Анализ на общите разходи
Какво представлява анализът на общите разходи?
Анализът на общите разходи е метод за идентифициране и сравняване на всички релевантни разходи, свързани с бизнес решение, вместо да се оценява само неговата най-видима цена. В логистиката, електронната търговия и трансграничната търговия той се използва за оценка на избори като методи за доставка, местоположение на запасите, доставчици, договорености за изпълнение на поръчки и процеси за връщане. Анализът разглежда как дадено решение променя разходите в рамките на определената верига за доставки или оперативен период.
Например по-ниската тарифа за товарен транспорт не води непременно до по-ниски общи разходи, ако изисква по-големи пратки, увеличава разходите за съхранение на запасите или създава допълнителна обработка. Обратно, по-скъпата транспортна услуга може да намали други разходи достатъчно, за да оправдае цената си. Анализът на общите разходи прави тези компромиси явни.
Терминът описва аналитичен подход, а не една универсално предписана калкулация. Обхватът му зависи от решението, отговорностите на организацията и изследвания период. При закупуването той се припокрива с общата стойност на притежание; при международната търговия може да включва изчисления на доставната цена.
Как се използва анализът на общите разходи в логистиката
Логистиката свързва транспорта, складирането, запасите, изпълнението на поръчките и връщанията. Промяна в една дейност може да промени разходите за друга. Council of Supply Chain Management Professionals определя управлението на логистиката като интегрираща функция, която координира логистични дейности, включително транспорт, складиране, управление на запасите и изпълнение на поръчки. Анализът на общите разходи прилага тази интегрирана перспектива към конкретно решение.
Например търговец, който сравнява местоположения за изпълнение на поръчки, може да разгледа складовите такси заедно с входящия транспорт, разходите за доставка, наличността на стоките и разходите за прехвърляне на запаси между обекти. Разглеждането само на складовия наем би оставило важни последици извън сравнението.
Методът може да се използва при търгове за товарен транспорт, оценки на доставчици, проучвания на складови мрежи, договори за изпълнение на поръчки, прегледи на опаковките и планиране на запасите. Той е особено полезен, когато най-ниската посочена такса се различава от най-ниските очаквани разходи за достигане на необходимото ниво на обслужване.
Разходи, които могат да бъдат включени
Следващата таблица представя практически категории разходи, а не задължителна счетоводна класификация. Трябва да се включват само категориите, релевантни за решението, а един и същ разход не бива да се появява в повече от една категория.
| Категория разходи | Възможни компоненти | Релевантност за решението |
|---|---|---|
| Покупка или производство | Цена на продукта, подготовка от доставчика, промени в производството | Релевантно при сравняване на доставчици, местоположения за снабдяване или количества за поръчка |
| Транспорт | Входящ транспорт, изходяща доставка, горивни надбавки, допълнителни такси | Показва транспортните разходи извън основната тарифа |
| Складиране и обработка | Приемане, съхранение, комплектоване, опаковане, товарене, прехвърляне на запаси | Обхваща оперативната работа, създадена от избраната договореност |
| Съхранение на запасите | Капитал, обвързан в наличности, застраховка, влошаване, остаряване | Свързва честотата на изпращане и времето за изпълнение с експозицията към запасите |
| Трансгранична обработка | Митническо посредничество, мита, приложими невъзстановими данъци, административно съответствие | Идентифицира разходите, свързани с преместването на стоки през граници |
| Връщания и изключения | Транспорт при връщане, проверка, повторна обработка, бракуване, обработка на замяна | Отчита дейностите извън успешната първоначална доставка |
| Внедряване и администрация | Интеграция, въвеждане, обучение, администриране на договора | Предотвратява изчезването на преходните разходи от сравнението |
Разходите за запасите изискват особено внимание. Складовите такси и разходите за финансиране на запасите са различни разходи, но широката оценка на коефициента за поддържане на запасите може вече да включва съхранение, застраховка или остаряване. Добавянето на тези позиции отделно, без проверка на оценката, може да доведе до двойно отчитане.
По същия начин възстановимите данъци могат да представляват изискване за паричен поток, а не постоянен разход. Третирането им трябва да отразява приложимите правила и обстоятелствата на бизнеса. Моделът на разходите трябва да разграничава икономическия разход, счетоводния разход и момента на паричния поток, когато тези различия влияят върху решението.
Как се извършва анализ на общите разходи
1. Определете решението и изискванията за обслужване
Посочете какво се сравнява: два превозвача, алтернативни местоположения за изпълнение на поръчки, различна честота на изпращане или друг оперативен избор. Определете минимални изисквания като срокове за доставка, условия за обработка на продукта, капацитет и регулаторно съответствие. Алтернативи, които не могат да изпълнят съществените изисквания, не бива да се считат за еквивалентни само защото струват по-малко.
