Κωδικοποίηση εμπορευμάτων

Τι είναι η κωδικοποίηση εμπορευμάτων;

Η κωδικοποίηση εμπορευμάτων είναι η ανάθεση και χρήση κωδικών για την αναγνώριση ή ταξινόμηση εμπορευμάτων σε αποθέματα, ηλεκτρονικό εμπόριο, logistics και διεθνές εμπόριο. Ένας κωδικός μπορεί να αναγνωρίζει ένα συγκεκριμένο προϊόν, να διακρίνει μια παραλλαγή προϊόντος, να ομαδοποιεί εμπορεύματα σε μια τελωνειακή ταξινόμηση ή να συνδέει ένα φυσικό αντικείμενο με την ηλεκτρονική του καταχώριση. Η σημασία του εξαρτάται από το σύστημα κωδικοποίησης και τον επιχειρηματικό σκοπό.

Ο όρος δεν αναφέρεται σε ένα ενιαίο, καθολικό πρότυπο. Σε μια αποθήκη, η κωδικοποίηση εμπορευμάτων μπορεί να σημαίνει την ανάθεση εσωτερικών μονάδων διατήρησης αποθέματος (SKU). Στα δεδομένα προϊόντων λιανικής, μπορεί να αναφέρεται σε τυποποιημένα αναγνωριστικά, όπως οι Global Trade Item Numbers (GTIN). Στα τελωνειακά έγγραφα, μπορεί να σημαίνει την ανάθεση κωδικών του Εναρμονισμένου Συστήματος (HS) ή των λεπτομερέστερων κωδικών εμπορευμάτων που απαιτούνται από μια συγκεκριμένη τελωνειακή επικράτεια. Αυτά τα συστήματα εξυπηρετούν διαφορετικούς σκοπούς και δεν είναι εναλλάξιμα.

Αναγνώριση, ταξινόμηση και καταγραφή δεδομένων

Η κατανόηση της κωδικοποίησης εμπορευμάτων απαιτεί τον διαχωρισμό τριών σχετικών δραστηριοτήτων: την αναγνώριση εμπορευμάτων, την ταξινόμηση εμπορευμάτων και τη μετατροπή των πληροφοριών σε μορφή αναγνώσιμη από μηχανές. Ένα μόνο προϊόν μπορεί να συμμετέχει και στις τρεις δραστηριότητες χωρίς να χρησιμοποιείται ο ίδιος κωδικός για καθεμία από αυτές.

• Αναγνώριση απαντά ποιο προϊόν, ποια παραλλαγή ή ποιο μεμονωμένο αντικείμενο αντιπροσωπεύει μια καταχώριση. Ένα εσωτερικό SKU αναγνωρίζει μια καταχώριση αποθέματος μέσα σε μια επιχείρηση, ενώ ένα GTIN αναγνωρίζει ένα εμπορικό είδος σύμφωνα με τους κανόνες της GS1.
• Ταξινόμηση απαντά σε ποια κατηγορία ανήκουν τα εμπορεύματα μέσα σε ένα καθορισμένο σύστημα. Ένας κωδικός HS τοποθετεί τα εμπορεύματα σε μια διεθνώς εναρμονισμένη τελωνειακή ονοματολογία, αντί να αναγνωρίζει μοναδικά το προϊόν ενός πωλητή.
• Καταγραφή δεδομένων αφορά τον τρόπο με τον οποίο ένα σύστημα διαβάζει τις πληροφορίες. Ένας γραμμωτός κώδικας είναι ένας φορέας δεδομένων αναγνώσιμος από μηχανές, ο οποίος μπορεί να κωδικοποιεί ένα αναγνωριστικό ή άλλα επιτρεπόμενα δεδομένα· δεν αποτελεί ο ίδιος σύστημα ταξινόμησης προϊόντων.

