Vom Lieferanten verwalteter Bestand (VMI)
Was ist Vendor Managed Inventory (VMI)?
Vendor Managed Inventory (VMI) ist eine Lieferkettenvereinbarung, bei der ein Lieferant die Verantwortung für die Planung und Einleitung der Bestandsauffüllung eines Kunden übernimmt und dabei gemeinsam genutzte Bestands- und Nachfrageinformationen verwendet. Kunde und Lieferant vereinbaren Betriebsregeln, etwa Bestandsgrenzen, Serviceziele und Lieferanforderungen. Innerhalb dieser Regeln bestimmt der Lieferant, wann Bestände aufgefüllt werden und wie viel geliefert werden soll, anstatt sich ausschließlich auf einzelne, vom Kunden berechnete Nachbestellungen zu verlassen.
VMI, auch als vendor-managed inventory bezeichnet, wird in Beziehungen zwischen Herstellern, Distributoren, Großhändlern, Einzelhändlern und anderen Geschäftskunden eingesetzt. Das kennzeichnende Merkmal ist die Zuordnung der Verantwortung für die Bestandsauffüllung, nicht der Standort der Waren oder deren rechtliches Eigentum. Ein Lieferant kann die Bestandsauffüllung verwalten, ohne nach der Lieferung Eigentümer des Bestands zu sein, und VMI bedeutet nicht zwangsläufig, dass der Lieferant das Lager des Kunden betreibt.
Wie VMI funktioniert
VMI verbindet Bestandsinformationen auf Kundenseite mit Entscheidungen zur Bestandsauffüllung auf Lieferantenseite. Der genaue Ablauf hängt von der Vereinbarung ab, aber die folgenden Schritte beschreiben eine praktische Vorgehensweise und keinen verbindlichen Branchenstandard.
- Den Umfang festlegen. Die Parteien bestimmen die Produkte, Lagerstandorte und Bestandsaufzeichnungen, die von der Vereinbarung abgedeckt sind. Außerdem legen sie fest, wer Entscheidungen zur Bestandsauffüllung treffen darf und welche Entscheidungen einer Genehmigung bedürfen.
- Betriebsparameter vereinbaren. Dazu können Mindest- und Höchstbestände, angestrebte Verfügbarkeit, Bestellmengen, Lieferpläne, Vorlaufzeiten und Anforderungen an die Handhabung gehören. Die Verantwortung für Überbestände, beschädigte, abgelaufene oder veraltete Bestände sollte separat geregelt werden.
- Bestands- und Nachfragedaten teilen. Der Kunde stellt Informationen wie verfügbare Mengen, Verkäufe oder Verbrauch, offene Bestellungen und erwartete Nachfrageänderungen bereit. Daten können über elektronischen Datenaustausch, Systemintegrationen, gemeinsame Portale oder vereinbarte Berichte ausgetauscht werden.
- Den Auffüllbedarf berechnen. Der Lieferant bewertet den verfügbaren Bestand, die erwartete Nachfrage, eingehende Lieferungen und die Lieferzeit. Anschließend bestimmt er unter Anwendung der vereinbarten Regeln eine angemessene Auffüllmenge.
- Lieferung genehmigen und ausführen. Je nach Vereinbarung kann der Lieferant eine Lieferung direkt freigeben, einen Auffüllvorschlag erstellen oder eine Bestellung anlegen, die einem vereinbarten Genehmigungsprozess folgt. VMI macht kommerzielle Dokumente oder Transaktionsaufzeichnungen nicht überflüssig.
- Bestand empfangen und abgleichen. Der Empfangsstandort erfasst die eingegangenen Mengen und stellt Abweichungen fest. Diese Aktualisierungen fließen in die nachfolgenden Entscheidungen zur Bestandsauffüllung ein.
- Leistung und Ausnahmen überprüfen. Beide Parteien prüfen Fehlmengen, Überbestände, Lieferprobleme und Nachfrageänderungen. Die Parameter für die Bestandsauffüllung müssen angepasst werden, wenn sich die zugrunde liegenden Annahmen ändern.
Der Informationsfluss ist für diesen Prozess von zentraler Bedeutung. Wenn der erfasste Bestand vom physischen Bestand abweicht oder Verkaufsdaten zu spät eintreffen, kann der Lieferant eine ungeeignete Entscheidung zur Bestandsauffüllung treffen, selbst wenn seine Berechnung den vereinbarten Regeln entspricht.
