การควบคุมต้นทุนโลจิสติกส์

การควบคุมต้นทุนโลจิสติกส์คืออะไร?

การควบคุมต้นทุนโลจิสติกส์คือกระบวนการวัดผล วางแผน ติดตาม และบริหารต้นทุนในการเคลื่อนย้าย จัดเก็บ จัดการ และส่งคืนสินค้า ขณะเดียวกันก็ต้องเป็นไปตามข้อกำหนดด้านบริการที่กำหนดไว้ ในด้านโลจิสติกส์ อีคอมเมิร์ซ และการค้าข้ามพรมแดน การควบคุมต้นทุนเชื่อมโยงการตัดสินใจด้านค่าใช้จ่ายเข้ากับผลลัพธ์การดำเนินงาน เช่น ความถูกต้องของคำสั่งซื้อ ความน่าเชื่อถือของการจัดส่ง ความพร้อมของสินค้าคงคลัง และการป้องกันความเสียหาย จุดประสงค์ไม่ได้มีเพียงการได้อัตราค่าขนส่งที่ต่ำที่สุด แต่คือการบริหารต้นทุนรวมในการให้บริการตามระดับที่ตกลงกันไว้

คำนี้หมายถึงแนวปฏิบัติด้านการบริหารจัดการ ไม่ใช่ตัวชี้วัดทางบัญชีมาตรฐานเพียงรายการเดียว ขอบเขตของคำนี้ขึ้นอยู่กับธุรกิจนั้น ๆ องค์กรหนึ่งอาจมุ่งเน้นที่การขนส่งและคลังสินค้า ขณะที่อีกองค์กรหนึ่งอาจรวมต้นทุนการถือครองสินค้าคงคลัง การดำเนินพิธีการศุลกากร การจัดการคำสั่งซื้อ และการส่งคืนสินค้าไว้ด้วย การเปรียบเทียบจะมีความหมายก็ต่อเมื่อมีการระบุต้นทุนที่รวมอยู่ ช่วงเวลาการรายงาน และข้อกำหนดด้านบริการไว้อย่างชัดเจน

ขอบเขตตลอดกระบวนการโลจิสติกส์

การควบคุมต้นทุนโลจิสติกส์ใช้กับการเคลื่อนย้ายขาเข้าจากซัพพลายเออร์ การจัดเก็บและการจัดการภายในสถานที่ การดำเนินการตามคำสั่งซื้อขาออก และการไหลย้อนกลับ เช่น การส่งคืนสินค้า ขอบเขตนี้สะท้อนกิจกรรมการจัดการโลจิสติกส์ที่กว้างขึ้นตามที่ Council of Supply Chain Management Professionals อธิบายไว้ ซึ่งรวมถึงการขนส่ง คลังสินค้า การจัดการวัสดุ การดำเนินการตามคำสั่งซื้อ การจัดการสินค้าคงคลัง และการไหลย้อนกลับ

ตารางต่อไปนี้จัดกลุ่มต้นทุนตามพื้นที่ปฏิบัติการเพื่อใช้ในการอธิบาย ไม่ใช่การจัดประเภททางบัญชีที่บังคับใช้ และธุรกิจแต่ละแห่งอาจจัดสรรค่าใช้จ่ายแตกต่างกัน

การกำหนดขอบเขตต้นทุนต้องใช้ความระมัดระวังเป็นพิเศษ ตัวอย่างเช่น ไม่ควรนับต้นทุนการใช้พื้นที่คลังสินค้าซ้ำทั้งในการจัดสรรต้นทุนการจัดเก็บและเป็นค่าใช้จ่ายแยกต่างหากในยอดรวมเดียวกัน นอกจากนี้ ควรแยกภาษีที่เรียกคืนได้ออกจากค่าใช้จ่ายที่เรียกคืนไม่ได้ตามหลักเกณฑ์ทางบัญชีและภาษีที่ใช้บังคับ

