Analiza costului total
Ce este analiza costului total?
Analiza costului total este o metodă de identificare și comparare a tuturor costurilor relevante asociate unei decizii de afaceri, în loc să evalueze doar prețul cel mai vizibil al acesteia. În logistică, comerțul electronic și comerțul transfrontalier, este utilizată pentru evaluarea unor opțiuni precum metodele de expediere, locațiile stocurilor, furnizorii, modalitățile de onorare a comenzilor și procesele de retur. Analiza ia în considerare modul în care o decizie modifică costurile de-a lungul lanțului de aprovizionare definit sau al perioadei operaționale.
De exemplu, un tarif de transport mai mic nu generează neapărat un cost total mai mic dacă necesită expedieri mai mari, crește costurile de deținere a stocurilor sau creează operațiuni suplimentare de manipulare. În schimb, un serviciu de transport mai scump poate reduce suficient alte costuri pentru a-și justifica prețul. Analiza costului total face explicite aceste compromisuri.
Termenul descrie o abordare analitică, nu un calcul prescris universal. Domeniul său de aplicare depinde de decizie, de responsabilitățile organizației și de perioada analizată. În achiziții, se suprapune cu costul total de deținere; în comerțul internațional, poate include calcule ale costului de livrare.
Cum este utilizată analiza costului total în logistică
Logistica conectează transportul, depozitarea, stocurile, onorarea comenzilor și retururile. O modificare într-o activitate poate schimba costul alteia. Council of Supply Chain Management Professionals descrie managementul logisticii ca pe o funcție integratoare care coordonează activitățile logistice, inclusiv transportul, depozitarea, gestionarea stocurilor și onorarea comenzilor. Analiza costului total aplică această perspectivă integrată unei decizii specifice.
De exemplu, un comerciant care compară locațiile de onorare a comenzilor poate analiza costurile depozitului împreună cu transportul de intrare, costurile de livrare, disponibilitatea stocurilor și cheltuielile pentru transferul stocurilor între facilități. Analizarea doar a chiriei depozitului ar lăsa consecințe importante în afara comparației.
Metoda poate apărea în licitații pentru transport, evaluări ale furnizorilor, studii privind rețeaua de depozite, contracte de onorare a comenzilor, evaluări ale ambalajelor și planificarea stocurilor. Este deosebit de utilă atunci când cea mai mică taxă ofertată diferă de cel mai mic cost estimat pentru atingerea nivelului de servicii necesar.
Costuri care pot fi incluse
Tabelul următor prezintă categorii practice de costuri, nu o clasificare contabilă obligatorie. Trebuie incluse doar categoriile relevante pentru decizie, iar aceeași cheltuială nu trebuie să apară în mai mult de o categorie.
| Categoria de cost | Componente posibile | Relevanța pentru decizie |
|---|---|---|
| Achiziție sau producție | Prețul produsului, pregătirea de către furnizor, modificări de producție | Relevantă la compararea furnizorilor, locațiilor de aprovizionare sau cantităților comandate |
| Transport | Transport de intrare, livrare de ieșire, suprataxe pentru combustibil, taxe suplimentare | Arată cheltuiala de transport dincolo de tariful principal |
| Depozitare și manipulare | Recepție, stocare, preluare, ambalare, încărcare, transferuri de stocuri | Include activitatea operațională creată de modalitatea aleasă |
| Deținerea stocurilor | Capital blocat în stocuri, asigurare, deteriorare, învechire | Corelează frecvența expedierilor și timpul de livrare cu expunerea stocurilor |
| Procesare transfrontalieră | Brokeraj vamal, taxe vamale, impozite aplicabile nerecuperabile, administrarea conformității | Identifică costurile asociate deplasării mărfurilor peste granițe |
| Retururi și excepții | Transport de retur, inspecție, reprelucrare, eliminare, manipularea înlocuirilor | Ia în calcul activitățile de după livrarea inițială reușită |
| Implementare și administrare | Integrare, inițiere, instruire, administrarea contractului | Împiedică dispariția costurilor de tranziție din comparație |
Costurile stocurilor necesită o atenție deosebită. Taxele pentru stocarea în depozit și costul finanțării stocurilor sunt cheltuieli diferite, însă o estimare largă a ratei de deținere a stocurilor poate include deja stocarea, asigurarea sau învechirea. Adăugarea separată a acestor elemente, fără verificarea estimării, poate duce la contabilizarea dublă a costurilor.