Αυτή η διάκριση έχει σημασία όταν οι πληροφορίες μετακινούνται μεταξύ συστημάτων. Η σάρωση ενός γραμμωτού κώδικα δεν καθορίζει από μόνη της τη σωστή τελωνειακή ταξινόμηση. Αντίστοιχα, η γνώση ενός κωδικού HS δεν αποκαλύπτει ποιο μέγεθος ή χρώμα πρέπει να επιλέξει μια αποθήκη, εκτός αν αυτές οι πληροφορίες έχουν καταγραφεί ξεχωριστά.

Συνήθεις κωδικοί στο εμπόριο και τα logistics

Ο παρακάτω πίνακας συγκρίνει τους κωδικούς ανάλογα με τη λειτουργία τους. Δεν αποτελεί επίσημη ταξινόμηση των προτύπων κωδικοποίησης εμπορευμάτων· συγκεντρώνει διάφορα συστήματα που μπορεί να εμφανίζονται στην ίδια εμπορική ροή εργασιών.

Κωδικός ή αναγνωριστικό	Τι αντιπροσωπεύει	Συνήθης χρήση	Σημαντικό όριο
Stock keeping unit (SKU)	Μια εσωτερικά καθορισμένη αναφορά αποθέματος	Καταχωρίσεις προϊόντων, οδηγίες συλλογής και έλεγχος αποθέματος	Η σημασία του εξαρτάται από την επιχείρηση ή το σύστημα που τον αναθέτει.
Global Trade Item Number (GTIN)	Ένα εμπορικό είδος που αναγνωρίζεται σύμφωνα με τα πρότυπα της GS1	Αναγνώριση προϊόντων μεταξύ εμπορικών εταίρων	Δεν αποτελεί τελωνειακή ταξινόμηση ή αριθμό παρακολούθησης αποστολής.
Κωδικός Εναρμονισμένου Συστήματος (HS)	Μια κατηγορία εμπορευμάτων στη διεθνή ονοματολογία HS	Τελωνειακή ταξινόμηση και στατιστικές εμπορίου	Πολλά διαφορετικά προϊόντα μπορεί να εμπίπτουν στην ίδια ταξινόμηση.
Εθνικός ή περιφερειακός κωδικός εμπορεύματος	Μια δασμολογική ταξινόμηση στο ισχύον τελωνειακό σύστημα	Δηλώσεις εισαγωγής ή εξαγωγής και αναζήτηση δασμών	Οι απαιτούμενες λεπτομέρειες και η αντιμετώπιση εξαρτώνται από τη δικαιοδοσία.
Serial Shipping Container Code (SSCC)	Μια συγκεκριμένη μονάδα logistics σύμφωνα με τα πρότυπα της GS1	Αναγνώριση παλέτας, κιβωτίου ή δέματος που διαχειρίζεται ως μονάδα logistics	Αναγνωρίζει τη μονάδα logistics και όχι τον τύπο του προϊόντος που περιέχει.
Αναφορά παρτίδας, lot ή σειριακού αριθμού	Μια ομάδα παραγωγής ή ένα μεμονωμένο αντικείμενο, ανάλογα με την αναφορά	Ιχνηλασιμότητα, έρευνες ποιότητας και καταχωρίσεις σε επίπεδο αντικειμένου	Παρέχει διαφορετικό επίπεδο λεπτομέρειας από ένα αναγνωριστικό προϊόντος.

Ένας γραμμωτός κώδικας μπορεί να περιέχει ορισμένα από αυτά τα αναγνωριστικά, ανάλογα με το πρότυπο και την εφαρμογή του. Επομένως, το ορατό σύμβολο και οι πληροφορίες που είναι κωδικοποιημένες σε αυτό πρέπει να αντιμετωπίζονται ως σχετικές αλλά διακριτές έννοιες.

