Контрол на логистичните разходи
Какво представлява контролът на логистичните разходи?
Контролът на логистичните разходи е процесът на измерване, планиране, наблюдение и управление на разходите за преместване, съхранение, обработка и връщане на стоки при спазване на определените изисквания за обслужване. В логистиката, електронната търговия и трансграничната търговия той свързва решенията за разходите с оперативни резултати като точност на поръчките, надеждност на доставките, наличност на запасите и предотвратяване на повреди. Целта му не е просто да се постигне най-ниската транспортна тарифа, а да се управляват общите разходи за предоставяне на договореното ниво на обслужване.
Терминът описва управленска практика, а не единна стандартизирана счетоводна мярка. Обхватът му зависи от бизнеса: една организация може да се съсредоточи върху транспорта и складирането, докато друга включва и разходите за поддържане на запасите, митническата администрация, изпълнението на поръчките и връщанията. Сравненията са смислени само когато включените разходи, отчетният период и изискванията за обслужване са ясни.
Обхват в логистичния процес
Контролът на логистичните разходи се прилага за входящите движения от доставчици, съхранението и обработката в съоръженията, изпълнението на изходящи поръчки и обратните потоци, като връщанията. Този обхват отразява по-широките дейности по управление на логистиката, описани от Council of Supply Chain Management Professionals, включително транспорт, складиране, обработка на материали, изпълнение на поръчки, управление на запасите и обратни потоци.
Следващата таблица групира разходите по оперативни области с обяснителна цел. Тя не представлява задължителна счетоводна класификация и отделните предприятия могат да разпределят разходите по различен начин.
| Оперативна област | Примери за разходи за разглеждане | Уместен въпрос за контрол |
|---|---|---|
| Транспорт | Транспортни такси, такси за пратки, горивни надбавки и допълнителни такси за услуги | Отговаря ли избраната услуга на изискванията за пратката при подходящи общи разходи? |
| Складиране и обработка | Използване на съоръженията, приемане, съхранение, комплектоване, опаковане и оборудване | Как оформлението, натоварването и използването на капацитета влияят върху разходите за обработка? |
| Поддържане на запасите | Капитал, вложен в запасите, застраховка, влошаване и остаряване | Балансира ли политиката за запасите наличността спрямо разходите за поддържането им? |
| Опаковане | Кашони, защитни материали, труд за опаковане и транспортни такси, свързани с опаковките | Защитава ли опаковката стоките без ненужен материал или обем на пратката? |
| Трансгранична обработка | Брокерски услуги, документация, услуги, свързани с митническо оформяне, и приложими мита или данъци | Правилно ли са разпределени таксите и основават ли се на точна информация за сделката? |
| Връщания и изключения | Транспорт при връщане, проверка, повторна обработка, повторна доставка и администриране на рекламации | Кои разходи произтичат от предотвратими грешки и кои са присъщи на предлаганата услуга? |
Границите на разходите изискват особено внимание. Например разходите за използване на складови площи не трябва да се отчитат едновременно като разпределени разходи за съхранение и отново като отделен разход в същата обща сума. По същия начин възстановимите данъци трябва да се разграничават от невъзстановимите разходи съгласно приложимото счетоводно и данъчно третиране.
Как работи контролът на логистичните разходи
1. Определете изискването за обслужване и границите на разходите
Началната точка е ясно определено оперативно изискване: кои стоки трябва да бъдат преместени, между кои места, в какви количества и при какви условия за доставка, обработка или съхранение. Ангажиментите за доставка, чупливостта на продукта, температурните изисквания и условията за връщане могат да променят възможните варианти. Услуга с по-ниска цена не е равностойна алтернатива, ако не може да изпълни тези изисквания.
Предприятието също така определя дали анализът обхваща пратка, поръчка, продукт, клиент, маршрут, съоръжение или отчетен период. Това предотвратява погрешното възприемане на ограничена икономия в една дейност като подобрение за цялата операция.
2. Установете последователна базова стойност на разходите
Базовата стойност съчетава съответните оперативни и финансови записи. Полезните входни данни включват фактури от превозвачи, тегла и размери на пратките, записи за складови дейности, покупки на опаковки, салда на запасите, митнически документи и записи за връщания. Таксите трябва да се отнасят към последователен период и, когато е практично, да се свързват с дейността, която ги е породила.
Не всеки разход може да бъде проследен директно до дадена поръчка. Общите разходи може да изискват разпределение по посочена база, като складова площ, време за обработка или брой редове в поръчките. Методът на разпределение влияе върху резултата, затова трябва да остане видим, вместо да се третира като обективно свойство на всяка пратка.
