Controllo dei costi logistici
Che cos'è il controllo dei costi logistici?
Il controllo dei costi logistici è il processo di misurazione, pianificazione, monitoraggio e gestione dei costi di movimentazione, stoccaggio, gestione e reso delle merci, nel rispetto di requisiti di servizio definiti. Nella logistica, nell'ecommerce e nel commercio transfrontaliero, collega le decisioni di spesa ai risultati operativi, come l'accuratezza degli ordini, l'affidabilità delle consegne, la disponibilità dell'inventario e la prevenzione dei danni. Il suo scopo non è semplicemente ottenere la tariffa di trasporto più bassa, ma gestire il costo totale della fornitura di un livello di servizio concordato.
Il termine descrive una pratica gestionale piuttosto che una singola misura contabile standardizzata. Il suo ambito dipende dall'azienda: un'organizzazione può concentrarsi sul trasporto e sul magazzinaggio, mentre un'altra può includere anche i costi di mantenimento dell'inventario, l'amministrazione doganale, l'evasione degli ordini e i resi. I confronti sono significativi solo quando i costi inclusi, il periodo di riferimento e i requisiti di servizio sono chiari.
Ambito del processo logistico
Il controllo dei costi logistici si applica ai movimenti in entrata dai fornitori, allo stoccaggio e alla gestione all'interno delle strutture, all'evasione degli ordini in uscita e ai flussi inversi, come i resi. Questo ambito riflette le più ampie attività di gestione logistica descritte dal Council of Supply Chain Management Professionals, tra cui trasporto, magazzinaggio, gestione dei materiali, evasione degli ordini, gestione dell'inventario e flussi inversi.
La tabella seguente raggruppa i costi per area operativa a scopo esplicativo. Non rappresenta una classificazione contabile obbligatoria e le singole aziende possono allocare le spese in modo diverso.
| Area operativa | Esempi di costi da esaminare | Domanda di controllo pertinente |
|---|---|---|
| Trasporto | Spese di trasporto, spese per pacchi, supplementi carburante e costi per servizi aggiuntivi | Il servizio selezionato soddisfa i requisiti della spedizione a un costo totale appropriato? |
| Magazzinaggio e gestione | Occupazione della struttura, ricezione, stoccaggio, prelievo, imballaggio e attrezzature | In che modo layout, carico di lavoro e utilizzo della capacità incidono sui costi di gestione? |
| Mantenimento dell'inventario | Capitale immobilizzato nelle scorte, assicurazione, deterioramento e obsolescenza | La politica di inventario bilancia la disponibilità con i costi di mantenimento? |
| Imballaggio | Scatole, materiali protettivi, manodopera per l'imballaggio e costi di trasporto correlati all'imballaggio | L'imballaggio protegge le merci senza materiale o volume di spedizione superflui? |
| Elaborazione transfrontaliera | Intermediazione doganale, documentazione, servizi relativi allo sdoganamento e dazi o imposte applicabili | Gli addebiti sono attribuiti correttamente e basati su informazioni transazionali accurate? |
| Resi ed eccezioni | Trasporto di ritorno, ispezione, rielaborazione, riconsegna e gestione dei reclami | Quali costi derivano da errori evitabili e quali sono intrinseci al servizio offerto? |
I confini dei costi richiedono particolare attenzione. Ad esempio, i costi di occupazione del magazzino non dovrebbero essere conteggiati sia in un'allocazione dello stoccaggio sia nuovamente come spesa separata nello stesso totale. Analogamente, le imposte recuperabili devono essere distinte dalle spese non recuperabili in base al trattamento contabile e fiscale applicabile.
Come funziona il controllo dei costi logistici
1. Definire il requisito di servizio e il confine dei costi
Il punto di partenza è un requisito operativo definito: quali merci devono essere movimentate, tra quali località, in quali quantità e in quali condizioni di consegna, gestione o stoccaggio. Gli impegni di consegna, la fragilità dei prodotti, i requisiti di temperatura e gli accordi sui resi possono modificare le opzioni praticabili. Un servizio a costo inferiore non è un'alternativa equivalente se non è in grado di soddisfare tali requisiti.
