Toimittajan hallinnoima varasto (VMI)
Mikä on toimittajan hallinnoima varasto (VMI)?
Toimittajan hallinnoima varasto (VMI) on toimitusketjujärjestely, jossa toimittaja vastaa asiakkaan varaston täydentämisen suunnittelusta ja käynnistämisestä käyttämällä jaettuja varasto- ja kysyntätietoja. Asiakas ja toimittaja sopivat toimintaperiaatteista, kuten varastorajoista, palvelutavoitteista ja toimitusvaatimuksista. Näiden sääntöjen puitteissa toimittaja päättää, milloin varastoa täydennetään ja kuinka paljon toimitetaan, sen sijaan että luotettaisiin yksinomaan asiakkaan laskemiin yksittäisiin täydennystilauksiin.
VMI:tä käytetään myös muodossa vendor-managed inventory, ja sitä sovelletaan valmistajien, jakelijoiden, tukkukauppiaiden, vähittäismyyjien ja muiden yritysasiakkaiden välisissä suhteissa. Sen määrittävä ominaisuus on täydennysvastuun jakaminen, ei tavaroiden sijainti tai niiden laillinen omistajuus. Toimittaja voi hallinnoida täydennyksiä omistamatta varastoa toimituksen jälkeen, eikä VMI välttämättä tarkoita, että toimittaja operoi asiakkaan varastoa.
Miten VMI toimii
VMI yhdistää asiakkaan varastotiedot toimittajan täydennyspäätöksiin. Tarkka työnkulku riippuu sopimuksesta, mutta seuraavat vaiheet kuvaavat käytännöllistä toimintajärjestystä eivätkä pakollista alan standardia.
- Määritä laajuus. Osapuolet määrittelevät järjestelyn piiriin kuuluvat tuotteet, varastopaikat ja varastotiedot. Lisäksi määritellään, kuka voi tehdä täydennyspäätöksiä ja mitkä päätökset edellyttävät hyväksyntää.
- Sopikaa toimintaehdoista. Näihin voivat kuulua vähimmäis- ja enimmäisvarastotasot, tavoitesaatavuus, tilausmäärät, toimitusaikataulut, toimitusajat ja käsittelyrajoitteet. Vastuu ylimääräisestä, vahingoittuneesta, vanhentuneesta tai vanhentuneeksi muuttuneesta varastosta tulee käsitellä erikseen.
- Jakakaa varasto- ja kysyntätiedot. Asiakas toimittaa tietoja, kuten varastossa olevat määrät, myynnin tai kulutuksen, avoimet tilaukset ja odotetut kysynnän muutokset. Tietoja voidaan vaihtaa sähköisen tiedonsiirron, järjestelmäintegraatioiden, jaettujen portaalien tai sovittujen raporttien kautta.
- Laske täydennystarpeet. Toimittaja arvioi käytettävissä olevan varaston, odotetun kysynnän, saapuvan toimituksen ja toimitusajan. Sen jälkeen se määrittää sovittujen sääntöjen mukaisen sopivan täydennysmäärän.
- Hyväksy ja toteuta toimitus. Järjestelystä riippuen toimittaja voi vapauttaa toimituksen suoraan, laatia täydennysehdotuksen tai luoda tilauksen, joka noudattaa sovittua hyväksymisprosessia. VMI ei poista kaupallisten asiakirjojen tai tapahtumatietojen tarvetta.
- Vastaanota ja täsmäytä varasto. Vastaanottopaikka kirjaa vastaanotetut määrät ja tunnistaa poikkeamat. Nämä päivitykset vaikuttavat seuraaviin täydennyspäätöksiin.
- Arvioi suorituskyky ja poikkeamat. Molemmat osapuolet tarkastelevat puutteita, ylimääräistä varastoa, toimitusongelmia ja kysynnän muutoksia. Täydennysparametreja on muutettava, kun niiden taustalla olevat oletukset muuttuvat.
Tietovirta on keskeinen osa tätä prosessia. Jos kirjattu varasto poikkeaa fyysisestä varastosta tai myyntitiedot saapuvat liian myöhään, toimittaja voi tehdä sopimattoman täydennyspäätöksen, vaikka sen laskelma noudattaisi sovittuja sääntöjä.