3. Идентифицирайте факторите за разходите и изключенията
Факторът за разходите е дейност или характеристика, свързана с даден разход. Примери са разстоянието на пратката, размерите на пакета, броят на стъпките при комплектоване, продължителността на съхранение и опитите за доставка. Изследването на тези фактори помага да се разграничи промяната в цената от промяната в оперативното търсене.
Например увеличението на средните разходи за доставка може да отразява повече отдалечени дестинации или по-големи пратки, а не по-висока базова тарифа. Изключенията във фактурите, неправилният избор на услуга, дублираните такси и предотвратимите грешки при обработката трябва да се изследват отделно от легитимните промени в състава на пратките.
4. Оценявайте алтернативите като система
Потенциалните промени могат да включват коригиране на опаковките, консолидиране на съвместими пратки, преразглеждане на количествата за попълване на запасите, промяна на складовите работни процеси или избор на друга допустима транспортна услуга. Всеки вариант трябва да се оценява както спрямо прекия му разход, така и спрямо последиците му за останалите дейности.
Например консолидирането може да намали транспортните разходи, но да изисква стоките да изчакват по-дълго преди изпращане. По-големите партиди за попълване могат да намалят честотата на поръчване, като същевременно увеличат разходите за поддържане на запасите. Това са компромиси, а не автоматични икономии.
5. Внедрявайте, проверявайте и преглеждайте
Всяка промяна трябва да има документирана базова стойност, отговорно лице и метод за проверка на резултатите. Проверката сравнява действителните разходи и резултатите от обслужването след внедряването, като отчита промените в обема на поръчките, продуктовия състав, дестинациите и други релевантни условия. Повторният преглед помага да се установи дали икономията се запазва или просто прехвърля работата и разходите към друга дейност.
Показатели, използвани за наблюдение на разходите
Нито един показател не обхваща цялостно логистичните резултати. Полезният набор от измервания съчетава показатели за разходите с показатели за обслужването и качеството. Дефинициите по-долу са практически примери и не представляват универсален стандарт за отчетност.
| Показател | Примерно изчисление или основа | Ограничение при тълкуването |
|---|---|---|
| Логистични разходи на поръчка | Определените логистични разходи, разделени на броя поръчки в обхвата | Размерът на поръчката, разделените пратки и методите на разпределение влияят върху сравненията. |
| Транспортни разходи на пратка | Транспортните такси в обхвата, разделени на броя пратки | Трябва да се вземат предвид разстоянието, теглото, размерите и нивото на услугата. |
| Разходи за изпълнение на поръчка | Определените разходи за изпълнение, разделени на изпълнените поръчки | Посочете дали са включени съхранението, опаковането и изходящият транспорт. |
| Логистични разходи като процент от продажбите | Определените логистични разходи, разделени на приходите от продажби и умножени по 100 | Промените в продажната цена могат да изменят съотношението, без да променят оперативната ефективност. |
| Разходи на върната единица | Определените разходи за обработка на връщанията, разделени на върнатите единици | Състоянието на продукта и необходимото последващо действие могат да променят усилията за обработка. |
Допълнителните показатели за обслужване могат да включват навременна доставка спрямо посочен ангажимент, точност на поръчките, честота на повредите и наличност на запасите. Намаляването на разходите на поръчка, придружено от повече повредени доставки, не е достатъчно доказателство за подобряване на логистичните резултати. Сравненията трябва също да разграничават постоянните разходи, които могат да останат непроменени в рамките на релевантен диапазон на дейността, от разходите, които се променят с натоварването.
Употреба в електронната търговия и трансграничната търговия
В електронната търговия една клиентска поръчка може да доведе до няколко пратки, а една пратка по-късно може да породи връщане. Затова контролът на разходите се подобрява чрез свързване на записите за поръчки, пратки, фактури и връщания, вместо всеки изходящ етикет да се третира като пълната цена на изпълнението. Обещанията за доставка и политиките за връщане създават задължения за обслужване, чиито оперативни разходи трябва да бъдат разбрани.
Трансграничният анализ добавя въпроси относно отговорността и оценяването. Правилата Incoterms на International Chamber of Commerce разпределят определени задължения, разходи и рискове между продавачи и купувачи съгласно избраното правило. Те помагат да се установи коя страна отговаря за конкретни транспортни или митнически дейности, но не предоставят действителната транспортна тарифа и не заменят приложимото митническо законодателство.
Митническата стойност също трябва да се разграничава от вътрешното изчисляване на разходите на предприятието. Съгласно рамката на WTO за митническо оценяване транзакционната стойност е основната база при спазване на условията и корекциите по споразумението. Таблица, обозначена като „стойност с доставка“, сама по себе си не е метод за митническо оценяване. Транспортът, застраховката, митата, данъците и другите такси трябва да се третират съгласно съответната юрисдикция и целта на изчислението.