การควบคุมต้นทุนโลจิสติกส์ทำงานอย่างไร

1. กำหนดข้อกำหนดด้านบริการและขอบเขตต้นทุน

จุดเริ่มต้นคือข้อกำหนดการดำเนินงานที่ชัดเจน ได้แก่ สินค้าใดต้องเคลื่อนย้าย ระหว่างสถานที่ใด ปริมาณเท่าใด และภายใต้เงื่อนไขการจัดส่ง การจัดการ หรือการจัดเก็บแบบใด ข้อผูกพันด้านการจัดส่ง ความเปราะบางของสินค้า ข้อกำหนดด้านอุณหภูมิ และการจัดการสินค้าส่งคืนอาจทำให้ตัวเลือกที่เป็นไปได้เปลี่ยนแปลงไป บริการที่มีต้นทุนต่ำกว่าไม่ใช่ทางเลือกที่เทียบเท่ากัน หากไม่สามารถตอบสนองข้อกำหนดเหล่านั้นได้

ธุรกิจยังต้องกำหนดด้วยว่าการวิเคราะห์ครอบคลุมการจัดส่ง คำสั่งซื้อ สินค้า ลูกค้า เส้นทาง สถานที่ หรือช่วงเวลาการรายงาน วิธีนี้ช่วยป้องกันไม่ให้การประหยัดในกิจกรรมหนึ่งถูกเข้าใจผิดว่าเป็นการปรับปรุงการดำเนินงานทั้งหมด

2. จัดทำฐานต้นทุนที่สอดคล้องกัน

ฐานต้นทุนควรรวมบันทึกการดำเนินงานที่เกี่ยวข้องเข้ากับบันทึกทางการเงิน ข้อมูลที่เป็นประโยชน์ ได้แก่ ใบแจ้งหนี้จากผู้ขนส่ง น้ำหนักและขนาดการจัดส่ง บันทึกกิจกรรมคลังสินค้า การจัดซื้อบรรจุภัณฑ์ ยอดคงเหลือของสินค้าคงคลัง เอกสารศุลกากร และบันทึกการส่งคืน ควรกำหนดค่าใช้จ่ายให้อยู่ในช่วงเวลาเดียวกันและเชื่อมโยงกับกิจกรรมที่ก่อให้เกิดค่าใช้จ่ายนั้นเมื่อสามารถทำได้

ต้นทุนบางรายการไม่สามารถติดตามโดยตรงไปยังคำสั่งซื้อได้ ต้นทุนร่วมอาจต้องจัดสรรตามเกณฑ์ที่ระบุ เช่น พื้นที่จัดเก็บ เวลาในการจัดการ หรือจำนวนรายการในคำสั่งซื้อ วิธีการจัดสรรมีผลต่อผลลัพธ์ จึงควรแสดงให้เห็นอย่างชัดเจน แทนที่จะถือว่าเป็นคุณสมบัติเชิงวัตถุประสงค์ของการจัดส่งแต่ละรายการ

3. ระบุตัวขับเคลื่อนต้นทุนและกรณียกเว้น

ตัวขับเคลื่อนต้นทุนคือกิจกรรมหรือลักษณะที่เกี่ยวข้องกับต้นทุน ตัวอย่างเช่น ระยะทางการจัดส่ง ขนาดพัสดุ จำนวนขั้นตอนการหยิบ ระยะเวลาการจัดเก็บ และจำนวนครั้งที่พยายามจัดส่ง การตรวจสอบตัวขับเคลื่อนเหล่านี้ช่วยแยกแยะการเปลี่ยนแปลงของราคาออกจากการเปลี่ยนแปลงของความต้องการในการดำเนินงาน

ตัวอย่างเช่น การเพิ่มขึ้นของต้นทุนการจัดส่งเฉลี่ยอาจสะท้อนถึงปลายทางที่อยู่ห่างไกลมากขึ้นหรือพัสดุที่มีขนาดใหญ่ขึ้น ไม่ใช่อัตราพื้นฐานที่สูงขึ้น ควรตรวจสอบกรณียกเว้นในใบแจ้งหนี้ การเลือกบริการไม่ถูกต้อง การเรียกเก็บเงินซ้ำ และข้อผิดพลาดในการจัดการที่ป้องกันได้ แยกจากการเปลี่ยนแปลงที่ถูกต้องตามลักษณะการจัดส่ง

4. ประเมินทางเลือกในฐานะระบบ

การเปลี่ยนแปลงที่อาจทำได้ ได้แก่ การปรับบรรจุภัณฑ์ การรวมการจัดส่งที่เข้ากันได้ การปรับปริมาณการเติมสินค้า การเปลี่ยนขั้นตอนการทำงานในคลังสินค้า หรือการเลือกบริการขนส่งอื่นที่มีสิทธิ์ใช้ แต่ละทางเลือกควรได้รับการประเมินทั้งต้นทุนโดยตรงและผลกระทบที่เกิดขึ้นในส่วนอื่น

