Kustannusten kokonaisanalyysi
Mitä kokonaiskustannusanalyysi on?
Kokonaiskustannusanalyysi on menetelmä, jossa tunnistetaan ja verrataan kaikki liiketoimintapäätökseen liittyvät olennaiset kustannukset sen sijaan, että arvioitaisiin vain sen näkyvintä hintaa. Logistiikassa, verkkokaupassa ja rajat ylittävässä kaupankäynnissä sitä käytetään esimerkiksi toimitustapojen, varastointipaikkojen, toimittajien, toimitusjärjestelyjen ja palautusprosessien arviointiin. Analyysissa tarkastellaan, miten päätös muuttaa kustannuksia määritellyssä toimitusketjussa tai tarkastelujaksolla.
Esimerkiksi alhaisempi rahtihinta ei välttämättä johda pienempiin kokonaiskustannuksiin, jos se edellyttää suurempia lähetyksiä, kasvattaa varaston ylläpitokustannuksia tai aiheuttaa lisää käsittelyä. Toisaalta kalliimpi kuljetuspalvelu voi vähentää muita kustannuksia riittävästi oikeuttaakseen hintansa. Kokonaiskustannusanalyysi tekee nämä kompromissit näkyviksi.
Termi kuvaa analyyttista lähestymistapaa eikä yhtä yleisesti määrättyä laskentatapaa. Sen laajuus riippuu päätöksestä, organisaation vastuista ja tarkasteltavasta ajanjaksosta. Hankinnassa se on osittain päällekkäinen kokonaisomistuskustannusten kanssa; kansainvälisessä kaupankäynnissä se voi sisältää toimitettuna-kustannusten laskelmia.
Miten kokonaiskustannusanalyysia käytetään logistiikassa
Logistiikka yhdistää kuljetukset, varastoinnin, varastonhallinnan, tilausten toimituksen ja palautukset. Yhden toiminnon muutos voi vaikuttaa toisen kustannuksiin. Council of Supply Chain Management Professionals kuvaa logistiikan hallinnan integroivaksi toiminnoksi, joka koordinoi logistiikkatoimintoja, kuten kuljetuksia, varastointia, varastonhallintaa ja tilausten toimitusta. Kokonaiskustannusanalyysi soveltaa tätä integroitua näkökulmaa tiettyyn päätökseen.
Esimerkiksi toimituspaikkoja vertaileva vähittäismyyjä voi tarkastella varastomaksuja yhdessä saapuvan rahdin, toimituskulujen, tuotteiden saatavuuden ja toimipisteiden välisten varastosiirtojen kustannusten kanssa. Pelkän varastovuokran tarkastelu jättäisi tärkeät seuraukset vertailun ulkopuolelle.
Menetelmää voidaan käyttää rahtikilpailutuksissa, toimittaja-arvioinneissa, varastoverkostotutkimuksissa, toimitussopimuksissa, pakkausarvioinneissa ja varaston suunnittelussa. Se on erityisen hyödyllinen silloin, kun alhaisin ilmoitettu maksu poikkeaa vaaditun palvelutason saavuttamisen alhaisimmista odotetuista kustannuksista.
Mahdollisesti sisällytettävät kustannukset
Seuraavassa taulukossa esitetään käytännöllisiä kustannusluokkia, ei pakollista kirjanpidollista luokittelua. Mukaan tulee ottaa vain päätöksen kannalta olennaiset luokat, eikä samaa kulua saa esiintyä useammassa kuin yhdessä luokassa.
