Nadzor logističnih stroškov
Kaj je nadzor stroškov logistike?
Nadzor stroškov logistike je proces merjenja, načrtovanja, spremljanja in upravljanja stroškov premikanja, skladiščenja, ravnanja z blagom in vračil ob izpolnjevanju opredeljenih zahtev glede storitev. V logistiki, e-trgovini in čezmejni trgovini povezuje odločitve o porabi z operativnimi rezultati, kot so natančnost naročil, zanesljivost dostave, razpoložljivost zalog in preprečevanje poškodb. Njegov namen ni preprosto pridobiti najnižje prevozne cene, temveč upravljati skupne stroške zagotavljanja dogovorjene ravni storitev.
Izraz opisuje prakso upravljanja in ne enotnega standardiziranega računovodskega merila. Njegov obseg je odvisen od podjetja: ena organizacija se lahko osredotoči na prevoz in skladiščenje, druga pa vključuje tudi stroške financiranja zalog, carinsko administracijo, izpolnjevanje naročil in vračila. Primerjave so smiselne le, če so vključeni stroški, obdobje poročanja in zahteve glede storitev jasno opredeljeni.
Obseg v celotnem logističnem procesu
Nadzor stroškov logistike velja za vhodne premike od dobaviteljev, skladiščenje in ravnanje z blagom v objektih, izpolnjevanje izhodnih naročil ter povratne tokove, kot so vračila. Ta obseg odraža širše dejavnosti upravljanja logistike, ki jih opisuje Council of Supply Chain Management Professionals, vključno s prevozom, skladiščenjem, ravnanjem z materiali, izpolnjevanjem naročil, upravljanjem zalog in povratnimi tokovi.
Spodnja tabela zaradi pojasnila razvršča stroške po operativnih področjih. Ne gre za obvezno računovodsko klasifikacijo, posamezna podjetja pa lahko izdatke razporedijo drugače.
| Operativno področje | Primeri stroškov za pregled | Ustrezno vprašanje nadzora |
|---|---|---|
| Prevoz | Prevoznine, stroški paketov, doplačila za gorivo in dodatne pristojbine za storitve | Ali izbrana storitev izpolnjuje zahteve pošiljke ob primernih skupnih stroških? |
| Skladiščenje in ravnanje | Uporaba objektov, prevzem, skladiščenje, komisioniranje, pakiranje in oprema | Kako postavitev, obseg dela in izkoriščenost zmogljivosti vplivajo na stroške ravnanja? |
| Financiranje zalog | Kapital, vezan v zalogah, zavarovanje, kvarjenje in zastaranje | Ali politika zalog uravnoteža razpoložljivost s stroški financiranja zalog? |
| Pakiranje | Kartoni, zaščitni materiali, delo pri pakiranju in prevozni stroški, povezani s pakiranjem | Ali embalaža ščiti blago brez nepotrebne količine materiala ali obsega pošiljke? |
| Čezmejna obdelava | Carinsko posredovanje, dokumentacija, storitve, povezane s carinjenjem, ter veljavne dajatve ali davki | Ali so stroški pravilno pripisani in temeljijo na točnih podatkih o transakciji? |
| Vračila in izjeme | Povratni prevoz, pregled, ponovna obdelava, ponovna dostava in upravljanje zahtevkov | Kateri stroški nastanejo zaradi napak, ki bi se jim bilo mogoče izogniti, in kateri so neločljivo povezani s ponujeno storitvijo? |
Meje stroškov zahtevajo posebno pozornost. Stroškov uporabe skladišča na primer ne smemo vključiti tako v razporeditev skladiščenja kot še enkrat v ločen izdatek znotraj istega skupnega zneska. Prav tako je treba povračljive davke ločiti od nepovračljivih izdatkov v skladu z veljavno računovodsko in davčno obravnavo.