ตัวอย่างเช่น การรวมการจัดส่งอาจลดค่าใช้จ่ายด้านการขนส่ง แต่ทำให้สินค้าต้องรอนานขึ้นก่อนจัดส่ง การเติมสินค้าเป็นล็อตใหญ่ขึ้นอาจลดความถี่ในการสั่งซื้อ ขณะเดียวกันก็เพิ่มต้นทุนการถือครองสินค้าคงคลัง สิ่งเหล่านี้คือการแลกเปลี่ยน ไม่ใช่การประหยัดโดยอัตโนมัติ

5. ดำเนินการ ตรวจสอบ และทบทวน

การเปลี่ยนแปลงควรมีฐานข้อมูลที่จัดทำเป็นเอกสาร ผู้รับผิดชอบที่ชัดเจน และวิธีตรวจสอบผลลัพธ์ การตรวจสอบจะเปรียบเทียบต้นทุนจริงและผลลัพธ์ด้านบริการหลังการดำเนินการ โดยคำนึงถึงการเปลี่ยนแปลงของปริมาณคำสั่งซื้อ ประเภทสินค้า ปลายทาง และเงื่อนไขอื่นที่เกี่ยวข้อง การทบทวนอย่างต่อเนื่องช่วยระบุได้ว่าการประหยัดนั้นคงอยู่จริงหรือเพียงย้ายงานและค่าใช้จ่ายไปยังกิจกรรมอื่น

ตัวชี้วัดที่ใช้ติดตามต้นทุน

ไม่มีตัวชี้วัดใดเพียงตัวเดียวที่สะท้อนประสิทธิภาพด้านโลจิสติกส์ได้ทั้งหมด ชุดการวัดที่มีประโยชน์ควรจับคู่ตัวชี้วัดต้นทุนกับตัวชี้วัดด้านบริการและคุณภาพ คำจำกัดความด้านล่างเป็นตัวอย่างเชิงปฏิบัติ ไม่ใช่มาตรฐานการรายงานสากล

ตัวชี้วัดด้านบริการที่ใช้ประกอบอาจรวมถึงการจัดส่งตรงเวลาตามข้อผูกพันที่ระบุ ความถูกต้องของคำสั่งซื้อ อัตราความเสียหาย และความพร้อมของสินค้าคงคลัง การลดลงของต้นทุนต่อคำสั่งซื้อพร้อมกับการจัดส่งที่เสียหายมากขึ้นไม่ใช่หลักฐานเพียงพอว่าประสิทธิภาพด้านโลจิสติกส์ดีขึ้น นอกจากนี้ การเปรียบเทียบควรแยกต้นทุนคงที่ ซึ่งอาจไม่เปลี่ยนแปลงภายในช่วงกิจกรรมที่เกี่ยวข้อง ออกจากต้นทุนที่เปลี่ยนแปลงตามปริมาณงาน

การใช้งานในอีคอมเมิร์ซและการค้าข้ามพรมแดน

ในอีคอมเมิร์ซ คำสั่งซื้อของลูกค้าหนึ่งรายการอาจก่อให้เกิดการจัดส่งหลายครั้ง และการจัดส่งหนึ่งครั้งอาจนำไปสู่การส่งคืนในภายหลัง ดังนั้น การควบคุมต้นทุนจึงควรเชื่อมโยงบันทึกคำสั่งซื้อ การจัดส่ง ใบแจ้งหนี้ และการส่งคืน แทนที่จะถือว่าฉลากการจัดส่งขาออกแต่ละรายการเป็นต้นทุนการดำเนินการตามคำสั่งซื้อทั้งหมด คำมั่นสัญญาด้านการจัดส่งและนโยบายการส่งคืนก่อให้เกิดภาระผูกพันด้านบริการ ซึ่งต้องทำความเข้าใจต้นทุนการดำเนินงานที่เกี่ยวข้อง

