Kontrolli i kostove të logjistikës
Çfarë është kontrolli i kostove të logjistikës?
Kontrolli i kostove të logjistikës është procesi i matjes, planifikimit, monitorimit dhe menaxhimit të kostove të lëvizjes, ruajtjes, trajtimit dhe kthimit të mallrave, duke përmbushur kërkesat e përcaktuara të shërbimit. Në logjistikë, tregtinë elektronike dhe tregtinë ndërkufitare, ai lidh vendimet e shpenzimeve me rezultatet operacionale, si saktësia e porosive, besueshmëria e dorëzimit, disponueshmëria e inventarit dhe parandalimi i dëmtimeve. Qëllimi i tij nuk është thjesht të sigurojë tarifën më të ulët të transportit, por të menaxhojë koston totale të ofrimit të një niveli të dakorduar shërbimi.
Termi përshkruan një praktikë menaxhimi dhe jo një masë të vetme të standardizuar kontabël. Fusha e tij varet nga biznesi: një organizatë mund të fokusohet te transporti dhe magazinimi, ndërsa një tjetër mund të përfshijë edhe kostot e mbajtjes së inventarit, administrimin doganor, përmbushjen e porosive dhe kthimet. Krahasimet kanë kuptim vetëm kur kostot e përfshira, periudha e raportimit dhe kërkesat e shërbimit janë të qarta.
Fusha përgjatë procesit logjistik
Kontrolli i kostove të logjistikës zbatohet për lëvizjet hyrëse nga furnizuesit, ruajtjen dhe trajtimin brenda objekteve, përmbushjen e porosive dalëse dhe flukset e kundërta, si kthimet. Kjo fushë pasqyron aktivitetet më të gjera të menaxhimit të logjistikës të përshkruara nga Council of Supply Chain Management Professionals, duke përfshirë transportin, magazinimin, trajtimin e materialeve, përmbushjen e porosive, menaxhimin e inventarit dhe flukset e kundërta.
Tabela e mëposhtme i grupon kostot sipas fushës operacionale për qëllime shpjeguese. Ajo nuk është një klasifikim i detyrueshëm kontabël dhe bizneset individuale mund t'i alokojnë shpenzimet ndryshe.
| Fusha operacionale | Shembuj kostosh për t'u shqyrtuar | Pyetje përkatëse e kontrollit |
|---|---|---|
| Transporti | Tarifat e transportit, tarifat e pakove, shtesat e karburantit dhe tarifat shtesë të shërbimit | A i përmbush shërbimi i zgjedhur kërkesat e dërgesës me një kosto totale të përshtatshme? |
| Magazinimi dhe trajtimi | Zënia e objektit, pranimi, ruajtja, përzgjedhja, paketimi dhe pajisjet | Si ndikojnë konfigurimi, ngarkesa e punës dhe përdorimi i kapacitetit në koston e trajtimit? |
| Mbajtja e inventarit | Kapitali i bllokuar në stok, sigurimi, dëmtimi dhe vjetërsimi | A e balancon politika e inventarit disponueshmërinë me kostot e mbajtjes? |
| Paketimi | Kutitë, materialet mbrojtëse, puna e paketimit dhe tarifat e transportit që lidhen me paketimin | A i mbron paketimi mallrat pa material ose vëllim të panevojshëm të dërgesës? |
| Përpunimi ndërkufitar | Ndërmjetësimi doganor, dokumentacioni, shërbimet që lidhen me zhdoganimin dhe detyrimet ose taksat e zbatueshme | A janë tarifat të atribuuara saktë dhe të bazuara në informacion të saktë të transaksionit? |
| Kthimet dhe përjashtimet | Transporti i kthimeve, inspektimi, ripërpunimi, ridërgimi dhe administrimi i kërkesave | Cilat kosto lindin nga gabime të shmangshme dhe cilat janë të qenësishme në shërbimin e ofruar? |
Kufijtë e kostove kërkojnë kujdes të veçantë. Për shembull, kostot e zënies së magazinës nuk duhet të numërohen si në një alokim magazinimi, ashtu edhe përsëri si shpenzim i veçantë në të njëjtin total. Po kështu, taksat e rikuperueshme duhet të dallohen nga shpenzimet e parikuperueshme sipas trajtimit të zbatueshëm kontabël dhe tatimor.
Si funksionon kontrolli i kostove të logjistikës
1. Përcaktoni kërkesën e shërbimit dhe kufirin e kostos
Pika fillestare është një kërkesë e përcaktuar operacionale: cilat mallra duhet të lëvizin, ndërmjet cilave vendndodhje, në çfarë sasish dhe në çfarë kushtesh dorëzimi, trajtimi ose ruajtjeje. Angazhimet e dorëzimit, brishtësia e produktit, kërkesat për temperaturën dhe marrëveshjet e kthimit mund të ndryshojnë opsionet e realizueshme. Një shërbim me kosto më të ulët nuk është alternativë e barasvlershme nëse nuk mund t'i përmbushë këto kërkesa.
