Έλεγχος κόστους logistics
Τι είναι ο έλεγχος του κόστους logistics;
Ο έλεγχος του κόστους logistics είναι η διαδικασία μέτρησης, σχεδιασμού, παρακολούθησης και διαχείρισης του κόστους μετακίνησης, αποθήκευσης, διαχείρισης και επιστροφής αγαθών, ενώ παράλληλα满足满足 καθορισμένες απαιτήσεις εξυπηρέτησης. Στα logistics, το ηλεκτρονικό εμπόριο και το διασυνοριακό εμπόριο, συνδέει τις αποφάσεις δαπανών με λειτουργικά αποτελέσματα, όπως η ακρίβεια παραγγελιών, η αξιοπιστία παράδοσης, η διαθεσιμότητα αποθέματος και η πρόληψη ζημιών. Σκοπός του δεν είναι απλώς η επίτευξη της χαμηλότερης τιμής μεταφοράς, αλλά η διαχείριση του συνολικού κόστους παροχής ενός συμφωνημένου επιπέδου εξυπηρέτησης.
Ο όρος περιγράφει μια πρακτική διαχείρισης και όχι έναν ενιαίο τυποποιημένο λογιστικό δείκτη. Το πεδίο εφαρμογής του εξαρτάται από την επιχείρηση: ένας οργανισμός μπορεί να επικεντρώνεται στις μεταφορές και την αποθήκευση, ενώ ένας άλλος να περιλαμβάνει επίσης το κόστος διακράτησης αποθέματος, τη διαχείριση τελωνειακών διαδικασιών, την εκτέλεση παραγγελιών και τις επιστροφές. Οι συγκρίσεις έχουν νόημα μόνο όταν είναι σαφή τα περιλαμβανόμενα κόστη, η περίοδος αναφοράς και οι απαιτήσεις εξυπηρέτησης.
Πεδίο εφαρμογής σε όλη τη διαδικασία logistics
Ο έλεγχος του κόστους logistics εφαρμόζεται στις εισερχόμενες μετακινήσεις από προμηθευτές, στην αποθήκευση και τη διαχείριση εντός εγκαταστάσεων, στην εκτέλεση εξερχόμενων παραγγελιών και στις αντίστροφες ροές, όπως οι επιστροφές. Αυτό το πεδίο αντικατοπτρίζει τις ευρύτερες δραστηριότητες διαχείρισης logistics που περιγράφονται από το Council of Supply Chain Management Professionals, συμπεριλαμβανομένων των μεταφορών, της αποθήκευσης, της διαχείρισης υλικών, της εκτέλεσης παραγγελιών, της διαχείρισης αποθέματος και των αντίστροφων ροών.
Ο παρακάτω πίνακας ομαδοποιεί τα κόστη ανά λειτουργικό τομέα για επεξηγηματικούς σκοπούς. Δεν αποτελεί υποχρεωτική λογιστική ταξινόμηση και οι επιμέρους επιχειρήσεις μπορεί να κατανέμουν τις δαπάνες διαφορετικά.
