Analyse av totale kostnader
Hva er totalkostnadsanalyse?
Totalkostnadsanalyse er en metode for å identifisere og sammenligne alle relevante kostnader knyttet til en forretningsbeslutning, i stedet for bare å vurdere den mest synlige prisen. Innen logistikk, netthandel og grensekryssende handel brukes den til å vurdere valg som fraktmetoder, lagerlokasjoner, leverandører, løsninger for ordreoppfyllelse og returprosesser. Analysen vurderer hvordan en beslutning endrer kostnadene i den definerte forsyningskjeden eller driftsperioden.
For eksempel gir en lavere fraktrate ikke nødvendigvis en lavere totalkostnad hvis den krever større forsendelser, øker lagerholdskostnadene eller skaper ekstra håndtering. Omvendt kan en dyrere transporttjeneste redusere andre kostnader tilstrekkelig til å forsvare prisen. Totalkostnadsanalyse synliggjør disse avveiningene.
Begrepet beskriver en analytisk tilnærming, ikke én universelt foreskrevet beregning. Omfanget avhenger av beslutningen, organisasjonens ansvar og perioden som undersøkes. Innen innkjøp overlapper den med totalkostnad ved eierskap; i internasjonal handel kan den omfatte beregninger av landingskostnad.
Hvordan totalkostnadsanalyse brukes i logistikk
Logistikk knytter sammen transport, lagerhold, lagerbeholdning, ordreoppfyllelse og returer. En endring i én aktivitet kan endre kostnaden for en annen. Council of Supply Chain Management Professionals beskriver logistikkstyring som en integrerende funksjon som koordinerer logistikkaktiviteter, inkludert transport, lagerhold, lagerstyring og ordreoppfyllelse. Totalkostnadsanalyse anvender dette integrerte perspektivet på en konkret beslutning.
En forhandler som sammenligner lokasjoner for ordreoppfyllelse, kan for eksempel undersøke lagerkostnader sammen med inngående frakt, leveringskostnader, varetilgjengelighet og kostnadene ved å overføre lagerbeholdning mellom anlegg. Hvis man bare ser på lagerleie, vil viktige konsekvenser bli utelatt fra sammenligningen.
Metoden kan brukes i fraktanbud, leverandørvurderinger, studier av lagernettverk, avtaler om ordreoppfyllelse, emballasjegjennomganger og lagerplanlegging. Den er særlig nyttig når den laveste oppgitte kostnaden avviker fra den laveste forventede kostnaden for å oppfylle det nødvendige servicenivået.
Kostnader som kan inkluderes
Tabellen nedenfor viser praktiske kostnadskategorier, ikke en obligatorisk regnskapsklassifisering. Bare kategorier som er relevante for beslutningen, bør inkluderes, og samme kostnad må ikke vises i mer enn én kategori.
| Kostnadskategori | Mulige komponenter | Relevans for beslutningen |
|---|---|---|
| Innkjøp eller produksjon | Produktpris, leverandørforberedelser, produksjonsendringer | Relevant ved sammenligning av leverandører, innkjøpslokasjoner eller bestillingsmengder |
| Transport | Inngående frakt, utgående levering, drivstofftillegg, tilleggskostnader | Viser transportkostnaden utover en oppgitt hovedrate |
| Lagerhold og håndtering | Mottak, lagring, plukking, pakking, lasting, lageroverføringer | Fanger opp det operative arbeidet som skapes av den valgte løsningen |
| Lagerholdskostnader | Kapital bundet i lagerbeholdning, forsikring, forringelse, ukurans | Knytter forsendelsesfrekvens og ledetid til lagereksponering |
| Grensekryssende behandling | Tollmegling, tollavgifter, eventuelle ikke-refunderbare skatter, administrasjon av etterlevelse | Identifiserer kostnader knyttet til flytting av varer over landegrenser |
| Returer og avvik | Returtransport, inspeksjon, omarbeiding, kassering, håndtering av erstatningsvarer | Tar høyde for aktiviteter utover vellykket førstegangslevering |
| Implementering og administrasjon | Integrasjon, oppstart, opplæring, kontraktsadministrasjon | Hindrer at overgangskostnader forsvinner fra sammenligningen |
Lagerkostnader krever særlig oppmerksomhet. Lageravgifter og finansieringskostnaden for lagerbeholdningen er forskjellige kostnader, men et bredt estimat for lagerets bærekostnad kan allerede omfatte lagring, forsikring eller ukurans. Hvis disse postene legges til separat uten å kontrollere estimatet, kan kostnadene telles dobbelt.