Biznesi përcakton gjithashtu nëse analiza mbulon një dërgesë, porosi, produkt, klient, itinerar, objekt ose periudhë raportimi. Kjo parandalon që një kursim i ngushtë në një aktivitet të merret gabimisht si përmirësim në të gjithë operacionin.
2. Krijoni një bazë të qëndrueshme të kostove
Një bazë kombinon të dhënat përkatëse operacionale me të dhënat financiare. Hyrjet e dobishme përfshijnë faturat e transportuesve, peshat dhe përmasat e dërgesave, regjistrat e aktiviteteve të magazinës, blerjet e paketimit, bilancet e inventarit, dokumentet doganore dhe regjistrat e kthimeve. Tarifat duhet t'i caktohen një periudhe të qëndrueshme dhe të lidhen me aktivitetin që i ka gjeneruar, kur kjo është praktike.
Jo çdo kosto mund të gjurmohet drejtpërdrejt te një porosi. Kostot e përbashkëta mund të kërkojnë alokim duke përdorur një bazë të deklaruar, si hapësira e magazinimit, koha e trajtimit ose linjat e porosive. Metoda e alokimit ndikon në rezultat, prandaj duhet të mbetet e dukshme dhe jo të trajtohet si një karakteristikë objektive e çdo dërgese.
3. Identifikoni faktorët nxitës të kostove dhe përjashtimet
Një faktor nxitës i kostos është një aktivitet ose karakteristikë e lidhur me një kosto. Shembujt përfshijnë distancën e dërgesës, përmasat e pakos, numrin e hapave të përzgjedhjes, kohëzgjatjen e ruajtjes dhe përpjekjet për dorëzim. Shqyrtimi i këtyre faktorëve ndihmon në dallimin e një ndryshimi çmimi nga një ndryshim në kërkesën operacionale.
Për shembull, rritja e kostos mesatare të dorëzimit mund të pasqyrojë më shumë destinacione të largëta ose pako më të mëdha, në vend të një tarife bazë më të lartë. Përjashtimet në fatura, zgjedhjet e pasakta të shërbimit, tarifat e dyfishta dhe gabimet e parandalueshme të trajtimit duhet të hetohen veçmas nga ndryshimet e ligjshme në përbërjen e dërgesave.
4. Vlerësoni alternativat si sistem
Ndryshimet e mundshme mund të përfshijnë përshtatjen e paketimit, konsolidimin e dërgesave të pajtueshme, rishikimin e sasive të rimbushjes, ndryshimin e proceseve të punës në magazinë ose zgjedhjen e një shërbimi tjetër të përshtatshëm transporti. Çdo opsion duhet të vlerësohet si kundrejt kostos së drejtpërdrejtë, ashtu edhe kundrejt pasojave të tij diku tjetër.
Për shembull, konsolidimi mund të ulë shpenzimet e transportit, por të kërkojë që mallrat të presin më gjatë para dërgimit. Partitë më të mëdha të rimbushjes mund të ulin shpeshtësinë e porosive, ndërsa rrisin kostot e mbajtjes së inventarit. Këto janë kompromise dhe jo kursime automatike.
5. Zbatoni, verifikoni dhe rishikoni
Një ndryshim duhet të ketë një bazë të dokumentuar, një përgjegjës të caktuar dhe një metodë për kontrollin e rezultateve. Verifikimi krahason kostot reale dhe rezultatet e shërbimit pas zbatimit, duke lejuar ndryshimet në vëllimin e porosive, përbërjen e produkteve, destinacionet dhe kushtet e tjera përkatëse. Rishikimi i përsëritur ndihmon në përcaktimin nëse një kursim zgjat apo thjesht transferon punën dhe shpenzimin te një aktivitet tjetër.
Masat e përdorura për monitorimin e kostove
Asnjë tregues i vetëm nuk kap performancën logjistike. Një grup i dobishëm matjesh kombinon treguesit e kostos me treguesit e shërbimit dhe cilësisë. Përkufizimet më poshtë janë shembuj praktikë; ato nuk janë një standard universal raportimi.