| Kustannusluokka | Mahdolliset osatekijät | Merkitys päätökselle |
|---|---|---|
| Osto tai tuotanto | Tuotteen hinta, toimittajan valmistelut, tuotantomuutos | Olennainen toimittajia, hankintapaikkoja tai tilausmääriä vertailtaessa |
| Kuljetus | Saapuva rahti, lähtevä toimitus, polttoainelisät, lisäpalvelumaksut | Osoittaa kuljetuskulut otsikkohinnan lisäksi |
| Varastointi ja käsittely | Vastaanotto, varastointi, keräily, pakkaus, lastaus, varastosiirrot | Ottaa huomioon valitun järjestelyn aiheuttaman operatiivisen työn |
| Varaston ylläpito | Varastoon sidottu pääoma, vakuutukset, pilaantuminen, vanhentuminen | Yhdistää toimitustiheyden ja läpimenoajan varastoriskeihin |
| Rajanylityksen käsittely | Tullivälitys, tullit, sovellettavat vähennyskelvottomat verot, vaatimustenmukaisuuden hallinta | Tunnistaa tavaroiden rajat ylittävään siirtämiseen liittyvät kustannukset |
| Palautukset ja poikkeamat | Palautuskuljetus, tarkastus, uudelleenkäsittely, hävittäminen, korvaava käsittely | Ottaa huomioon onnistuneen ensitoimituksen ulkopuoliset toiminnot |
| Käyttöönotto ja hallinto | Integrointi, käyttöönotto, koulutus, sopimushallinta | Estää siirtymäkustannusten jäämisen pois vertailusta |
Varastokustannukset vaativat erityistä huolellisuutta. Varaston säilytysmaksut ja varastoon sitoutuneen pääoman rahoituskustannukset ovat eri kuluja, mutta laaja varaston ylläpitokustannusarvio voi jo sisältää säilytyksen, vakuutukset tai vanhentumisen. Näiden erien lisääminen erikseen ilman arvion tarkistamista voi johtaa kustannusten kaksinkertaiseen laskemiseen.
Samoin palautettavat verot voivat olla kassavirtavaatimus eivätkä pysyvä kulu. Niiden käsittelyn tulee perustua sovellettaviin sääntöihin ja liiketoiminnan olosuhteisiin. Kustannusmallissa tulee erottaa taloudellinen kustannus, kirjanpidollinen kulu ja maksujen ajoitus silloin, kun erot vaikuttavat päätökseen.
Miten kokonaiskustannusanalyysi tehdään
1. Määritä päätös ja palveluvaatimukset
Määritä, mitä vertaillaan: kahta kuljetusliikettä, vaihtoehtoisia toimituspaikkoja, erilaisia toimitustiheyksiä tai muuta operatiivista vaihtoehtoa. Aseta vähimmäisvaatimukset, kuten toimituslupaukset, tuotteiden käsittelyolosuhteet, kapasiteetti ja sääntelyn noudattaminen. Vaihtoehtoja, jotka eivät täytä olennaisia vaatimuksia, ei tule pitää samanarvoisina vain siksi, että ne ovat halvempia.
2. Määritä yhdenmukainen rajaus
Määritä, kenen kustannukset sisällytetään, mitä toimintoja tarkastellaan ja mikä on analyysijakso. Pelkästään myyjää koskevasta analyysista voidaan jättää pois asiakkaan suoraan maksama maksu, mutta se voi silti vaikuttaa asiakkaan osto- tai toimituskokemukseen. Jos se on päätöksen kannalta merkityksellinen, esitä se erikseen sen sijaan, että yhdistäisit asiakkaan kustannukset huomaamatta myyjän kuluihin.
Käytä yhteistä vertailuperustetta, kuten vuosikustannusta ilmoitetulla tilausmäärällä tai kustannusta toimitettua tilausta kohden. Jos tilauskoot eroavat, pelkkä tilauskohtainen kustannus voi johtaa harhaan; yksikkökustannus tai muu olennainen mittari voi antaa täydentävän näkökulman.
3. Tunnista vaihtoehtojen välillä muuttuvat kustannukset
Ennakoitavassa päätöksessä keskity kustannuksiin, jotka voivat muuttua valinnan seurauksena. Nykyisen varaston vuokrasopimuksesta voidaan joutua maksamaan lyhyellä aikavälillä molemmissa vaihtoehdoissa, kun taas uusi ulkoistettu toimitusmaksu olisi lisäkulu. Vuokran kohdistaminen vaihtoehdolle ei automaattisesti tee siitä vältettävissä olevaa kustannusta.