Vastuut ja varaston omistajuus
VMI-sopimuksessa tulee erottaa päätöksentekovalta omistajuudesta, maksamisesta ja fyysisestä hallussapidosta. Nämä ovat toisiinsa liittyviä kaupallisia kysymyksiä, mutta ne eivät ole keskenään vaihdettavissa.
| Asia | Merkitys VMI-järjestelyssä |
|---|---|
| Täydennysvastuu | Toimittaja seuraa sovittuja tietoja ja määrittää tai ehdottaa, milloin ja kuinka paljon täydennetään. |
| Varaston omistajuus | Sopimus määrittää, milloin omistusoikeus siirtyy. VMI yksin ei määritä omistajuutta. |
| Maksuvelvollisuus | Maksaminen perustuu sovittuihin kaupallisiin ehtoihin, jotka voivat perustua kulutukseen tai jälleenmyyntiin tai olla perustumatta niihin. |
| Fyysinen hallussapito | Tavaroita voidaan säilyttää asiakkaan tiloissa, jakelukeskuksessa tai muussa sovitussa paikassa. |
| Varaston operatiivinen toteutus | Vastaanotto, varastointi, keräily, laskenta ja lähetys ovat edelleen erillisiä operatiivisia vastuita. |
| Riskien jako | Sopimuksessa tulee käsitellä puutteet, katoaminen, vahingot, vanheneminen ja vanhentunut varasto sen sijaan, että oletettaisiin VMI:n jakavan nämä riskit automaattisesti. |
Toimittaja voi esimerkiksi täydentää vähittäismyyjän jakelukeskusta, vaikka vähittäismyyjä omistaisi tavarat vastaanoton jälkeen ja hallinnoisi kaikkia varastotoimintoja. Vaihtoehtoisesti osapuolet voivat yhdistää VMI:n konsignaati ehtoihin. Molempiin järjestelyihin voi kuulua toimittajan johtama täydennys, mutta niiden taloudelliset ja omistajuuteen liittyvät vaikutukset ovat erilaiset.
VMI logistiikassa ja verkkokaupassa
Logistiikassa VMI sijoittuu varastosuunnittelun ja tavaroiden fyysisen siirtämisen väliin. Täydennyspäätökset luovat tarpeita kuljetuksille, vastaanottokapasiteetille ja varastotilalle. Lähetysten näkyvyys auttaa arvioimaan, saapuvatko saapuvat tavarat todennäköisesti odotetusti, mutta lähetyksen seuranta ei itsessään ole varastonhallintaa.
Verkkokaupassa varastotietue voi sisältää tavaroita, jotka ovat fyysisesti saatavilla mutta jo kohdistettu asiakkaiden tilauksiin. Hyödyllinen VMI-tietojen vaihto edellyttää siksi selkeitä määritelmiä varastossa olevasta varastosta, varatusta varastosta, saatavilla olevasta varastosta ja saapuvista määristä. Kaiken varastossa olevan tavaran käsitteleminen myytävissä olevana voi vääristää täydennyspäätöksiä.
Toimittaja voi täydentää verkkokauppiaan toimituskeskuksessa olevaa varastoa samalla, kun verkkokauppias vastaanottaa kuluttajien tilauksia ja järjestää pakettien toimituksen. Tämä eroaa dropshippingistä: tässä esimerkissä varasto täydennetään toimituspaikkaan ennen yksittäisten kuluttajatilausten lähettämistä.
Kansainvälinen VMI lisää täydennyslaskelmaan kansainväliset kuljetukset ja rajaprosessit. Pidemmät tai vähemmän ennakoitavat toimitusajat voivat edellyttää erilaisia varastoparametreja kuin kotimaisessa järjestelyssä. Osapuolten tulee myös määritellä, kuka hoitaa tuontiasiakirjat, tullimuodollisuudet, tullit ja verot. VMI ei itsessään määritä maahantuojaa, tullikäsittelyä tai sovellettavia toimitusehtoja.