L'azienda stabilisce inoltre se l'analisi riguarda una spedizione, un ordine, un prodotto, un cliente, una tratta, una struttura o un periodo di riferimento. Ciò impedisce che un risparmio limitato in un'attività venga scambiato per un miglioramento dell'intera operazione.
2. Stabilire una base di costo coerente
Una base di riferimento combina i registri operativi pertinenti con quelli finanziari. Gli input utili includono fatture dei vettori, pesi e dimensioni delle spedizioni, registri delle attività di magazzino, acquisti di imballaggi, saldi dell'inventario, documenti doganali e registri dei resi. Gli addebiti devono essere assegnati a un periodo coerente e collegati, ove praticabile, all'attività che li ha generati.
Non tutti i costi possono essere ricondotti direttamente a un ordine. I costi condivisi possono richiedere un'allocazione sulla base di un criterio dichiarato, come lo spazio di stoccaggio, il tempo di gestione o le righe d'ordine. Il metodo di allocazione influisce sul risultato, quindi dovrebbe rimanere visibile anziché essere trattato come una caratteristica oggettiva di ogni spedizione.
3. Identificare i fattori di costo e le eccezioni
Un fattore di costo è un'attività o una caratteristica associata a un costo. Gli esempi includono la distanza della spedizione, le dimensioni del pacco, il numero di fasi di prelievo, la durata dello stoccaggio e i tentativi di consegna. L'esame di questi fattori aiuta a distinguere una variazione di prezzo da una variazione della domanda operativa.
Ad esempio, un aumento del costo medio di consegna può riflettere destinazioni più remote o pacchi più grandi, anziché una tariffa base più elevata. Le eccezioni nelle fatture, la selezione errata dei servizi, gli addebiti duplicati e gli errori di gestione evitabili devono essere analizzati separatamente dalle variazioni legittime del mix di spedizioni.
4. Valutare le alternative come sistema
I potenziali cambiamenti possono includere la modifica dell'imballaggio, il consolidamento di spedizioni compatibili, la revisione delle quantità di rifornimento, la modifica dei flussi di lavoro del magazzino o la selezione di un diverso servizio di trasporto idoneo. Ogni opzione deve essere valutata sia in base al costo diretto sia alle conseguenze sulle altre attività.
Ad esempio, il consolidamento può ridurre la spesa di trasporto, ma richiedere che le merci attendano più a lungo prima della spedizione. Lotti di rifornimento più grandi possono ridurre la frequenza degli ordini aumentando al contempo i costi di mantenimento dell'inventario. Si tratta di compromessi, non di risparmi automatici.
5. Implementare, verificare e riesaminare
Un cambiamento dovrebbe avere una base di riferimento documentata, un responsabile designato e un metodo per verificarne i risultati. La verifica confronta i costi effettivi e gli esiti del servizio dopo l'implementazione, tenendo conto delle variazioni nel volume degli ordini, nel mix di prodotti, nelle destinazioni e nelle altre condizioni rilevanti. Riesami ripetuti aiutano a determinare se un risparmio persiste o trasferisce semplicemente lavoro e spese a un'altra attività.
Misure utilizzate per monitorare i costi
Nessun singolo indicatore cattura le prestazioni logistiche. Un insieme di misure utile abbina gli indicatori di costo agli indicatori di servizio e qualità. Le definizioni seguenti sono esempi pratici; non costituiscono uno standard universale di rendicontazione.