Πώς λειτουργεί η κωδικοποίηση εμπορευμάτων σε μια αλυσίδα εφοδιασμού ηλεκτρονικού εμπορίου

Ρύθμιση προϊόντος

Η κωδικοποίηση εμπορευμάτων ξεκινά με μια σαφή περιγραφή του τι πωλεί ή διαχειρίζεται μια επιχείρηση. Τα σχετικά χαρακτηριστικά μπορεί να περιλαμβάνουν το υλικό, τη λειτουργία, τις διαστάσεις, το μέγεθος, το χρώμα, το επίπεδο συσκευασίας και το αν η καταχώριση αντιπροσωπεύει μεμονωμένη μονάδα ή πολυσυσκευασία. Τα απαραίτητα χαρακτηριστικά εξαρτώνται από το προϊόν και την προβλεπόμενη εργασία κωδικοποίησης.

Ένα εσωτερικό σύστημα αποθέματος μπορεί να αναθέτει ξεχωριστό SKU σε κάθε παραλλαγή που διατίθεται προς πώληση. Αν χρησιμοποιείται GTIN, η κατανομή του πρέπει να ακολουθεί τους ισχύοντες κανόνες της GS1 και όχι απλώς να αντιγράφει τη δομή του εσωτερικού SKU. Μια επιχείρηση μπορεί να διατηρεί και τα δύο αναγνωριστικά σε μία καταχώριση προϊόντος χωρίς να τα θεωρεί ισοδύναμα.

Παραλαβή και αποθήκευση

Κατά την παραλαβή, ένα αναγνωριστικό πάνω στα εμπορεύματα ή στη συσκευασία μπορεί να αντιστοιχιστεί με μια εντολή αγοράς και μια καταχώριση αποθέματος. Η διαδικασία παραλαβής μπορεί επίσης να καταγράφει την ποσότητα, την κατάσταση, τις πληροφορίες παρτίδας και τη θέση αποθήκευσης. Οι κωδικοί προϊόντων και οι κωδικοί θέσης έχουν διαφορετικούς ρόλους: ο ένας αναγνωρίζει τι αποθηκεύεται, ενώ ο άλλος αναγνωρίζει πού αποθηκεύεται.

Το επίπεδο συσκευασίας χρειάζεται ιδιαίτερη προσοχή. Ένας κωδικός για ένα κιβώτιο δεν πρέπει να ερμηνεύεται αυτόματα ως κωδικός για μία μονάδα. Όταν τα συστήματα διακρίνουν μονάδες, κιβώτια και παλέτες, οι αντίστοιχες σχέσεις ποσοτήτων πρέπει να καταγράφονται ρητά για την αποφυγή σφαλμάτων καταμέτρησης.

Εκτέλεση παραγγελιών και αποστολή

Κατά την εκτέλεση, μια γραμμή παραγγελίας αναγνωρίζει το ζητούμενο είδος και η διαδικασία συλλογής συνδέει το αίτημα με το διαθέσιμο απόθεμα. Η σάρωση γραμμωτού κώδικα μπορεί να υποστηρίξει αυτή τη διαδικασία αντιστοίχισης, αλλά η χρησιμότητά της εξαρτάται από την ακρίβεια των υποκείμενων καταχωρίσεων προϊόντων και συσκευασιών.

Μετά τη συσκευασία, μια αποστολή μπορεί να λάβει αναγνωριστικά που εξυπηρετούν διαφορετικό σκοπό από τους κωδικούς προϊόντων. Ο αριθμός παρακολούθησης μεταφορέα σχετίζεται με τις καταχωρίσεις μεταφοράς. Ένα SSCC αναγνωρίζει μια μονάδα logistics. Κανένα από τα δύο δεν πρέπει να αντικαθιστά τα αναγνωριστικά προϊόντων που απαιτούνται για την περιγραφή του περιεχομένου.