| Λειτουργικός τομέας | Παραδείγματα κόστους προς εξέταση | Σχετικό ερώτημα ελέγχου |
|---|---|---|
| Μεταφορές | Χρεώσεις ναύλων, χρεώσεις δεμάτων, προσαυξήσεις καυσίμων και πρόσθετες χρεώσεις υπηρεσιών | Πληροί η επιλεγμένη υπηρεσία τις απαιτήσεις της αποστολής με κατάλληλο συνολικό κόστος; |
| Αποθήκευση και διαχείριση | Κατάληψη εγκαταστάσεων, παραλαβή, αποθήκευση, συλλογή, συσκευασία και εξοπλισμός | Πώς επηρεάζουν η διάταξη, ο φόρτος εργασίας και η αξιοποίηση της χωρητικότητας το κόστος διαχείρισης; |
| Διακράτηση αποθέματος | Κεφάλαιο δεσμευμένο σε απόθεμα, ασφάλιση, φθορά και απαξίωση | Ισορροπεί η πολιτική αποθέματος τη διαθεσιμότητα με το κόστος διακράτησης; |
| Συσκευασία | Χαρτοκιβώτια, προστατευτικά υλικά, εργασία συσκευασίας και χρεώσεις μεταφοράς που σχετίζονται με τη συσκευασία | Προστατεύει η συσκευασία τα αγαθά χωρίς περιττό υλικό ή όγκο αποστολής; |
| Διασυνοριακή επεξεργασία | Μεσιτεία, τεκμηρίωση, υπηρεσίες που σχετίζονται με τον εκτελωνισμό και ισχύοντες δασμοί ή φόροι | Αποδίδονται σωστά οι χρεώσεις και βασίζονται σε ακριβείς πληροφορίες συναλλαγής; |
| Επιστροφές και εξαιρέσεις | Μεταφορά επιστροφών, επιθεώρηση, επανεπεξεργασία, επαναπαράδοση και διαχείριση αξιώσεων | Ποια κόστη προκύπτουν από αποτρέψιμα σφάλματα και ποια είναι εγγενή στην προσφερόμενη υπηρεσία; |
Τα όρια κόστους απαιτούν ιδιαίτερη προσοχή. Για παράδειγμα, το κόστος κατάληψης αποθήκης δεν πρέπει να υπολογίζεται τόσο σε μια κατανομή αποθήκευσης όσο και ξανά ως ξεχωριστή δαπάνη στο ίδιο σύνολο. Παρομοίως, οι επιστρεπτέοι φόροι πρέπει να διακρίνονται από τις μη επιστρεπτέες δαπάνες σύμφωνα με την ισχύουσα λογιστική και φορολογική αντιμετώπιση.
Πώς λειτουργεί ο έλεγχος του κόστους logistics
1. Καθορισμός της απαίτησης εξυπηρέτησης και των ορίων κόστους
Το σημείο εκκίνησης είναι μια καθορισμένη λειτουργική απαίτηση: ποια αγαθά πρέπει να μετακινηθούν, μεταξύ ποιων τοποθεσιών, σε ποιες ποσότητες και υπό ποιες συνθήκες παράδοσης, διαχείρισης ή αποθήκευσης. Οι δεσμεύσεις παράδοσης, η ευαισθησία του προϊόντος, οι απαιτήσεις θερμοκρασίας και οι ρυθμίσεις επιστροφών μπορούν να αλλάξουν τις διαθέσιμες επιλογές. Μια υπηρεσία χαμηλότερου κόστους δεν αποτελεί ισοδύναμη εναλλακτική αν δεν μπορεί να ικανοποιήσει αυτές τις απαιτήσεις.
Η επιχείρηση καθορίζει επίσης αν η ανάλυση καλύπτει μια αποστολή, παραγγελία, προϊόν, πελάτη, διαδρομή, εγκατάσταση ή περίοδο αναφοράς. Αυτό αποτρέπει το να θεωρηθεί μια περιορισμένη εξοικονόμηση σε μία δραστηριότητα ως βελτίωση σε ολόκληρη τη λειτουργία.
2. Καθιέρωση συνεπούς βάσης κόστους
Μια βάση κόστους συνδυάζει σχετικά λειτουργικά αρχεία με οικονομικά αρχεία. Χρήσιμα στοιχεία περιλαμβάνουν τιμολόγια μεταφορέων, βάρη και διαστάσεις αποστολών, αρχεία δραστηριότητας αποθήκης, αγορές συσκευασίας, υπόλοιπα αποθέματος, τελωνειακά έγγραφα και αρχεία επιστροφών. Οι χρεώσεις πρέπει να αποδίδονται σε συνεπή περίοδο και να συνδέονται, όπου είναι πρακτικά δυνατό, με τη δραστηριότητα που τις δημιούργησε.
Δεν μπορεί κάθε κόστος να ιχνηλατηθεί άμεσα σε μια παραγγελία. Τα κοινά κόστη μπορεί να απαιτούν κατανομή με βάση που δηλώνεται ρητά, όπως ο χώρος αποθήκευσης, ο χρόνος διαχείρισης ή οι γραμμές παραγγελίας. Η μέθοδος κατανομής επηρεάζει το αποτέλεσμα, επομένως πρέπει να παραμένει εμφανής και να μην αντιμετωπίζεται ως αντικειμενική ιδιότητα κάθε αποστολής.
