот.