Управлявани от доставчика запаси (VMI)
Какво представлява управляваният от доставчика запас (VMI)?
Управляваният от доставчика запас (VMI) е организация на веригата за доставки, при която доставчикът поема отговорност за планирането и инициирането на попълването на запасите на клиента, използвайки споделена информация за наличностите и търсенето. Клиентът и доставчикът се договарят за оперативни правила, като минимални и максимални нива на запасите, цели за обслужване и изисквания за доставка. В рамките на тези правила доставчикът определя кога да попълни запасите и какво количество да достави, вместо да разчита единствено на отделни заявки за попълване, изчислени от клиента.
Изписван също като vendor-managed inventory, VMI се използва във взаимоотношенията между производители, дистрибутори, търговци на едро, търговци на дребно и други бизнес клиенти. Определящата му характеристика е разпределянето на отговорността за попълване, а не местоположението на стоките или тяхната законова собственост. Доставчикът може да управлява попълването, без да притежава запасите след доставката, а VMI не означава непременно, че доставчикът управлява склада на клиента.
Как работи VMI
VMI свързва информацията за запасите от страна на клиента с решенията за попълване от страна на доставчика. Точният работен процес зависи от споразумението, но следващите стъпки описват практическа последователност на работа, а не задължителен отраслов стандарт.
- Определяне на обхвата. Страните идентифицират продуктите, местоположенията на запасите и записите за наличности, включени в споразумението. Те също така определят кой може да взема решения за попълване и кои решения изискват одобрение.
- Договаряне на оперативните параметри. Те могат да включват минимални и максимални нива на запасите, целева наличност, количества за поръчка, графици за доставка, срокове за изпълнение и ограничения при обработката. Отговорността за излишни, повредени, изтекли или остарели запаси трябва да бъде разгледана отделно.
- Споделяне на данни за запасите и търсенето. Клиентът предоставя информация като налични количества, продажби или потребление, неизпълнени поръчки и очаквани промени в търсенето. Данните могат да се обменят чрез електронен обмен на данни, системни интеграции, споделени портали или договорени отчети.
- Изчисляване на нуждите от попълване. Доставчикът оценява наличните запаси, очакваното търсене, входящите доставки и срока за изпълнение. След това определя подходящо количество за попълване съгласно договорените правила.
- Одобряване и изпълнение на доставката. В зависимост от договореността доставчикът може директно да освободи пратка, да генерира предложение за попълване или да създаде поръчка, която следва договорен процес на одобрение. VMI не премахва необходимостта от търговски документи или записи за транзакции.
- Получаване и съгласуване на запасите. Получаващото местоположение записва получените количества и установява несъответствията. Тези актуализации се използват при последващите решения за попълване.
- Преглед на резултатите и изключенията. Двете страни разглеждат недостига, излишните запаси, проблемите с доставките и промените в търсенето. Параметрите за попълване трябва да се коригират, когато предпоставките зад тях се променят.
Потокът на информация е в основата на този процес. Ако записаните запаси се различават от физическите запаси или данните за продажбите пристигат със закъснение, доставчикът може да вземе неподходящо решение за попълване, дори когато изчислението му следва договорените правила.
Отговорности и собственост върху запасите
Споразумението за VMI трябва да разграничава правомощията за вземане на решения от собствеността, плащането и физическото съхранение. Това са свързани търговски въпроси, но не са взаимозаменяеми.
| Въпрос | Значение в рамките на VMI |
|---|---|
| Отговорност за попълването | Доставчикът наблюдава договорената информация и определя или предлага кога и какво количество да бъде попълнено. |
| Собственост върху запасите | Договорът определя кога се прехвърля собствеността. Самото VMI не установява собственост. |
| Задължение за плащане | Плащането следва договорените търговски условия, които могат да зависят или да не зависят от потреблението или препродажбата. |
| Физическо съхранение | Стоките могат да се съхраняват в помещенията на клиента, в дистрибуционен център или на друго договорено място. |
| Складови операции | Получаването, съхранението, комплектоването, преброяването и изпращането остават отделни оперативни отговорности. |
| Разпределение на риска | Споразумението трябва да разглежда недостига, загубата, повредата, изтичането на срока и остарелите запаси, вместо да приема, че VMI автоматично разпределя тези рискове. |
Например доставчикът може да попълва запасите в дистрибуционния център на търговец на дребно, докато търговецът притежава стоките след получаването им и управлява всички складови дейности. Като алтернатива страните могат да комбинират VMI с условия за консигнация. И двете договорености могат да включват попълване, ръководено от доставчика, но финансовите и имуществените им последици са различни.