| Misura | Esempio di calcolo o base | Limite interpretativo |
|---|---|---|
| Costo logistico per ordine | Costi logistici definiti divisi per il numero di ordini inclusi nell'ambito | Le dimensioni dell'ordine, le spedizioni frazionate e i metodi di allocazione influiscono sui confronti. |
| Costo di trasporto per spedizione | Addebiti di trasporto inclusi nell'ambito divisi per le spedizioni | Devono essere considerati distanza, peso, dimensioni e livello di servizio. |
| Costo di evasione per ordine | Spese di evasione definite divise per gli ordini evasi | Specificare se sono inclusi stoccaggio, imballaggio e trasporto in uscita. |
| Costo logistico come percentuale delle vendite | Costi logistici definiti divisi per i ricavi delle vendite, moltiplicati per 100 | Le variazioni dei prezzi di vendita possono modificare il rapporto senza cambiare l'efficienza operativa. |
| Costo per unità restituita | Costi definiti di elaborazione dei resi divisi per le unità restituite | Le condizioni del prodotto e la destinazione necessaria possono modificare l'impegno di elaborazione. |
Le misure di servizio di supporto possono includere la consegna puntuale rispetto a un impegno dichiarato, l'accuratezza degli ordini, l'incidenza dei danni e la disponibilità dell'inventario. Una diminuzione del costo per ordine accompagnata da un aumento delle consegne danneggiate non costituisce una prova sufficiente di un miglioramento delle prestazioni logistiche. I confronti dovrebbero inoltre distinguere i costi fissi, che possono rimanere invariati entro un intervallo di attività rilevante, dai costi che variano con il carico di lavoro.
Utilizzo nell'ecommerce e nel commercio transfrontaliero
Nell'ecommerce, un ordine cliente può generare diverse spedizioni e una spedizione può successivamente generare un reso. Il controllo dei costi trae quindi beneficio dal collegamento tra i registri degli ordini, delle spedizioni, delle fatture e dei resi, anziché trattare ogni etichetta di uscita come il costo completo dell'evasione. Le promesse di consegna e le politiche di reso stabiliscono obblighi di servizio di cui è necessario comprendere i costi operativi.
L'analisi transfrontaliera aggiunge questioni relative a responsabilità e valutazione. Le regole Incoterms della International Chamber of Commerce allocano obblighi, costi e rischi specifici tra venditori e acquirenti in base alla regola scelta. Aiutano a identificare quale parte è responsabile di determinate attività di trasporto o sdoganamento, ma non forniscono la tariffa di trasporto effettiva né sostituiscono la legge doganale applicabile.
Il valore doganale deve inoltre essere distinto dal calcolo dei costi interni di un'azienda. Nell'ambito del quadro dell'OMC sulla valutazione doganale, il valore di transazione costituisce la base principale, soggetta alle condizioni e agli adeguamenti previsti dall'accordo. Un foglio di calcolo denominato “costo a destino” non è di per sé un metodo di valutazione doganale. Trasporto, assicurazione, dazi, imposte e altri oneri devono essere trattati in base alla giurisdizione pertinente e allo scopo del calcolo.
La conformità è un vincolo al controllo dei costi, non una spesa facoltativa da eludere. Ridurre i valori dichiarati senza una base legale o utilizzare descrizioni inesatte delle merci non è una tecnica legittima di controllo dei costi. Un riesame difendibile verifica invece l'accuratezza della documentazione, le responsabilità contrattuali, i calcoli degli addebiti e le procedure applicabili.
Decisioni operative esemplificative
Le situazioni ipotetiche seguenti mostrano come una valutazione del controllo dei costi possa differire dalla semplice scelta del prezzo preventivato più basso.
- Modifica dell'imballaggio: Un rivenditore può testare una scatola più piccola per un prodotto. La valutazione dovrebbe includere materiali di imballaggio, impegno per l'imballaggio, regole applicabili per l'addebito del trasporto e risultati relativi ai danni, non solo il costo di acquisto della scatola.
- Consolidamento in entrata: Un importatore può combinare ordini compatibili in un numero inferiore di movimentazioni. Qualsiasi risparmio sul trasporto dovrebbe essere considerato insieme ai tempi di attesa, alla gestione aggiuntiva e ai requisiti di inventario.