2. Определете последователни граници
Определете чии разходи се включват, кои дейности са обхванати и какъв е периодът на анализа. Анализ, ограничен до търговеца, може да изключи такса, платена директно от клиента, но тази такса все пак може да повлияе на покупката или доставката за клиента. Ако тя е важна за решението, покажете я отделно, вместо мълчаливо да смесвате клиентските разходи с разходите на търговеца.
Използвайте обща база за сравнение, например годишен разход при посочен обем на поръчките или разход на изпълнена поръчка. Когато размерите на поръчките се различават, разходът на поръчка сам по себе си може да бъде подвеждащ; разходът на единица или друга релевантна мярка може да даде допълнителна перспектива.
3. Идентифицирайте разходите, които се променят между алтернативите
При бъдещо решение се съсредоточете върху разходите, които могат да се променят вследствие на избора. Съществуващият складов наем може да остане дължим при всяка от опциите в краткосрочен план, докато новата такса за външно изпълнение на поръчки би била допълнителен разход. Разпределянето на наема към дадена опция не го прави автоматично избегаем.
Разграничавайте периодичните разходи от еднократните преходни разходи. Минали разходи, които не могат да бъдат възстановени, са невъзстановими разходи и не бива да се разглеждат като бъдещи спестявания. Въпреки това такси за прекратяване или нови ангажименти, породени от решение, могат да бъдат релевантни.
4. Съберете доказателства и документирайте допусканията
Полезните входни данни включват договори, фактури, записи за пратки, данни за складовата дейност, отчети за запасите, митническа документация и записи за връщания. Офертите трябва да се проверяват за минимални такси, условия за обем, изключени услуги и правила за надбавки. Историческите средни стойности трябва да се сравняват с продуктовия микс и оперативните условия, очаквани при всяка алтернатива.
За всяка съществена оценка записвайте източника, единицата, метода на изчисление и несигурността. Разделяйте потвърдените договорни такси от прогнозите. Така анализът може да бъде преглеждан и се предотвратява приемането на допускане за наблюдаван факт.
5. Изчислете сравними общи стойности
Опростен модел може да бъде представен така:
Общи релевантни разходи = разходи за покупка + транспортни разходи + разходи за складиране и обработка + разходи за съхранение на запасите + разходи, свързани с границите + очаквани разходи за изключения + разходи за внедряване − приложими възстановявания.
Това е илюстративна структура, а не универсална формула. При някои решения разходите за покупка се изключват, защото не се променят; други изискват допълнителни категории. Възстановяванията, като приходи от препродажба на върнати стоки, трябва да се приспадат само когато са релевантни и подкрепени с доказателства.
Когато алтернативите имат съществено различно време на плащане в продължение на няколко години, може да е подходящ анализ на дисконтираните парични потоци. Дисконтовият процент и третирането на инфлацията трябва да бъдат последователни. Анализът на разходите за жизнения цикъл предоставя свързана рамка за сравняване на разходите във времето, въпреки че приложенията му се простират извън логистиката.
6. Проверете несигурността и оперативната осъществимост
Преизчислете резултатите при реалистични промени в обема на поръчките, транспортните такси, изискванията за запасите, процента на връщанията или променливостта на търсенето. Анализът на чувствителността идентифицира допускания, които могат да обърнат предпочитаната опция. Изчислението на точката на равновесие може да покаже обема или нивото на разходите, при което две алтернативи стават еквивалентни.
Поддържайте несигурните последици за обслужването видими. Закъсненията, повредите или изчерпването на запасите могат да създадат измерими разходи, но по-широките им ефекти невинаги могат надеждно да бъдат количествено определени. Когато доказателствата са недостатъчни, опишете риска отделно, вместо да му приписвате неподкрепена парична стойност.
Илюстративен пример за електронна търговия
Търговец може да сравни чести пратки за попълване на запасите с по-големи и по-редки доставки до склад за изпълнение на поръчки. По-големите доставки могат да намалят транспортния разход на единица, като същевременно увеличат средните запаси и изискванията за съхранение. Честото попълване може да има обратния ефект. Следващото сравнение е хипотетично и не описва измерени резултати от индустрията.
| Фактор за сравнение | По-големи и по-редки пратки | По-малки и по-чести пратки |
|---|---|---|
| Транспортен разход на единица | Може да намалее, ако консолидирането на пратките подобри приложимата тарифа | Може да се увеличи, ако всяка пратка се облага с минимални такси |
| Среден запас | Може да нарасне, тъй като повече единици пристигат едновременно | Може да намалее, ако попълването позволява по-малки количества на склад |
| Работа по приемане | По-малко приемателни събития, потенциално по-голям обем работа при всяко приемане | Повече приемателни събития, потенциално по-малък обем работа при всяко приемане |
| Изложеност на променящото се търсене | Може да останат повече запаси, ако търсенето спадне | Поръчките могат да се коригират по-често, при ограничения от доставчика |
Предпочитаната договореност зависи от комбинираните разходи и способността да се поддържа необходимата наличност на запасите. Самата транспортна отстъпка не определя коя опция има по-ниски общи разходи.