Επιστροφές και συμφωνία στοιχείων

Σε μια επιστροφή, ένας κωδικός προϊόντος μπορεί να βοηθήσει στη σύνδεση του παραληφθέντος είδους με την αρχική γραμμή παραγγελίας. Όπου είναι σχετικό, μια αναφορά παρτίδας ή σειριακού αριθμού μπορεί να παρέχει πρόσθετες πληροφορίες για το επιστρεφόμενο είδος. Ωστόσο, ένας ευανάγνωστος κωδικός από μόνος του δεν αποδεικνύει την κατάσταση, τη γνησιότητα ή την επιλεξιμότητα του είδους για επιστροφή χρημάτων· για αυτές τις αποφάσεις απαιτούνται ξεχωριστοί έλεγχοι.

Κωδικοποίηση εμπορευμάτων στα τελωνεία και το διασυνοριακό εμπόριο

Στο τελωνειακό έργο, η κωδικοποίηση εμπορευμάτων αφορά συνήθως τη δασμολογική ταξινόμηση. Το Εναρμονισμένο Σύστημα του Παγκόσμιου Οργανισμού Τελωνείων παρέχει μια διεθνή ονοματολογία στην οποία τα εμπορεύματα οργανώνονται σε κλάσεις και υποκλάσεις. Οι διεθνώς εναρμονισμένοι κωδικοί του χρησιμοποιούν έξι ψηφία. Οι τελωνειακές επικράτειες μπορούν να προσθέτουν περαιτέρω υποδιαιρέσεις για τις δικές τους δασμολογικές και στατιστικές απαιτήσεις.

Η κατάλληλη ταξινόμηση εξαρτάται από τα εμπορεύματα και το ισχύον νομικό πλαίσιο, συμπεριλαμβανομένων των σχετικών κλάσεων, των σημειώσεων τμημάτων, των σημειώσεων κεφαλαίων και των κανόνων ερμηνείας. Ένας σύντομος τίτλος μάρκετινγκ μπορεί να μην παρέχει αρκετές πληροφορίες. Ανάλογα με το προϊόν, η ταξινόμηση μπορεί να απαιτεί λεπτομέρειες σχετικά με τη σύνθεση, την κύρια λειτουργία, τα χαρακτηριστικά κατασκευής ή τον τρόπο παρουσίασης των εμπορευμάτων.

Ένας κωδικός HS δεν αποτελεί πλήρη δήλωση των απαιτήσεων εισαγωγής. Η ταξινόμηση μπορεί να βοηθήσει στον καθορισμό της ισχύουσας δασμολογικής μεταχείρισης, αλλά οι δασμοί και άλλες απαιτήσεις μπορεί επίσης να εξαρτώνται από την καταγωγή, τη δασμολογητέα αξία, τα εμπορικά μέτρα και τους κανόνες του προορισμού. Ένας κωδικός δεν πρέπει να παρουσιάζεται ως καθολική εγγύηση συγκεκριμένου δασμολογικού συντελεστή ή απεριόριστης εισαγωγής.

Για επιχειρησιακούς σκοπούς, οι επιχειρήσεις πρέπει να διακρίνουν τη διεθνή αναφορά HS από τον πλήρη κωδικό που απαιτείται σε μια συγκεκριμένη δήλωση. Πρέπει επίσης να επαληθεύουν ποια δασμολογική έκδοση και ποια δικαιοδοσία ισχύουν. Μια ταξινόμηση που λαμβάνεται από προμηθευτή μπορεί να είναι χρήσιμη υποστηρικτική πληροφορία, αλλά πρέπει να ελέγχεται σε σχέση με τα σχετικά εμπορεύματα και τις απαιτήσεις του προορισμού, αντί να γίνεται αποδεκτή μόνο επειδή εμφανίζεται ήδη σε ένα υπολογιστικό φύλλο.