Vertailu läheisiin järjestelyihin
Useat järjestelyt voivat olla samanaikaisesti käytössä VMI:n kanssa. Alla olevat erot määrittelevät tärkeimmän kysymyksen, johon kukin termi vastaa; ne eivät ole toisiaan poissulkevia luokkia.
| Termi | Ensisijainen painopiste | Suhde VMI:hin |
|---|---|---|
| Ostajan hallinnoima täydennys | Asiakas laskee täydennystarpeensa ja tekee tilaukset. | VMI antaa toimittajalle suuremman roolin täydennyspäätösten tekemisessä sovittujen rajojen puitteissa. |
| Konsignaatiovarasto | Toimittaja säilyttää omistajuuden sovittuun tapahtumaan, kuten kulutukseen tai myyntiin, asti. | Konsignaatio koskee omistajuutta ja kaupallisia ehtoja. Se voidaan yhdistää VMI:hin, mutta VMI ei edellytä sitä. |
| Jatkuva täydennys | Täydennys perustuu jatkuvasti saatavilla oleviin myynti-, kulutus- tai varastotietoihin. | Se voi olla päällekkäinen VMI:n kanssa, mutta termi ei yksin määritä päätösoikeuksia tai omistajuutta. |
| Yhteistyöhön perustuva suunnittelu, ennustaminen ja täydennys | Kauppakumppanit koordinoivat suunnittelu-, ennustus- ja täydennystoimia. | Sen yhteistyöhön perustuva suunnittelualue on laajempi; VMI koskee erityisesti toimittajan hallinnoimaa täydennystä. |
| Dropshipping | Toimittaja tai muu toimituksesta vastaava osapuoli lähettää tavarat suoraan myyjän asiakkaalle. | Se koskee toimitusreittiä, ei välttämättä ostajan varaston täydentämisestä vastaamista. |
Esimerkki
Verkkokauppias ja kotitaloustuotteiden toimittaja voivat sopia, että toimittaja täydentää valittuja tuotteita verkkokauppiaan toimituskeskuksessa. Verkkokauppias jakaa päivittäiset varastosaldot, tilausvaraukset, vastaanotot ja myyntitiedot. Toimittaja käyttää näitä tietoja yhdessä odotetun kysynnän ja toimitusajan kanssa täydennystarpeiden laskemiseen.
Jos kampanja on suunnitteilla, verkkokauppias ilmoittaa toimittajalle ennen kysynnän kasvua. Toimittaja voi tällöin arvioida, ovatko nykyiset varastorajat edelleen sopivat. Jos saapuva toimitus viivästyy, osapuolet voivat arvioida tästä aiheutuvan puuteriskin sen sijaan, että toimitus laskettaisiin heti käyttökelpoiseksi varastoksi.
Tässä hypoteettisessa järjestelyssä verkkokauppias hallitsee edelleen verkkokauppaansa, käsittelee kuluttajien tilaukset ja hoitaa asiakaspalautukset. Toimittajan VMI-vastuu koskee sovitun varaston täydentämistä, ei verkkokauppiaan koko verkkokauppatoiminnan johtamista.
Mahdolliset hyödyt ja rajoitukset
VMI voi parantaa koordinointia antamalla toimittajalle mahdollisuuden suunnitella täydennyksiä asiakkaan varasto- ja kysyntätietojen avulla sen sijaan, että luotettaisiin vain saapuviin ostotilauksiin. Vähittäiskaupan toimitusketjuja koskevissa tutkimuksissa on tarkasteltu sen mahdollisuuksia parantaa varasto- ja palvelusuorituskykyä. Parannukset riippuvat kuitenkin toimintaolosuhteista; VMI ei takaa pienempää varastoa, vähäisempiä puutteita tai alhaisempia kokonaiskustannuksia.
- Tietojen laatu: Puuttuvat vastaanottotiedot, epätarkat laskennat, kirjaamattomat vahingot tai viivästyneet myyntipäivitykset voivat heikentää täydennyspäätöksiä.
- Kysynnän näkyvyys: Kampanjat, valikoiman muutokset, tuotelanseeraukset ja tuotteiden poistot edellyttävät muutakin tietoa kuin historiallisen kulutuksen.
- Yhdenmukaiset kannustimet: Pääasiassa toimitusmäärästä palkitun toimittajan prioriteetit voivat poiketa asiakkaasta, joka pyrkii rajoittamaan käyttöpääomaa ja varastotilan käyttöä.
- Toimitusrajoitteet: Parempi näkyvyys ei yksin poista tuotantopuutteita, kuljetushäiriöitä tai rajoitettua vastaanottokapasiteettia.