การวิเคราะห์ข้ามพรมแดนเพิ่มคำถามเกี่ยวกับความรับผิดชอบและการประเมินราคา กฎ Incoterms ของ International Chamber of Commerce จัดสรรหน้าที่ ค่าใช้จ่าย และความเสี่ยงที่ระบุไว้ระหว่างผู้ขายและผู้ซื้อตามกฎที่เลือก กฎเหล่านี้ช่วยระบุว่าฝ่ายใดรับผิดชอบกิจกรรมการขนส่งหรือพิธีการศุลกากรบางรายการ แต่ไม่ได้กำหนดอัตราค่าระวางที่แท้จริงและไม่สามารถใช้แทนกฎหมายศุลกากรที่เกี่ยวข้อง

ต้องแยกมูลค่าศุลกากรออกจากการคำนวณต้นทุนภายในของธุรกิจด้วย ภายใต้กรอบการประเมินราคาศุลกากรของ WTO มูลค่าธุรกรรมเป็นพื้นฐานหลัก โดยอยู่ภายใต้เงื่อนไขและการปรับปรุงของความตกลง สเปรดชีตที่ระบุว่า “ต้นทุนถึงปลายทาง” ไม่ใช่วิธีประเมินราคาศุลกากรโดยตัวมันเอง ค่าระวาง ประกันภัย อากร ภาษี และค่าใช้จ่ายอื่นต้องได้รับการจัดการตามเขตอำนาจศาลที่เกี่ยวข้องและวัตถุประสงค์ของการคำนวณ

การปฏิบัติตามกฎระเบียบเป็นข้อจำกัดของการควบคุมต้นทุน ไม่ใช่ค่าใช้จ่ายทางเลือกที่สามารถหลีกเลี่ยงได้ การลดมูลค่าที่สำแดงโดยไม่มีพื้นฐานทางกฎหมายหรือใช้คำอธิบายสินค้าไม่ถูกต้องไม่ใช่เทคนิคการควบคุมต้นทุนที่ชอบด้วยกฎหมาย การตรวจสอบที่สามารถรองรับได้ควรตรวจสอบความถูกต้องของเอกสาร ความรับผิดชอบตามสัญญา การคำนวณค่าใช้จ่าย และขั้นตอนที่ใช้บังคับ

ตัวอย่างการตัดสินใจด้านการดำเนินงาน

สถานการณ์สมมติต่อไปนี้แสดงให้เห็นว่าการประเมินการควบคุมต้นทุนอาจแตกต่างจากการเลือกเพียงราคาที่เสนอให้ต่ำที่สุด

• การปรับบรรจุภัณฑ์: ผู้ค้าปลีกอาจทดสอบกล่องขนาดเล็กลงสำหรับสินค้า การประเมินควรรวมวัสดุบรรจุภัณฑ์ แรงงานบรรจุ กฎการคิดค่าขนส่งที่เกี่ยวข้อง และผลลัพธ์ด้านความเสียหาย ไม่ใช่พิจารณาเฉพาะต้นทุนการซื้อกล่อง
• การรวมสินค้าขาเข้า: ผู้นำเข้าอาจรวมคำสั่งซื้อที่เข้ากันได้ให้เป็นการเคลื่อนย้ายน้อยครั้งลง การประหยัดค่าขนส่งควรพิจารณาร่วมกับเวลารอ การจัดการเพิ่มเติม และข้อกำหนดด้านสินค้าคงคลัง
• การเปลี่ยนกระบวนการคลังสินค้า: การดำเนินการตามคำสั่งซื้ออาจเปลี่ยนตำแหน่งสินค้าเพื่อลดระยะทางในการหยิบสินค้า การประเมินควรพิจารณางานเติมสินค้า ความแออัด ความถูกต้องในการหยิบ และความพยายามในการดำเนินการ
• การจัดการสินค้าส่งคืน: ผู้ค้าอาจเปรียบเทียบทางเลือกในการตรวจสอบ ซ่อมแซม ขายต่อ รีไซเคิล และการจัดการอื่นที่ชอบด้วยกฎหมาย การตัดสินใจที่เหมาะสมขึ้นอยู่กับสภาพสินค้า มูลค่าที่คาดว่าจะกู้คืนได้ ค่าใช้จ่ายในการจัดการ และภาระผูกพันที่เกี่ยวข้อง