3. Εντοπισμός παραγόντων κόστους και εξαιρέσεων
Παράγοντας κόστους είναι μια δραστηριότητα ή χαρακτηριστικό που συνδέεται με ένα κόστος. Παραδείγματα περιλαμβάνουν την απόσταση αποστολής, τις διαστάσεις του δέματος, τον αριθμό βημάτων συλλογής, τη διάρκεια αποθήκευσης και τις προσπάθειες παράδοσης. Η εξέταση αυτών των παραγόντων βοηθά στη διάκριση μιας μεταβολής τιμής από μια μεταβολή στη λειτουργική ζήτηση.
Για παράδειγμα, η αύξηση του μέσου κόστους παράδοσης μπορεί να αντανακλά περισσότερους απομακρυσμένους προορισμούς ή μεγαλύτερα δέματα και όχι υψηλότερη βασική τιμή. Οι εξαιρέσεις τιμολογίων, οι λανθασμένες επιλογές υπηρεσίας, οι διπλές χρεώσεις και τα αποτρέψιμα σφάλματα διαχείρισης πρέπει να διερευνώνται ξεχωριστά από τις νόμιμες αλλαγές στο μείγμα αποστολών.
4. Αξιολόγηση εναλλακτικών ως σύστημα
Οι πιθανές αλλαγές μπορεί να περιλαμβάνουν προσαρμογή της συσκευασίας, ενοποίηση συμβατών αποστολών, αναθεώρηση των ποσοτήτων αναπλήρωσης, αλλαγή των ροών εργασίας στην αποθήκη ή επιλογή διαφορετικής επιλέξιμης υπηρεσίας μεταφοράς. Κάθε επιλογή πρέπει να αξιολογείται τόσο ως προς το άμεσο κόστος της όσο και ως προς τις συνέπειές της αλλού.
Για παράδειγμα, η ενοποίηση μπορεί να μειώσει τις δαπάνες μεταφοράς, αλλά να απαιτεί μεγαλύτερη αναμονή των αγαθών πριν από την αποστολή. Μεγαλύτερες παρτίδες αναπλήρωσης μπορεί να μειώσουν τη συχνότητα παραγγελιών, ενώ αυξάνουν το κόστος διακράτησης αποθέματος. Πρόκειται για συμβιβασμούς και όχι για αυτόματες εξοικονομήσεις.
5. Εφαρμογή, επαλήθευση και επανεξέταση
Μια αλλαγή πρέπει να διαθέτει τεκμηριωμένη βάση, υπεύθυνο ιδιοκτήτη και μέθοδο ελέγχου των αποτελεσμάτων. Η επαλήθευση συγκρίνει τα πραγματικά κόστη και τα αποτελέσματα εξυπηρέτησης μετά την εφαρμογή, λαμβάνοντας υπόψη αλλαγές στον όγκο παραγγελιών, το μείγμα προϊόντων, τους προορισμούς και άλλες σχετικές συνθήκες. Η επαναλαμβανόμενη επανεξέταση βοηθά να διαπιστωθεί αν μια εξοικονόμηση διατηρείται ή απλώς μεταφέρει εργασία και δαπάνη σε άλλη δραστηριότητα.
Μέτρα που χρησιμοποιούνται για την παρακολούθηση του κόστους
Κανένας μεμονωμένος δείκτης δεν αποτυπώνει την απόδοση των logistics. Ένα χρήσιμο σύνολο μετρήσεων συνδυάζει δείκτες κόστους με δείκτες εξυπηρέτησης και ποιότητας. Οι παρακάτω ορισμοί είναι πρακτικά παραδείγματα και δεν αποτελούν καθολικό πρότυπο αναφοράς.