Съображения при трансграничната търговия
Трансграничният анализ изисква ясно разбиране на условията за доставка и страните, отговорни за всеки разход. Международният транспорт, застраховката, митническото посредничество, митата, данъците, обработката в местоназначението и крайната доставка могат да бъдат платени от различни страни. Прехвърлянето на дадена такса от продавача към купувача променя кой я плаща; то не елиминира основния разход.
Ръководството на International Trade Administration за доставната цена предоставя рамка за идентифициране на разходите, свързани с доставянето на стоки до международно местоназначение. Анализът на общите разходи може да се разшири отвъд тази точка на пристигане и да включи съхранение, изпълнение на поръчки, финансиране на запасите, връщания и разходи за внедряване.
Оценките за мита и данъци трябва да използват приложимата класификация на продукта, правилата за оценяване, третирането на произхода и изискванията на местоназначението. Един-единствен приет процент може да прикрие важни различия между продуктите или маршрутите. Когато третирането е несигурно, моделът трябва да посочи нерешения входен параметър, вместо да представя привидно точна обща стойност.
Свързани термини и граници
| Термин | Връзка с анализа на общите разходи |
|---|---|
| Обща стойност на притежание | Разглежда разходите, свързани с придобиването, използването, поддръжката и бракуването на актив или покупка. Припокрива се с анализа на общите разходи, особено при снабдяването. |
| Доставна цена | Фокусира се върху разходите за доставяне на стоки до определено местоназначение. Крайната точка и включените такси трябва да бъдат изрично посочени. |
| Анализ на разходите за жизнения цикъл | Сравнява разходите в рамките на определен жизнен цикъл, често като отчита времето на бъдещите разходи. |
| Разходи за обслужване | Разглежда разходите за обслужване на конкретни клиенти, поръчки, продукти или канали. Може да предостави входни данни за по-широко сравнение. |
| Анализ разходи–ползи | Сравнява разходите с ползите. Самият анализ на общите разходи не определя дали по-широките ползи от дадена опция оправдават разходите ѝ. |
На практика тези термини се припокриват. Полезността им зависи повече от ясно определения обхват, отколкото от предположението, че всяка организация използва еднакви граници.
Често срещани недоразумения
- Най-ниската тарифа е най-ниският общ разход. Посочената тарифа обхваща само дейностите, описани в офертата, а не непременно всички последици от избора на тази опция.
- Всеки разпределен разход е потенциално спестяване. Разпределените режийни разходи може да останат непроменени след решението. Спестяванията изискват действително намаление на разходите или на ангажирания ресурс.
- „Общ“ означава всеки въображаем разход. Полезният модел има определени граници и включва релевантните за решението разходи без двойно отчитане.
- Точният резултат непременно е надежден. Подробната аритметика не може да компенсира неподкрепени входни данни или пропуснати такси.
Въпроси и отговори
Какво означава анализът на общите разходи в логистиката?
Това означава сравняване на комбинираните релевантни разходи на логистични алтернативи, включително взаимодействията между транспорта, запасите, складирането, изпълнението на поръчки и други засегнати дейности.
Същото ли е анализът на общите разходи като доставната цена?
Не. Доставната цена се фокусира върху доставянето на стоки до определено местоназначение. Анализът на общите разходи може да използва това изчисление, като същевременно разглежда последващи дейности или по-широки оперативни последици.
Най-евтината опция за доставка винаги ли намалява общите разходи?
Не. По-ниските такси за доставка могат да бъдат компенсирани от по-високи разходи за запаси, обработка, съхранение или изключения. Резултатът зависи от определените изисквания за обслужване и подкрепящите доказателства.
Как трябва да се третират несигурните разходи?
Документирайте допусканията, използвайте реалистични сценарии и проверете дали промените влияят върху сравнението. Рисковете, които не могат надеждно да бъдат оценени, трябва да останат видими като качествени съображения.
Източници
- Council of Supply Chain Management Professionals: Определения и речник на термините за управление на веригата за доставки — Подкрепя интегрирания логистичен контекст и връзката между транспорта, складирането, запасите и изпълнението на поръчки.
- MIT OpenCourseWare: Логистични системи — Образователни материали за проектиране на логистични системи, запаси, транспорт и свързаните аналитични компромиси.
- International Trade Administration: Определяне на общата доставна цена — Подкрепя обсъждането на разходите за международна доставка, митата, данъците и оценката на доставната цена.
- Whole Building Design Guide: Анализ на разходите за жизнения цикъл — Подкрепя свързаните концепции за периоди на анализ, бъдещи разходи, дисконтиране и анализ на чувствителността; основното му приложение е инвестирането в сгради, а не логистиката.