På samme måte kan refunderbare skatter representere et krav til kontantstrøm i stedet for en permanent kostnad. Behandlingen bør gjenspeile gjeldende regler og virksomhetens situasjon. En kostnadsmodell bør skille mellom økonomisk kostnad, regnskapsført kostnad og tidspunktet for kontantstrømmen når disse forskjellene påvirker beslutningen.
Slik gjennomfører du en totalkostnadsanalyse
1. Definer beslutningen og servicekravene
Spesifiser hva som sammenlignes: to transportører, alternative lokasjoner for ordreoppfyllelse, ulike forsendelsesfrekvenser eller et annet operativt valg. Fastsett minimumskrav som leveringsforpliktelser, betingelser for produkthåndtering, kapasitet og overholdelse av regelverk. Alternativer som ikke kan oppfylle grunnleggende krav, bør ikke behandles som likeverdige bare fordi de koster mindre.
2. Fastsett en konsekvent avgrensning
Definer hvilke kostnader som inkluderes, hvilke aktiviteter som omfattes, og analyseperioden. En analyse som bare gjelder selgeren, kan utelate en kostnad som betales direkte av kunden, men denne kostnaden kan likevel påvirke kundens kjøps- eller leveringsopplevelse. Hvis den er relevant for beslutningen, bør den vises separat i stedet for å blandes inn i selgerens kostnader.
Bruk et felles sammenligningsgrunnlag, for eksempel årlig kostnad ved et angitt ordrevolum eller kostnad per oppfylt ordre. Når ordrevolumene varierer, kan kostnad per ordre alene være misvisende; kostnad per enhet eller et annet relevant mål kan gi et supplerende perspektiv.
3. Identifiser kostnader som endres mellom alternativene
Ved en fremtidig beslutning bør du fokusere på kostnader som kan endres som følge av valget. En eksisterende lagerleie kan fortsatt måtte betales uansett hvilket alternativ som velges på kort sikt, mens et nytt gebyr til en ekstern leverandør for ordreoppfyllelse vil være en ekstra kostnad. Å fordele leien på et alternativ gjør den ikke automatisk unngåelig.
Skill mellom løpende kostnader og engangskostnader ved overgangen. Tidligere utgifter som ikke kan tilbakeføres, er irrelevante kostnader og bør ikke behandles som fremtidige besparelser. Oppsigelsesgebyrer eller nye forpliktelser som utløses av en beslutning, kan imidlertid være relevante.
4. Samle inn dokumentasjon og dokumenter forutsetninger
Nyttige underlag omfatter kontrakter, fakturaer, forsendelsesregistre, aktivitetsdata for lageret, lager- og beholdningsrapporter, tolldokumentasjon og returregistre. Tilbud bør kontrolleres for minimumsbeløp, volumvilkår, tjenester som ikke er inkludert, og regler for tillegg. Historiske gjennomsnitt bør testes mot produktsammensetningen og driftsforholdene som forventes under hvert alternativ.
For hvert vesentlig estimat bør du registrere kilden, enheten, beregningsmetoden og usikkerheten. Skill bekreftede kontraktskostnader fra prognoser. Dette gjør analysen etterprøvbar og hindrer at en antakelse forveksles med et observert faktum.
5. Beregn sammenlignbare totaler
En forenklet modell kan uttrykkes slik:
Totale relevante kostnader = innkjøpskostnader + transportkostnader + kostnader for lagerhold og håndtering + lagerholdskostnader + grensekostnader + forventede kostnader ved avvik + implementeringskostnader − gjeldende tilbakebetalinger.