คำศัพท์ที่เกี่ยวข้องและความเข้าใจผิดที่พบบ่อย

ความเข้าใจผิดที่พบบ่อยคือ การใช้จ่ายที่ลดลงย่อมแสดงถึงการควบคุมที่ดีขึ้นเสมอ ค่าใช้จ่ายรวมอาจลดลงเนื่องจากมีการจัดส่งคำสั่งซื้อน้อยลง ขณะที่ต้นทุนต่อคำสั่งซื้อที่เทียบเคียงกันกลับเพิ่มขึ้น ในทางกลับกัน ค่าใช้จ่ายรวมที่สูงขึ้นอาจสอดคล้องกับประสิทธิภาพที่ดีขึ้นเมื่อปริมาณเพิ่มขึ้น อีกความเข้าใจผิดคือ ต้นทุนโลจิสติกส์ทั้งหมดสามารถหลีกเลี่ยงได้ทันที ค่าใช้จ่ายด้านสถานที่ที่ถูกจัดสรรไม่ได้หายไปโดยอัตโนมัติเมื่อยกเลิกการจัดส่งเพียงรายการเดียว

คำถามที่พบบ่อย

การควบคุมต้นทุนโลจิสติกส์เหมือนกับการลดอัตราค่าขนส่งหรือไม่?

ไม่ใช่ อัตราค่าขนส่งเป็นเพียงปัจจัยหนึ่ง การควบคุมต้นทุนโลจิสติกส์ยังพิจารณาการจัดเก็บ การจัดการ บรรจุภัณฑ์ การถือครองสินค้าคงคลัง การส่งคืน และผลลัพธ์ด้านบริการที่เกี่ยวข้องกับต้นทุนเหล่านั้น

ธุรกิจจะทราบได้อย่างไรว่าการประหยัดด้านโลจิสติกส์เป็นการประหยัดจริง?

ควรเปรียบเทียบต้นทุนบนพื้นฐานที่สอดคล้องกัน คำนึงถึงการเปลี่ยนแปลงของปริมาณงานและลักษณะการจัดส่ง และตรวจสอบว่าการเปลี่ยนแปลงนั้นก่อให้เกิดต้นทุนเพิ่มเติมหรือทำให้บริการในส่วนอื่นอ่อนแอลงหรือไม่

ควรรวมอะไรไว้ในต้นทุนโลจิสติกส์ต่อคำสั่งซื้อ?

การคำนวณควรรวมต้นทุนที่เกี่ยวข้องกับวัตถุประสงค์ที่ระบุไว้ อาจรวมการขนส่ง การดำเนินการตามคำสั่งซื้อ บรรจุภัณฑ์ การจัดสรรต้นทุนการจัดเก็บ และการส่งคืน แต่ต้องระบุขอบเขตและวิธีการจัดสรรอย่างชัดเจน

กฎ Incoterms กำหนดต้นทุนโลจิสติกส์ทั้งหมดหรือไม่?

ไม่ใช่ กฎดังกล่าวจัดสรรความรับผิดชอบ ค่าใช้จ่าย และความเสี่ยงที่ระบุไว้ระหว่างผู้ซื้อและผู้ขาย ค่าใช้จ่ายจริงยังขึ้นอยู่กับธุรกรรม การจัดเตรียมบริการ และข้อกำหนดที่ใช้บังคับ

แหล่งข้อมูล

• Council of Supply Chain Management Professionals: คำจำกัดความและอภิธานศัพท์ SCM — สนับสนุนขอบเขตของการจัดการโลจิสติกส์ ซึ่งรวมถึงการไหลไปข้างหน้าและย้อนกลับ การขนส่ง การจัดเก็บ สินค้าคงคลัง และกิจกรรมการดำเนินการตามคำสั่งซื้อ
• International Chamber of Commerce: กฎ Incoterms — สนับสนุนคำอธิบายเกี่ยวกับความรับผิดชอบของผู้ซื้อและผู้ขาย รวมถึงการจัดสรรค่าใช้จ่ายและความเสี่ยงในการค้า
• World Trade Organization: ข้อมูลทางเทคนิคเกี่ยวกับการประเมินราคาศุลกากร — สนับสนุนการแยกความแตกต่างระหว่างการประเมินราคาศุลกากรและการคำนวณต้นทุนโลจิสติกส์ภายใน รวมถึงกรอบการประเมินตามมูลค่าธุรกรรม