Erota toistuvat kulut kertaluonteisista siirtymäkustannuksista. Aiemmat menot, joita ei voida periä takaisin, ovat uponneita kustannuksia, eikä niitä tule käsitellä tulevina säästöinä. Päätöksen aiheuttamat irtisanomismaksut tai uudet sitoumukset voivat kuitenkin olla merkityksellisiä.
4. Kerää näyttöä ja dokumentoi oletukset
Hyödyllisiä lähtötietoja ovat sopimukset, laskut, lähetysrekisterit, varaston toimintatiedot, varastoraportit, tulliasiakirjat ja palautusrekisterit. Tarjouksista tulee tarkistaa vähimmäismaksut, volyymiehdot, pois rajatut palvelut ja lisämaksusäännöt. Historialliset keskiarvot tulee suhteuttaa tuotemixiin ja kussakin vaihtoehdossa odotettuihin toimintaolosuhteisiin.
Kirjaa jokaisesta olennaisesta arviosta sen lähde, yksikkö, laskentamenetelmä ja epävarmuus. Erota vahvistetut sopimusmaksut ennusteista. Näin analyysi voidaan tarkistaa ja estetään oletuksen tulkitseminen havaituksi tosiasiaksi.
5. Laske vertailukelpoiset kokonaismäärät
Yksinkertaistettu malli voidaan esittää seuraavasti:
Olennaiset kokonaiskustannukset = hankintakustannukset + kuljetuskustannukset + varastointi- ja käsittelykustannukset + varaston ylläpitokustannukset + rajanylitykseen liittyvät kustannukset + odotetut poikkeamakustannukset + käyttöönottokustannukset − sovellettavat palautukset.
Tämä on havainnollistava rakenne, ei yleispätevä kaava. Joissakin päätöksissä hankintakustannukset jätetään pois, koska ne eivät muutu; toiset edellyttävät lisäluokkia. Palautukset, kuten palautettujen tavaroiden jälleenmyyntituotot, tulee vähentää vain silloin, kun ne ovat merkityksellisiä ja perusteltuja.
Kun vaihtoehtojen maksujen ajoitus eroaa olennaisesti usean vuoden aikana, diskontattujen kassavirtojen analyysi voi olla asianmukainen. Diskonttokoron ja inflaation käsittelyn tulee olla yhdenmukaista. Elinkaarikustannusanalyysi tarjoaa siihen liittyvän kehyksen kustannusten vertaamiseen ajan kuluessa, vaikka sen sovellukset ulottuvat logistiikan ulkopuolelle.
6. Testaa epävarmuus ja toiminnallinen toteutettavuus
Laske tulokset uudelleen, kun tilausmäärät, rahtimaksut, varastovaatimukset, palautusasteet tai kysynnän vaihtelu muuttuvat uskottavissa rajoissa. Herkkyysanalyysi tunnistaa oletukset, jotka voivat kääntää ensisijaisen vaihtoehdon. Kannattavuusrajalaskelma voi osoittaa volyymin tai kustannustason, jolla kaksi vaihtoehtoa muuttuu samanarvoiseksi.
Pidä epävarmat palveluvaikutukset näkyvillä. Viivästykset, vahingot tai varaston loppuminen voivat aiheuttaa mitattavia kuluja, mutta niiden laajempia vaikutuksia ei aina voida määrittää luotettavasti rahamääräisesti. Jos näyttöä ei ole riittävästi, kuvaa riski erikseen sen sijaan, että sille annettaisiin perusteeton rahallinen arvo.