Dette er en illustrerende struktur, ikke en universell formel. Noen beslutninger utelater innkjøpskostnader fordi de er uendrede; andre krever flere kategorier. Tilbakebetalinger, som salgsinntekter fra returnerte varer, bør bare trekkes fra når de er relevante og underbygget.
Når alternativer har vesentlig ulik betalingstid over flere år, kan diskontert kontantstrømanalyse være hensiktsmessig. Diskonteringsrenten og behandlingen av inflasjon bør være konsekvent. Livssykluskostnadsanalyse gir en beslektet ramme for å sammenligne kostnader over tid, selv om bruksområdet strekker seg utover logistikk.
6. Test usikkerhet og operativ gjennomførbarhet
Beregn resultatene på nytt under realistiske endringer i ordrevolum, fraktkostnader, lagerbehov, returandeler eller etterspørselsvariasjon. Følsomhetsanalyse identifiserer forutsetninger som kan snu det foretrukne alternativet. En nullpunktsberegning kan vise volumet eller kostnadsnivået der to alternativer blir likeverdige.
Hold usikre konsekvenser for servicenivået synlige. Forsinkelser, skader eller utsolgte varer kan skape målbare kostnader, men de bredere virkningene kan ikke alltid kvantifiseres pålitelig. Når dokumentasjonen er utilstrekkelig, bør risikoen beskrives separat i stedet for å tilordnes en udokumentert pengeverdi.
Illustrerende eksempel fra netthandel
En forhandler kan sammenligne hyppige påfyllingsforsendelser med større og sjeldnere leveranser til et lager for ordreoppfyllelse. Større leveranser kan redusere transportkostnaden per enhet, samtidig som gjennomsnittlig lagerbeholdning og lagringsbehov øker. Hyppige påfyllinger kan ha motsatt effekt. Sammenligningen nedenfor er hypotetisk og beskriver ikke målte resultater fra bransjen.
| Sammenligningsfaktor | Større og sjeldnere forsendelser | Mindre og hyppigere forsendelser |
|---|---|---|
| Transportkostnad per enhet | Kan reduseres dersom konsolidering av forsendelser gir en bedre gjeldende rate | Kan øke dersom hver forsendelse utløser minimumsbeløp |
| Gjennomsnittlig lagerbeholdning | Kan øke fordi flere enheter ankommer samtidig | Kan reduseres dersom påfyllingen støtter mindre lagerkvanta |
| Mottaksarbeid | Færre mottakshendelser, potensielt større arbeidsmengde per mottak | Flere mottakshendelser, potensielt mindre arbeidsmengde per mottak |
| Eksponering for endret etterspørsel | Mer lagerbeholdning kan bli igjen dersom etterspørselen faller | Ordrer kan justeres oftere, avhengig av leverandørbegrensninger |
Den foretrukne løsningen avhenger av de samlede kostnadene og evnen til å opprettholde nødvendig varetilgjengelighet. En transportrabatt alene fastslår ikke hvilket alternativ som har lavest totalkostnad.
Vurderinger ved grensekryssende handel
Grensekryssende analyse krever en tydelig forståelse av leveringsbetingelsene og hvilke parter som er ansvarlige for de enkelte kostnadene. Internasjonal frakt, forsikring, tollmegling, tollavgifter, skatter, håndtering på bestemmelsesstedet og siste levering kan betales av forskjellige parter. Å flytte en kostnad fra selgeren til kjøperen endrer hvem som betaler den; det eliminerer ikke den underliggende kostnaden.
International Trade Administration sin veiledning om landingskostnad gir en ramme for å identifisere utgifter knyttet til å bringe varer til et internasjonalt bestemmelsessted. Totalkostnadsanalyse kan strekke seg utover ankomstpunktet og inkludere lagring, ordreoppfyllelse, lagerfinansiering, returer og implementeringskostnader.
Estimater for toll og skatt bør bruke gjeldende produktklassifisering, verdsettelsesregler, opprinnelsesbehandling og krav på bestemmelsesstedet. En enkelt antatt prosentandel kan skjule viktige forskjeller mellom produkter eller ruter. Når behandlingen er usikker, bør modellen identifisere den uavklarte inndataen i stedet for å presentere en tilsynelatende presis totalsum.