Verantwortlichkeiten und Eigentum am Bestand
Eine VMI-Vereinbarung sollte die Entscheidungsbefugnis von Eigentum, Zahlung und physischem Besitz unterscheiden. Dies sind miteinander verbundene kaufmännische Fragen, aber sie sind nicht austauschbar.
| Thema | Bedeutung im Rahmen einer VMI-Vereinbarung |
|---|---|
| Verantwortung für die Bestandsauffüllung | Der Lieferant überwacht die vereinbarten Informationen und bestimmt oder schlägt vor, wann und in welcher Menge aufgefüllt werden soll. |
| Eigentum am Bestand | Der Vertrag bestimmt, wann das Eigentum übergeht. VMI allein begründet kein Eigentum. |
| Zahlungsverpflichtung | Die Zahlung erfolgt gemäß den vereinbarten kaufmännischen Bedingungen, die möglicherweise vom Verbrauch oder Weiterverkauf abhängen, aber nicht müssen. |
| Physischer Besitz | Die Waren können sich in den Räumlichkeiten des Kunden, in einem Distributionszentrum oder an einem anderen vereinbarten Standort befinden. |
| Durchführung im Lager | Wareneingang, Lagerung, Kommissionierung, Zählung und Versand bleiben separate operative Verantwortlichkeiten. |
| Risikoaufteilung | Die Vereinbarung sollte Fehlmengen, Verlust, Beschädigung, Ablauf und veraltete Bestände regeln, anstatt davon auszugehen, dass VMI diese Risiken automatisch zuweist. |
Beispielsweise kann ein Lieferant das Distributionszentrum eines Einzelhändlers auffüllen, während der Einzelhändler nach dem Wareneingang Eigentümer der Waren ist und alle Lageraktivitäten verwaltet. Alternativ können die Parteien VMI mit Konsignationsbedingungen kombinieren. Beide Vereinbarungen können eine lieferantengesteuerte Bestandsauffüllung beinhalten, aber ihre finanziellen und eigentumsrechtlichen Auswirkungen unterscheiden sich.
VMI in Logistik und E-Commerce
In der Logistik liegt VMI zwischen der Bestandsplanung und der physischen Bewegung der Waren. Entscheidungen zur Bestandsauffüllung schaffen Anforderungen an den Transport, die Kapazität des Wareneingangs und den Lagerplatz. Die Sendungstransparenz hilft festzustellen, ob eingehende Waren voraussichtlich zum erwarteten Zeitpunkt eintreffen, aber die Verfolgung einer Sendung ist nicht selbst Bestandsmanagement.
Im E-Commerce kann ein Bestandsdatensatz Waren enthalten, die physisch vorhanden, aber bereits Kundenbestellungen zugeordnet sind. Ein sinnvoller VMI-Datenaustausch benötigt daher klare Definitionen für verfügbaren Bestand, reservierten Bestand, verkaufsfähigen Bestand und eingehende Mengen. Wenn der gesamte Lagerbestand als verkaufsfähig betrachtet wird, können Entscheidungen zur Bestandsauffüllung verzerrt werden.
Ein Lieferant kann Waren im Fulfillment-Center eines E-Commerce-Händlers auffüllen, während der Händler weiterhin Verbraucherbestellungen annimmt und die Paketzustellung organisiert. Dies unterscheidet sich vom Dropshipping: In diesem Beispiel wird der Bestand an einem Fulfillment-Standort aufgefüllt, bevor einzelne Verbraucherbestellungen versandt werden.
Grenzüberschreitendes VMI fügt der Berechnung der Bestandsauffüllung internationale Transporte und Grenzprozesse hinzu. Längere oder weniger vorhersehbare Lieferzeiten können andere Bestandsparameter erfordern als eine inländische Vereinbarung. Die Parteien sollten außerdem festlegen, wer sich um Einfuhrdokumente, Zollformalitäten, Zölle und Steuern kümmert. VMI bestimmt nicht selbst, wer als Importeur eingetragen ist, wie die Zollabwicklung erfolgt oder welche Lieferbedingungen gelten.