Kako deluje nadzor stroškov logistike
1. Opredelite zahtevo glede storitve in mejo stroškov
Izhodišče je opredeljena operativna zahteva: katero blago je treba premakniti, med katerimi lokacijami, v kakšnih količinah ter pod kakšnimi pogoji dostave, ravnanja ali skladiščenja. Zaveze glede dostave, krhkost izdelka, temperaturne zahteve in ureditve vračil lahko spremenijo izvedljive možnosti. Cenejša storitev ni enakovredna alternativa, če teh zahtev ne more izpolniti.
Podjetje določi tudi, ali analiza zajema pošiljko, naročilo, izdelek, stranko, pot, objekt ali obdobje poročanja. S tem prepreči, da bi ozko varčevanje pri eni dejavnosti napačno razumeli kot izboljšanje celotnega poslovanja.
2. Vzpostavite dosledno stroškovno osnovo
Osnova združuje ustrezne operativne in finančne evidence. Koristni vhodni podatki vključujejo račune prevoznikov, težo in mere pošiljk, evidence dejavnosti v skladišču, nakupe embalaže, stanja zalog, carinske dokumente in evidence vračil. Stroške je treba pripisati doslednemu obdobju in jih, kadar je praktično, povezati z dejavnostjo, ki jih je ustvarila.
Vsakega stroška ni mogoče neposredno slediti do naročila. Skupne stroške bo morda treba razporediti na podlagi, ki je jasno navedena, na primer glede na skladiščni prostor, čas ravnanja ali število postavk naročila. Metoda razporeditve vpliva na rezultat, zato mora ostati vidna in je ne smemo obravnavati kot objektivno lastnost posamezne pošiljke.
3. Opredelite dejavnike stroškov in izjeme
Dejavnik stroškov je dejavnost ali značilnost, povezana s stroškom. Primeri vključujejo razdaljo pošiljke, mere paketa, število korakov komisioniranja, trajanje skladiščenja in število poskusov dostave. Preučevanje teh dejavnikov pomaga ločiti spremembo cene od spremembe operativnega povpraševanja.
Povečanje povprečnih stroškov dostave lahko na primer odraža več oddaljenih destinacij ali večje pakete in ne višje osnovne cene. Izjeme na računih, napačna izbira storitve, podvojeni stroški in napake pri ravnanju, ki bi jih bilo mogoče preprečiti, je treba preučiti ločeno od legitimnih sprememb v sestavi pošiljk.
4. Ocenite alternative kot sistem
Možne spremembe lahko vključujejo prilagoditev embalaže, združevanje združljivih pošiljk, spremembo količin dopolnjevanja zalog, spremembo delovnih tokov v skladišču ali izbiro druge primerne prevozne storitve. Vsako možnost je treba oceniti glede na neposredne stroške in posledice drugje.
Združevanje lahko na primer zmanjša izdatke za prevoz, vendar zahteva daljše čakanje blaga pred odpremo. Večje serije dopolnjevanja lahko zmanjšajo pogostost naročanja, hkrati pa povečajo stroške financiranja zalog. To so kompromisi in ne samodejni prihranki.
5. Izvedite, preverite in preglejte
Sprememba mora imeti dokumentirano osnovo, odgovorno osebo in metodo preverjanja rezultatov. Preverjanje primerja dejanske stroške in rezultate storitve po izvedbi ter upošteva spremembe obsega naročil, sestave izdelkov, destinacij in drugih pomembnih pogojev. Ponavljajoči se pregledi pomagajo ugotoviti, ali se prihranek ohranja ali le prenaša delo in stroške na drugo dejavnost.
Merila za spremljanje stroškov
Noben posamezen kazalnik ne zajame celotne logistične uspešnosti. Uporaben sklop meril združuje kazalnike stroškov s kazalniki storitve in kakovosti. Spodnje opredelitve so praktični primeri in ne predstavljajo univerzalnega standarda poročanja.