| Masa | Llogaritje ose bazë shembull | Kufizimi i interpretimit |
|---|---|---|
| Kostoja logjistike për porosi | Kostot e përcaktuara logjistike pjesëtuar me numrin e porosive në fushën e analizës | Madhësia e porosisë, dërgesat e ndara dhe metodat e alokimit ndikojnë në krahasime. |
| Kostoja e transportit për dërgesë | Tarifat e transportit në fushën e analizës pjesëtuar me numrin e dërgesave | Duhet të merren parasysh distanca, pesha, përmasat dhe niveli i shërbimit. |
| Kostoja e përmbushjes për porosi | Shpenzimet e përcaktuara të përmbushjes pjesëtuar me porositë e përmbushura | Duhet të deklarohet nëse përfshihen ruajtja, paketimi dhe transporti dalës. |
| Kostoja logjistike si përqindje e shitjeve | Kostot e përcaktuara logjistike pjesëtuar me të ardhurat nga shitjet, shumëzuar me 100 | Ndryshimet në çmimin e shitjes mund të ndryshojnë raportin pa ndryshuar efikasitetin operacional. |
| Kostoja për njësi të kthyer | Kostot e përcaktuara të përpunimit të kthimeve pjesëtuar me njësitë e kthyera | Gjendja e produktit dhe trajtimi i kërkuar mund të ndryshojnë përpjekjen e përpunimit. |
Masat mbështetëse të shërbimit mund të përfshijnë dorëzimin në kohë kundrejt një angazhimi të deklaruar, saktësinë e porosive, incidencën e dëmtimeve dhe disponueshmërinë e inventarit. Një ulje e kostos për porosi e shoqëruar me më shumë dorëzime të dëmtuara nuk është dëshmi e mjaftueshme e përmirësimit të performancës logjistike. Krahasimet duhet të dallojnë gjithashtu kostot fikse, të cilat mund të mbeten të pandryshuara brenda një intervali përkatës aktiviteti, nga kostot që ndryshojnë sipas ngarkesës së punës.
Përdorimi në tregtinë elektronike dhe tregtinë ndërkufitare
Në tregtinë elektronike, një porosi klienti mund të prodhojë disa dërgesa dhe një dërgesë mund të gjenerojë më vonë një kthim. Prandaj, kontrolli i kostove përfiton nga lidhja e regjistrave të porosive, dërgesave, faturave dhe kthimeve, në vend që çdo etiketë dalëse të trajtohet si kostoja e plotë e përmbushjes. Premtimet e dorëzimit dhe politikat e kthimit përcaktojnë detyrimet e shërbimit, kostot operacionale të të cilave duhet të kuptohen.
Analiza ndërkufitare shton pyetje rreth përgjegjësisë dhe vlerësimit. Rregullat Incoterms të International Chamber of Commerce caktojnë detyrime, kosto dhe rreziqe të specifikuara ndërmjet shitësve dhe blerësve sipas rregullit të zgjedhur. Ato ndihmojnë në identifikimin e palës përgjegjëse për aktivitete të veçanta transporti ose zhdoganimi, por nuk ofrojnë tarifën reale të transportit dhe nuk zëvendësojnë ligjin doganor të zbatueshëm.
Vlera doganore duhet të dallohet gjithashtu nga llogaritja e kostos së brendshme të biznesit. Sipas kuadrit të vlerësimit doganor të WTO, vlera e transaksionit është baza kryesore, në varësi të kushteve dhe rregullimeve të marrëveshjes. Një tabelë e emërtuar “kosto e mbërritjes” nuk është, në vetvete, një metodë vlerësimi doganor. Transporti, sigurimi, detyrimet, taksat dhe tarifat e tjera duhet të trajtohen sipas juridiksionit përkatës dhe qëllimit të llogaritjes.
Pajtueshmëria është një kufizim i kontrollit të kostove dhe jo një shpenzim opsional që mund të anashkalohet. Ulja e vlerave të deklaruara pa bazë ligjore ose përdorimi i përshkrimeve të pasakta të mallrave nuk është teknikë legjitime e kontrollit të kostove. Një rishikim i mbështetshëm kontrollon në vend të kësaj saktësinë e dokumentacionit, përgjegjësitë kontraktuale, llogaritjet e tarifave dhe procedurat e zbatueshme.
Vendime ilustruese operacionale
Situatat hipotetike të mëposhtme tregojnë se si një vlerësim i kontrollit të kostove mund të ndryshojë nga zgjedhja e thjeshtë e çmimit më të ulët të kuotuar.
- Përshtatja e paketimit: Një shitës me pakicë mund të testojë një kuti më të vogël për një produkt. Vlerësimi duhet të përfshijë materialet e paketimit, përpjekjen e paketimit, rregullat e zbatueshme të tarifimit të transportit dhe rezultatet e dëmtimeve, jo vetëm koston e blerjes së kutisë.
- Konsolidimi hyrës: Një importues mund të bashkojë porosi të pajtueshme në më pak lëvizje. Çdo kursim transporti duhet të shqyrtohet së bashku me kohën e pritjes, trajtimin shtesë dhe kërkesat e inventarit.