| Μέτρο | Παράδειγμα υπολογισμού ή βάση | Περιορισμός ερμηνείας |
|---|---|---|
| Κόστος logistics ανά παραγγελία | Καθορισμένα κόστη logistics διαιρεμένα με τον αριθμό των παραγγελιών που εμπίπτουν στο πεδίο | Το μέγεθος παραγγελίας, οι τμηματικές αποστολές και οι μέθοδοι κατανομής επηρεάζουν τις συγκρίσεις. |
| Κόστος μεταφοράς ανά αποστολή | Οι μεταφορικές χρεώσεις που εμπίπτουν στο πεδίο διαιρεμένες με τις αποστολές | Πρέπει να λαμβάνονται υπόψη η απόσταση, το βάρος, οι διαστάσεις και το επίπεδο υπηρεσίας. |
| Κόστος εκτέλεσης ανά παραγγελία | Καθορισμένες δαπάνες εκτέλεσης διαιρεμένες με τις ολοκληρωμένες παραγγελίες | Πρέπει να αναφέρεται αν περιλαμβάνονται η αποθήκευση, η συσκευασία και η εξερχόμενη μεταφορά. |
| Κόστος logistics ως ποσοστό των πωλήσεων | Καθορισμένα κόστη logistics διαιρεμένα με τα έσοδα από πωλήσεις και πολλαπλασιασμένα επί 100 | Οι αλλαγές στις τιμές πώλησης μπορούν να μεταβάλουν την αναλογία χωρίς αλλαγή στη λειτουργική αποδοτικότητα. |
| Κόστος ανά επιστρεφόμενη μονάδα | Καθορισμένα κόστη επεξεργασίας επιστροφών διαιρεμένα με τις επιστρεφόμενες μονάδες | Η κατάσταση του προϊόντος και η απαιτούμενη τελική διαχείριση μπορούν να αλλάξουν την απαιτούμενη προσπάθεια επεξεργασίας. |
Τα υποστηρικτικά μέτρα εξυπηρέτησης μπορεί να περιλαμβάνουν την έγκαιρη παράδοση σε σχέση με μια δηλωμένη δέσμευση, την ακρίβεια παραγγελιών, τη συχνότητα ζημιών και τη διαθεσιμότητα αποθέματος. Η μείωση του κόστους ανά παραγγελία σε συνδυασμό με περισσότερες κατεστραμμένες παραδόσεις δεν αποτελεί επαρκή ένδειξη βελτιωμένης απόδοσης logistics. Οι συγκρίσεις πρέπει επίσης να διακρίνουν τα πάγια κόστη, τα οποία μπορεί να παραμένουν αμετάβλητα σε ένα σχετικό εύρος δραστηριότητας, από τα κόστη που μεταβάλλονται ανάλογα με τον φόρτο εργασίας.
Χρήση στο ηλεκτρονικό εμπόριο και το διασυνοριακό εμπόριο
Στο ηλεκτρονικό εμπόριο, μία παραγγελία πελάτη μπορεί να οδηγήσει σε αρκετές αποστολές και μια αποστολή μπορεί αργότερα να δημιουργήσει μια επιστροφή. Επομένως, ο έλεγχος κόστους ωφελείται από τη σύνδεση των αρχείων παραγγελιών, αποστολών, τιμολογίων και επιστροφών, αντί να αντιμετωπίζεται κάθε εξερχόμενη ετικέτα ως το πλήρες κόστος εκτέλεσης. Οι υποσχέσεις παράδοσης και οι πολιτικές επιστροφών δημιουργούν υποχρεώσεις εξυπηρέτησης των οποίων το λειτουργικό κόστος πρέπει να γίνεται κατανοητό.
Η διασυνοριακή ανάλυση προσθέτει ερωτήματα σχετικά με την ευθύνη και την αποτίμηση. Οι κανόνες Incoterms του International Chamber of Commerce κατανέμουν συγκεκριμένες υποχρεώσεις, κόστη και κινδύνους μεταξύ πωλητών και αγοραστών βάσει του επιλεγμένου κανόνα. Βοηθούν στον προσδιορισμό του μέρους που είναι υπεύθυνο για συγκεκριμένες δραστηριότητες μεταφοράς ή εκτελωνισμού, αλλά δεν παρέχουν την πραγματική τιμή ναύλου ούτε αντικαθιστούν την ισχύουσα τελωνειακή νομοθεσία.
Η τελωνειακή αξία πρέπει επίσης να διακρίνεται από τον εσωτερικό υπολογισμό κόστους μιας επιχείρησης. Σύμφωνα με το πλαίσιο του WTO για την τελωνειακή αποτίμηση, η συναλλακτική αξία αποτελεί την πρωταρχική βάση, υπό την επιφύλαξη των προϋποθέσεων και προσαρμογών της συμφωνίας. Ένα υπολογιστικό φύλλο με την ένδειξη “landed cost” δεν αποτελεί από μόνο του μέθοδο τελωνειακής αποτίμησης. Οι ναύλοι, η ασφάλιση, οι δασμοί, οι φόροι και οι λοιπές χρεώσεις πρέπει να αντιμετωπίζονται σύμφωνα με τη σχετική δικαιοδοσία και τον σκοπό του υπολογισμού.