În mod similar, impozitele recuperabile pot reprezenta o necesitate de flux de numerar, nu o cheltuială permanentă. Tratamentul lor ar trebui să reflecte regulile aplicabile și circumstanțele afacerii. Un model de costuri ar trebui să distingă costul economic, cheltuiala contabilă și momentul fluxului de numerar atunci când aceste diferențe influențează decizia.
Cum se efectuează o analiză a costului total
1. Definiți decizia și cerințele de servicii
Specificați ce se compară: doi transportatori, locații alternative de onorare a comenzilor, frecvențe diferite ale expedierilor sau o altă opțiune operațională. Stabiliți cerințe minime precum angajamentele de livrare, condițiile de manipulare a produselor, capacitatea și conformitatea cu reglementările. Alternativele care nu pot îndeplini cerințele esențiale nu ar trebui tratate ca echivalente doar pentru că au costuri mai mici.
2. Stabiliți o limită consecventă
Definiți ale cui costuri sunt incluse, ce activități sunt acoperite și care este perioada analizei. O analiză limitată la comerciant poate exclude o taxă plătită direct de client, însă acea taxă poate afecta în continuare experiența de cumpărare sau de livrare a clientului. Dacă este relevantă pentru decizie, prezentați-o separat, în loc să amestecați în mod implicit costurile clientului cu cheltuielile comerciantului.
Utilizați o bază comună de comparație, precum costul anual la un volum de comenzi declarat sau costul per comandă onorată. Atunci când dimensiunile comenzilor diferă, costul per comandă poate fi înșelător; costul per unitate sau o altă măsură relevantă poate oferi o perspectivă suplimentară.
3. Identificați costurile care se modifică între alternative
Pentru o decizie viitoare, concentrați-vă asupra costurilor care se pot schimba din cauza alegerii. Chiria unui depozit existent poate rămâne de plătit în cazul ambelor opțiuni pe termen scurt, în timp ce o nouă taxă pentru onorarea externalizată a comenzilor ar fi o cheltuială suplimentară. Alocarea chiriei unei opțiuni nu o face automat evitabilă.
Distingeți cheltuielile recurente de costurile de tranziție unice. Cheltuielile anterioare care nu pot fi recuperate sunt costuri nerecuperabile și nu ar trebui tratate ca economii viitoare. Cu toate acestea, taxele de reziliere sau noile angajamente declanșate de o decizie pot fi relevante.
4. Colectați dovezi și documentați ipotezele
Datele utile includ contracte, facturi, înregistrări ale expedierilor, date privind activitatea depozitului, rapoarte de inventar, documente vamale și înregistrări ale retururilor. Ofertele trebuie verificate pentru taxe minime, condiții de volum, servicii excluse și reguli privind suprataxele. Mediile istorice trebuie testate în raport cu mixul de produse și condițiile de operare preconizate pentru fiecare alternativă.
Pentru fiecare estimare semnificativă, înregistrați sursa, unitatea, metoda de calcul și incertitudinea. Separați taxele contractuale confirmate de previziuni. Astfel, analiza poate fi verificată, iar o ipoteză nu poate fi confundată cu un fapt observat.
5. Calculați totaluri comparabile
Un model simplificat poate fi exprimat astfel:
Costul total relevant = costuri de achiziție + costuri de transport + costuri de depozitare și manipulare + costuri de deținere a stocurilor + costuri asociate frontierei + costuri estimate ale excepțiilor + costuri de implementare − recuperări aplicabile.
