Inventario gestito dal fornitore (VMI)
Che cos'è l'inventario gestito dal fornitore (VMI)?
L'inventario gestito dal fornitore (VMI) è un accordo della catena di approvvigionamento in cui un fornitore assume la responsabilità della pianificazione e dell'avvio del rifornimento dell'inventario di un cliente utilizzando informazioni condivise su inventario e domanda. Il cliente e il fornitore concordano regole operative, come limiti delle scorte, obiettivi di servizio e requisiti di consegna. Nell'ambito di tali regole, il fornitore determina quando rifornire le scorte e quanto fornire, invece di basarsi esclusivamente su singoli ordini di rifornimento calcolati dal cliente.
Scritto anche come inventario gestito dal fornitore, il VMI viene utilizzato nei rapporti tra produttori, distributori, grossisti, rivenditori e altri clienti aziendali. La sua caratteristica distintiva è l'assegnazione della responsabilità del rifornimento, non l'ubicazione delle merci o la loro proprietà legale. Un fornitore può gestire il rifornimento senza possedere le scorte dopo la consegna, e il VMI non significa necessariamente che il fornitore gestisca il magazzino del cliente.
Come funziona il VMI
Il VMI collega le informazioni sull'inventario lato cliente alle decisioni di rifornimento lato fornitore. Il flusso di lavoro preciso dipende dall'accordo, ma i passaggi seguenti descrivono una sequenza operativa pratica, non uno standard industriale obbligatorio.
- Definire l'ambito. Le parti identificano i prodotti, le ubicazioni delle scorte e i dati di inventario coperti dall'accordo. Stabiliscono inoltre chi può prendere decisioni di rifornimento e quali decisioni richiedono approvazione.
- Concordare i parametri operativi. Questi possono includere livelli minimi e massimi delle scorte, disponibilità obiettivo, quantità degli ordini, programmi di consegna, tempi di approvvigionamento e vincoli di movimentazione. La responsabilità per scorte eccedenti, danneggiate, scadute o obsolete dovrebbe essere trattata separatamente.
- Condividere i dati su inventario e domanda. Il cliente fornisce informazioni quali quantità disponibili, vendite o consumi, ordini in sospeso e variazioni previste della domanda. I dati possono essere scambiati tramite interscambio elettronico dei dati, integrazioni di sistema, portali condivisi o report concordati.
- Calcolare le esigenze di rifornimento. Il fornitore valuta le scorte disponibili, la domanda prevista, le forniture in arrivo e il tempo di consegna. Determina quindi una quantità di rifornimento appropriata secondo le regole concordate.
- Autorizzare ed eseguire la fornitura. A seconda dell'accordo, il fornitore può rilasciare direttamente una spedizione, generare una proposta di rifornimento o creare un ordine che segua un processo di approvazione concordato. Il VMI non elimina la necessità di documenti commerciali o registrazioni delle transazioni.
- Ricevere e riconciliare l'inventario. Il luogo di ricezione registra le quantità ricevute e identifica le discrepanze. Questi aggiornamenti alimentano le successive decisioni di rifornimento.
- Esaminare le prestazioni e le eccezioni. Entrambe le parti esaminano carenze, scorte eccedenti, problemi di consegna e variazioni della domanda. I parametri di rifornimento devono essere adeguati quando cambiano le ipotesi su cui si basano.
Il flusso di informazioni è fondamentale per questo processo. Se le scorte registrate differiscono da quelle fisiche o i dati sulle vendite arrivano troppo tardi, il fornitore può prendere una decisione di rifornimento inappropriata anche quando il calcolo segue le regole concordate.
Responsabilità e proprietà dell'inventario
Un accordo VMI dovrebbe distinguere l'autorità decisionale dalla proprietà, dal pagamento e dalla custodia fisica. Si tratta di questioni commerciali correlate, ma non intercambiabili.
| Questione | Significato nell'ambito di un accordo VMI |
|---|---|
| Responsabilità del rifornimento | Il fornitore monitora le informazioni concordate e determina o propone quando e quanto rifornire. |
| Proprietà dell'inventario | Il contratto determina quando avviene il trasferimento della proprietà. Il VMI da solo non stabilisce la proprietà. |
| Obbligo di pagamento | Il pagamento segue i termini commerciali concordati, che possono dipendere o meno dal consumo o dalla rivendita. |
| Custodia fisica | Le merci possono essere conservate presso i locali del cliente, un centro di distribuzione o un'altra ubicazione concordata. |
| Gestione del magazzino | Ricezione, stoccaggio, prelievo, conteggio e spedizione restano responsabilità operative separate. |
| Allocazione dei rischi | L'accordo dovrebbe trattare carenze, perdite, danni, scadenze e scorte obsolete, invece di presumere che il VMI assegni automaticamente tali rischi. |
Ad esempio, un fornitore può rifornire il centro di distribuzione di un rivenditore mentre il rivenditore possiede le merci dopo la ricezione e gestisce tutte le attività di magazzino. In alternativa, le parti possono combinare il VMI con termini di conto deposito. Entrambi gli accordi possono prevedere un rifornimento guidato dal fornitore, ma le loro implicazioni finanziarie e proprietarie sono diverse.