Vergleich mit verwandten Vereinbarungen
Mehrere Vereinbarungen können neben VMI bestehen. Die folgenden Unterschiede zeigen die zentrale Frage, die jeder Begriff behandelt; es handelt sich nicht um sich gegenseitig ausschließende Kategorien.
| Begriff | Schwerpunkt | Beziehung zu VMI |
|---|---|---|
| Käufergesteuerte Bestandsauffüllung | Der Kunde berechnet seinen Auffüllbedarf und platziert Bestellungen. | VMI weist dem Lieferanten innerhalb vereinbarter Grenzen eine größere Rolle bei Entscheidungen zur Bestandsauffüllung zu. |
| Konsignationsbestand | Der Lieferant behält das Eigentum bis zu einem vereinbarten Ereignis, etwa Verbrauch oder Verkauf. | Konsignation betrifft Eigentum und kaufmännische Bedingungen. Sie kann mit VMI kombiniert werden, ist aber keine Voraussetzung dafür. |
| Kontinuierliche Bestandsauffüllung | Die Bestandsauffüllung reagiert auf laufende Informationen über Verkäufe, Verbrauch oder Bestand. | Sie kann sich mit VMI überschneiden, aber der Begriff allein legt weder Entscheidungsrechte noch Eigentum vollständig fest. |
| Gemeinsame Planung, Prognose und Bestandsauffüllung | Handelspartner koordinieren Planungs-, Prognose- und Bestandsauffüllungsaktivitäten. | Der Umfang der gemeinsamen Planung ist breiter; VMI betrifft speziell die lieferantengesteuerte Bestandsauffüllung. |
| Dropshipping | Ein Lieferant oder ein anderer Fulfillment-Dienstleister versendet Waren direkt an den Kunden des Verkäufers. | Es betrifft den Fulfillment-Weg und nicht unbedingt die Verantwortung für die Auffüllung des Bestands eines Käufers. |
Veranschaulichendes Beispiel
Ein Online-Händler und ein Lieferant von Haushaltsprodukten können vereinbaren, dass der Lieferant ausgewählte Produkte im Fulfillment-Center des Händlers auffüllt. Der Händler teilt täglich Bestandsstände, Bestellzuordnungen, Wareneingänge und Verkaufsinformationen. Der Lieferant verwendet diese Aufzeichnungen zusammen mit der erwarteten Nachfrage und der Lieferzeit, um den Auffüllbedarf zu berechnen.
Wenn eine Werbeaktion geplant ist, informiert der Händler den Lieferanten vor dem Nachfrageanstieg. Der Lieferant kann dann prüfen, ob die bestehenden Bestandsgrenzen weiterhin angemessen sind. Wenn sich eine eingehende Lieferung verzögert, können die Parteien das daraus entstehende Fehlmengenrisiko bewerten, anstatt die Lieferung als sofort nutzbaren Bestand zu zählen.
In dieser hypothetischen Vereinbarung kontrolliert der Händler weiterhin seinen Online-Shop, bearbeitet Verbraucherbestellungen und kümmert sich um Kundenretouren. Die VMI-Verantwortung des Lieferanten betrifft die Auffüllung des vereinbarten Bestands und nicht den Betrieb der gesamten E-Commerce-Aktivitäten des Händlers.
Mögliche Vorteile und Einschränkungen
VMI kann die Koordination verbessern, indem ein Lieferant die Bestandsauffüllung anhand von Bestands- und Nachfrageinformationen auf Kundenseite plant, anstatt sich nur auf eingehende Bestellungen zu verlassen. Untersuchungen zu Einzelhandelslieferketten haben das Potenzial untersucht, Bestands- und Serviceleistungen zu verbessern. Die Verbesserungen hängen jedoch von den Betriebsbedingungen ab; VMI garantiert weder geringere Bestände noch weniger Fehlmengen oder niedrigere Gesamtkosten.
- Datenqualität: Fehlende Wareneingänge, ungenaue Zählungen, nicht erfasste Schäden oder verspätete Verkaufsaktualisierungen können Entscheidungen zur Bestandsauffüllung beeinträchtigen.
- Nach a||||Sichtbarkeit: Werbeaktionen, Sortimentsänderungen, Produkteinführungen und Produkteinstellungen erfordern Informationen, die über den historischen Verbrauch hinausgehen.
- Abgestimmte Anreize: Ein Lieferant, der hauptsächlich für das Versandvolumen belohnt wird, kann andere Prioritäten haben als ein Kunde, der gebundenes Kapital und die Lagernutzung begrenzen möchte.
- Lieferengpässe: Eine bessere Transparenz kann Produktionsengpässe, Transportstörungen oder begrenzte Wareneingangskapazitäten nicht allein beseitigen.