Aceasta este o structură ilustrativă, nu o formulă universală. Unele decizii exclud costurile de achiziție deoarece acestea nu se modifică; altele necesită categorii suplimentare. Recuperările, precum veniturile din revânzarea mărfurilor returnate, ar trebui deduse numai atunci când sunt relevante și susținute de dovezi.
Atunci când alternativele au momente de plată semnificativ diferite pe parcursul mai multor ani, poate fi adecvată analiza fluxurilor de numerar actualizate. Rata de actualizare și tratamentul inflației trebuie să fie consecvente. Analiza costului ciclului de viață oferă un cadru conex pentru compararea costurilor în timp, deși aplicațiile sale depășesc domeniul logisticii.
6. Testați incertitudinea și fezabilitatea operațională
Recalculați rezultatele în condițiile unor modificări plauzibile ale volumului comenzilor, taxelor de transport, cerințelor de stoc, ratelor de retur sau variabilității cererii. Analiza de sensibilitate identifică ipotezele care pot schimba opțiunea preferată. Un calcul al pragului de rentabilitate poate indica volumul sau nivelul costului la care două alternative devin echivalente.
Păstrați vizibile consecințele incerte asupra serviciilor. Întârzierile, deteriorările sau rupturile de stoc pot genera cheltuieli măsurabile, însă efectele lor mai ample nu pot fi întotdeauna cuantificate în mod fiabil. Atunci când dovezile sunt insuficiente, descrieți separat riscul în loc să îi atribuiți o valoare monetară nejustificată.
Exemplu ilustrativ pentru comerțul electronic
Un comerciant poate compara expedieri frecvente de reaprovizionare cu livrări mai mari și mai rare către un depozit de onorare a comenzilor. Livrările mai mari ar putea reduce costul de transport per unitate, crescând în același timp stocul mediu și cerințele de depozitare. Reaprovizionarea frecventă ar putea avea efectul opus. Comparația următoare este ipotetică și nu descrie rezultate măsurate la nivelul industriei.
| Factor de comparație | Expedieri mai mari și mai rare | Expedieri mai mici și mai frecvente |
|---|---|---|
| Costul de transport per unitate | Poate scădea dacă consolidarea expedierilor îmbunătățește tariful aplicabil | Poate crește dacă fiecare expediere atrage taxe minime |
| Stocul mediu | Poate crește deoarece sosesc mai multe unități simultan | Poate scădea dacă reaprovizionarea permite cantități mai mici în stoc |
| Activitatea de recepție | Mai puține recepții, cu sarcini potențial mai mari pentru fiecare recepție | Mai multe recepții, cu sarcini potențial mai mici pentru fiecare recepție |
| Expunerea la modificarea cererii | Poate rămâne mai mult stoc dacă cererea scade | Comenzile pot fi ajustate mai frecvent, în funcție de constrângerile furnizorului |
Modalitatea preferată depinde de costurile combinate și de capacitatea de a menține disponibilitatea necesară a stocurilor. O reducere a tarifului de transport nu stabilește singură care opțiune are costul total mai mic.
Considerații privind comerțul transfrontalier
Analiza transfrontalieră necesită o înțelegere clară a condițiilor de livrare și a părților responsabile pentru fiecare cheltuială. Transportul internațional, asigurarea, brokerajul vamal, taxele vamale, impozitele, manipularea la destinație și livrarea finală pot fi plătite de părți diferite. Transferarea unei taxe de la vânzător la cumpărător schimbă cine o plătește; nu elimină costul de bază.
Ghidul International Trade Administration privind costul de livrare oferă un cadru pentru identificarea cheltuielilor asociate aducerii mărfurilor la o destinație internațională. Analiza costului total poate depăși acel punct de sosire pentru a include depozitarea, onorarea comenzilor, finanțarea stocurilor, retururile și costurile de implementare.
Estimările taxelor vamale și ale impozitelor ar trebui să utilizeze clasificarea aplicabilă a produsului, regulile de evaluare, tratamentul originii și cerințele destinației. Un singur procent presupus poate ascunde diferențe importante între produse sau rute. Atunci când tratamentul este incert, modelul ar trebui să identifice datele nerezolvate, nu să prezinte un total aparent precis.