- Modifica del processo di magazzino: Un'operazione di evasione può modificare l'ubicazione dei prodotti per ridurre gli spostamenti durante il prelievo. La valutazione dovrebbe considerare il lavoro di rifornimento, la congestione, l'accuratezza del prelievo e l'impegno di implementazione.
- Destinazione dei resi: Un commerciante può confrontare ispezione, riparazione, rivendita, riciclaggio e altre opzioni legali di destinazione. La decisione appropriata dipende dalle condizioni del prodotto, dal recupero previsto, dalle spese di gestione e dagli obblighi applicabili.
Termini correlati e fraintendimenti comuni
| Termine correlato | Relazione con il controllo dei costi logistici |
|---|---|
| Riduzione dei costi | Diminuzione della spesa o del costo unitario. Il controllo dei costi è più ampio e include anche budgeting, monitoraggio e mantenimento dei costi entro limiti giustificati. |
| Ottimizzazione dei costi | Selezione di una combinazione di costi e servizio entro vincoli definiti. Nella pratica, il termine si sovrappone al controllo dei costi. |
| Costo del servizio | Analisi dei costi associati al servizio di un cliente, prodotto, canale o segmento. Può orientare le decisioni logistiche, ma può includere attività non logistiche. |
| Costo a destino | Calcolo dei costi associati alla consegna delle merci a una destinazione specificata. I componenti inclusi devono essere indicati esplicitamente. |
| Verifica delle spese di trasporto | Revisione degli addebiti di trasporto rispetto alle informazioni pertinenti sulla spedizione e ai termini concordati. È una singola attività di controllo, non l'intero processo di controllo dei costi. |
Un fraintendimento comune è che una spesa inferiore indichi sempre un controllo migliore. La spesa totale può diminuire perché sono stati spediti meno ordini, mentre il costo per ordine comparabile aumenta. Al contrario, una spesa totale maggiore può essere compatibile con una maggiore efficienza quando il volume aumenta. Un altro fraintendimento è che tutti i costi logistici siano immediatamente evitabili: una spesa di struttura allocata non scompare necessariamente quando viene rimossa una singola spedizione.
Domande frequenti
Il controllo dei costi logistici equivale alla riduzione delle tariffe di spedizione?
No. Le tariffe di spedizione sono uno degli elementi considerati. Il controllo dei costi logistici prende in considerazione anche stoccaggio, gestione, imballaggio, mantenimento dell'inventario, resi e risultati del servizio associati a tali costi.
Come può un'azienda capire se un risparmio logistico è reale?
Dovrebbe confrontare i costi su una base coerente, tenere conto delle variazioni del carico di lavoro e delle caratteristiche delle spedizioni e verificare se il cambiamento genera costi aggiuntivi o un servizio più debole altrove.
Che cosa dovrebbe essere incluso nel costo logistico per ordine?
Il calcolo dovrebbe includere i costi pertinenti al suo scopo dichiarato. Possono essere inclusi trasporto, evasione, imballaggio, allocazioni di stoccaggio e resi, ma i confini e i metodi di allocazione devono essere espliciti.
Le regole Incoterms determinano il costo logistico totale?
No. Allocano responsabilità, costi e rischi specifici tra acquirente e venditore. Gli addebiti effettivi dipendono comunque dalla transazione, dagli accordi sul servizio e dai requisiti applicabili.
Fonti
- Council of Supply Chain Management Professionals: definizioni e glossario dei termini SCM — Supporta l'ambito della gestione logistica, inclusi flussi diretti e inversi, trasporto, stoccaggio, inventario e attività di evasione.
- International Chamber of Commerce: regole Incoterms — Supporta la spiegazione delle responsabilità di acquirenti e venditori e dell'allocazione di costi e rischi nel commercio.
- World Trade Organization: informazioni tecniche sulla valutazione doganale — Supporta la distinzione tra valutazione doganale e calcoli interni dei costi logistici, incluso il quadro del valore di transazione.