Ενδεικτικό παράδειγμα

Ένας λιανοπωλητής που πουλά βαμβακερά μπλουζάκια σε διαφορετικά μεγέθη και χρώματα μπορεί να χρησιμοποιεί αρκετούς κωδικούς για την ίδια εμπορική δραστηριότητα. Το παρακάτω παράδειγμα είναι ενδεικτικό και δεν αποδίδει τελωνειακό κωδικό σε κάποιο πραγματικό προϊόν.

Επιχειρηματικό ερώτημα	Σχετικές πληροφορίες κωδικοποίησης	Τι καθορίζει
Ποια παραλλαγή παρήγγειλε ο πελάτης;	Ένα εσωτερικό SKU συνδεδεμένο με το μέγεθος και το χρώμα	Η καταχώριση αποθέματος που πρέπει να εκτελεστεί
Ποιο εμπορικό είδος ανταλλάσσεται με έναν εμπορικό εταίρο;	Ένα GTIN που έχει κατανεμηθεί σύμφωνα με τους ισχύοντες κανόνες	Η τυποποιημένη ταυτότητα του εμπορικού είδους
Ποια τελωνειακή κατηγορία ισχύει;	Μια ταξινόμηση που βασίζεται στα χαρακτηριστικά του ενδύματος και στο ισχύον δασμολόγιο	Η σχετική τελωνειακή κατηγορία και όχι μια μοναδική ταυτότητα προϊόντος
Ποια μονάδα logistics περιέχει τα συσκευασμένα εμπορεύματα;	Ένα SSCC, εφόσον χρησιμοποιείται αυτό το σύστημα αναγνώρισης	Η ταυτότητα της συγκεκριμένης μονάδας logistics

Η σχέση μεταξύ αυτών των καταχωρίσεων είναι σημαντικότερη από το να φαίνονται ίδιες οι τιμές τους. Μία τελωνειακή ταξινόμηση μπορεί να ισχύει για αρκετές παραλλαγές προϊόντων, ενώ μία μονάδα logistics μπορεί να περιέχει πολλά SKU.

Διατήρηση αξιόπιστων καταχωρίσεων κωδικοποίησης

Η αξιόπιστη κωδικοποίηση εμπορευμάτων εξαρτάται από σαφείς ορισμούς και ελεγχόμενες αντιστοιχίσεις μεταξύ συστημάτων. Οι χρήσιμοι έλεγχοι περιλαμβάνουν:

• Καθορίστε το αντικείμενο: Προσδιορίστε αν ο κωδικός αναφέρεται σε τύπο προϊόντος, παραλλαγή προς πώληση, επίπεδο συσκευασίας, μεμονωμένο είδος, μονάδα logistics ή τελωνειακή κατηγορία.
• Καταγράψτε το σύστημα κωδικοποίησης: Αποθηκεύστε τον τύπο του αναγνωριστικού μαζί με την τιμή του, ώστε ένα εσωτερικό SKU να μην εκλαμβάνεται ως GTIN ή δασμολογικός κωδικός.
• Διατηρήστε τη μορφή: Αντιμετωπίζετε τους κωδικούς ως αναγνωριστικά όπου είναι κατάλληλο, διατηρώντας τα αρχικά μηδενικά και αποφεύγοντας μετατροπές από υπολογιστικά φύλλα που αλλοιώνουν τις τιμές τους.
• Ελέγξτε τις ποσότητες και τη συσκευασία: Επιβεβαιώστε αν ένα σαρωμένο αναγνωριστικό αντιπροσωπεύει μία μονάδα, μια πολυσυσκευασία ή ένα κιβώτιο πριν ενημερώσετε το απόθεμα.
• Διατηρήστε υποστηρικτικά χαρακτηριστικά: Διατηρείτε περιγραφές και τεχνικές λεπτομέρειες επαρκείς για την εξήγηση των αποφάσεων αναγνώρισης και ταξινόμησης.
• Ελέγχετε τις αλλαγές: Επανεξετάζετε τις αντιστοιχίσεις κωδικών όταν αλλάζουν τα προϊόντα, η συσκευασία, οι κανόνες κατανομής αναγνωριστικών ή οι ισχύουσες δασμολογικές ταξινομήσεις.
• Διαχωρίζετε τις καταχωρίσεις προϊόντων και αποστολών: Συνδέετε τα εμπορεύματα με παραγγελίες και αποστολές χωρίς να αντικαθιστάτε τα αναγνωριστικά προϊόντων με αναφορές μεταφοράς.