VMI в логистиката и електронната търговия
В логистиката VMI се намира между планирането на запасите и физическото движение на стоките. Решенията за попълване създават потребности от транспорт, капацитет за приемане и складово пространство. Видимостта на пратките помага да се установи дали входящите стоки вероятно ще пристигнат в очаквания срок, но проследяването на пратка само по себе си не представлява управление на запасите.
В електронната търговия записът за запасите може да включва стоки, които физически са налични, но вече са разпределени към клиентски поръчки. Следователно един полезен обмен на VMI данни се нуждае от ясни определения за налични запаси, резервирани запаси, достъпни запаси и входящи количества. Третирането на всички складови наличности като налични за продажба може да изкриви решенията за попълване.
Доставчикът може да попълва стоки, съхранявани във фулфилмънт центъра на търговец на дребно в електронната търговия, докато търговецът продължава да приема потребителски поръчки и да организира доставката на пратки. Това се различава от дропшипинга: в този пример запасите се попълват във фулфилмънт обект, преди да бъдат изпратени отделните потребителски поръчки.
При трансграничен VMI към изчислението на попълването се добавят международният транспорт и граничните процедури. По-дългите или по-непредвидими срокове за доставка може да изискват различни параметри на запасите в сравнение с вътрешна договореност. Страните трябва също да определят кой обработва вносната документация, митническите формалности, митата и данъците. Самото VMI не определя вносителя по документи, митническото третиране или приложимите условия за доставка.
Сравнение със свързани договорености
Няколко договорености могат да съществуват едновременно с VMI. Посочените по-долу разграничения идентифицират основния въпрос, към който се отнася всеки термин; те не са взаимно изключващи се категории.
| Термин | Основен фокус | Връзка с VMI |
|---|---|---|
| Попълване, управлявано от купувача | Клиентът изчислява нуждите си от попълване и прави поръчки. | VMI предоставя на доставчика по-голяма роля при вземането на решения за попълване в рамките на договорените ограничения. |
| Консигнационен запас | Доставчикът запазва собствеността до настъпването на договорено събитие, например потребление или продажба. | Консигнацията се отнася до собствеността и търговските условия. Тя може да се комбинира с VMI, но не е задължителна при него. |
| Непрекъснато попълване | Попълването реагира на постоянна информация за продажбите, потреблението или запасите. | То може да се припокрива с VMI, но само по себе си не определя напълно правата за вземане на решения или собствеността. |
| Съвместно планиране, прогнозиране и попълване | Търговските партньори координират дейностите по планиране, прогнозиране и попълване. | То има по-широк обхват на съвместното планиране; VMI конкретно се отнася до попълване, управлявано от доставчика. |
| Дропшипинг | Доставчик или друга страна по изпълнението изпраща стоките директно до клиента на продавача. | Той се отнася до начина на изпълнение, а не непременно до отговорността за попълване на запасите на купувача. |
Илюстративен пример
Онлайн търговец и доставчик на стоки за дома могат да се договорят доставчикът да попълва избрани продукти във фулфилмънт центъра на търговеца. Търговецът споделя ежедневни салда на запасите, разпределения по поръчки, получени количества и информация за продажбите. Доставчикът използва тези записи, заедно с очакваното търсене и срока за доставка, за да изчисли нуждите от попълване.
Ако е планирана промоция, търговецът уведомява доставчика преди увеличаването на търсенето. След това доставчикът може да провери дали съществуващите ограничения за запасите остават подходящи. Ако входяща пратка се забави, страните могат да оценят произтичащия риск от недостиг, вместо да считат пратката за незабавно използваем запас.
В тази хипотетична договореност търговецът продължава да управлява своя онлайн магазин, да обработва потребителските поръчки и да обработва връщанията от клиенти. Отговорността на доставчика по VMI се отнася до попълването на договорения запас, а не до управлението на цялата електронна търговия на търговеца.