| Merilo | Primer izračuna ali osnova | Omejitev razlage |
|---|---|---|
| Logistični strošek na naročilo | Opredeljeni logistični stroški, deljeni s številom naročil v obsegu | Velikost naročila, razdeljene pošiljke in metode razporeditve vplivajo na primerjave. |
| Strošek prevoza na pošiljko | Upoštevani stroški prevoza, deljeni s številom pošiljk | Upoštevati je treba razdaljo, težo, mere in raven storitve. |
| Strošek izpolnitve na naročilo | Opredeljeni stroški izpolnitve, deljeni s številom izpolnjenih naročil | Navesti je treba, ali so vključeni skladiščenje, pakiranje in izhodni prevoz. |
| Logistični strošek kot odstotek prodaje | Opredeljeni logistični stroški, deljeni s prihodki od prodaje in pomnoženi s 100 | Spremembe prodajne cene lahko spremenijo razmerje, ne da bi se spremenila operativna učinkovitost. |
| Strošek na vrnjeno enoto | Opredeljeni stroški obdelave vračil, deljeni s številom vrnjenih enot | Stanje izdelka in zahtevana nadaljnja obravnava lahko spremenita obseg obdelave. |
Dopolnilna merila storitve lahko vključujejo pravočasnost dostave glede na navedeno zavezo, natančnost naročil, pogostost poškodb in razpoložljivost zalog. Zmanjšanje stroška na naročilo, ki ga spremlja več poškodovanih dostav, ni zadosten dokaz izboljšane logistične uspešnosti. Primerjave morajo razlikovati tudi med fiksnimi stroški, ki lahko v ustreznem razponu dejavnosti ostanejo nespremenjeni, in stroški, ki se spreminjajo glede na obseg dela.
Uporaba v e-trgovini in čezmejni trgovini
V e-trgovini lahko eno naročilo stranke povzroči več pošiljk, pošiljka pa lahko pozneje ustvari vračilo. Nadzor stroškov zato pridobi zmožnost povezovanja evidenc naročil, pošiljk, računov in vračil, namesto da bi vsako izhodno nalepko obravnaval kot celoten strošek izpolnitve. Obljube glede dostave in politike vračil določajo obveznosti storitve, katerih operativne stroške je treba razumeti.
Čezmejna analiza odpira dodatna vprašanja glede odgovornosti in vrednotenja. Pravila Incoterms Mednarodne trgovinske zbornice dodeljujejo določene obveznosti, stroške in tveganja prodajalcem in kupcem v skladu z izbranim pravilom. Pomagajo ugotoviti, katera stranka je odgovorna za določene prevozne ali carinske dejavnosti, vendar ne določajo dejanske prevozne cene in ne nadomeščajo veljavne carinske zakonodaje.
Carinsko vrednost je treba ločiti tudi od notranjega izračuna stroškov podjetja. V okviru pravil STO o carinskem vrednotenju je transakcijska vrednost primarna osnova, ob upoštevanju pogojev in prilagoditev sporazuma. Preglednica z oznako »landed cost« sama po sebi ni metoda carinskega vrednotenja. Prevoz, zavarovanje, dajatve, davke in druge stroške je treba obravnavati v skladu z ustrezno jurisdikcijo in namenom izračuna.
Skladnost je omejitev nadzora stroškov in ne neobvezen izdatek, ki bi se mu bilo mogoče izogniti. Zmanjšanje prijavljenih vrednosti brez pravne podlage ali uporaba netočnih opisov blaga ni legitimna tehnika nadzora stroškov. Utemeljen pregled namesto tega preveri točnost dokumentacije, pogodbene odgovornosti, izračune stroškov in veljavne postopke.
Ponazoritvene operativne odločitve
Naslednje hipotetične situacije prikazujejo, kako se lahko ocena nadzora stroškov razlikuje od preproste izbire najnižje ponujene cene.
- Prilagoditev embalaže: Trgovec lahko preizkusi manjši karton za izdelek. Ocena mora vključevati embalažne materiale, trud pri pakiranju, veljavna pravila obračunavanja prevoza in rezultate glede poškodb, ne le stroška nakupa kartona.
- Združevanje vhodnih pošiljk: Uvoznik lahko združi združljiva naročila v manj premikov. Vsak prevozni prihranek je treba obravnavati skupaj s časom čakanja, dodatnim ravnanjem in zahtevami glede zalog.