Съответствието с изискванията е ограничение за контрола на разходите, а не незадължителен разход, който може да бъде заобиколен. Намаляването на декларираните стойности без законово основание или използването на неточни описания на стоките не е легитимна техника за контрол на разходите. Защитимият преглед вместо това проверява точността на документацията, договорните отговорности, изчисляването на таксите и приложимите процедури.
Илюстративни оперативни решения
Следващите хипотетични ситуации показват как оценката на контрола на разходите може да се различава от простия избор на най-ниската оферирана цена.
- Коригиране на опаковката: Търговец може да изпробва по-малък кашон за даден продукт. Оценката трябва да включва опаковъчните материали, усилията за опаковане, приложимите правила за изчисляване на транспортните такси и резултатите по отношение на повредите, а не само разходите за закупуване на кашона.
- Консолидиране на входящи пратки: Вносител може да обедини съвместими поръчки в по-малък брой движения. Всяка транспортна икономия трябва да се разглежда заедно с времето за изчакване, допълнителната обработка и изискванията за запасите.
- Промяна на складовия процес: Операция по изпълнение на поръчки може да промени местоположението на продуктите, за да намали разстоянието при комплектоване. Оценката трябва да отчита работата по попълване на запасите, задръстванията, точността на комплектоването и усилията за внедряване.
- Последващо действие при връщане: Търговец може да сравни проверка, ремонт, препродажба, рециклиране и други законосъобразни възможности. Подходящото решение зависи от състоянието на продукта, очакваното възстановяване на стойността, разходите за обработка и приложимите задължения.
Свързани термини и често срещани недоразумения
| Свързан термин | Връзка с контрола на логистичните разходи |
|---|---|
| Намаляване на разходите | Намаляване на разходите или разходите на единица. Контролът на разходите е по-широк и включва също бюджетиране, наблюдение и поддържане на разходите в обосновани граници. |
| Оптимизиране на разходите | Избор на комбинация от разходи и обслужване при определени ограничения. На практика терминът се припокрива с контрола на разходите. |
| Разходи за обслужване | Анализ на разходите, свързани с обслужването на клиент, продукт, канал или сегмент. Той може да подпомага логистичните решения, но може да включва и нелогистични дейности. |
| Стойност с доставка | Изчисление на разходите, свързани с доставянето на стоки до определена дестинация. Включените компоненти трябва да бъдат посочени изрично. |
| Одит на товарните превози | Преглед на транспортните такси спрямо съответната информация за пратките и договорените условия. Това е една контролна дейност, а не целият процес на контрол на разходите. |
Често срещано недоразумение е, че по-ниските разходи винаги показват по-добър контрол. Общите разходи могат да намалеят, защото са изпратени по-малко поръчки, докато разходите на сравнима поръчка се увеличават. Обратно, по-високите общи разходи могат да са съвместими с подобрена ефективност при увеличаване на обема. Друго недоразумение е, че всички логистични разходи могат да бъдат избегнати незабавно: разпределеният разход за съоръжение не изчезва непременно, когато една пратка бъде премахната.
Въпроси и отговори
Контролът на логистичните разходи същото ли е като намаляване на транспортните тарифи?
Не. Транспортните тарифи са само един от входните фактори. Контролът на логистичните разходи включва също съхранението, обработката, опаковането, поддържането на запасите, връщанията и резултатите от обслужването, свързани с тези разходи.
Как предприятието може да разбере дали дадена логистична икономия е реална?
То трябва да сравнява разходите на последователна база, да отчита промените в натоварването и характеристиките на пратките и да проверява дали промяната не създава допълнителни разходи или по-слабо обслужване на друго място.
Какво трябва да бъде включено в логистичните разходи на поръчка?
Изчислението трябва да включва разходите, релевантни за посочената му цел. Могат да бъдат включени транспортът, изпълнението, опаковането, разпределените разходи за съхранение и връщанията, но границите и методите на разпределение трябва да бъдат изрично посочени.
Правилата Incoterms определят ли общите логистични разходи?
Не. Те разпределят определени отговорности, разходи и рискове между купувача и продавача. Действителните такси все пак зависят от сделката, договореностите за услугите и приложимите изисквания.
Източници
- Council of Supply Chain Management Professionals: Дефиниции и речник на термините в управлението на веригата на доставки — Подкрепя обхвата на управлението на логистиката, включително прямите и обратните потоци, транспорта, съхранението, запасите и дейностите по изпълнение.
- International Chamber of Commerce: Правила Incoterms — Подкрепя обяснението на отговорностите на купувача и продавача и разпределението на разходите и рисковете при търговия.
- World Trade Organization: Техническа информация за митническото оценяване — Подкрепя разграничението между митническото оценяване и вътрешните изчисления на логистичните разходи, включително рамката на транзакционната стойност.