Termeni și limite conexe
| Termen | Relația cu analiza costului total |
|---|---|
| Costul total de deținere | Examinează costurile asociate achiziționării, utilizării, susținerii și eliminării unui activ sau ale unei achiziții. Se suprapune cu analiza costului total, în special în domeniul achizițiilor. |
| Costul de livrare | Se concentrează pe costul aducerii mărfurilor la o destinație specificată. Punctul final și taxele incluse trebuie precizate explicit. |
| Analiza costului ciclului de viață | Compară costurile pe parcursul unui ciclu de viață definit, luând adesea în calcul momentul cheltuielilor viitoare. |
| Costul deservirii | Examinează costul deservirii unor clienți, comenzi, produse sau canale specifice. Poate furniza date pentru o comparație mai amplă. |
| Analiza cost-beneficiu | Compară costurile cu beneficiile. Analiza costului total, singură, nu stabilește dacă beneficiile mai largi ale unei opțiuni justifică cheltuiala. |
Acești termeni se suprapun în practică. Utilitatea lor depinde mai mult de un domeniu de aplicare clar definit decât de presupunerea că toate organizațiile folosesc limite identice.
Neînțelegeri frecvente
- Cel mai mic tarif este cel mai mic cost total. Un tarif ofertat acoperă doar activitățile specificate în ofertă, nu neapărat toate consecințele alegerii respectivei opțiuni.
- Orice cheltuială alocată reprezintă o economie potențială. O cheltuială alocată pentru costuri indirecte poate rămâne neschimbată după decizie. Economiile necesită o reducere efectivă a cheltuielilor sau a angajamentului de resurse.
- „Total” înseamnă orice cost imaginabil. Un model util are o limită definită și include costurile relevante pentru decizie, fără contabilizare dublă.
- Un rezultat precis este neapărat fiabil. Calculele detaliate nu pot compensa datele nejustificate sau taxele omise.
Întrebări și răspunsuri
Ce înseamnă analiza costului total în logistică?
Înseamnă compararea costurilor relevante combinate ale alternativelor logistice, inclusiv interacțiunile dintre transport, stocuri, depozitare, onorarea comenzilor și alte activități afectate.
Este analiza costului total identică cu costul de livrare?
Nu. Costul de livrare se concentrează pe aducerea mărfurilor la o destinație specificată. Analiza costului total poate utiliza acel calcul, luând în considerare și activitățile ulterioare sau consecințele operaționale mai ample.
Opțiunea de expediere cea mai ieftină reduce întotdeauna costul total?
Nu. Taxele de expediere mai mici pot fi compensate de costuri mai mari pentru stocuri, manipulare, depozitare sau excepții. Rezultatul depinde de cerințele de servicii definite și de dovezile disponibile.
Cum ar trebui gestionate costurile incerte?
Documentați ipotezele, utilizați scenarii plauzibile și testați dacă modificările afectează comparația. Riscurile care nu pot fi estimate în mod credibil ar trebui să rămână vizibile ca aspecte calitative.
Surse
- Council of Supply Chain Management Professionals: Definiții și glosar al termenilor privind managementul lanțului de aprovizionare — Susține contextul logistic integrat și relația dintre transport, depozitare, stocuri și onorarea comenzilor.
- MIT OpenCourseWare: Sisteme logistice — Material educațional privind proiectarea sistemelor logistice, stocurile, transportul și compromisurile analitice asociate.
- International Trade Administration: Determinarea costului total de livrare — Susține discuția despre cheltuielile de transport internațional, taxele vamale, impozitele și estimarea costului de livrare.
- Whole Building Design Guide: Analiza costului ciclului de viață — Susține conceptele conexe de perioade de analiză, costuri viitoare, actualizare și analiză de sensibilitate; aplicația sa principală este investiția în clădiri, nu logistica.