VMI nella logistica e nell'ecommerce
Nella logistica, il VMI si colloca tra la pianificazione dell'inventario e il movimento fisico delle merci. Le decisioni di rifornimento creano esigenze di trasporto, capacità di ricezione e spazio di stoccaggio. La visibilità della spedizione aiuta a stabilire se le merci in arrivo arriveranno probabilmente quando previsto, ma il monitoraggio di una spedizione non costituisce di per sé gestione dell'inventario.
Nell'ecommerce, una registrazione dell'inventario può includere merci fisicamente presenti ma già assegnate agli ordini dei clienti. Uno scambio di dati VMI utile richiede quindi definizioni chiare di scorte disponibili, scorte riservate, scorte vendibili e quantità in arrivo. Considerare tutte le scorte di magazzino disponibili per la vendita può distorcere le decisioni di rifornimento.
Un fornitore può rifornire merci conservate presso il centro logistico di un rivenditore ecommerce mentre il rivenditore continua ad accettare gli ordini dei consumatori e a organizzare la consegna dei pacchi. Ciò è diverso dal dropshipping: in quell'esempio, le scorte vengono rifornite in un luogo di evasione prima della spedizione dei singoli ordini dei consumatori.
Il VMI transfrontaliero aggiunge il trasporto internazionale e le procedure di frontiera al calcolo del rifornimento. Tempi di consegna più lunghi o meno prevedibili possono richiedere parametri di scorta diversi rispetto a un accordo nazionale. Le parti dovrebbero inoltre identificare chi gestisce la documentazione d'importazione, le formalità doganali, i dazi e le imposte. Il VMI non determina di per sé l'importatore ufficiale, il trattamento doganale o i termini di consegna applicabili.
Confronto con accordi correlati
Diversi accordi possono coesistere con il VMI. Le distinzioni seguenti identificano la questione principale affrontata da ciascun termine; non si tratta di categorie mutuamente esclusive.
| Termine | Obiettivo principale | Rapporto con il VMI |
|---|---|---|
| Rifornimento gestito dall'acquirente | Il cliente calcola le proprie esigenze di rifornimento e effettua gli ordini. | Il VMI assegna al fornitore un ruolo maggiore nelle decisioni di rifornimento entro limiti concordati. |
| Inventario in conto deposito | Il fornitore mantiene la proprietà fino a un evento concordato, come il consumo o la vendita. | Il conto deposito riguarda la proprietà e i termini commerciali. Può essere combinato con il VMI, ma non è richiesto da esso. |
| Rifornimento continuo | Il rifornimento risponde a informazioni continue su vendite, consumi o inventario. | Può sovrapporsi al VMI, ma il termine da solo non specifica completamente i diritti decisionali o la proprietà. |
| Pianificazione, previsione e rifornimento collaborativi | I partner commerciali coordinano le attività di pianificazione, previsione e rifornimento. | Ha un ambito di pianificazione collaborativa più ampio; il VMI riguarda specificamente il rifornimento gestito dal fornitore. |
| Dropshipping | Un fornitore o un altro soggetto logistico spedisce le merci direttamente al cliente del venditore. | Riguarda il percorso di evasione, non necessariamente la responsabilità di rifornire le scorte di un acquirente. |
Esempio illustrativo
Un rivenditore online e un fornitore di prodotti per la casa possono concordare che il fornitore rifornisca prodotti selezionati presso il centro logistico del rivenditore. Il rivenditore condivide saldi giornalieri delle scorte, assegnazioni degli ordini, ricevute e informazioni sulle vendite. Il fornitore utilizza tali registrazioni, insieme alla domanda prevista e ai tempi di consegna, per calcolare le esigenze di rifornimento.
Se è prevista una promozione, il rivenditore informa il fornitore prima dell'aumento della domanda. Il fornitore può quindi verificare se gli attuali limiti delle scorte restano appropriati. Se una spedizione in arrivo subisce un ritardo, le parti possono valutare il conseguente rischio di carenza invece di considerare la spedizione come inventario immediatamente utilizzabile.
In questo accordo ipotetico, il rivenditore continua a controllare il proprio negozio online, elaborare gli ordini dei consumatori e gestire i resi dei clienti. La responsabilità VMI del fornitore riguarda il rifornimento delle scorte concordate, non la gestione dell'intera attività ecommerce del rivenditore.