- Sprememba skladiščnega procesa: Operacija izpolnitve lahko spremeni lokacije izdelkov, da zmanjša pot komisioniranja. Ocena mora upoštevati delo pri dopolnjevanju, zastoje, natančnost komisioniranja in napor, potreben za izvedbo.
- Nadaljnja obravnava vračil: Trgovec lahko primerja pregled, popravilo, ponovno prodajo, recikliranje in druge zakonite možnosti nadaljnje obravnave. Ustrezna odločitev je odvisna od stanja izdelka, pričakovane povrnitve vrednosti, stroškov ravnanja in veljavnih obveznosti.
Povezani izrazi in pogosti nesporazumi
| Povezani izraz | Razmerje do nadzora stroškov logistike |
|---|---|
| Znižanje stroškov | Zmanjšanje izdatkov ali stroška na enoto. Nadzor stroškov je širši in vključuje tudi pripravo proračuna, spremljanje ter ohranjanje stroškov znotraj upravičenih omejitev. |
| Optimizacija stroškov | Izbira kombinacije stroškov in storitve v okviru opredeljenih omejitev. V praksi se izraz prekriva z nadzorom stroškov. |
| Strošek oskrbe | Analiza stroškov, povezanih z oskrbo stranke, izdelka, kanala ali segmenta. Lahko pomaga pri logističnih odločitvah, vendar lahko vključuje tudi nelogistične dejavnosti. |
| Landed cost | Izračun stroškov, povezanih s prevozom blaga do določene destinacije. Vključene sestavine morajo biti izrecno navedene. |
| Revizija prevoznin | Pregled prevoznih stroškov glede na ustrezne podatke o pošiljki in dogovorjene pogoje. Gre za eno nadzorno dejavnost in ne za celoten proces nadzora stroškov. |
Pogost nesporazum je, da nižji izdatki vedno kažejo na boljši nadzor. Skupni izdatki se lahko zmanjšajo, ker je bilo odpremljenih manj naročil, medtem ko se strošek na primerljivo naročilo poveča. Nasprotno so lahko višji skupni izdatki skladni z izboljšano učinkovitostjo, kadar se obseg poveča. Drug nesporazum je, da se je vsem logističnim stroškom mogoče takoj izogniti: razporejeni strošek objekta ne izgine nujno, ko odstranimo eno samo pošiljko.
POGOSTA VPRAŠANJA
Ali je nadzor stroškov logistike enak znižanju prevoznih cen?
Ne. Prevozne cene so le en vhodni podatek. Nadzor stroškov logistike upošteva tudi skladiščenje, ravnanje, pakiranje, financiranje zalog, vračila in rezultate storitev, povezane s temi stroški.
Kako lahko podjetje ugotovi, ali je logistični prihranek resničen?
Stroške mora primerjati na dosledni podlagi, upoštevati spremembe obsega dela in značilnosti pošiljk ter preveriti, ali sprememba ustvarja dodatne stroške ali slabšo storitev drugje.
Kaj je treba vključiti v logistični strošek na naročilo?
Izračun mora vključevati stroške, pomembne za njegov navedeni namen. Vključeni so lahko prevoz, izpolnitev, pakiranje, razporeditve skladiščenja in vračila, vendar morajo biti meje in metode razporeditve izrecno navedene.
Ali pravila Incoterms določajo skupne logistične stroške?
Ne. Dodeljujejo določene odgovornosti, stroške in tveganja med kupcem in prodajalcem. Dejanski stroški so še vedno odvisni od transakcije, ureditev storitev in veljavnih zahtev.
Viri
- Council of Supply Chain Management Professionals: SCM Definitions and Glossary of Terms — Podpira obseg upravljanja logistike, vključno s prednjimi in povratnimi tokovi, prevozom, skladiščenjem, zalogami in dejavnostmi izpolnitve.
- International Chamber of Commerce: Incoterms Rules — Podpira razlago odgovornosti kupca in prodajalca ter razporeditve stroškov in tveganj v trgovini.
- World Trade Organization: Technical Information on Customs Valuation — Podpira razlikovanje med carinskim vrednotenjem in notranjimi izračuni logističnih stroškov, vključno z okvirom transakcijske vrednosti.