Αυτοί είναι επιχειρησιακοί έλεγχοι και όχι ξεχωριστό πρότυπο κωδικοποίησης εμπορευμάτων. Σκοπός τους είναι να καθιστούν σαφή τη σημασία και το πεδίο εφαρμογής κάθε κωδικού.

Συχνές ερωτήσεις

Είναι η κωδικοποίηση εμπορευμάτων το ίδιο με την κωδικοποίηση HS;

Όχι. Η κωδικοποίηση HS είναι μια συγκεκριμένη μορφή τελωνειακής ταξινόμησης. Η κωδικοποίηση εμπορευμάτων είναι ένας ευρύτερος περιγραφικός όρος που μπορεί επίσης να καλύπτει την αναγνώριση προϊόντων και τις εσωτερικές αναφορές αποθέματος.

Είναι ένας γραμμωτός κώδικας το ίδιο με έναν κωδικό προϊόντος;

Όχι. Ένας γραμμωτός κώδικας είναι ένας φορέας δεδομένων αναγνώσιμος από μηχανές. Μπορεί να κωδικοποιεί ένα αναγνωριστικό προϊόντος, αλλά το σύμβολο και το αναγνωριστικό δεν είναι το ίδιο πράγμα.

Μπορεί ένα προϊόν να έχει αρκετούς κωδικούς;

Ναι. Ένα προϊόν μπορεί να έχει εσωτερικό SKU, GTIN και τελωνειακή ταξινόμηση, επειδή καθένα εξυπηρετεί διαφορετικό σκοπό. Οι αναφορές παρτίδας ή σειριακού αριθμού μπορούν να προσθέσουν περαιτέρω λεπτομέρειες όπου εφαρμόζεται.

Μπορεί να χρησιμοποιηθεί ο κωδικός εμπορεύματος ενός προμηθευτή χωρίς έλεγχο;

Πρέπει να επαληθεύεται σε σχέση με τα πραγματικά εμπορεύματα και το ισχύον τελωνειακό σύστημα. Η αναφορά ενός προμηθευτή μπορεί να μην παρέχει τις λεπτομέρειες ή την ταξινόμηση που απαιτούνται για τη δήλωση προορισμού.

Πηγές

• Παγκόσμιος Οργανισμός Τελωνείων: Τι είναι το Εναρμονισμένο Σύστημα; — Υποστηρίζει το πλαίσιο HS, τη διεθνή λειτουργία ταξινόμησής του και τη δομή των έξι ψηφίων.
• GS1: Global Trade Item Number — Υποστηρίζει τον ρόλο των GTIN στην αναγνώριση εμπορικών ειδών.
• GS1: Serial Shipping Container Code — Υποστηρίζει την αναγνώριση μονάδων logistics και τη διάκρισή τους από την αναγνώριση προϊόντων.
• GS1: Barcodes — Υποστηρίζει τη διάκριση μεταξύ φορέων δεδομένων αναγνώσιμων από μηχανές και των αναγνωριστικών ή πληροφοριών που κωδικοποιούν.
• Κυβέρνηση του Ηνωμένου Βασιλείου: Trade Tariff—αναζήτηση κωδικών εμπορευμάτων, δασμών και συντελεστών ΦΠΑ — Παρέχει επίσημο παράδειγμα ειδικής για κάθε δικαιοδοσία ταξινόμησης εμπορευμάτων και των πληροφοριών προϊόντος που απαιτούνται για την εύρεση ενός κωδικού.