Havainnollistava verkkokauppaesimerkki
Vähittäismyyjä voi verrata usein toistuvia täydennyslähetyksiä suurempiin ja harvemmin toimitettaviin lähetyksiin toimitusvarastoon. Suuremmat toimitukset voivat pienentää kuljetuskustannusta yksikköä kohden, mutta kasvattaa keskimääräistä varastoa ja säilytystarvetta. Tiheät täydennykset voivat vaikuttaa päinvastoin. Seuraava vertailu on hypoteettinen eikä kuvaa mitattuja toimialatuloksia.
| Vertailutekijä | Suuremmat, harvemmin toimitettavat lähetykset | Pienemmät, useammin toimitettavat lähetykset |
|---|---|---|
| Kuljetuskustannus yksikköä kohden | Voi pienentyä, jos lähetysten yhdistäminen parantaa sovellettavaa hintaa | Voi kasvaa, jos jokaiseen lähetykseen liittyy vähimmäismaksuja |
| Keskimääräinen varasto | Voi kasvaa, koska kerralla saapuu enemmän yksiköitä | Voi pienentyä, jos täydennykset mahdollistavat pienemmät varastomäärät |
| Vastaanottotyö | Vähemmän vastaanottotapahtumia, mutta mahdollisesti suurempi työmäärä tapahtumaa kohden | Enemmän vastaanottotapahtumia, mutta mahdollisesti pienempi työmäärä tapahtumaa kohden |
| Muuttuvan kysynnän riski | Varastoa voi jäädä enemmän, jos kysyntä laskee | Tilauksia voidaan mukauttaa useammin toimittajan rajoitusten puitteissa |
Ensisijainen järjestely riippuu yhdistetyistä kustannuksista ja kyvystä ylläpitää vaadittua varastosaatavuutta. Pelkkä kuljetusalennus ei osoita, kummalla vaihtoehdolla on alhaisemmat kokonaiskustannukset.
Rajojen yli tapahtuvaa kaupankäyntiä koskevat näkökohdat
Rajat ylittävä analyysi edellyttää toimitusehtojen ja kustakin kulusta vastuussa olevien osapuolten selkeää ymmärtämistä. Kansainvälisestä rahdista, vakuutuksesta, tullivälityksestä, tulleista, veroista, määränpään käsittelystä ja viimeisestä toimituksesta voivat maksaa eri osapuolet. Maksun siirtäminen myyjältä ostajalle muuttaa maksajaa, mutta ei poista taustalla olevaa kustannusta.
International Trade Administrationin toimitettuna-kustannuksia koskeva ohjeistus tarjoaa kehyksen kansainväliseen määränpäähän tuotavien tavaroiden kustannusten tunnistamiseen. Kokonaiskustannusanalyysi voi ulottua tätä saapumispistettä pidemmälle ja sisältää varastoinnin, toimituksen, varaston rahoituksen, palautukset ja käyttöönottokustannukset.
Tulli- ja veroarvioissa tulee käyttää sovellettavaa tuoteluokitusta, arvonmäärityssääntöjä, alkuperän käsittelyä ja määränpään vaatimuksia. Yksi oletettu prosenttiosuus voi peittää tuotteiden tai reittien väliset tärkeät erot. Jos käsittely on epävarmaa, mallissa tulee yksilöidä ratkaisematon lähtötieto sen sijaan, että esitettäisiin näennäisen tarkka kokonaismäärä.
Liittyvät termit ja rajaukset
| Termi | Suhde kokonaiskustannusanalyysiin |
|---|---|
| Kokonaisomistuskustannukset | Tarkastelee omaisuuden tai hankinnan hankkimiseen, käyttämiseen, tukemiseen ja käytöstä poistamiseen liittyviä kustannuksia. Se on osittain päällekkäinen kokonaiskustannusanalyysin kanssa, erityisesti hankinnassa. |
| Toimitettuna-kustannus | Keskittyy tavaroiden toimittamisesta tiettyyn määränpäähän aiheutuviin kustannuksiin. Sen päätepiste ja sisällytetyt maksut tulee ilmoittaa nimenomaisesti. |
| Elinkaarikustannusanalyysi | Vertaa kustannuksia määritellyn elinkaaren aikana ja huomioi usein tulevien menojen ajoituksen. |
| Palvelukustannus | Tarkastelee tiettyjen asiakkaiden, tilausten, tuotteiden tai kanavien palvelemisen kustannuksia. Se voi tarjota lähtötietoja laajempaan vertailuun. |
| Kustannus-hyötyanalyysi | Vertaa kustannuksia hyötyihin. Pelkkä kokonaiskustannusanalyysi ei osoita, oikeuttavatko vaihtoehdon laajemmat hyödyt sen kustannukset. |
Nämä termit ovat käytännössä osittain päällekkäisiä. Niiden hyödyllisyys riippuu enemmän selkeästi ilmoitetusta laajuudesta kuin oletuksesta, että kaikki organisaatiot käyttävät samoja rajauksia.