Η συμμόρφωση αποτελεί περιορισμό στον έλεγχο κόστους και όχι προαιρετική δαπάνη που μπορεί να παρακαμφθεί. Η μείωση των δηλωμένων αξιών χωρίς νόμιμη βάση ή η χρήση ανακριβών περιγραφών αγαθών δεν αποτελεί νόμιμη τεχνική ελέγχου κόστους. Μια τεκμηριωμένη επανεξέταση ελέγχει αντίθετα την ακρίβεια των εγγράφων, τις συμβατικές ευθύνες, τους υπολογισμούς χρεώσεων και τις ισχύουσες διαδικασίες.
Ενδεικτικές λειτουργικές αποφάσεις
Οι παρακάτω υποθετικές περιπτώσεις δείχνουν πώς μια αξιολόγηση ελέγχου κόστους μπορεί να διαφέρει από την απλή επιλογή της χαμηλότερης προσφερόμενης τιμής.
- Προσαρμογή συσκευασίας: Ένας λιανοπωλητής μπορεί να δοκιμάσει μικρότερο χαρτοκιβώτιο για ένα προϊόν. Η αξιολόγηση πρέπει να περιλαμβάνει τα υλικά συσκευασίας, την απαιτούμενη εργασία, τους ισχύοντες κανόνες χρέωσης μεταφοράς και τα αποτελέσματα ως προς τις ζημιές — όχι μόνο το κόστος αγοράς του χαρτοκιβωτίου.
- Ενοποίηση εισερχόμενων αποστολών: Ένας εισαγωγέας μπορεί να συνδυάσει συμβατές παραγγελίες σε λιγότερες μετακινήσεις. Κάθε εξοικονόμηση μεταφοράς πρέπει να εξετάζεται μαζί με τον χρόνο αναμονής, την πρόσθετη διαχείριση και τις απαιτήσεις αποθέματος.
- Αλλαγή διαδικασίας αποθήκης: Μια λειτουργία εκτέλεσης παραγγελιών μπορεί να αλλάξει τις θέσεις των προϊόντων για να μειώσει τις διαδρομές συλλογής. Η αξιολόγηση πρέπει να λαμβάνει υπόψη την εργασία αναπλήρωσης, τη συμφόρηση, την ακρίβεια συλλογής και την προσπάθεια υλοποίησης.
- Τελική διαχείριση επιστροφών: Ένας έμπορος μπορεί να συγκρίνει την επιθεώρηση, την επισκευή, τη μεταπώληση, την ανακύκλωση και άλλες νόμιμες επιλογές τελικής διαχείρισης. Η κατάλληλη απόφαση εξαρτάται από την κατάσταση του προϊόντος, την αναμενόμενη ανάκτηση αξίας, το κόστος διαχείρισης και τις ισχύουσες υποχρεώσεις.