Potenziali vantaggi e limitazioni
Il VMI può migliorare il coordinamento consentendo a un fornitore di pianificare il rifornimento utilizzando informazioni sull'inventario e sulla domanda lato cliente, invece di basarsi esclusivamente sugli ordini di acquisto in arrivo. Le ricerche sulle catene di approvvigionamento al dettaglio ne hanno esaminato il potenziale per migliorare le prestazioni dell'inventario e del servizio. Tuttavia, i miglioramenti dipendono dalle condizioni operative; il VMI non garantisce scorte inferiori, meno carenze o costi totali più bassi.
- Qualità dei dati: Ricezioni mancanti, conteggi imprecisi, danni non registrati o aggiornamenti ritardati sulle vendite possono compromettere le decisioni di rifornimento.
- Visibilità della domanda: Promozioni, variazioni dell'assortimento, lanci e dismissioni di prodotti richiedono informazioni oltre ai consumi storici.
- Incentivi allineati: Un fornitore premiato principalmente per il volume delle spedizioni può avere priorità diverse da un cliente che desidera limitare il capitale circolante e l'uso dello spazio di stoccaggio.
- Vincoli di fornitura: Una migliore visibilità non può eliminare da sola carenze produttive, interruzioni dei trasporti o capacità di ricezione limitata.
- Governance: Entrambe le parti necessitano di un processo per approvare le eccezioni, risolvere le discrepanze e modificare i parametri delle scorte.
Le prestazioni dovrebbero quindi essere valutate considerando insieme disponibilità dell'inventario, livelli delle scorte e costi operativi. Ridurre l'inventario in un luogo non è una prova sufficiente di miglioramento se le carenze aumentano o le scorte eccedenti vengono semplicemente trasferite altrove nella catena di approvvigionamento.
Controlli pratici per un accordo VMI
Le domande seguenti aiutano a chiarire se un accordo dispone di regole decisionali applicabili. Sono considerazioni di implementazione, non una checklist contrattuale universale.
- Quali prodotti e ubicazioni sono inclusi e come vengono approvate aggiunte o rimozioni?
- Il fornitore prende decisioni di rifornimento in autonomia o il cliente deve approvare le proposte?
- Come sono rappresentati nei dati condivisi la disponibilità delle scorte, le prenotazioni degli ordini, le merci in transito e i resi?
- Con quale frequenza vengono aggiornate le informazioni e cosa accade quando lo scambio di dati non funziona?
- Chi comunica promozioni, variazioni della domanda e dismissioni di prodotti?
- Quali limiti si applicano alle quantità spedite, alla capacità di stoccaggio, alla durata di conservazione e ai programmi di consegna?
- Chi possiede le merci, quando è dovuto il pagamento e chi sostiene i rischi di inventario concordati?
- Come vengono risolte carenze, scorte eccedenti, discrepanze e controversie sulle prestazioni?
I resi meritano particolare attenzione nell'ecommerce. Un articolo restituito non è necessariamente disponibile per la rivendita quando raggiunge una struttura. Il suo stato di ispezione e destinazione dovrebbe essere registrato prima di includerlo nei calcoli di rifornimento.
Domande frequenti
VMI significa che il fornitore possiede l'inventario?
No. Il VMI definisce la responsabilità del rifornimento. La proprietà dipende dall'accordo commerciale. La proprietà del fornitore fino al consumo o alla vendita è associata al conto deposito, che può essere combinato con il VMI.
Il VMI elimina gli ordini di acquisto?
Non necessariamente. Possono ancora essere utilizzati ordini di acquisto, rilasci di rifornimento o altre registrazioni delle transazioni. La distinzione principale riguarda chi calcola e avvia il rifornimento, non l'esistenza di un documento d'ordine.
Il VMI può essere utilizzato per l'ecommerce transfrontaliero?
Sì. Un fornitore può gestire il rifornimento per una struttura logistica estera. L'accordo deve tenere conto dei tempi di approvvigionamento internazionali e definire separatamente le responsabilità pertinenti in materia di trasporto, importazione e dogana.
Il VMI riduce sempre l'inventario?
No. I risultati dipendono da domanda, qualità dei dati, parametri delle scorte, affidabilità della fornitura e incentivi. Un accordo può dare priorità alla disponibilità invece di ridurre l'inventario, e le prestazioni dovrebbero essere valutate rispetto agli obiettivi concordati.
Fonti
- Dizionario della catena di approvvigionamento ASCM — Riferimento terminologico professionale per la gestione dell'inventario, il rifornimento e i concetti correlati della catena di approvvigionamento.
- Waller, M., Johnson, M. E. e Davis, T. — Vendor-Managed Inventory in the Retail Supply Chain — Analisi accademica del VMI, della condivisione delle informazioni e dei potenziali effetti sull'inventario e sul servizio nelle catene di approvvigionamento al dettaglio.
- Wikipedia — Vendor-managed inventory — Riferimento supplementare per l'ambito del concetto, gli accordi di rifornimento e il rapporto con l'inventario in conto deposito.
