供應商管理庫存(Vmi)
甚麼是供應商管理庫存（VMI）？
供應商管理庫存（VMI）是一種供應鏈安排，由供應商利用共享的庫存及需求資訊，負責規劃及啟動客戶庫存的補貨。客戶與供應商會就營運規則達成協議，例如庫存上限、服務目標及交付要求。在這些規則範圍內，供應商會決定何時補貨及供應多少，而不是完全依賴由客戶計算的個別補貨訂單。
VMI亦寫作vendor-managed inventory，常用於製造商、分銷商、批發商、零售商及其他商業客戶之間的合作關係。其定義特徵在於補貨責任的分配，而不是貨物的位置或法律所有權。供應商可以在交付後不擁有庫存的情況下管理補貨，而VMI亦不一定意味着供應商營運客戶的倉庫。
VMI如何運作
VMI將客戶端的庫存資訊與供應商端的補貨決策連繫起來。具體工作流程取決於協議，但以下步驟描述的是實際可行的營運順序，而非強制性的行業標準。
- 界定範圍。 雙方確定安排所涵蓋的產品、庫存地點及庫存記錄，並確立誰可以作出補貨決定，以及哪些決定需要獲得批准。
- 就營運參數達成協議。 這些參數可能包括最低及最高庫存水平、目標供應率、訂單數量、交付時間表、交貨期及處理限制。過量、損壞、過期或過時庫存的責任應另行處理。
- 分享庫存及需求數據。 客戶提供現有數量、銷售或消耗量、未完成訂單及預期需求變化等資訊。數據可以透過電子數據交換、系統整合、共享入口網站或約定報告進行交換。
- 計算補貨需求。 供應商評估可用庫存、預期需求、即將到貨的供應及交貨期，然後根據已協定的規則確定適當的補貨數量。
- 授權及執行供應。 視乎安排而定，供應商可以直接發出貨件、生成補貨建議，或建立遵循既定審批流程的訂單。VMI並不會消除商業文件或交易記錄的需要。
- 接收及核對庫存。 收貨地點記錄已收數量並識別差異，這些更新資料會納入後續補貨決策。
- 檢討表現及例外情況。 雙方檢視短缺、過量庫存、交付問題及需求變化。當支撐相關參數的假設發生變化時，便需要調整補貨參數。
資訊流是這個過程的核心。如果記錄庫存與實際庫存不一致，或銷售數據太遲才到達，即使供應商的計算遵循已協定規則，也可能作出不適當的補貨決定。
責任與庫存所有權
VMI協議應區分決策權、所有權、付款責任及實際保管。這些都是相關的商業問題，但不能互相替代。
| 事項 | 在VMI安排中的含義 |
|---|---|
| 補貨責任 | 供應商監察已協定的資訊，並決定或建議何時及補貨多少。 |
| 庫存所有權 | 合約決定所有權何時轉移。VMI本身不會確立所有權。 |
| 付款責任 | 付款遵循已協定的商業條款，可能取決於消耗或轉售，也可能不取決於此。 |
| 實際保管 | 貨物可以存放在客戶場所、配送中心或其他約定地點。 |
| 倉庫執行 | 收貨、儲存、揀貨、盤點及派送仍屬於獨立的營運責任。 |
| 風險分配 | 協議應處理短缺、遺失、損壞、過期及過時庫存，而不應假設VMI會自動分配這些風險。 |
例如，供應商可以為零售商的配送中心補貨，而零售商在收貨後擁有貨物並管理所有倉庫活動。另一方面，雙方也可以將VMI與寄售條款結合。兩種安排都可能涉及由供應商主導補貨，但其財務及所有權影響有所不同。
物流及電子商務中的VMI
在物流中，VMI處於庫存規劃與貨物實際移動之間。補貨決策會產生運輸、收貨能力及儲存空間方面的需求。貨件可視性有助於判斷即將到貨的貨物是否可能按預期時間抵達，但追蹤貨件本身並不等同於庫存管理。
在電子商務中，庫存記錄可能包括實際存在但已分配給客戶訂單的貨物。因此，有效的VMI數據交換需要清晰界定現有庫存、已預留庫存、可用庫存及即將到貨數量。將所有倉庫庫存視為可供銷售，可能會扭曲補貨決策。
供應商可以為存放於電子商務零售商履約中心的貨物補貨，而零售商繼續接收消費者訂單並安排包裹配送。這與直運不同：在上述例子中，貨物會先在履約地點補充，然後才出貨處理個別消費者訂單。
跨境VMI會將國際運輸及跨境流程納入補貨計算。較長或較難預測的交貨期，可能需要與國內安排採用不同的庫存參數。雙方亦應確定由誰處理進口文件、海關手續、關稅及稅項。VMI本身不會決定進口商、海關處理方式或適用的交付條款。
與相關安排的比較
多種安排可以與VMI並存。以下區分說明每個術語所處理的主要問題；它們並非互斥的類別。
| 術語 | 主要重點 | 與VMI的關係 |
|---|---|---|