Yleisiä väärinkäsityksiä
- Alhaisin hinta tarkoittaa alhaisimpia kokonaiskustannuksia. Ilmoitettu hinta kattaa vain tarjouksessa määritellyt toiminnot, ei välttämättä kaikkia vaihtoehdon valinnan seurauksia.
- Jokainen kohdistettu kulu on mahdollinen säästö. Kohdistettu yleiskulu voi pysyä ennallaan päätöksen jälkeen. Säästö edellyttää menojen tai resurssisitoumuksen todellista vähenemistä.
- ”Kokonaiskustannus” tarkoittaa jokaista kuviteltavissa olevaa kulua. Hyödyllisellä mallilla on määritelty rajaus, ja se sisältää päätöksen kannalta olennaiset kustannukset ilman kaksinkertaista laskentaa.
- Tarkka tulos on välttämättä luotettava. Yksityiskohtainen aritmetiikka ei voi korvata perusteettomia lähtötietoja tai pois jätettyjä maksuja.
UKK
Mitä kokonaiskustannusanalyysi tarkoittaa logistiikassa?
Se tarkoittaa logistiikkavaihtoehtojen yhteenlaskettujen olennaisten kustannusten vertailua, mukaan lukien kuljetusten, varaston, varastoinnin, tilausten toimituksen ja muiden vaikutuksen alaisten toimintojen väliset yhteydet.
Onko kokonaiskustannusanalyysi sama asia kuin toimitettuna-kustannus?
Ei. Toimitettuna-kustannus keskittyy tavaroiden toimittamiseen tiettyyn määränpäähän. Kokonaiskustannusanalyysi voi hyödyntää tätä laskelmaa ja ottaa samalla huomioon myöhemmät toiminnot tai laajemmat operatiiviset seuraukset.
Alentaako halvin toimitusvaihtoehto aina kokonaiskustannuksia?
Ei. Pienemmät toimitusmaksut voivat kumoutua suurempien varasto-, käsittely-, säilytys- tai poikkeamakustannusten vuoksi. Tulos riippuu määritellyistä palveluvaatimuksista ja niitä tukevasta näytöstä.
Miten epävarmoja kustannuksia tulisi käsitellä?
Dokumentoi oletukset, käytä uskottavia skenaarioita ja testaa, vaikuttavatko muutokset vertailuun. Riskien, joita ei voida arvioida uskottavasti, tulee säilyä näkyvissä laadullisina näkökohtina.
Lähteet
- Council of Supply Chain Management Professionals: Supply Chain Management Definitions and Glossary — Tukee integroitua logistiikkakontekstia sekä kuljetusten, varastoinnin, varaston ja toimitusten välistä yhteyttä.
- MIT OpenCourseWare: Logistics Systems — Oppimateriaalia logistiikkajärjestelmien suunnittelusta, varastosta, kuljetuksista ja niihin liittyvistä analyyttisistä kompromisseista.
- International Trade Administration: Determine Total Landed Cost — Tukee kansainvälisten toimituskulujen, tullien, verojen ja toimitettuna-kustannusten arviointia koskevaa käsittelyä.
- Whole Building Design Guide: Life-Cycle Cost Analysis — Tukee analyysijaksoihin, tuleviin kustannuksiin, diskonttaukseen ja herkkyysanalyysiin liittyviä käsitteitä; sen ensisijainen sovellusalue on rakennusinvestointi, ei logistiikka.