- Governance: Beide Parteien benötigen ein Verfahren zur Genehmigung von Ausnahmen, zur Klärung von Abweichungen und zur Änderung von Bestandsparametern.
Die Leistung sollte daher gemeinsam anhand der Bestandsverfügbarkeit, der Bestandsmengen und der Betriebskosten bewertet werden. Eine Reduzierung des Bestands an einem Standort ist kein ausreichender Beleg für eine Verbesserung, wenn Fehlmengen zunehmen oder Überbestände lediglich an einen anderen Ort in der Lieferkette verlagert werden.
Praktische Prüfungen für eine VMI-Vereinbarung
Die folgenden Fragen helfen zu klären, ob eine Vereinbarung praktikable Entscheidungsregeln enthält. Sie sind Umsetzungserwägungen und keine allgemeingültige Vertragscheckliste.
- Welche Produkte und Standorte sind eingeschlossen, und wie werden Ergänzungen oder Entfernungen genehmigt?
- Trifft der Lieferant Entscheidungen zur Bestandsauffüllung unabhängig oder muss der Kunde Vorschläge genehmigen?
- Wie werden Bestandsverfügbarkeit, Bestellreservierungen, Waren im Transit und Retouren in den gemeinsam genutzten Daten dargestellt?
- Wie häufig werden die Informationen aktualisiert und was geschieht, wenn der Datenaustausch ausfällt?
- Wer informiert über Werbeaktionen, Nachfrageänderungen und Produkteinstellungen?
- Welche Grenzen gelten für Versandmengen, Lagerkapazität, Haltbarkeit und Lieferpläne?
- Wem gehören die Waren, wann ist die Zahlung fällig und wer trägt die vereinbarten Bestandsrisiken?
- Wie werden Fehlmengen, Überbestände, Abweichungen und Leistungsstreitigkeiten gelöst?
Retouren verdienen im E-Commerce besondere Aufmerksamkeit. Ein zurückgesendeter Artikel ist bei seinem Eintreffen in einer Einrichtung nicht zwangsläufig wieder verkaufsfähig. Sein Prüf- und Verwertungsstatus sollte berücksichtigt werden, bevor er in die Berechnungen zur Bestandsauffüllung einbezogen wird.
FAQ
Bedeutet VMI, dass der Lieferant Eigentümer des Bestands ist?
Nein. VMI definiert die Verantwortung für die Bestandsauffüllung. Das Eigentum hängt von der kaufmännischen Vereinbarung ab. Das Eigentum des Lieferanten bis zum Verbrauch oder Verkauf ist mit der Konsignation verbunden, die mit VMI kombiniert werden kann.
Macht VMI Bestellungen überflüssig?
Nicht unbedingt. Bestellungen, Freigaben zur Bestandsauffüllung oder andere Transaktionsaufzeichnungen können weiterhin verwendet werden. Der Hauptunterschied besteht darin, wer die Bestandsauffüllung berechnet und einleitet, nicht darin, ob ein Bestelldokument existiert.
Kann VMI im grenzüberschreitenden E-Commerce eingesetzt werden?
Ja. Ein Lieferant kann die Bestandsauffüllung für einen ausländischen Fulfillment-Standort verwalten. Die Vereinbarung muss internationale Vorlaufzeiten berücksichtigen und relevante Verantwortlichkeiten für Transport, Einfuhr und Zoll separat festlegen.
Reduziert VMI immer den Bestand?
Nein. Die Ergebnisse hängen von der Nachfrage, der Datenqualität, den Bestandsparametern, der Zuverlässigkeit der Lieferungen und den Anreizen ab. Eine Vereinbarung kann die Verfügbarkeit statt einer Bestandsreduzierung priorisieren, und die Leistung sollte anhand der vereinbarten Ziele bewertet werden.
Quellen
- ASCM Supply Chain Dictionary — Fachterminologische Referenz für Bestandsmanagement, Bestandsauffüllung und verwandte Konzepte der Lieferkette.
- Waller, M., Johnson, M. E. und Davis, T. — Vendor-Managed Inventory in the Retail Supply Chain — Wissenschaftliche Analyse von VMI, Informationsaustausch sowie möglichen Auswirkungen auf Bestand und Service in Einzelhandelslieferketten.
- Wikipedia — Vendor-managed inventory — Ergänzende Referenz zum Umfang des Konzepts, zu Vereinbarungen über die Bestandsauffüllung und zur Beziehung zu Konsignationsbeständen.