Beslektede begreper og avgrensninger
| Begrep | Forholdet til totalkostnadsanalyse |
|---|---|
| Totalkostnad ved eierskap | Undersøker kostnader knyttet til anskaffelse, bruk, støtte og avhending av en eiendel eller et innkjøp. Den overlapper med totalkostnadsanalyse, særlig innen innkjøp. |
| Landingskostnad | Fokuserer på kostnaden ved å bringe varer til et angitt bestemmelsessted. Sluttpunktet og de inkluderte kostnadene bør angis uttrykkelig. |
| Livssykluskostnadsanalyse | Sammenligner kostnader gjennom en definert livssyklus, ofte med hensyn til tidspunktet for fremtidige utgifter. |
| Betjeningskostnad | Undersøker kostnaden ved å betjene bestemte kunder, ordrer, produkter eller kanaler. Den kan levere inndata til en bredere sammenligning. |
| Kost–nytte-analyse | Sammenligner kostnader med fordeler. Totalkostnadsanalyse alene fastslår ikke om de bredere fordelene ved et alternativ forsvarer kostnaden. |
Disse begrepene overlapper i praksis. Nytten av dem avhenger mer av et tydelig angitt omfang enn av antakelsen om at alle organisasjoner bruker identiske avgrensninger.
Vanlige misforståelser
- Den laveste raten er den laveste totalkostnaden. En oppgitt rate dekker bare aktivitetene som er spesifisert i tilbudet, ikke nødvendigvis alle konsekvensene av å velge alternativet.
- Alle fordelte kostnader er potensielle besparelser. En fordelt overheadkostnad kan forbli uendret etter beslutningen. Besparelser krever en faktisk reduksjon i utgifter eller ressursbinding.
- «Total» betyr enhver tenkelig kostnad. En nyttig modell har en definert avgrensning og inkluderer beslutningsrelevante kostnader uten dobbeltelling.
- Et presist resultat er nødvendigvis pålitelig. Detaljerte beregninger kan ikke kompensere for udokumenterte inndata eller utelatte kostnader.
Vanlige spørsmål
Hva betyr totalkostnadsanalyse innen logistikk?
Det betyr å sammenligne de samlede relevante kostnadene ved logistikkalternativer, inkludert samspillet mellom transport, lagerbeholdning, lagerhold, ordreoppfyllelse og andre berørte aktiviteter.
Er totalkostnadsanalyse det samme som landingskostnad?
Nei. Landingskostnad fokuserer på å bringe varer til et angitt bestemmelsessted. Totalkostnadsanalyse kan bruke denne beregningen, samtidig som den vurderer senere aktiviteter eller bredere operative konsekvenser.
Reduserer det billigste fraktalternativet alltid totalkostnaden?
Nei. Lavere fraktkostnader kan oppveies av høyere kostnader for lagerbeholdning, håndtering, lagring eller avvik. Resultatet avhenger av de definerte servicekravene og dokumentasjonen som støtter analysen.
Hvordan bør usikre kostnader håndteres?
Dokumenter forutsetningene, bruk realistiske scenarier, og test om endringer påvirker sammenligningen. Risikoer som ikke kan estimeres på en troverdig måte, bør forbli synlige som kvalitative hensyn.
Kilder
- Council of Supply Chain Management Professionals: Supply Chain Management Definitions and Glossary — Underbygger den integrerte logistikkonteksten og forholdet mellom transport, lagerhold, lagerbeholdning og ordreoppfyllelse.
- MIT OpenCourseWare: Logistics Systems — Undervisningsmateriale om utforming av logistikksystemer, lagerbeholdning, transport og tilhørende analytiske avveininger.
- International Trade Administration: Determine Total Landed Cost — Underbygger omtalen av internasjonale fraktkostnader, tollavgifter, skatter og estimering av landingskostnad.
- Whole Building Design Guide: Life-Cycle Cost Analysis — Underbygger de beslektede begrepene analyseperioder, fremtidige kostnader, diskontering og følsomhetsanalyse; hovedbruksområdet er bygningsinvesteringer, ikke logistikk.