- Hallinnointi: Molemmat osapuolet tarvitsevat prosessin poikkeamien hyväksymiseen, ristiriitojen ratkaisemiseen ja varastoparametrien muuttamiseen.
Suorituskykyä tulee siksi arvioida yhdessä varaston saatavuuden, varastotasojen ja operatiivisten kustannusten perusteella. Varaston vähentäminen yhdessä paikassa ei ole riittävä osoitus parannuksesta, jos puutteet lisääntyvät tai ylimääräinen varasto vain siirretään muualle toimitusketjuun.
VMI-sopimuksen käytännön tarkistukset
Seuraavat kysymykset auttavat selventämään, onko järjestelyssä toimivat päätöksentekosäännöt. Ne ovat toteutukseen liittyviä näkökohtia eivätkä yleispätevä sopimustarkistuslista.
- Mitkä tuotteet ja sijainnit kuuluvat järjestelyyn, ja miten lisäykset tai poistot hyväksytään?
- Tekevätkö toimittajat täydennyspäätökset itsenäisesti vai tarvitsevatko ehdotukset asiakkaan hyväksynnän?
- Miten varaston saatavuus, tilausvaraukset, kuljetuksessa olevat tavarat ja palautukset esitetään jaetuissa tiedoissa?
- Kuinka usein tietoja päivitetään, ja mitä tapahtuu, jos tiedonsiirto epäonnistuu?
- Kuka ilmoittaa kampanjoista, kysynnän muutoksista ja tuotteiden poistoista?
- Mitä rajoja sovelletaan toimitusmääriin, varastokapasiteettiin, säilyvyysaikaan ja toimitusaikatauluihin?
- Kuka omistaa tavarat, milloin maksu erääntyy ja kuka kantaa sovitut varastoriskit?
- Miten puutteet, ylimääräinen varasto, poikkeamat ja suorituskykyä koskevat riidat ratkaistaan?
Palautukset vaativat erityistä huomiota verkkokaupassa. Palautettu tuote ei välttämättä ole jälleenmyyntikelpoinen saapuessaan toimituspaikkaan. Sen tarkastus- ja käsittelytila tulee huomioida ennen kuin se sisällytetään täydennyslaskelmiin.
UKK
Tarkoittaako VMI, että toimittaja omistaa varaston?
Ei. VMI määrittelee täydennysvastuun. Omistajuus riippuu kaupallisesta sopimuksesta. Toimittajan omistajuus kulutukseen tai myyntiin asti liittyy konsignaatioon, joka voidaan yhdistää VMI:hin.
Poistaako VMI ostotilausten tarpeen?
Ei välttämättä. Ostotilauksia, täydennysvapautuksia tai muita tapahtumatietoja voidaan edelleen käyttää. Keskeinen ero on se, kuka laskee ja käynnistää täydennyksen, ei se, onko tilausasiakirja olemassa.
Voidaanko VMI:tä käyttää kansainvälisessä verkkokaupassa?
Kyllä. Toimittaja voi hallinnoida ulkomailla sijaitsevan toimituspaikan täydennyksiä. Järjestelyssä on huomioitava kansainväliset toimitusajat ja määriteltävä erikseen kuljetukseen, tuontiin ja tulliin liittyvät vastuut.
Vähentääkö VMI aina varastoa?
Ei. Tulokset riippuvat kysynnästä, tietojen laadusta, varastoparametreista, toimitusvarmuudesta ja kannustimista. Järjestelyssä voidaan tavoitella saatavuutta varaston vähentämisen sijaan, ja suorituskykyä tulee arvioida sovittujen tavoitteiden perusteella.
Lähteet
- ASCM Supply Chain Dictionary — Ammattiterminologian lähde varastonhallintaan, täydennyksiin ja niihin liittyviin toimitusketjukäsitteisiin.
- Waller, M., Johnson, M. E. ja Davis, T. — Vendor-Managed Inventory in the Retail Supply Chain — Akateeminen analyysi VMI:stä, tietojen jakamisesta sekä mahdollisista varasto- ja palveluvaikutuksista vähittäiskaupan toimitusketjuissa.
- Wikipedia — Vendor-managed inventory — Täydentävä lähde käsitteen laajuudesta, täydennysjärjestelyistä ja suhteesta konsignaatiovarastoon.