- Ndryshimi i procesit të magazinës: Një operacion përmbushjeje mund të ndryshojë vendndodhjet e produkteve për të reduktuar lëvizjen gjatë përzgjedhjes. Vlerësimi duhet të marrë parasysh punën e rimbushjes, mbingarkesën, saktësinë e përzgjedhjes dhe përpjekjen e zbatimit.
- Trajtimi i kthimit: Një tregtar mund të krahasojë inspektimin, riparimin, rishitjen, riciklimin dhe opsione të tjera të ligjshme të trajtimit. Vendimi i përshtatshëm varet nga gjendja e produktit, rikuperimi i pritshëm, shpenzimi i trajtimit dhe detyrimet e zbatueshme.
Termat përkatës dhe keqkuptimet e zakonshme
| Termi përkatës | Marrëdhënia me kontrollin e kostove të logjistikës |
|---|---|
| Reduktimi i kostove | Një ulje e shpenzimeve ose kostos për njësi. Kontrolli i kostove është më i gjerë dhe përfshin gjithashtu buxhetimin, monitorimin dhe mbajtjen e kostove brenda kufijve të justifikuar. |
| Optimizimi i kostove | Zgjedhja e një kombinimi kosto-shërbim nën kufizime të përcaktuara. Në praktikë, termi mbivendoset me kontrollin e kostove. |
| Kostoja e shërbimit | Analiza e kostove të lidhura me shërbimin ndaj një klienti, produkti, kanali ose segmenti. Ajo mund të informojë vendimet logjistike, por mund të përfshijë aktivitete jo-logjistike. |
| Kostoja e mbërritjes | Një llogaritje e kostove që lidhen me sjelljen e mallrave në një destinacion të caktuar. Përbërësit e përfshirë duhet të deklarohen në mënyrë të qartë. |
| Auditimi i transportit | Rishikimi i tarifave të transportit kundrejt informacionit përkatës të dërgesës dhe kushteve të dakordësuara. Ai është një aktivitet kontrolli dhe jo i gjithë procesi i kontrollit të kostove. |
Një keqkuptim i zakonshëm është se shpenzimet më të ulëta tregojnë gjithmonë kontroll më të mirë. Shpenzimet totale mund të ulen sepse janë dërguar më pak porosi, ndërsa kostoja për porosi të krahasueshme rritet. Në të kundërt, shpenzimet totale më të larta mund të jenë në përputhje me efikasitetin e përmirësuar kur vëllimi rritet. Një keqkuptim tjetër është se të gjitha kostot logjistike mund të shmangen menjëherë: një shpenzim i alokuar i objektit nuk zhduket domosdoshmërisht kur hiqet një dërgesë e vetme.
Pyetje dhe përgjigje
A është kontrolli i kostove të logjistikës i njëjtë me uljen e tarifave të transportit?
Jo. Tarifat e transportit janë një element. Kontrolli i kostove të logjistikës merr parasysh gjithashtu ruajtjen, trajtimin, paketimin, mbajtjen e inventarit, kthimet dhe rezultatet e shërbimit që lidhen me këto kosto.
Si mund ta kuptojë një biznes nëse një kursim logjistik është real?
Ai duhet të krahasojë kostot mbi një bazë të qëndrueshme, të marrë parasysh ndryshimet në ngarkesën e punës dhe karakteristikat e dërgesave dhe të kontrollojë nëse ndryshimi krijon kosto shtesë ose shërbim më të dobët diku tjetër.
Çfarë duhet të përfshihet në koston logjistike për porosi?
Llogaritja duhet të përfshijë kostot përkatëse për qëllimin e deklaruar. Mund të përfshihen transporti, përmbushja, paketimi, alokimet e magazinimit dhe kthimet, por kufijtë dhe metodat e alokimit duhet të jenë të qarta.
A përcaktojnë rregullat Incoterms koston totale të logjistikës?
Jo. Ato shpërndajnë përgjegjësi, kosto dhe rreziqe të specifikuara ndërmjet blerësit dhe shitësit. Tarifat reale ende varen nga transaksioni, marrëveshjet e shërbimit dhe kërkesat e zbatueshme.
Burimet
- Council of Supply Chain Management Professionals: Përkufizime dhe fjalor i termave të SCM — Mbështet fushën e menaxhimit të logjistikës, duke përfshirë flukset përpara dhe të kundërta, transportin, ruajtjen, inventarin dhe aktivitetet e përmbushjes.
- International Chamber of Commerce: Rregullat Incoterms — Mbështet shpjegimin e përgjegjësive të blerësit dhe shitësit dhe shpërndarjen e kostove dhe rreziqeve në tregti.
- World Trade Organization: Informacion teknik mbi vlerësimin doganor — Mbështet dallimin ndërmjet vlerësimit doganor dhe llogaritjeve të brendshme të kostove logjistike, duke përfshirë kuadrin e vlerës së transaksionit.