Потенциални ползи и ограничения
VMI може да подобри координацията, като позволява на доставчика да планира попълването, използвайки информацията за запасите и търсенето от страна на клиента, вместо да разчита само на входящи поръчки за покупка. Изследванията на веригите за доставки в търговията на дребно разглеждат потенциала му за подобряване на резултатите при запасите и обслужването. Подобренията обаче зависят от оперативните условия; VMI не гарантира по-малки запаси, по-малко недостиг или по-ниски общи разходи.
- Качество на данните: Липсващи записи за получаване, неточни преброявания, незаписани повреди или забавени актуализации на продажбите могат да подкопаят решенията за попълване.
- Видимост на търсенето: Промоциите, промените в асортимента, пускането на продукти и прекратяването им изискват информация отвъд историческото потребление.
- Съгласувани стимули: Доставчик, възнаграждаван основно за обема на доставките, може да има различни приоритети от клиент, който се стреми да ограничи оборотния капитал и използването на складово пространство.
- Ограничения на доставките: По-добрата видимост сама по себе си не може да премахне производствения недостиг, транспортните прекъсвания или ограничения капацитет за приемане.
- Управление: Двете страни се нуждаят от процес за одобряване на изключения, разрешаване на несъответствия и промяна на параметрите на запасите.
Следователно резултатите трябва да се оценяват едновременно по наличността на запасите, нивата на запасите и оперативните разходи. Намаляването на запасите на едно място не е достатъчно доказателство за подобрение, ако недостигът се увеличи или излишните запаси просто бъдат прехвърлени на друго място във веригата за доставки.
Практически проверки за споразумение за VMI
Следващите въпроси помагат да се изясни дали договореността има работещи правила за вземане на решения. Те са съображения за изпълнение, а не универсален договорен контролен списък.
- Кои продукти и местоположения са включени и как се одобряват добавянията или премахванията?
- Доставчикът взема ли решенията за попълване независимо или клиентът трябва да одобрява предложенията?
- Как се представят в споделените данни наличността на запасите, резервациите по поръчки, стоките в транзит и връщанията?
- Колко често се актуализира информацията и какво се случва, когато обменът на данни прекъсне?
- Кой съобщава за промоции, промени в търсенето и прекратяване на продукти?
- Какви ограничения се прилагат към количествата на пратките, складовия капацитет, срока на годност и графиците за доставка?
- Кой притежава стоките, кога се дължи плащането и кой поема договорените рискове за запасите?
- Как се разрешават недостигът, излишните запаси, несъответствията и споровете относно резултатите?
Връщанията заслужават особено внимание в електронната търговия. Върнатият артикул не е непременно наличен за повторна продажба, когато пристигне в даден обект. Статусът на проверката и разпореждането с него трябва да бъде отразен, преди артикулът да бъде включен в изчисленията за попълване.
Често задавани въпроси
Означава ли VMI, че доставчикът притежава запасите?
Не. VMI определя отговорността за попълването. Собствеността зависи от търговското споразумение. Собствеността на доставчика до момента на потребление или продажба е свързана с консигнацията, която може да се комбинира с VMI.
Премахва ли VMI поръчките за покупка?
Не непременно. Все още могат да се използват поръчки за покупка, освобождавания за попълване или други записи за транзакции. Основното разграничение е кой изчислява и инициира попълването, а не дали съществува документ за поръчка.
Може ли VMI да се използва за трансгранична електронна търговия?
Да. Доставчикът може да управлява попълването за задграничен фулфилмънт обект. Договореността трябва да отчита международните срокове за изпълнение и отделно да определя съответните отговорности за транспорта, вноса и митниците.
Винаги ли VMI намалява запасите?
Не. Резултатите зависят от търсенето, качеството на данните, параметрите на запасите, надеждността на доставките и стимулите. Договореността може да поставя наличността на първо място, вместо да намалява запасите, а резултатите трябва да се оценяват спрямо договорените цели.
Източници
- ASCM Supply Chain Dictionary — Професионален справочник на терминологията за управление на запасите, попълване и свързани концепции във веригата за доставки.
- Waller, M., Johnson, M. E., and Davis, T. — Vendor-Managed Inventory in the Retail Supply Chain — Академичен анализ на VMI, споделянето на информация и потенциалните ефекти върху запасите и обслужването във веригите за доставки на дребно.
- Wikipedia — Vendor-managed inventory — Допълнителен източник за обхвата на концепцията, договореностите за попълване и връзката с консигнационните запаси.