Σχετικοί όροι και συνήθεις παρανοήσεις
| Σχετικός όρος | Σχέση με τον έλεγχο κόστους logistics |
|---|---|
| Μείωση κόστους | Μείωση των δαπανών ή του μοναδιαίου κόστους. Ο έλεγχος κόστους είναι ευρύτερος και περιλαμβάνει επίσης τον προϋπολογισμό, την παρακολούθηση και τη διατήρηση των δαπανών εντός δικαιολογημένων ορίων. |
| Βελτιστοποίηση κόστους | Επιλογή συνδυασμού κόστους και εξυπηρέτησης υπό καθορισμένους περιορισμούς. Στην πράξη, ο όρος επικαλύπτεται με τον έλεγχο κόστους. |
| Κόστος εξυπηρέτησης | Ανάλυση του κόστους που συνδέεται με την εξυπηρέτηση ενός πελάτη, προϊόντος, καναλιού ή τμήματος. Μπορεί να ενημερώνει τις αποφάσεις logistics, αλλά μπορεί να περιλαμβάνει και δραστηριότητες εκτός logistics. |
| Κόστος παράδοσης στον προορισμό | Υπολογισμός των εξόδων που συνδέονται με τη μεταφορά αγαθών σε συγκεκριμένο προορισμό. Τα περιλαμβανόμενα στοιχεία πρέπει να δηλώνονται ρητά. |
| Έλεγχος ναύλων | Επανεξέταση των χρεώσεων ναύλων σε σχέση με τις σχετικές πληροφορίες αποστολής και τους συμφωνημένους όρους. Αποτελεί μία δραστηριότητα ελέγχου και όχι ολόκληρη τη διαδικασία ελέγχου κόστους. |
Μια συνήθης παρανόηση είναι ότι οι χαμηλότερες δαπάνες υποδεικνύουν πάντα καλύτερο έλεγχο. Οι συνολικές δαπάνες μπορεί να μειωθούν επειδή αποστέλλονται λιγότερες παραγγελίες, ενώ το κόστος ανά συγκρίσιμη παραγγελία αυξάνεται. Αντίθετα, υψηλότερες συνολικές δαπάνες μπορεί να συνάδουν με βελτιωμένη αποδοτικότητα όταν αυξάνεται ο όγκος. Μια άλλη παρανόηση είναι ότι όλα τα κόστη logistics μπορούν να αποφευχθούν άμεσα: μια κατανεμημένη δαπάνη εγκατάστασης δεν εξαφανίζεται απαραίτητα όταν αφαιρείται μία αποστολή.
Συχνές ερωτήσεις
Είναι ο έλεγχος του κόστους logistics το ίδιο με τη μείωση των τιμών αποστολής;
Όχι. Οι τιμές αποστολής αποτελούν μία εισροή. Ο έλεγχος του κόστους logistics εξετάζει επίσης την αποθήκευση, τη διαχείριση, τη συσκευασία, τη διακράτηση αποθέματος, τις επιστροφές και τα αποτελέσματα εξυπηρέτησης που συνδέονται με αυτά τα κόστη.
Πώς μπορεί μια επιχείρηση να διαπιστώσει αν μια εξοικονόμηση logistics είναι πραγματική;
Πρέπει να συγκρίνει τα κόστη σε συνεπή βάση, να λαμβάνει υπόψη τις αλλαγές στον φόρτο εργασίας και στα χαρακτηριστικά των αποστολών και να ελέγχει αν η αλλαγή δημιουργεί πρόσθετα κόστη ή χαμηλότερη εξυπηρέτηση αλλού.
Τι πρέπει να περιλαμβάνεται στο κόστος logistics ανά παραγγελία;
Ο υπολογισμός πρέπει να περιλαμβάνει τα κόστη που σχετίζονται με τον δηλωμένο σκοπό του. Μπορεί να περιλαμβάνονται οι μεταφορές, η εκτέλεση, η συσκευασία, οι κατανομές αποθήκευσης και οι επιστροφές, αλλά τα όρια και οι μέθοδοι κατανομής πρέπει να είναι σαφή.
Καθορίζουν οι κανόνες Incoterms το συνολικό κόστος logistics;
Όχι. Κατανέμουν συγκεκριμένες ευθύνες, κόστη και κινδύνους μεταξύ αγοραστή και πωλητή. Οι πραγματικές χρεώσεις εξακολουθούν να εξαρτώνται από τη συναλλαγή, τις ρυθμίσεις υπηρεσιών και τις ισχύουσες απαιτήσεις.
Πηγές
- Council of Supply Chain Management Professionals: Ορισμοί SCM και γλωσσάρι όρων — Υποστηρίζει το πεδίο εφαρμογής της διαχείρισης logistics, συμπεριλαμβανομένων των προωθητικών και αντίστροφων ροών, των μεταφορών, της αποθήκευσης, του αποθέματος και των δραστηριοτήτων εκτέλεσης.
- International Chamber of Commerce: Κανόνες Incoterms — Υποστηρίζει την εξήγηση των ευθυνών αγοραστή και πωλητή και την κατανομή κόστους και κινδύνων στο εμπόριο.
- World Trade Organization: Τεχνικές πληροφορίες για την τελωνειακή αποτίμηση — Υποστηρίζει τη διάκριση μεταξύ τελωνειακής αποτίμησης και εσωτερικών υπολογισμών κόστους logistics, συμπεριλαμβανομένου του πλαισίου της συναλλακτικής αξίας.