| 買方管理補貨 | 客戶計算自身的補貨需求並下單。 | VMI讓供應商在約定限制內，在補貨決策中扮演更重要的角色。 |
| 寄售庫存 | 供應商保留所有權，直至約定事件發生，例如消耗或出售。 | 寄售涉及所有權及商業條款。它可以與VMI結合，但並非VMI所要求。 |
| 持續補貨 | 補貨根據有關銷售、消耗或庫存的持續資訊作出回應。 | 它可以與VMI重疊，但單憑此術語並不能完整說明決策權或所有權。 |
| 協同規劃、預測及補貨 | 交易夥伴協調規劃、預測及補貨活動。 | 其協同規劃範圍更廣；VMI則專門涉及由供應商管理的補貨。 |
| 直運 | 供應商或其他履約方直接將貨物寄送給賣家的客戶。 | 它涉及履約路線，不一定涉及為買方庫存補貨的責任。 |
示例
網上零售商與家居用品供應商可能同意，由供應商為零售商履約中心的指定產品補貨。零售商分享每日庫存結餘、訂單分配、收貨及銷售資訊。供應商利用這些記錄，結合預期需求及交貨期，計算補貨需求。
如果計劃進行促銷，零售商會在需求增加前通知供應商。供應商便可以檢討現有庫存限制是否仍然合適。如果即將到貨的貨件延誤，雙方可以評估由此產生的短缺風險，而不是將該貨件視為可立即使用的庫存。
在這個假設安排中，零售商仍然控制其網上商店、處理消費者訂單及處理客戶退貨。供應商的VMI責任是為約定庫存補貨，而不是營運零售商整個電子商務業務。
潛在優勢及限制
VMI讓供應商可以利用客戶端的庫存及需求資訊規劃補貨，而不只是依賴收到的採購訂單，因而有助改善協調。零售供應鏈研究曾探討VMI改善庫存及服務表現的潛力。然而，改善效果取決於營運條件；VMI並不保證庫存更低、短缺更少或總成本更低。
- 數據質素：遺漏的收貨記錄、不準確的盤點、未記錄的損壞或延遲的銷售更新，都可能削弱補貨決策。
- 需求可見性：促銷、產品組合變更、產品推出及停產，都需要歷史消耗以外的資訊。
- 一致的誘因：主要按出貨量獲得回報的供應商，可能與希望限制營運資金及儲存使用的客戶有不同優先事項。
- 供應限制：更佳的可見性本身不能消除生產短缺、運輸中斷或收貨能力有限等問題。
- 管治：雙方都需要審批例外情況、解決差異及更改庫存參數的流程。
因此，表現應同時從庫存可用率、庫存水平及營運成本方面評估。如果短缺增加或過量庫存只是轉移到供應鏈其他位置，單一地點的庫存減少並不足以證明有所改善。
VMI協議的實務檢查
以下問題有助釐清一項安排是否具備可行的決策規則。這些是實施時需考慮的事項，而不是通用的合約清單。
- 包括哪些產品及地點？新增或移除項目如何獲得批准？
- 供應商是否獨立作出補貨決定，還是客戶必須批准建議？
- 庫存可用性、訂單預留、運輸中的貨物及退貨如何在共享數據中表示？
- 資訊多久更新一次？數據交換失敗時會如何處理？
- 誰負責傳達促銷、需求變化及產品停產資訊？
- 對出貨數量、儲存容量、保存期及交付時間表有何限制？
- 誰擁有貨物？何時需要付款？誰承擔已協定的庫存風險？
- 短缺、過量庫存、差異及表現爭議如何解決？
退貨在電子商務中尤其需要注意。退回物品抵達設施時，不一定已可供再次銷售。在納入補貨計算前，應反映其檢查及處置狀態。
常見問題
VMI是否意味着供應商擁有庫存？
不是。VMI界定的是補貨責任。所有權取決於商業協議。供應商一直擁有貨物，直至消耗或出售，這與寄售有關，而寄售可以與VMI結合。
VMI是否會取消採購訂單？
不一定。採購訂單、補貨發放通知或其他交易記錄仍可能會使用。主要區別在於誰計算及啟動補貨，而不是是否存在訂單文件。
VMI可以用於跨境電子商務嗎？
可以。供應商可以為海外履約地點管理補貨。相關安排必須考慮國際交貨期，並另行界定相關的運輸、進口及海關責任。
VMI是否總會降低庫存？
不會。結果取決於需求、數據質素、庫存參數、供應可靠性及誘因。某項安排可能優先考慮供應率，而不是降低庫存，表現應根據已協定的目標進行評估。
資料來源
- ASCM供應鏈詞典 — 有關庫存管理、補貨及相關供應鏈概念的專業術語參考。
- Waller, M.、Johnson, M. E. 及 Davis, T. — 零售供應鏈中的供應商管理庫存 — 對零售供應鏈中的VMI、資訊共享及潛在庫存與服務影響的學術分析。
- Wikipedia — 供應商管理庫存 — 關於該概念範圍、補貨安排及其與寄售庫存關係的補充參考。
